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AI 스튜디오로 Zoom 통화 메모 워크플로를 생성하세요.

이 기사에서는

요약 보고서를 자동으로 생성하고, 실행 과제를 추출하고, Zoom 녹화본에서 바로 작업을 생성하여 미팅 후속 조치를 혁신하세요. 이 글에서는 수동 메모를 제거하고 의사 결정을 올바르게 추적할 수 있는 자동화된 워크플로를 설정하는 방법을 안내합니다.

관련 기사

를 확인하세요.

달성할 내용

이 가이드를 완료하면 다음을 수행하는 완전 자동화 시스템을 갖출 수 있습니다.

  1. 녹음된 Zoom 통화에 대한 대화록이 사용 가능해지면 자동으로 회의 요약을 생성하세요
  2. 실행 과제를 추출하여 팀원에게 배정하세요
  3. Asana 프로젝트에서 체계적인 작업을 생성하세요
  4. 수동 회의 문서화에 소요되는 시간을 절약하세요

필수 구성 요소를 확인하세요

시작하기 전에 다음을 확인하세요.

  1. 녹음 및 녹취 기능을 활성화한 Zoom 계정을 사용하세요.
  2. AI가 활성화된 Starter, Advanced, Enterprise 또는 기존 Premium 또는 비즈니스 플랜의 Asana 계정을 사용하세요.
    • 모든 Asana 플랜에 무료로 제공되는 AI Studio Basic을 사용하면 이 워크플로를 설정하고 테스트할 수 있습니다. 정기적으로 사용하려면 AI 스튜디오 Plus 또는 Pro 플랜을 사용하세요.
    • Asana for Zoom 연동 or 통합을 설치하세요 (설정 지침)

워크플로 작동 방식

자동화는 다음 프로세스를 따릅니다.

  1. 녹음을 활성화한 Zoom 미팅을 개최하세요
  2. Zoom은 미팅이 종료된 후 오디오 녹취록을 생성합니다
  3. Asana는 새로운 녹취록을 감지하고 규칙을 트리거합니다
  4. AI Studio는 녹취록을 분석하고 요약 또는 실행 과제를 생성합니다
  5. 작업은 지정된 프로젝트에서 자동으로 생성됩니다

워크플로 설정하세요

이 워크플로를 설정하는 두 가지 접근 방식이 있습니다.

  1. Zoom 대화록에서 미팅 메모를 생성하기 위해 사전 설정된 AI 규칙으로 시작하세요. 가장 빠르게 자동으로 회의 메모를 생성하세요.

  1. 또는 Zoom 대화록 트리거와 작업 동작을 선택하여 규칙 작성기에서 처음부터 구성하세요. 규칙에 익숙하고 이 워크플로를 추가로 사용자 지정하려는 경우에 해당합니다. 이 가이드에서는 이 접근 방식을 살펴보세요.

1단계: 프로젝트 구조를 설정하세요

회의 메모를 캡처하기 위해 빈 프로젝트를 생성하거나 기존 프로젝트를 사용하십시오.

  1. 텍스트 사용자 지정 필드를 생성하세요. 여기에서 녹음 링크가 활성화됩니다. 통화 시기를 나타내는 날짜 필드를 생성하세요. 작업의 마감일을 사용하세요.
    메모 icon메모
    를 사용하세요.

    사용 사례에 따라 AI가 작성할 수 있는 다른 필드를 자유롭게 추가하세요. 예: 영업 통화 유형.

    2단계: 작업 규칙에서 미팅 메모를 생성하세요

    1. Asana에서 프로젝트로 이동하세요.
    2. 오른쪽 상단의 사용자 지정을 클릭하세요.
    3. 규칙을 클릭한 다음 + 추가를 선택하세요.
    4. AI Studio로 생성을 클릭하세요.
    5. 규칙 이름을 지정하세요(예: "주간 팀 미팅 메모").

    다음 트리거 옵션 중 하나를 선택하세요.

    옵션 A: 녹화된 모든 회의 (더 광범위한 자동화)

    를 선택하세요.
    1. Zoom 대화록 준비 완료 트리거와 내가 주최하고 녹화하는 모든 미팅 옵션을 선택하세요.
    2. 이렇게 하면 내가 주최하고 회의 대화록을 녹화한 모든 Zoom 회의에 대해 트리거가 실행됩니다. 회원님이 주최한 모든 녹화된 미팅은 자동으로 이 프로젝트에 내용을 게시하므로 이 규칙은 비공개 프로젝트에서 시작하시기를 권장합니다.

      옵션 B: 반복되는 미팅을 포함한 특정 미팅(대상 자동화)

      를 사용하세요.
      1. Zoom 대화록 준비 완료 트리거와 내가 주최하고 녹화하는 특정 미팅 옵션을 선택하세요.
      2. Zoom 계정의 개인 > 미팅에서 찾을 수 있는 반복되는 미팅의 Zoom 미팅 ID를 입력하세요.

      작업 설정하세요

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      작업 만들기를 선택하세요. 작업 이름 추가에서 회의 이름을 선택하세요. 마감일 필드에서 이 규칙이 트리거되는 날짜를 선택하세요. 사용자 지정 필드의 경우 AI 사용을 추가하거나 녹음 링크 사용자 지정 필드에서 녹음 URL 변수를 사용할 수 있습니다. 설명에서 AI 사용 변수를 추가하세요. 녹취록이라는 하위 작업을 만드세요. 녹취록 하위 작업을 클릭하세요. 설명 필드에서 + 버튼을 클릭하고 Zoom의 녹취록 변수를 사용하세요.

      3단계: 하위 작업 규칙에서 실행 과제 생성하세요

      트리거: 이 프로젝트에 작업이 추가되면 – 최종적으로 대기하세요.

      실행: 하위 작업 생성하세요

      • 생성할 하위 작업의 수를 AI가 결정하도록 허용
      • 작업 이름, 마감일, 담당자 필드를 AI 사용으로 설정
      • 하위 작업을 클릭하고 하위 작업 설명을 AI 사용으로 설정

      4단계: AI Studio에 프롬프트하세요

      AI 가이드라인 상자에 주요 지침을 제공하세요. 각 규칙에 대해 하나씩 두 개의 별도 프롬프트가 필요합니다.

      메모 icon메모

      AI 스튜디오 규칙에서 제한된 개인 집합 중에서 동적으로 할당하려는 경우(예: AI가 어떤 유형의 실행 과제 또는 후속 조치를 위해 누구를 찾아야 하는지 알 수 있도록 하는 경우), AI가 선택해야 할 수 있는 팀이나 특정 개인을 @멘션하세요. AI 스튜디오 프롬프트에서 @멘션을 사용하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

      작업에서 미팅 메모 생성 규칙에 대한 프롬프트 작성하세요.

      Zoom 통화 녹취록에서 종합적인 회의록을 작성하세요. 하위 작업에서 대화 내용을 제공하세요. 작업 설명에 이 메모를 추가하세요. 작업 설명 형식: 다음 섹션 구조에 맞춰 메모를 정리하세요.

      회의 요약 (2~3문장)

      주요 논의 사항

      • 주요 주제 1
        • 주요 세부 정보
        • 내려진 결정
        주요 주제 2를 작성하세요.
        • 주요 세부 정보
        • 내려진 결정

      중요한 질문과 답변

      • 질문: [질문 내용] 답변: [답변 내용]

      결정 사항

      • 구체적인 결정을 나열하십시오.

      위험 및 우려 사항

      • 식별된 차단 요소 또는 위험을 확인하십시오.

      다음 단계

      • 개략적인 다음 단계 (상세한 실행 과제는 하위 작업으로 생성)

      서식을 깔끔하고 한눈에 보기 쉽게 유지하십시오. 통화에 참여하지 않은 사람에게 도움이 될 만한 정보에 집중하세요.

      하위 작업에서 실행 과제 생성 규칙을 실행하세요.

      이 작업의 '대본' 하위 작업에 있는 회의 대본에서 구체적이고 실행 가능한 작업을 추출하세요.

      각 실행 항목에 대해 다음을 사용하여 하위 작업을 생성하세요:

      하위 작업 이름 형식: "[동작 동사] [구체적인 결과물]" 예시:

      • 사라에게 가격 제안 보내기
      • 엔지니어링 팀을 위한 후속 데모 예약하기
      • 보안 문서 검토하기

      담당자 규칙:

      • 특정 사람이 작업을 수행하기로 약속한 경우, @[name]을(를) 사용하여 해당 사용자에게 배정하세요.
      • 불분명하지만 부서와 관련된 경우(예: "엔지니어링팀에서 처리") @[부서 책임자]에게 배정하세요. 소유자가 지정되지 않은 경우, 미팅 주최자에게 배정하세요. Asana @-멘션 형식을 사용하세요: @[이름 성] 또는 @[팀 이름].

        마감일 규칙:

        • 특정 날짜가 언급된 경우, 해당 날짜를 사용하세요
        • “이번 주” → 미팅으로부터 3 비즈니스일 후
        • 다음 주 → 회의로부터 영업일 기준 7일
        • 타임라인이 없는 경우 → 회의���부터 영업일 기준 5일
        • 주말에 마감일을 설정하지 마세요

        하위 작업 설명: 다음을 포함하세요:

        • 배경: 이 작업이 필요한 이유
        • 미팅에서 언급된 구체적인 요구 사항
        • 자주 묻는 질문

          모든 질문에 대한 답변을 여기에서 확인하세요.

Note icon메모

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