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AI 팀원의 액세스 제어, 메모리, 연동 및 승인 이해

이 기사에서는

보안 및 개인 정보 보호를 유지하는 것은 업무 자체만큼이나 중요하며, AI 팀원은 동료와 정확히 동일한 규칙을 준수하도록 설계되었습니다. AI Teammate는 기존 권한의 범위 내에서 작동하며, 명시적으로 초대받은 작업과 프로젝트만 보고, 검색하거나 요약합니다. Asana의 표준 액세스 수준을 그대로 적용하고 팀의 개인 정보를 존중하는 메모리를 사용하는 AI 팀원은 조직의 데이터 보호 장치를 절대 넘지 않으면서 생산성을 높이는 데 도움이 됩니다.

관련 기사

AI 팀원을 위한 액세스 제어

AI 팀원은 처음 생성될 때 신규 사용자와 마찬가지로 도메인에 있는 공개 작업과 프로젝트를 볼 수 있습니다. AI 팀원은 비공개 업무 그래프 개체(예: 작업, 프로젝트, 팀)를 보고 검색하려면 해당 개체에 명시적으로 멤버 또는 협업 참여자로 추가되어야 합니다. 

AI 팀원은 Asana의 표준 액세스 수준을 준수합니다.

액세스 수준

팀원이 수행할 수 있는 작업

편집자

작업 생성, 편집, 완료, 댓글 게시, 사용자 지정 필드 업데이트, 하위 작업 관리

작성자

작업에 댓글을 게시합니다. 작업을 생성하거나 편집할 수 없습니다.

보기 권한자

작업 정보만 읽을 수 있습니다. 댓글을 달거나 편집할 수는 없습니다.

 

메모 icon메모

AI 팀원이 팀에 추가되면 팀의 액세스 수준을 상속받습니다.

AI 팀원은 자신의 권한을 상향 조정할 수 없습니다.

AI 팀원에게 작업을 할당하거나 질문을 하면 AI 팀원은 사용자와 AI 팀원 모두 액세스할 수 있는 작업, 프로젝트 및 기타 개체의 정보만을 사용하여 응답합니다. AI 팀원은 '트리거링' 사용자인 귀하가 아직 볼 권한이 없는 정보를 공개할 수 없습니다.

예를 들어, AI 팀원에게 특정 Asana 프로젝트에 대한 질문에 답하도록 요청하는 경우, 사용자와 AI 팀원 모두 해당 프로젝트 및/또는 해당 작업에 대한 액세스 권한이 있는 경우에만 AI 팀원은 해당 프로젝트에 액세스하고 사용자에게 답변할 수 있습니다. 즉, 회원님과 AI 팀원 모두 권한이 부여된 프로젝트 멤버 또는 작업의 협업 참여자여야 합니다. 

메모 icon메모

AI 팀원 댓글은 해당 작업에 액세스할 수 있는 모든 사용자에게 표시된다는 점을 기억하세요. 요청을 트리거하기 전에 해당 맥락의 청중이 요청하는 콘텐츠에 적합한지 고려하세요.

액세스 제어에 대한 세부 정보

  • AI 팀원은 도메인의 모든 신규 사용자와 마찬가지로 기본 설정으로 공개 Asana 데이터(예: 공개 프로젝트의 작업, 공개 팀의 프로젝트)를 볼 수 있습니다.
  • Google 드라이브와 같은 제3자 도구와 관련된 요청 또는 해당 도구에서 정보를 액세스하는 요청은 트리거하는 사용자의 액세스 토큰을 사용합니다.
  • AI 팀원을 생성하거나 편집할 때 권한이 있는 구성원은 AI 팀원이 지속적으로 참조하고 액세스할 수 있도록 핵심 리소스(예: 플레이북, 정책, 지침)를 업로드할 수 있습니다.

실제로, 이는 AI 팀원을 사용하여 아직 액세스 권한이 없는 정보를 찾을 수 없음을 의미합니다. 회원님과 AI 팀원 모두 볼 수 있는 동일한 작업, 프로젝트, 팀, 타사 파일에서만 작동할 수 있습니다.

AI 팀원이 비공개 프로젝트나 팀에서 도움을 주기를 원한다면, 새로운 동료를 추가하는 것처럼 AI 팀원을 멤버 또는 협업 참여자로 추가했는지 확인하세요.

메모리

시간이 지남에 따라 계속 도움이 되기 위해 AI 팀원은 수행한 업무에 대한 중요한 세부 정보를 기억할 수 있습니다. 이 섹션에서는 이러한 메모리가 어떻게 작동하는지, 그리고 작업 및 프로젝트와 동일한 액세스 제어를 어떻게 준수하는지 설명합니다.

상호 작용 후 AI 팀원은 나중에 참고할 수 있도록 메모리를 저장할 수 있습니다. 메모리는 일반적으로 작업 실행 중에 생성되지만, AI 팀원이 문서와 같은 주요 리소스를 읽을 때에도 생성될 수 있습니다. 메모리는 연결된 개체를 보고 AI 팀원을 트리거할 수 있는 사용자만 볼 수 있는 비공개 메모라고 생각하세요.

메모리 관련 세부 정보

  • 메모리는 작업과 관련된 특정 시점의 기억 또는 상호 작용 요약으로 작업에 저장됩니다.
  • 작업에 대한 액세스 권한을 잃은 사용자는 해당 작업의 메모리에 대한 액세스 권한도 잃게 됩니다.
  • AI 팀원이 프로젝트나 작업에서 제거되면 AI 팀원은 관련 메모리를 잊어버립니다.
  • AI 팀원의 권한을 부여받은 구성원은 AI 팀원의 프로필 페이지에서 메모리를 볼 수 있습니다.
  • 메모리는 소스 작업을 볼 수 있는 권한이 이미 있는 사용자만 볼 수 있습니다. 예를 들어, 팀원이 비공개 작업에서 메모리를 생성하는 경우, 해당 작업을 볼 수 없는 동료는 팀원에 대한 전체 액세스 권한이 있더라도 메모리를 볼 수 없습니다.

간단히 말해, 메모리는 AI 팀원이 사용자의 선호도와 과거 결정에 따라 일관성을 유지하는 데 도움이 되지만 액세스 권한을 확장하지는 않습니다. 기본 작업이 이미 표시되고 AI 팀원과 함께 작업할 수 있는 사용자만 메모리를 볼 수 있습니다.

이를 통해 시간이 지남에 따라 팀은 AI 팀원과 공유된 맥락을 구축할 수 있습니다. 따라서 AI 팀원은 기존 권한을 준수하면서도 중단한 작업에서부터 다시 시작하고 동일한 질문을 반복하는 것을 방지할 수 있습니다.

연동

AI 팀원은 Asana 작업 공간을 읽을 뿐만 아니라 외부 툴에 연결하여 기능을 확장할 수 있습니다.

현재로서는 모든 AI 팀원 연동이 회원님을 대신하여 작동합니다. AI 팀원을 트리거하면 해당 툴에 연결된 사용자 계정을 사용하며, 사용자가 수행한 것처럼 AI 팀원의 작업이 표시됩니다. AI 팀원은 회원님이 해당 도구에서 이미 볼 수 있고 수행할 수 있는 것만 볼 수 있고 수행할 수 있으므로 회원님에게 권한이 없는 내용이나 작업에는 절대 액세스하거나 수행할 수 없습니다. 

메모 icon메모

한 팀원에 대한 연동을 승인하면 모든 팀원이 해당 연동에 액세스할 수 있습니다.

Google 드라이브

AI 팀원은 Google 드라이브에서 콘텐츠를 읽고, 검색하고, 편집하고, 생성할 수 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

  • Google 문서: 기존 문서 읽기, 새 문서 생성, 문서 내용 변경으로 문서 편집
  • Google 스프레드시트: 스프레드시트 데이터 읽기, 새 스프레드시트 생성, 셀 값 편집
  • Google Slides: 슬라이드 내용 읽기

Gmail

AI 팀원은 Gmail에서 이메일을 읽고, 검색하고, 전송하고, 정리할 수 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

  • 읽기 및 검색: Gmail 검색 구문을 사용하여 메시지 및 스레드를 검색하고, 전체 스레드를 열고, 읽지 않은 수신함을 요약하고, 첨부 파일을 보거나 다운로드합니다.
  • 초안 작성 및 보내기: 새 이메일을 작성하거나, 초안을 저장하거나, 회신하거나, 전체 회신하거나, 메시지를 전달합니다.
  • 정리: 라벨을 적용하거나 제거하고, 메시지를 보관하고, 읽음 또는 읽지 않음으로 표시하고, 메시지를 휴지통으로 이동합니다.

Google 캘린더

AI 팀원은 Google 캘린더에서 회원님의 캘린더를 보고 이벤트를 관리할 수 있으며, 여기에는 다음이 포함됩니다.

  • 캘린더 및 일정 보기: 캘린더 목록 표시, 특정 날짜 범위의 일정 목록 표시, 개별 일정의 세부 정보 열기, 참석자의 일정에 따라 회의 시간 제안.
  • 일정 관리: 회원님을 대신하여 일정(Google Meet 링크가 있는 일정 포함)을 생성하고, 시간 및 참석자 등 일정 세부 정보를 업데이트하고, 일정을 삭제하고, 초대장에 응답(수락, 미정 또는 거절)합니다.

Outlook(메일 및 캘린더)

AI 팀원은 Outlook 메일과 Outlook 캘린더를 모두 사용할 수 있습니다.

메일

  • 읽기 및 검색: 메시지 검색, 특정 메시지 열기, 최근에 보낸 항목 나열.
  • 초안 작성 및 전송: 이메일 전송, 초안 작성 또는 전송, 답장 또는 전체 답장.
  • 정리: 메시지의 카테고리 및 중요도를 설정하고 메시지를 삭제된 항목(복구 가능)으로 이동합니다.

캘린더

  • 보기: 이벤트 목록을 만들고, 날짜 범위에 걸친 이벤트 발생을 확인하고, 단일 이벤트를 열고, 한가/바쁜 상태를 확인하고, 회의 시간을 찾습니다.
  • 이벤트 관리: 이벤트 생성(Teams 온라인 회의 포함), 이벤트 업데이트, 이벤트 취소(참석자에게 알림), 참석자가 없는 조직한 이벤트 삭제, 초대 수락 또는 거절.

Slack

AI 팀원은 Slack에서 검색, 읽기, 게시 작업을 수행할 수 있으며, 여기에는 다음이 포함됩니다.

  • 검색: 공개 채널에서 메시지와 파일을 검색하고, 이름이나 설명으로 채널을 찾고, 작업 공간에 있는 사람을 찾습니다.
  • 읽기: 액세스 권한이 있는 특정 채널이나 스레드(소속된 비공개 채널 및 직접 메시지 포함)의 메시지를 읽고, 사용자의 프로필을 읽고, 캔버스를 읽습니다.
  • 게시 및 생성: 메시지 보내기, 초안 저장, 나중에 전송할 메시지 예약, 캔버스 생성 또는 업데이트.

Microsoft Office 365(베타)

  • SharePoint/OneDrive docx, pptx, xlsx 파일에 대한 새 문서를 읽고, 편집하고, 생성합니다.

AI 팀원과 함께 SharePoint/OneDrive를 사용하려면 팀원은 작업에서 협업하는 사용자의 자격 증명을 사용합니다. 협업하는 사용자는 관련 파일에 액세스할 수 있어야 합니다.

웹 액세스

AI 팀원은 URL을 제공받으면 공개 웹 페이지를 읽을 수 있습니다. 이 기능은 다음과 같은 용도로 유용합니다.

  • 주제 또는 경쟁사 조사
  • 공개 문서 읽기
  • 공개 데이터 소스에서 정보 가져오기

AI 팀원 승인

항상 승인 필요

  • 작업 협업 참여자 제거 - 모든 제거는 항상 게이트됩니다
  • 프로젝트 멤버 제거 - 모든 제거는 항상 게이트됩니다

조건에 따라 승인 필요

동작다음의 경우 승인 건너뛰기...다음의 경우 승인 필요...
작업 배정담당자가 null이거나 이미 작업 액세스 권한이 있음담당자는 작업에 대한 새로운 읽기 액세스 권한을 얻게 됩니다
담당자를 지정��여 작업 생성모든 담당자가 이미 작업 액세스 권한을 보유하고 있습니다모든 담당자가 새로운 액세스 권한을 얻게 됩니다
작업 삭제팀원 본인이 작업을 생성함다른 사람이 생성한 작업 삭제하기
작업을 프로젝트에 추가현재 완전히 우회됨(임시 플래그 ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)작업이 도메인에 공개되지 않은 경우 필요
작업에 협업 참여자 추가추가된 모든 사용자는 이미 작업 가시성을 가지고 있습니다추가된 사람은 누구나 신규 작업에 대한 가시성을 얻게 됩니다
프로젝트에 멤버 추가프로젝트가 도메인에 공개되어 있습니다프로젝트는 비공개입니다

 

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