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Strukturieren Sie Ihre Projekte klar

In diesem Artikel

Effektive Projekte hängen von einer konsistenten Struktur ab. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie umsetzbare Aufgaben schreiben, wann Sie Unteraufgaben verwenden und wie Sie Abschnitte einrichten, die echten Arbeitsphasen entsprechen.

Machen Sie Aufgaben zur einzigen Informationsquelle

Eine Aufgabe sollte das Ergebnis, den Verantwortlichen und das Datum erfassen, damit jeder auf einen Blick antworten kann: „Wer erledigt was bis wann?“ Halten Sie den Titel handlungsorientiert, fügen Sie eine klare Beschreibung hinzu, legen Sie eine verantwortliche Person fest und geben Sie ein Fälligkeitsdatum an. Wenn Ihre Arbeit einer Triage oder Berichterstattung bedarf, fügen Sie ein paar benutzerdefinierte Felder hinzu (z. B. Priorität, Arbeitstyp), beginnen Sie jedoch klein, damit die Felder aussagekräftig bleiben.

Sie können eine Aufgabe auf drei verschiedene Arten erstellen:

  1. Über den + Erstellen-Button in der oberen Leiste
  2. Über die Schaltfläche + Aufgabe hinzufügen in einem Projekt
  3. Klicken auf + neben dem Abschnitt

Aufgabendetails

Eine wohlgeformte Aufgabe sollte jedem Teammitglied mitteilen, was passieren wird, wem sie gehört und wann sie fällig ist.

  1. Aufgabenname: Schreiben Sie einen klaren, handlungsorientierten Titel, der das Ergebnis angibt. Vermeiden Sie vage Beschriftungen.
    Beispiel: „Bereiten Sie die Tagesordnung für das vierteljährliche Planungsmeeting vor.“
  2. Verantwortlicher: Jede Aufgabe benötigt einen Verantwortlichen - die Person, die für die Erledigung verantwortlich ist. Weisen Sie es sofort (sich selbst oder dem richtigen Teamkollegen) zu, damit die Verantwortung eindeutig ist. Andere können als Beteiligte folgen.
  3. Beschreibung: Fügen Sie den für die Fertigstellung der Arbeit erforderlichen Kontext hinzu: Ziele, Anforderungen, Links. Fügen Sie unterstützende Materialien (Bilder, Diagramme, kurze Videos) hinzu, damit alles an einem Ort bleibt.
  4. Termine: Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, damit Priorität und Zeitplan klar sind. Wenn sich die Arbeit über mehrere Tage erstreckt, fügen Sie auch ein Startdatum hinzu.
  5. Beteiligte: Fügen Sie die Personen hinzu, die Transparenz benötigen. Diese erhalten Updates und können kommentieren, während die verantwortliche Person für die Lieferung verantwortlich bleibt.
Hinweis iconHinweis

Wenn die Arbeit verschiedene Ergebnisse umfasst, teilen Sie sie in mehrere Aufgaben auf und erstellen Sie ein Projekt, anstatt alles zu einer Aufgabe hinzuzufügen.

Verwenden Sie Unteraufgaben, um Aufgaben aufzuteilen

Unteraufgaben glänzen, wenn eine Aufgabe mehrere Beteiligte oder einzelne Schritte hat. Sie halten Verantwortlichkeiten und Termine frei, ohne den größeren Kontext der übergeordneten Aufgabe zu verlieren. Beschränken Sie die Tiefe auf eine Ebene. Die tiefe Verschachtelung verbirgt die Arbeit und erschwert das Scannen von Projekten.

Wann man eine Unteraufgabe nutzen sollte:

  • Ein Ergebnis in Übergaben zerlegen.
  • Zuweisen von Vor- oder Nachbereitungsmaßnahmen an verschiedene Personen, die an das gleiche Ergebnis gebunden sind.
  • Erfassen von Aktionselementen pro Prüfer für ein einzelnes Artefakt.

Unteraufgaben befinden sich im Design unter ihrer übergeordneten Aufgabe. Wenn Sie sie neben anderen Aufgaben (zum Sortieren, Gruppieren) auch im Projekt verwalten möchten, fügen Sie die Unteraufgabe zum Projekt hinzu und geben Sie ihr ein Fälligkeitsdatum. Dann verhält es sich wie eine übergeordnete Aufgabe in den Ansichten dieses Projekts.

Abschnitte

Sektionen sind das Fundament eines Projektes. Sie teilen Arbeit in Phasen oder Kategorien ein. Nennen Sie sie klar und ordnen Sie die Arbeitsabläufe.

Gute Muster zum Ausprobieren:

  • Phasenbasiert (z. B. Aufnahme, In Bearbeitung, Bereit zur Überprüfung, Fertig).
  • Stream-basiert (z. B. Design, Inhalt, Web).
Hinweis iconHinweis

Einfache Abschnittsnamen erleichtern später die Automatisierung.

Abschnitte erstellen

So erstellen Sie einen Abschnitt in Projekt:

  1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben der Schaltfläche Neu hinzufügen
  2. Klicken Sie auf Abschnitt hinzufügen
Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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