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Asana 에서 부서 간 워크플로 구축하기

이 기사에서는

워크플로는 적절한 담당자를 적절한 시기에 정확한 정보로 연결하여 팀이 중요한 업무를 원활하게 조율할 수 있도록 지원합니다. 아래 예시를 읽어 Asana 내에서 부서 간 워크플로를 구축하는 방법을 알아보세요.

마케팅팀의 캠페인 매니저 Michelle이 Asana 내에서 교차 기능팀 워크플로를 구축하여 회사의 디자인 및 법무팀 동료들과 협업하는 방법을 소개합니다.

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간단히 말해, Michelle은 다음 소셜 미디어 게시물에 사용할 이미지가 필요하며 디자인팀에 요청해야 합니다. 법무팀 역시 시각적 자산을 게시하기 전에 검토해야 합니다. 그들이 어떻게 했는지 살펴보겠습니다.

부서 간 워크플로 설정

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Michelle은 이와 같은 캠페인을 자주 관리합니다. 프로세스는 시간이 지남에 따라 세밀하게 조정되었으므로 이전에 만든 사용자 지정 템플릿을 사용하여 마케팅 캠페인을 시작합니다. 사용자 정의 템플릿으로 프로젝트를 생성함으로써 Michelle은 이미 디자인 및 법무팀과 효과적으로 협업하는 데 필요한 모든 작업과 마일스톤을 보유하고 있습니다. 프로젝트를 생성하기 전에 상대적 마감일을 편집하거나, 다양한 프로젝트 역할에 작업을 할당하거나, 프로젝트의 공개 범위 설정을 변경할 수 있습니다. 아무 것도 변경할 필요가 없는 경우 몇 초 내에 프로젝트가 생성됩니다.

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다른 팀에 요청 제출하기

캠페인이 일반적으로 동일한 형태를 취하기 때문에 Michelle은 캠페인을 시작할 때마다 처음부터 다시 시작하는 대신 동일한 사용자 지정 템플릿을 사용하여 프로젝트를 구축함으로써 많은 시간을 절약합니다. 사용자 지정 템플릿을 사용할 때마다 동일한 중요한 작업이 표시되므로 중요한 업무가 누락될 수 없습니다.

이러한 작업 중 하나는 소셜 이미지용 크리에이티브 요청 제출 이라는 제목입니다. 이 작업은 프로젝트 생성 시 Michelle에게 자동으로 할당되며 디자인 팀에 이미지를 요청하라는 메시지가 표시됩니다. 디자인 팀의 크리에이티브 요청 수신 양식은 매번 작업 설명에 연결됩니다. Michelle은 양식을 작성하고, 그 결과 제출된 내용은 디자인팀의 접수 프로젝트로 전송됩니다.

디자인팀의 크리에이티브 프로듀서인 Jamie는 이 접수 양식을 통해 회사 전체의 크리에이티브 요청을 받습니다.

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Jamie는 워크플로 빌더를 사용하여 요청을 간소화하고 적절한 사람에게 전달합니다. 워크플로는 하나의 프로젝트에 저장되며, 각 요청은 여러 단계를 거치는 작업이 됩니다. 워크플로는 작업이 수행되는 방식에 대한 메커니즘을 시각화하는 데 도움이 되며, 트리거와 동작으로 인해 프로젝트의 특정 단계 또는 섹션을 통해 작업이 진행됩니다.

업무 우선순위 지정 및 위임

Michelle이 양식을 작성할 때 선택한 내용을 바탕으로, 워크플로 빌더 (Workflow Builder) 는 Jamie가 양식의 사용자 정의 규칙, 사용자 정의 필드 및 사용자 정의 필드 매핑을 사용하여 적절한 시기에 적절한 팀에 작업을 위임할 수 있도록 했습니다. Michelle은 특정 유형의 시각적 자산을 요청했기 때문에 디자이너인 Chris는 규칙에 따라 작업을 할당받습니다.

Jamie의 워크플로를 통해 Chris는 궁극적으로 Michelle의 이미지 요청을 받습니다.

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최종 승인 및 완료

Chris는 외부 공급업체와 협력하여 이미지를 제공하고 교정 기능을 사용하여 시각적 자산에 대한 피드백을 교환합니다. 그러나 워크플로 빌더가 이미 Chris와 벤더가 협업할 작업을 생성했기 때문에 Chris는 이 작업을 설정할 필요가 없습니다.

자산이 완료되면 Chris는 Michelle에게 승인 작업 (워크플로 빌더에서 자동으로 생성) 을 할당하여 이미지에 대한 승인을 받습니다. Michelle이 이미지를 승인하고 작업을 완료한다고 가정하면, 워크플로우에 따라 요청이 법무팀 검토 프로젝트로 멀티홈됩니다. 또한 법무팀의 베로니카님은 이미지의 최종 승인을 위한 승인 작업을 받게 되며, 이 작업이 완료되면 Michelle은 자신의 저작물을 게시할 준비가 된 다른 규칙에 의해 생성된 작업을 통해 통보받게 됩니다.

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작업을 수동으로 할당하거나, 반복해서 설명하거나, 업무가 누락되지 않도록 하지

않고, Michelle과 다른 부서의 동료들은 각 작업을 성공적으로 완료하고 중요한 프로젝트에서 협업했습니다. 그녀는 소셜 미디어 게시물을 작성하고 마케팅 캠페인을 시작할 준비가 되어 있습니다.
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