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E-Mail-Bridge in einem Projekt verwenden

In diesem Artikel

Mit der E-Mail-Verknüpfung können Personen ohne Asana-Konto Aufgaben in einem Asana-Projekt erstellen, indem sie eine E-Mail an eine Support- oder Erfassungs-E-Mail-Adresse senden (z. B. support@yourcompany.com). 

Wenn diese E-Mail an die Asana-E-Mail-Adresse des Projekts weitergeleitet wird, wird automatisch eine Aufgabe erstellt. Wenn der externe Absender auf die Benachrichtigungs-E-Mail antwortet, die er erhält, wird seine Antwort als Kommentar zur Aufgabe hinzugefügt, wodurch die Diskussion in einem Thread geführt wird, ohne dass er sich bei Asana anmelden muss.

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Einrichten verifizierter E-Mail-Domains

Bevor Ihr Unternehmen Email Bridge verwenden kann, muss ein Unternehmens-Admin eine Absender-Domain in der Admin-Konsole verifizieren. Dieser Schritt beweist, dass Ihr Unternehmen die Domain besitzt, und autorisiert Asana, E-Mails in seinem Namen zu senden, sodass Benachrichtigungs-E-Mails an externe Absender scheinbar von Ihrer Domain und nicht direkt von Asana stammen.

Um zu beginnen, navigieren Sie zur Admin-Konsole und wählen Sie Einstellungen. Klicken Sie auf Verifizierte E-Mail-Domains, um die Domain-Verwaltungsseite zu öffnen. Von hier aus können Sie alle vorhandenen verifizierten oder ausstehenden Domains sehen und den Schalter Versand von verifizierten Domains zulassen aktivieren, sobald eine Domain verifiziert wurde.

Um eine neue Domain hinzuzufügen, klicken Sie auf E-Mail-Domain hinzufügen. 

Geben Sie im daraufhin erscheinenden Fenster Ihre E-Mail-Domain (alles nach dem @-Zeichen in Ihrer E-Mail-Adresse, z. B. acme.org) und Ihre Bounce-Domain (Subdomain) (z. B. mail.acme.org) ein. Die Bounce-Domain wird für die E-Mail-Authentifizierung und die Bearbeitung von Bounce-E-Mails (d. h. unzustellbaren E-Mails) verwendet und ist nicht die Adresse, die Ihre Benutzer sehen. Klicken Sie auf Übermitteln, um fortzufahren.

Nach dem Absenden generiert Asana eine Reihe von DNS-Einträgen, die Sie zu den DNS-Einstellungen Ihrer Domain hinzufügen müssen. Klicken Sie auf DNS-Einträge anzeigen, um die erforderlichen MX-, TXT- und CNAME-Einträge anzuzeigen. Fügen Sie jeden Record zu Ihrem DNS-Anbieter hinzu und kehren Sie dann zur Admin-Konsole zurück, um die Verifizierung abzuschließen. Es kann bis zu 72 Stunden dauern, bis DNS-Änderungen übernommen werden, und die Verifizierungsversuche verfallen nach 28 Tagen. 

  1. MX-Record (Mail Exchanger). Der MX-Record (Mail Exchanger) ist für das Routing eingehender E-Mails verantwortlich. Indem Sie diesen Record für Ihre Bounce-Subdomain (z. B. mail.acme.org) konfigurieren, weisen Sie das Internet an, alle fehlgeschlagenen automatisierten Benachrichtigungen von Asana zur Nachverfolgung an das System von Asana zurückzusenden.

  1. TXT-Record (Text): Überprüft die Absenderautorisierung und verhindert Spam. Er gibt öffentlich an, welche externen Server im Namen Ihres Unternehmens E-Mails senden dürfen. Durch das Hinzufügen des spezifischen TXT-Records von Asana wird den empfangenden E-Mail-Servern wie Gmail oder Outlook mitgeteilt, dass Asana ein vertrauenswürdiger Absender ist. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre automatisierten Projektbenachrichtigungen nicht blockiert oder als Spam gekennzeichnet werden.

  1. CNAME-Record (Canonical Name): Ermöglicht die kryptografische Signierung (DKIM). Ein CNAME-Record ordnet einen Alias einem primären Domain-Namen zu. Asana verwendet drei verschiedene CNAME-Records, um DKIM (DomainKeys Identified Mail) einzurichten. Dies funktioniert wie eine sichere digitale Signatur, die auf jeder Benachrichtigungs-E-Mail an einen externen Kunden angebracht wird. Es beweist mathematisch, dass die E-Mail wirklich von Ihrem Unternehmen stammt und während der Übertragung nicht verändert wurde.

AWS SES benötigt drei CNAME-Records, um Ihre Sicherheitsschlüssel nahtlos im Hintergrund zu rotieren, ohne Ihren E-Mail-Flow zu unterbrechen. Während zu einem bestimmten Zeitpunkt nur ein Schlüssel Ihre E-Mails aktiv signiert, ermöglichen die beiden anderen Records AWS, den nächsten Schlüssel vorab bereitzustellen und ein Backup für eine reibungslose, automatisierte Übergabe bereitzuhalten.

Sobald die Verifizierung erledigt ist, wird die Domain von den ausstehenden E-Mail-Domains in die Liste der verifizierten Domains verschoben, und die Option Versand von verifizierten Domains zulassen wird verfügbar.

Hinweis: Sie können die Bounce-Domain erst ändern, nachdem die E-Mail-Domain vollständig verifiziert wurde.

Sobald ein Unternehmensadmin eine Absender-Domain verifiziert hat, können projektverantwortliche Personen diese Domain mit ihrem Projekt verknüpfen und ihren externen E-Mail-Posteingang so konfigurieren, dass eingehende Nachrichten an Asana weitergeleitet werden. Externe Nutzer können dann Aufgaben erstellen und Kommentare hinzufügen, indem sie einfach E-Mails senden oder beantworten, ohne dass ein Asana-Konto erforderlich ist.

So richten Sie die E-Mail-Weiterleitung für ein Projekt ein

Um eine verifizierte Domain mit Ihrem Projekt zu verbinden, öffnen Sie das Projekt und klicken Sie oben rechts auf Anpassen. Wählen Sie im angezeigten Bereich E-Mails aus. Sie sehen die Asana-E-Mail-Adresse des Projekts unter Aufgaben per E-Mail hinzufügen. Sie können auf Kopieren klicken, um diese Adresse für die Verwendung in Ihrer Weiterleitungskonfiguration zu kopieren.

Um erweiterte Einstellungen zu konfigurieren, scrollen Sie nach unten und klicken Sie unter Advanced settings auf Manage email forwarding. Das Dialogfeld „Advanced email settings“ wird auf der Registerkarte „Manage email forwarding“ geöffnet. 

Wenn Ihr Admin noch keine Domain verifiziert hat, wird eine Benachrichtigung angezeigt, in der Sie aufgefordert werden, sich an Ihren Admin zu wenden. Sobald eine Domain verifiziert ist, wählen Sie sie im Abschnitt Verifizierte Domain aus, kopieren Sie dann die unter E-Mail-Weiterleitung angezeigte Asana-E-Mail-Adresse und fügen Sie sie in Ihrem externen E-Mail-Client (z. B. Gmail oder Outlook) als Weiterleitungsziel hinzu.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Ihre Domain ist verifiziert. Andernfalls funktioniert die E-Mail-Bridge nicht.

Um die automatische Aufgabenerstellung zu aktivieren, konfigurieren Sie Ihren externen E-Mail-Posteingang (z. B. support@yourcompany.com) so, dass eingehende Nachrichten automatisch an die Asana-E-Mail-Adresse des Projekts weitergeleitet werden. Wenn eine weitergeleitete E-Mail eintrifft, erstellt Asana eine neue Aufgabe, wobei der Betreff der E-Mail als Aufgabentitel und der E-Mail-Text als Aufgabenbeschreibung verwendet wird.

So richten Sie automatisierte E-Mail-Antworten ein

Sie können automatisierte Antworten konfigurieren, um externe Absender zu benachrichtigen, wenn durch ihre E-Mail eine Aufgabe erstellt wird. Klicken Sie im Dialogfeld Advanced E-Mail-Einstellungen auf den Tab E-Mail-Antworten automatisieren. 

Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um eine neue automatisierte Antwort zu erstellen, z. B. eine Bestätigung „Aufgabe erhalten“. Sie können auch unter E-Mails anpassen ein Logo hochladen, um die automatisierten Antwort-E-Mails, die an externe Absender gesendet werden, mit Ihrem Branding zu versehen. Eine Vorschau der E-Mail wird unten im Fenster angezeigt.

Wie externe Nutzer mit Aufgaben interagieren

Wenn ein externer Nutzer eine E-Mail sendet, die eine Aufgabe erstellt, erhält er eine Benachrichtigungs-E-Mail von Ihrer verifizierten Domain. Wenn der externe Nutzer auf diese Benachrichtigungs-E-Mail antwortet, wird seine Antwort automatisch als Kommentar zur entsprechenden Asana-Aufgabe hinzugefügt. Dadurch bleibt die Diskussion in einem Thread zusammengefasst und für Ihr Team in Asana sichtbar, ohne dass der externe Benutzer ein Asana-Konto erstellen oder sich anmelden muss.

 

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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So verwenden Sie die E-Mail-Verknüpfung in einem Asana-Projekt | Asana Help Center