Loading
PLATFORM
MOGELIJKHEDEN
ASANA AI
ALLE ABONNEMENTEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Beheer hoe taken aan projecten worden toegevoegd

In dit artikel

Dit artikel presenteert een praktische aanpak voor het beheren van hoe taken aan projecten worden toegevoegd. Dit kan een belangrijke stap zijn bij het beheren en beschermen van een gevestigde workflow. Aangezien het toevoegen van een taak vaak cruciale workflow regels activeert, is het van vitaal belang om te voorkomen dat deze regels per ongeluk worden geactiveerd door onvolledige of onbedoelde taken.

Gebruik een strategische mix van projecttoestemmingsinstellingen en formulieren, ontworpen om informatie van de juiste mensen op de juiste manier te verzamelen, om dit risico te minimaliseren.

Pas eerst de toestemmingsinstellingen van het project aan, zodat slechts een select aantal mensen de projectdetails, inclusief taken, kan bewerken. Zorg ervoor dat anderen geen taken aan het project kunnen toevoegen. Vervolgens introduceer je een formulier om deze beperking te omzeilen, waardoor het toevoegen van taken alleen wordt toegestaan als ze alle noodzakelijke informatie bevatten die nodig is voor de workflow. Dit kan een belangrijke stap zijn bij het automatisch toewijzen van werk met aangepaste velden.

Stel projecttoegangsinstellingen in op kijker of reageerder

Standaard projecttoestemmingen en toestemmingen voor individuele projectleden wijzigen.

Frame 629734.png

  1. Klik op Delen in de rechterbovenhoek van het project.
  2. Wijzig onder Toegangsinstellingen de standaardinstellingen voor de organisatie en/of het team naar kijker of reageerder. Hierdoor kunnen anderen nog steeds de inhoud van het project bekijken, afhankelijk van de privacy van het project, zonder taken te bewerken of toe te voegen. Stel individuele ledenmachtigingen in op het juiste niveau, op basis van de acties die de leden binnen het project moeten uitvoeren.

    Het resultaat is dat nu alleen degenen die toegang nodig hebben om projectdetails te bewerken, dit mogen doen. Iedereen mag geen enkel deel van het project bewerken. Voeg tijdelijk op geen enkele manier taken toe aan het project. Door een formulier aan het project toe te voegen, kunnen degenen zonder bewerkingstoegang alleen taken aan het project toevoegen via het indienen van formulieren, die kunnen worden aangepast zodat ze alle relevante informatie vastleggen voordat er met werk wordt begonnen of een workflow wordt geactiveerd.

    Gebruik een formulier om toegangsbeperkingen te omzeilen en taken toe te voegen

    De eerste stap om te bepalen hoe taken aan het project worden toegevoegd, was het beperken van bewerkingsmachtigingen tot een selecte groep leden. Schakel vervolgens een gecontroleerde methode in waarmee anderen taken kunnen bijdragen zonder dat ze bewerkingsrechten krijgen, zodat de integriteit van de workflow behouden blijft.

    Om dit te doen, maak een formulier in het project:

    1. Navigeer naar het menu Aanpassen in de rechterhoek van je project.
    2. Scrol omlaag naar Formulieren en klik op + Formulier toevoegen.
    3. Schrijf je formuliervragen om essentiële informatie te verzamelen.
    4. Maak vragen optioneel verplicht om ervoor te zorgen dat inzendingen je workflow activeren.
    5. Deel de formulierlink via taak, e-mail of bericht.

    Screenshot 2024-03-19 om 15.27 1.png

    Het resultaat is dat organisatieleden en gasten die voorheen geen taak aan het project konden toevoegen vanwege hun reageerder of kijker machtigingen, nu op een gecontroleerde manier taken kunnen toevoegen via het formulier.

    Gebruik deze methode als uitgangspunt voor veel workflows waarbij een taak aan een project wordt toegevoegd, waarbij bestaande taken en workflowcomponenten ongestoord moeten blijven.

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Beheer hoe taken aan projecten worden toegevoegd in Asana