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Verwenden Sie private benutzerdefinierte Felder.

In diesem Artikel

Verfügbar in Asana Enterprise und Enterprise+ sowie Legacy Enterprise.

Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder in Asana, die an die Sichtbarkeit des Projekts oder Portfolios gebunden sind, in dem das Feld verwendet wird. Wenn jemand Zugriff auf ein Projekt hat, kann er standardmäßig alle benutzerdefinierten Felder und deren Werte anzeigen.

Private benutzerdefinierte Felder bieten eine zusätzliche Kontrollebene, mit der Benutzer bestimmte Felder und deren Werte privat halten können. Wenn ein benutzerdefiniertes Feld als privat markiert ist, können nur ausdrücklich erwähnte Mitglieder es anzeigen oder bearbeiten – über alle Projekte, Portfolios oder Aufgaben hinweg, in denen es angezeigt wird.

Machen Sie Asana mit dieser Funktion zu einem leistungsstarken Tool für die Verwaltung sensibler Workflows, indem Sie detaillierte Kontrolle darüber bieten, wer auf benutzerdefinierte Felddaten zugreifen kann.

Wichtige Vorteile

Schützen Sie sensible Daten, indem Sie den Zugriff auf bestimmte Personen beschränken. Stellen Sie sicher, dass die Datenschutzeinstellungen in allen Workflows einheitlich angewendet werden.

Bearbeiten Sie den Feldzugriff für lokale benutzerdefinierte Felder

Befolgen Sie diese Schritte, um die Sichtbarkeit eines benutzerdefinierten Feldes innerhalb eines bestimmten Projekts anzupassen:

Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem benutzerdefinierten Feld in Ihrem Asana-Projekt. Wählen Sie Feld bearbeiten und klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen für den Feldzugriff in der oberen rechten Ecke des Popups. Klicken Sie unter Feldzugriff auf den Dropdown-Pfeil, um Folgendes auszuwählen:
  1. Projektmitglieder: Machen Sie das Feld für alle im Projekt sichtbar.
  2. Privates Feld: Beschränken Sie den Zugriff nur auf benannte Mitglieder.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie auf Privat machen klicken. Um die Änderungen rückgängig zu machen, wählen Sie Projektmitglieder aus, um die Sichtbarkeit für alle Projektmitglieder wiederherzustellen.

Bearbeiten Sie den Feldzugriff für globale benutzerdefinierte Felder

Ändern Sie die Sichtbarkeit eines globalen benutzerdefinierten Feldes in Ihrem Unternehmen. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem globalen benutzerdefinierten Feld. Wählen Sie Feld bearbeiten und klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen für den Feldzugriff in der oberen rechten Ecke. Klicken Sie unter Feldzugriff auf den Dropdown-Pfeil, um Folgendes auszuwählen:

  1. Jeder in Ihrem Unternehmen: Dadurch wird das Feld für alle sichtbar.
  2. Privates Feld: Dadurch wird der Zugriff nur auf benannte Mitglieder beschränkt.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie auf Privat machen klicken. Um den unternehmensweiten Zugriff wiederherzustellen, wählen Sie den Namen Ihres Unternehmens aus der Dropdown-Liste aus.

Weitere Hinweise zu privaten benutzerdefinierten Feldern

  • Die Standardeinstellungen für die Sichtbarkeit bleiben unverändert: Benutzerdefinierte Felder behalten ihre aktuelle Sichtbarkeit, sofern sie nicht geändert werden.
  • Optionen für die Sichtbarkeitseinschränkung:
    • Keine Sichtbarkeit für Gäste: Gäste können private Felder nicht anzeigen. Wählen Sie Private Felder aus. Nur benannte Mitglieder können auf diese Felder zugreifen. Wenden Sie einheitliche Einstellungen an: Die Sichtbarkeitseinstellungen für Felder werden universell angewendet; Felder können keine unterschiedliche Sichtbarkeit für bestimmte Projekte oder Portfolios haben. Feldadministratoren: Jeder Administrator kann die Sichtbarkeit von Feldern festlegen oder ändern. Wenn das Unternehmen der Administrator ist, kann jedes Mitglied Änderungen vornehmen. Verwenden Sie private benutzerdefinierte Felder in Regeln.

      Verfügbar in den Stufen Enterprise und Enterprise+ von Asana.

      Verwenden Sie private benutzerdefinierte Felder in Regeln und Bundles, um Workflows mit sensiblen Daten zu automatisieren, ohne die Sichtbarkeit von Feldern über die richtigen Personen hinaus zu erweitern.

      So funktioniert es

      • Wenn Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, sehen Sie das private Feld und seine Werte, oft mit der Kennzeichnung „Privat“, wenn Sie es in einer Regel oder einem Bundle hinzufügen oder verwalten.
      • Wenn Sie keine Berechtigung haben, wird das Feld als „Privates Feld“ angezeigt oder vollständig ausgeblendet, um den Datenschutz zu gewährleisten.
      • Regelfunktionalität: Regeln, die auf private Felder verweisen, werden weiterhin ausgeführt. Bei dynamischen Werten (z. B. eine Regel, die den Wert eines privaten Feldes zu einem Kommentar hinzufügt) werden Warnungen angezeigt, um eine versehentliche Offenlegung zu verhindern. Wenn sich Ihr Zugriff auf ein privates Feld ändert, zeigt die Regel möglicherweise einen Token anstelle des tatsächlichen Werts an. Verhalten von Bundles:
        • Erstellung: Konvertieren Sie ein Projekt in ein Bundle, werden nur private Felder, auf die Sie Zugriff haben, übernommen.
        • Installation: Bundles, die private Felder enthalten, werden vollständig installiert, aber diese privaten Felder bleiben für Benutzer ohne Berechtigung unsichtbar. Alle Regeln innerhalb des Bundles, die diese privaten Felder verwenden, funktionieren weiterhin korrekt. Duplizieren oder Vorlagen verwenden: Wenn Sie Projekte duplizieren oder Vorlagen mit Bundles verwenden, wird die Struktur der privaten Felder kopiert, aber ihre Werte werden nur kopiert, wenn der Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen verfügt.

        Wichtige Hinweise – bitte beachten

        • Umgang mit privaten Feldern: Wenn jemand Zugriff auf ein privates Feld hat, geben wir subtile visuelle Hinweise, um zu zeigen, dass er mit sensiblen Informationen arbeitet. Dies hilft, eine verantwortungsvolle Nutzung zu fördern, ohne dabei zu stören. – Nutzer, die keinen Zugriff auf ein privates Feld haben, sehen in einigen Fällen einen Platzhalter (z. B. „Privates Feld“) in Regeln oder Bundles. Dies behält die Struktur des Workflows bei, ohne sensible Details preiszugeben. Bearbeiten Sie das Bundle-Verhalten: Bundle-Administratoren benötigen Zugriff auf ein privates Feld, um es aus einem Bundle zu entfernen. Wenn sie keinen Zugriff haben, bleibt das Feld Teil der Einrichtung des Bundles, bis jemand mit Zugriff es aktualisiert. Das Feld bleibt sichtbar, aber seine Werte bleiben ausgeblendet. Regelbearbeitungszugriff: Wenn sich Ihr Zugriff auf ein privates Feld ändert – zum Beispiel, wenn es für eine kleinere Gruppe privat gemacht wird – können Sie den Teil einer Regel, der dieses Feld verwendet, möglicherweise nicht mehr bearbeiten. Der Rest der Regel bleibt bearbeitbar, und Sie können wieder vollen Zugriff erhalten, indem Sie entweder das Feld entfernen oder wieder in die Zugriffsliste aufgenommen werden. Hinweis zu dynamischen Werten: Während Warnungen angezeigt werden, wenn private Felder in dynamischen Werten verwendet werden, ist es möglich, dass jemand mit Zugriff auf das Feld absichtlich eine Automatisierung einrichtet, die den Wert an einer sichtbareren Stelle anzeigt – wie einen Aufgabentitel oder einen Kommentar. Beachten Sie dies, wenn Sie Workflows mit sensiblen Informationen entwerfen.

          Häufig gestellte Fragen

          Welche Arten von benutzerdefinierten Feldern werden nicht unterstützt?

          Derzeit werden private benutzerdefinierte Felder nicht unterstützt für:

          • Verwenden Sie Zeiterfassungsfelder, ID-Felder, App-verwaltete Felder, von Asana generierte Felder (z. B. Priorität, Vorlagenfelder) und integrierte Felder (z. B. Verantwortlicher, Fälligkeitsdatum).

            Verwenden Sie kürzere Wörter, wenn möglich. Sind alle Asana-Funktionen mit privaten Feldern kompatibel?

            Nein, verwenden Sie private Felder noch nicht in:

            • Formulare erstellen

            Erstellen und verwalten Sie Regeln mit privaten Feldern.

            • Nur Nutzer, die Zugriff auf das private Feld haben und das Projekt bearbeiten können, können Folgendes tun:
              • Fügen Sie private Felder zu einer Regel hinzu
              • Bearbeiten oder entfernen Sie private Felder innerhalb einer Regel
              • Zeigen Sie die Feldkonfiguration in der Regel an
              Nutzer ohne Zugriff auf das private Feld: Die Regel weiterhin sehen (wenn sie Zugriff auf das Projekt haben) Den privaten Feldnamen oder -wert in der Regeleinrichtung nicht sehen Die Regel weiterhin durch normale Aufgabenaktivität auslösen
            Was passiert, wenn jemand den Zugriff auf ein privates Feld verliert? Wenn ein Benutzer den Zugriff auf ein privates Feld verliert –
            • Sehen Sie die Regel weiterhin, wenn Sie Zugriff auf das Projekt haben
            • Können Sie den Teil der Regel, der auf das private Feld verweist, nicht anzeigen oder ändern
            • Wird die Regel weiterhin wie erwartet ausgeführt
            • Können Nutzer mit Zugriff auf das private Feld es weiterhin verwalten

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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