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E-Mail-Bridge in einem Projekt verwenden

In diesem Artikel

Mit der E-Mail-Verknüpfung können Personen ohne Asana-Konto Aufgaben in einem Asana-Projekt erstellen, indem sie eine E-Mail an eine Support- oder Erfassungs-E-Mail-Adresse senden (z. B. support@yourcompany.com). 

Wenn diese E-Mail an die Asana-E-Mail-Adresse des Projekts weitergeleitet wird, wird automatisch eine Aufgabe erstellt. Wenn der externe Absender auf die Benachrichtigungs-E-Mail antwortet, die er erhält, wird seine Antwort als Kommentar zur Aufgabe hinzugefügt, wodurch die Diskussion in einem Thread geführt wird, ohne dass er sich bei Asana anmelden muss.

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Einrichten verifizierter E-Mail-Domains

Bevor Ihr Unternehmen Email Bridge verwenden kann, muss ein Unternehmens-Admin eine Absender-Domain in der Admin-Konsole verifizieren. Dieser Schritt beweist, dass Ihr Unternehmen die Domain besitzt, und autorisiert Asana, E-Mails in seinem Namen zu senden, sodass Benachrichtigungs-E-Mails an externe Absender so aussehen, als kämen sie von Ihrer Domain und nicht direkt von Asana.

Um zu beginnen, navigieren Sie zur Admin-Konsole und wählen Sie Einstellungen. Klicken Sie auf Verifizierte E-Mail-Domains, um die Domain-Verwaltungsseite zu öffnen. Von hier aus können Sie alle vorhandenen verifizierten oder ausstehenden Domains sehen und den Schalter Versand von verifizierten Domains zulassen aktivieren, sobald eine Domain verifiziert wurde.

Um eine neue Domain hinzuzufügen, klicken Sie auf E-Mail-Domain hinzufügen. 

Geben Sie im folgenden Fenster Ihre E-Mail-Domain ein (der Teil Ihrer E-Mail-Adresse, der nach dem @-Zeichen steht, z. B. acme.org). Klicken Sie auf Übermitteln, um fortzufahren.

Nach dem Absenden generiert Asana eine Reihe von CNAME-Records, die Sie zu den DNS-Einstellungen Ihrer Domain hinzufügen müssen. Klicken Sie auf DNS-Einträge anzeigen, um die erforderlichen CNAME-Einträge zu sehen. Fügen Sie jeden Record zu Ihrem DNS-Anbieter hinzu und kehren Sie dann zur Admin-Konsole zurück, um die Verifizierung abzuschließen. Es kann bis zu 72 Stunden dauern, bis DNS-Änderungen übernommen werden, und die Verifizierungsversuche verfallen nach 28 Tagen. 

CNAME-Record (Canonical Name): Ermöglicht die kryptografische Signierung (DKIM). Ein CNAME-Record ordnet einen Alias einem primären Domain-Namen zu. Asana verwendet drei verschiedene CNAME-Records, um DKIM (DomainKeys Identified Mail) einzurichten. Dies funktioniert wie eine sichere digitale Signatur, die auf jeder Benachrichtigungs-E-Mail an einen externen Kunden angebracht wird. Es beweist mathematisch, dass die E-Mail wirklich von Ihrem Unternehmen stammt und während der Übertragung nicht verändert wurde.

AWS SES benötigt drei CNAME-Records, um Ihre Sicherheitsschlüssel nahtlos im Hintergrund zu rotieren, ohne Ihren E-Mail-Flow zu unterbrechen. Während zu einem bestimmten Zeitpunkt nur ein Schlüssel Ihre E-Mails aktiv signiert, ermöglichen die beiden anderen Records AWS, den nächsten Schlüssel vorab bereitzustellen und ein Backup für eine reibungslose, automatisierte Übergabe bereitzuhalten.

Sobald die Verifizierung erledigt ist, wird die Domain von den Ausstehenden E-Mail-Domains in die Liste der verifizierten Domains verschoben, und die Option Versand von verifizierten Domains zulassen wird verfügbar.

Sobald ein Unternehmensadmin eine Absender-Domain verifiziert hat, können projektverantwortliche Personen diese Domain mit ihrem Projekt verknüpfen und ihren externen E-Mail-Posteingang so konfigurieren, dass eingehende Nachrichten an Asana weitergeleitet werden. Externe Nutzer können dann Aufgaben erstellen und Kommentare hinzufügen, indem sie einfach E-Mails senden oder beantworten, ohne dass ein Asana-Konto erforderlich ist.

So richten Sie die E-Mail-Weiterleitung für ein Projekt ein

Um eine verifizierte Domain mit Ihrem Projekt zu verknüpfen, öffnen Sie das Projekt und klicken Sie oben rechts auf Anpassen. Wählen Sie im angezeigten Bereich E-Mails aus. Sie sehen die Asana-E-Mail-Adresse des Projekts unter Aufgaben per E-Mail hinzufügen. Sie können auf Kopieren klicken, um diese Adresse für die Verwendung in Ihrer Weiterleitungskonfiguration zu kopieren.

Um erweiterte Einstellungen zu konfigurieren, scrollen Sie nach unten und klicken Sie unter Advanced settings auf Manage email forwarding. Das Dialogfeld Advanced email settings öffnet sich auf dem Tab Manage email forwarding. 

Wenn Ihr Admin noch keine Domain verifiziert hat, wird Ihnen eine Benachrichtigung angezeigt, in der Sie aufgefordert werden, sich an Ihren Admin zu wenden. Sobald eine Domain verifiziert ist, wählen Sie sie im Abschnitt Verifizierte Domain aus, kopieren Sie dann die unter E-Mail-Weiterleitung angezeigte Asana-E-Mail-Adresse und fügen Sie sie in Ihrem externen E-Mail-Client (z. B. Gmail oder Outlook) als Weiterleitungsziel hinzu.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Ihre Domain verifiziert ist. Andernfalls funktioniert die E-Mail-Weiterleitung nicht.

Um die automatische Aufgabenerstellung zu aktivieren, konfigurieren Sie Ihren externen E-Mail-Posteingang (z. B. support@yourcompany.com) so, dass eingehende Nachrichten automatisch an die Asana-E-Mail-Adresse des Projekts weitergeleitet werden. Wenn eine weitergeleitete E-Mail eintrifft, erstellt Asana eine neue Aufgabe, wobei der Betreff der E-Mail als Aufgabentitel und der E-Mail-Text als Aufgabenbeschreibung verwendet wird.

So richten Sie automatisierte E-Mail-Antworten ein

Sie können automatisierte Antworten konfigurieren, um externe Absender zu benachrichtigen, wenn durch ihre E-Mail eine Aufgabe erstellt wird. Klicken Sie im Dialogfeld Advanced email settings auf den Tab Automate email replies. 

Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um eine neue automatisierte Antwort zu erstellen, z. B. eine Bestätigung „Aufgabe erhalten“. Sie können auch unter E-Mails anpassen ein Logo hochladen, um die automatisierten Antwort-E-Mails, die an externe Absender gesendet werden, mit Ihrem Branding zu versehen. Eine Vorschau der E-Mail wird unten im Fenster angezeigt.

Wie externe Nutzer mit Aufgaben interagieren

Wenn ein externer Nutzer eine E-Mail sendet, die eine Aufgabe erstellt, erhält er eine Benachrichtigungs-E-Mail von Ihrer verifizierten Domain. Wenn der externe Nutzer auf diese Benachrichtigungs-E-Mail antwortet, wird seine Antwort automatisch als Kommentar zur entsprechenden Asana-Aufgabe hinzugefügt. Dadurch bleibt die Diskussion in einem Thread zusammengefasst und für Ihr Team in Asana sichtbar, ohne dass der externe Benutzer ein Asana-Konto erstellen oder sich anmelden muss.

Fehlerbehebung

Die meisten Probleme mit der E-Mail-Verknüpfung hängen mit der Domain-Verifizierung, der Projektverknüpfung oder der Konfiguration der Weiterleitung bei Ihrem E-Mail-Anbieter zusammen.

Ihre Domain wird nicht verifiziert

Unter Einstellungen > Verifizierte E-Mail-Domains wird eine von Ihnen hinzugefügte Domain entweder als Ausstehend oder als Fehlgeschlagen angezeigt.

Wenn Ihre Domain unter „Ausstehende E-Mail-Domains“ verbleibt:

  • Warten Sie, bis die Änderungen übernommen wurden: DNS-Änderungen werden nicht sofort aktualisiert. Es kann bis zu 72 Stunden dauern, bis Ihre Änderungen auf globalen DNS-Servern übernommen und von Asana erkannt werden.
  • Überprüfen Sie Ihre DNS-Einträge erneut: Für die Verifizierung sind drei CNAME-Einträge erforderlich, die genau so aussehen müssen, wie sie angezeigt werden, wenn Sie auf DNS-Einträge anzeigen klicken. Schon ein einziger fehlender, falsch geschriebener oder geänderter Record verhindert die Verifizierung.

Wenn Ihre Domain den Status „Fehlgeschlagen“ anzeigt:

Der Status „Fehlgeschlagen“ bedeutet, dass Asana Ihre Domain überprüft hat, aber Ihre Verantwortlichkeit nicht verifizieren konnte. Auf der Seite wird der folgende Fehler angezeigt: „Wir konnten den Verifizierungsdienst nicht erreichen. Versuchen Sie es erneut.“Die häufigste Ursache ist ein fehlender oder falscher DNS-Eintrag.

  1. Entfernen Sie die alten Einträge: Gehen Sie zur Konsole Ihres DNS-Anbieters und entfernen Sie alle DNS-Einträge, die Sie während des fehlgeschlagenen Verifizierungsversuchs hinzugefügt haben.
  2. Starten Sie den Prozess neu: Klicken Sie in der Admin-Konsole von Asana auf Erneut versuchen, um von vorne zu beginnen. Dadurch wird ein neuer Satz von DNS-Einträgen generiert, den Sie bei Ihrem DNS-Anbieter hinzufügen können.

Weitergeleitete E-Mails erstellen keine Aufgaben oder Kommentare

Dies ist das häufigste Problem bei der Zustellung. Führen Sie diese Verifizierungsprüfungen der Reihe nach durch:

  1. Bestätigen Sie, dass Ihre Absender-Domain verifiziert ist: Gehen Sie in der Admin-Konsole zu Einstellungen → Verifizierte E-Mail-Domains. Ihre Domain muss in der Liste der verifizierten Domains erscheinen, nicht unter Ausstehende E-Mail-Domains.
  2. Vergewissern Sie sich, dass der Schalter Versand von verifizierten Domains zulassen aktiviert ist: Diese Option wird in der Admin-Konsole erst verfügbar, wenn eine Domain vollständig verifiziert ist.
  3. Bestätigen Sie, dass das Projekt mit der verifizierten Domain verknüpft ist: Öffnen Sie das Projekt, klicken Sie auf Anpassen → E-Mails, klicken Sie dann unter Advanced settings auf E-Mail-Weiterleitungen verwalten und stellen Sie sicher, dass Ihre verifizierte Domain ausgewählt ist. (Wenn Sie einen Hinweis sehen, sich an Ihren Administrator zu wenden, wurde die Domain noch nicht verifiziert).
  4. Bestätigen Sie, dass die Weiterleitung bei Ihrem E-Mail-Anbieter aktiv ist: Stellen Sie in Gmail, Outlook oder auf Ihrem benutzerdefinierten E-Mail-Server sicher, dass E-Mails, die an Ihre Eingangsadresse gesendet werden (z. B. support@yourcompany.com), so konfiguriert sind, dass sie an die einzigartige Asana-E-Mail-Adresse des Projekts weitergeleitet werden, die unter E-Mail-Weiterleitungen verwalten angezeigt wird.
  5. ⚠️ Hinweis: E-Mail Bridge unterstützt Standard-E-Mail-Weiterleitungsregeln. Einfache E-Mail-Weiterleitungen (die die Header des E-Mail-Umschlags nicht ändern) werden nicht unterstützt.
  6. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Weiterleitungsbestätigung Ihres Anbieters erledigt haben: Siehe Die Weiterleitungsbestätigung wurde nicht erledigt unten.
  7. Bestätigen Sie, dass Ihre E-Mail die DKIM-Authentifizierung besteht: Email Bridge verwendet DKIM, um weitergeleitete E-Mails zu authentifizieren. Da Standard-SPF-Prüfungen Weiterleitungsschleifen nicht überstehen, müssen eingehende E-Mails eine gültige DKIM-Signatur enthalten, sonst werden sie abgelehnt (und der Absender erhält eine „Nicht zustellbar“-Benachrichtigung).
    1. Stellen Sie sicher, dass Ihre ausgehenden E-Mails mit DKIM signiert sind. Die meisten großen Anbieter (wie Google Workspace und Microsoft 365) signieren E-Mails automatisch.
    2. Bei benutzerdefinierten oder selbstverwalteten Mail-Servern muss DKIM möglicherweise manuell konfiguriert werden. Wenden Sie sich an Ihren E-Mail-Anbieter, um spezifische Konfigurationsanweisungen zu erhalten.

Die Weiterleitungsbestätigung wurde nicht erledigt

Nicht alle E-Mail-Anbieter verlangen diesen Schritt. Einige Anbieter (insbesondere Gmail) senden eine einmalige Bestätigungs-E-Mail, um zu verifizieren, dass Sie der Eigentümer des Posteingangs sind, wenn Sie die Weiterleitung zum ersten Mal einrichten, während viele andere dies nicht tun. Wenn Ihr Anbieter diesen Schritt nicht verlangt, können Sie diesen Abschnitt überspringen.

Wenn eine Bestätigung erforderlich ist:

  1. Asana fängt die E-Mail ab: Asana erfasst die Bestätigungs-E-Mail automatisch und stellt sie als Aufgabe in Ihrem verknüpften Projekt bereit.
  2. Aktion: Öffnen Sie die Aufgabe, suchen Sie den Bestätigungslink im E-Mail-Text und klicken Sie darauf, um die Weiterleitung zu autorisieren.
Hinweis iconHinweis

Bis dieser Schritt erledigt ist, blockiert Ihr E-Mail-Anbieter jede Weiterleitung, und es werden keine Aufgaben erstellt.

Antworten werden nicht als Kommentare hinzugefügt

Der ursprüngliche Absender, die ursprünglichen Empfänger im Feld „An“ und alle Personen, die im ursprünglichen E-Mail-Verlauf in CC gesetzt wurden, können auf E-Mail-Benachrichtigungen antworten, um Kommentare direkt zur Asana-Aufgabe hinzuzufügen. Wenn eine Antwort nicht veröffentlicht wird:

  • Antworten Sie innerhalb des Threads: Sie müssen in der Asana-Benachrichtigungs-E-Mail auf „Antworten“ oder „Allen antworten“ klicken, anstatt eine brandneue Nachricht zu beginnen. Die Metadaten, die die Antwort an die richtige Aufgabe weiterleiten, befinden sich in den Headern der Benachrichtigungs-E-Mail.
  • Antwort von einer autorisierten Adresse: Eine Antwort wird nur akzeptiert, wenn sie von einer E-Mail-Adresse gesendet wird, die im ursprünglichen Thread enthalten war (der ursprüngliche Absender, ein „An“-Empfänger oder eine CC-Adresse). Wenn ein Teilnehmer die Benachrichtigung an eine externe Adresse weiterleitet und diese antwortet, wird Asana den Kommentar aus Sicherheitsgründen ablehnen.

Benötigen Sie weiterhin Hilfe?

Wenn Sie alle oben genannten Punkte überprüft haben und die E-Mails immer noch nicht synchronisiert werden, wenden Sie sich bitte an den Asana-Support und geben Sie Folgendes an:

  • Den Namen Ihres Unternehmens/Arbeitsbereichs und Ihre verifizierte Absender-Domain.
  • Die URL des verknüpften Asana-Projekts.

 

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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