Chaque projet est unique, mais ils appartiennent tous à l'une de ces trois catégories qui peuvent vous aider à organiser votre travail plus efficacement. En déterminant le type de projet auquel vous avez affaire, il vous sera plus facile de choisir les bonnes fonctionnalités et d'organiser votre travail pour réussir.
Articles connexes
Qu'est-ce qu'un modèle de projet ?
Les modèles de projet sont des cadres qui vous aident à identifier la meilleure façon de structurer votre travail sur Asana. Il en existe trois grands types :
- Les projets à échéance : activités qui se déroulent dans un ordre précis et s'achèvent par un livrable final
- Processus continus : activités qui passent par différentes étapes dans un pipeline permanent
- Projets de référence : stockage et organisation d'informations sans travail concret à effectuer
Type 1 : projets à échéance
Lorsque vous entendez le mot « projet », ce sont probablement les projets à échéance qui vous viennent à l'esprit. Ils sont comme une liste de contrôle où les tâches se déroulent dans un ordre précis et où tout converge vers un livrable final ou une échéance.
Principales caractéristiques
- Les tâches sont terminées les unes après les autres
- Représente des initiatives ponctuelles
- Le projet comporte un livrable final ou une échéance
- Le projet se termine lorsque l'objectif est atteint
Exemples courants
- Lancements de produit
- Organisation d'événements
- Intégration de nouveaux collaborateurs
- Campagnes marketing
- Refontes site Web
Bonnes pratiques pour les projets à échéance
Définissez des jalons pour les étapes majeures
Signalez les points de progression clés avec des jalons pour aider votre équipe à voir les principales réalisations et à rester motivée.
Utilisez les dépendances pour les transitions séquentielles
Définissez des dépendances pour relier le travail à mesure que vous créez votre plan de projet. Les dépendances font référence aux connexions entre les tâches qui dictent la séquence dans laquelle les activités doivent être exécutées. Les dépendances de tâches vous permettent d'indiquer qu'une tâche en bloque une autre ou qu'elle est bloquée par une autre tâche. Si vous repérez un conflit de calendrier, vous pouvez ajuster l'échéance sur la chronologie. Votre équipe recevra des notifications lorsque les tâches de blocage seront terminées.
Créez des modèles pour les processus reproductibles
Si vous gérez régulièrement des projets similaires, gagnez du temps en créant des modèles personnalisés réutilisables. Pour convertir un projet en modèle, utilisez le menu déroulant à côté du nom du projet et cliquez sur Enregistrer en tant que modèle.
Quand utiliser ce plan ?
Choisissez l'option « À échéance » lorsque votre projet a un début et une fin clairs, et que le travail doit être effectué dans un ordre spécifique.
Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir que le projet est organisé de la manière suivante :
- Ajouter des sections
- Diviser le travail en sous-tâches
- Utiliser les champs personnalisés
- Inclure des jalons
Type 2 : processus continus
Les processus continus sont des processus récurrents dans lesquels le même type de travail passe par plusieurs étapes de manière répétée. Contrairement aux projets à échéance, ceux-ci ne prennent jamais vraiment fin : il s'agit en quelque sorte de tunnels que traverse constamment le processus.
Principales caractéristiques
- Le travail passe par plusieurs étapes
- Le projet fait office de tunnel permanent
- Aucune date de fin précise
- Le même processus se répète pour différentes activités
Exemples courants
- Demandes de création
- Tickets d'assistance informatique
- Calendriers de contenu
- Ordres du jour des réunions hebdomadaires
- Processus de réception des demandes de travail
- Suivi des bugs
Bonnes pratiques pour les processus continus
Ajouter des formulaires pour la réception de travail
Créez des formulaires pour que les utilisateurs puissent envoyer des demandes directement dans votre projet, avec toutes les informations dont vous avez besoin. Les Formulaires vous permettent d'harmoniser la façon dont le travail est adressé à votre équipe, de recueillir les informations nécessaires et de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Ces Formulaires sont adaptés aussi bien aux équipes internes qu'externes, pour collecter et consolider les informations et minimiser les allers-retours.
Définir des règles d'automatisation
Utilisez les règles pour déplacer automatiquement les tâches d'une étape à l'autre, attribuer du travail ou mettre à jour des champs lorsque certaines conditions sont remplies.
Créer des modèles de tâches
Standardisez la création du travail en utilisant des modèles de tâches qui incluent tous les champs et sous-tâches nécessaires.
Visualisez avec la vue Tableau
La vue Tableau est particulièrement efficace pour les processus continus, car elle vous permet de voir le travail passer par différentes étapes.
Quand utiliser ce plan ?
Choisissez les processus continus lorsque vous gérez le même type de travail de manière répétée et que chaque élément suit des étapes similaires de A à Z.
Jamie est directeur de la création chez Phoenix Corp. L'équipe chargée des événements envoie souvent des demandes de conception d'images. Jamie met en place un projet en vue Tableau afin de simplifier et d'automatiser le processus de réception des demandes de création de son équipe.
- Le projet de réception des demandes est affiché en vue Tableau. Il est en effet généralement plus intuitif de suivre horizontalement les étapes d'un processus dans un tableau.
- Les sections indiquent les étapes par lesquelles passe le travail, de Nouvelles demandes à Tâches récemment terminées.
- Dans le menu Personnaliser, Jamie ajoute des champs personnalisés. Il a ajouté des champs pour la priorité, l'étape d'approbation et les heures estimées.
- Jamie peut également afficher les sous-tâches depuis la vue Tableau, en cliquant sur l'icône d'arborescence en bas de la tâche parente.
Type 3 : projets de référence
Les projets de référence servent à enregistrer et organiser des informations plutôt qu'à gérer des tâches concrètes. Ils sont comme des classeurs numériques qui vous aident à stocker et à trouver des informations importantes.
Caractéristiques principales
- Le but principal est le stockage ou l'organisation des informations
- Il peut ne pas contenir de travail concret à effectuer
- Priorité accordée à la visibilité plutôt qu'à l'achèvement
- Peut être défini dans le temps ou permanent
Exemples courants
- Guides du collaborateur
- Listes de fournisseurs
- Catalogues de contenu
- Archives de notes de réunion
- Bibliothèques de ressources
- Collections de brainstorming
Bonnes pratiques pour les projets de référence :
Choisissez votre vue préférée
Choisissez la vue de projet la plus adaptée à vos informations (Liste, Tableau, Chronologie ou Calendrier).
Utilisez des tâches pour les éléments statiques
Chaque tâche peut représenter une information, un document ou une ressource que vous souhaitez suivre.
Organiser le travail avec des sections et des champs personnalisés
Regroupez les éléments connexes à l'aide de sections et ajoutez des champs personnalisés pour faciliter le filtrage et la recherche d'informations.
Reliez les activités connexes
Associez votre projet de référence aux projets et tâches actifs pour lesquels les informations sont pertinentes.
Quand utiliser ce plan ?
Choisissez des projets de référence lorsque vous devez organiser des informations, des ressources ou des plans à long terme auxquels les personnes se référeront au fil du temps.
Ressources supplémentaires
