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Mise en place de l'extension Feuilles de temps et budgets

Dans cet article

Extension disponible pour les formules Starter, Advanced, Enterprise et Enterprise+.

L’extension Feuilles de temps et budgets d’Asana vous permet de suivre le temps effectif consacré aux tâches, d’anticiper les coûts et les revenus facturables et de les contrôler afin de garantir une facturation rapide et précise.

Cette extension favorise la coordination, améliore la visibilité et maximise l'impact de vos équipes.

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Les clients peuvent tester l'extension grâce à un essai en libre-service de 14 jours. 

Articles connexes

Inclus dans l'extension

Fonctionnalité

description

Feuilles de temps

Les feuilles de temps fournissent des données chronologiques précises pour suivre la progression et améliorer l'efficacité. Les feuilles de temps illustrent la distribution de votre temps sur une période donnée pour plusieurs flux de travail.


Les personnes qui soumettent des feuilles de temps peuvent les remplir et les envoyer aux réviseurs pour vérification/approbation.

Budgets

Planifiez et suivez les budgets des projets pour garantir leur bon déroulement.

Tarifs utilisateurs

Définissez les tarifs utilisateurs pour chaque projet afin de les intégrer automatiquement aux budgets.

Création de rapports liés au temps et aux coûts

Créez des rapports sur les saisies de temps par heure ou par coût. Comparez ainsi les estimations aux chiffres réels.

Améliorations apportées aux vues de gestion des ressources

Consultez les coûts dans les vues de gestion des ressources auxquelles l'utilisateur a accès dans le cadre de sa licence de gestion collaborative du travail, telles que le plan de capacité, les substituts et la gestion des ressources universelles (Enterprise et Enterprise+), ainsi que la gestion des ressources de portefeuille et de projet (Advanced, Enterprise et Enterprise+). Affichez le temps en fonction du projet sélectionné dans la gestion des ressources.

Améliorations apportées au suivi du temps (applications Web et mobile)

Accédez à des champs supplémentaires dans le suivi du temps sur mobile. Ils prennent en charge la saisie, le suivi et la facturation précis du temps, par exemple, les heures facturables/non facturables, un seul projet pour l'attribution du temps et la description.

Paramètres d'administration

Les administrateurs peuvent personnaliser la fonctionnalité Feuilles de temps et budgets de votre organisation dans la console d'administration.

Qui peut acheter cette extension ? 

Une licence pour l'extension Feuilles de temps et budgets peut être ajoutée à toute licence utilisateur Starter, Advanced, Enterprise et Enterprise+. Une fois l'achat effectué, un administrateur doit attribuer une licence à l'utilisateur dans la console d'administration pour lui donner accès à l'extension. Pour acheter cette extension, vous devez contacter votre représentant commercial Asana ou contacter directement notre service commercial.

Essai de l'extension

L'extension Feuilles de temps et budgets (TBAO) permet aux clients payants existants de tester l'extension en bénéficiant d'un essai en libre-service de 14 jours. Les administrateurs ou les responsables de la facturation peuvent démarrer l'essai depuis la console d'administration. Pendant que l'essai est actif, tous les membres de votre domaine y ont automatiquement accès ; les administrateurs n'ont donc pas besoin d'attribuer des licences une par une.

Gestion des licences et attribution des rôles de licence

Les administrateurs de domaine, les super administrateurs et les administrateurs de division peuvent attribuer des licences et désigner des rôles d'utilisateur dans l'extension.

Pour assurer la précision des processus, les feuilles de temps incluent deux rôles principaux : la personne ayant envoyé le temps et le réviseur de temps.

  • Un utilisateur qui envoie des feuilles de temps est un membre de l'équipe qui suit les heures consacrées à des tâches et à des projets spécifiques au sein d'Asana. Tous les utilisateurs disposant d'une licence d'extension Feuilles de temps et budgets sont automatiquement des utilisateurs qui envoient des feuilles de temps.
  • La désignation spéciale réviseur de temps peut être ajoutée à la licence d’une personne.  Il s'agit généralement des managers ou des superviseurs chargés de valider les feuilles de temps envoyées par les membres de leur équipe. Ils vérifient l'exactitude des heures enregistrées, puis approuvent ou rejettent la soumission.

Gestion manuelle des licences et attribution manuelle des rôles de licence

Pour attribuer manuellement des licences :

  1. Accédez à la console d'administration
  2. Cliquez sur l'onglet Membres
  3. Sélectionnez Feuilles de temps et budgets à côté du nom d’un utilisateur dans le menu déroulant de la colonne des extensions

Pour attribuer manuellement les rôles de réviseur :

  1. Cliquez sur les trois points à côté du nom de l’utilisateur
  2. Cliquez sur Profil
  3. Faites défiler jusqu'à Gestion des Feuilles de temps
  4. Cliquez sur l'icône Réviseur
  5. Sélectionnez un utilisateur que vous souhaitez désigner comme réviseur du temps.
    1. Remarque : si l'utilisateur que vous sélectionnez en tant que réviseur ne dispose pas encore d'une licence d'extension, elle lui sera attribuée quand il aura été sélectionné en tant que réviseur.
Note iconNote

Seuls les administrateurs et les super administrateurs peuvent désigner des réviseurs de temps dans la console d'administration.

Gestion groupée des licences et attribution des rôles de licence

Pour attribuer des licences et des rôles de réviseur de feuilles de temps de manière groupée, importez un modèle CSV terminé depuis la console d'administration. Dans le fichier CSV, ajoutez d'abord des feuilles de temps et budgets pour chaque utilisateur et réviseur dans la colonne des extensions. Cette étape attribue la licence. Ensuite, saisissez l'adresse e-mail d'un seul réviseur désigné dans la colonne Réviseur pour chaque utilisateur. 

  1. Cliquez sur votre icône de profil et sélectionnez Console d'administration dans le menu.
  2. Accédez à l'onglet Membre
  3. Cliquez sur le menu déroulant Importation/Exportation au format CSV
  4. Sélectionnez Exporter au format CSV
  5. Ajoutez le terme Feuilles de temps et budgets en face de chaque personne à qui vous souhaitez accorder l'accès dans la colonne Extensions. Voir l'image ci-dessous.
  6. Importez le fichier CSV via le bouton Importer le CSV situé en haut à droite dans l'onglet Membres.
  7. Vous recevrez une notification une fois l'importation terminée.

Paramètres de la console d'administration

Pour accéder aux paramètres des feuilles de temps et de l'allocation des ressources dans la console d'administration :

  1. Cliquez sur votre image de profil
  2. Sélectionnez console d'administration
  3. Dans la barre latérale, cliquez sur Paramètres
  4. Faites défiler vers le bas jusqu'à Feuilles de temps et allocation des ressources

Les paramètres suivants s’affichent :

  • Activer le suivi du temps : détermine si les champs Temps estimé et Temps effectif sont visibles dans les tâches et les projets.
  • Activer le temps facturable : active le statut Facturable pour les saisies de temps, permettant aux utilisateurs de marquer leurs heures enregistrées comme facturables ou non facturables.
  • Facturable par défaut : définit le statut facturable (ou non) par défaut pour toutes les nouvelles saisies de temps créées dans votre domaine.
  • Devise du budget pour le projet : sélectionne la devise par défaut utilisée pour tous les budgets de projet.
  • Processus d'approbation des feuilles de temps : configure le processus de la feuille de temps. Choisissez un processus d'approbations simple (Brouillon/Envoyer) ou complet (Brouillon/Envoyer/Approuver/Refuser).
  • Catégories de temps : appliquez une étiquette cohérente à chaque saisie de temps. Les administrateurs peuvent créer les options de catégorie et les collègues sélectionnent une catégorie lorsqu'ils enregistrent du temps. 
  • Verrouiller les saisies de temps passées : bloque automatiquement les saisies de temps après un nombre défini de semaines, empêchant toute modification par les utilisateurs non administrateurs.
  • Vues de l'allocation des ressources (plan de capacité et gestion des ressources) : contrôle l'accès aux fonctionnalités de gestion des ressources. Vous pouvez activer toutes les fonctionnalités (plans de capacité et gestion des ressources) ou fournir un accès plus limité aux vues de la gestion des ressources au sein des projets et des portefeuilles.
  • Travail général sur le projet : détermine si les utilisateurs peuvent enregistrer du temps directement sur un projet sans sélectionner de tâche spécifique.
  • Enregistrement de temps à l'avance : détermine jusqu'à quelle date les utilisateurs sont autorisés à enregistrer du temps à l'avance.
  • Rappels d'envoi : détermine à quel moment les utilisateurs reçoivent des rappels hebdomadaires pour envoyer leurs feuilles de temps.

Les super administrateurs et les administrateurs peuvent consulter ces paramètres, mais seuls les super administrateurs peuvent les modifier. Pour plus de détails sur ces autorisations, consultez l'article Les rôles d'administrateur et de super administrateur sur Asana.

Autorisations et contrôles d'accès pour les feuilles de temps

Afin de garantir l'exactitude et l'intégrité des données, l'extension Feuilles de temps et budgets applique des autorisations de modification spécifiques selon le cycle de vie d'une feuille de temps. Au fur et à mesure qu'une feuille de temps passe du statut Brouillon à Envoyée puis Approuvée, les possibilités de modification des saisies de temps se réduisent.

Restrictions de modification par statut

  • Brouillon : La personne à l'origine de l'envoi de la feuille de temps et son réviseur peuvent tous deux créer, modifier ou supprimer des saisies de temps.
  • Envoyée : Une fois qu'une feuille de temps est envoyée, la personne à l'origine de l'envoi ne peut plus y accéder qu'en lecture seule afin d'éviter toute modification pendant le processus de révision. Le réviseur conserve la possibilité de modifier ou de supprimer des saisies afin d'apporter les corrections nécessaires avant l'approbation.
  • Approuvée : Une fois la feuille de temps approuvée, elle est verrouillée tant pour l'auteur que pour le réviseur. Aucun d'eux ne peut modifier l'enregistrement historique, sauf si l'approbation est annulée.

Dérogation administrateur : les administrateurs de domaine et les super administrateurs disposent d'autorisations illimitées pour consulter, modifier ou supprimer des saisies de temps, quel que soit leur statut. Cela garantit que les enregistrements historiques peuvent être corrigés même après leur approbation.

Rappel et modification du statut

Si une feuille de temps est verrouillée en raison de son statut, les personnes à l'origine de l'envoi et les réviseurs peuvent utiliser les actions de rappel pour rétablir le statut précédent et retrouver le droit de modification.

  • Annulation d'envoi : si la personne à l'origine de l'envoi constate une erreur, elle peut sélectionner Annuler sur la feuille de temps envoyée. La feuille de temps repasse alors au statut Brouillon, permettant de modifier les saisies avant un nouvel envoi. Remarque : une fois approuvée, l'envoi de la feuille de temps ne peut plus être annulé par son auteur.
  • Annulation de l'approbation : les réviseurs peuvent sélectionner Annuler une feuille de temps approuvée afin de révoquer son approbation. Des corrections restent ainsi possibles après approbation si une erreur est découverte ultérieurement.
  • Envoyer à nouveau la feuille de temps rejetée : les réviseurs peuvent renvoyer une feuille de temps précédemment rejetée, simplifiant ainsi le processus une fois les corrections apportées.

Activité relative au statut de la feuille de temps Pour garantir la transparence et la responsabilisation, tous les changements de statut (y compris les envois, approbations, rejets et rappels) sont enregistrés dans le journal d'activité du statut de la feuille de temps.

Exigences en matière de visibilité pour les administrateurs

Bien que les administrateurs de domaine et les super administrateurs disposent de capacités de modification prioritaires, ils n'ont pas automatiquement accès à la vue personnelle des feuilles de temps de chaque utilisateur.

Note iconNote

Les administrateurs et les super administrateurs ne peuvent consulter les feuilles de temps d'un utilisateur que s'ils disposent d'une licence Feuilles de temps et budgets et sont désignés comme responsables de la vérification du temps pour cet utilisateur.

Foire aux questions

Quelles formules Asana prennent en charge l'extension Feuilles de temps et budgets ?

L'extension Feuilles de temps et budgets est disponible pour les formules Starter, Advanced, Enterprise et Enterprise+.

Quelle est la différence entre une personne ayant envoyé le temps et un réviseur de temps ?

Une personne ayant envoyé le temps suit les heures consacrées à des tâches et à des projets (tous les utilisateurs disposant d'une licence pour l'extension sont automatiquement des utilisateurs qui envoient des feuilles de temps). En revanche, un approbateur des feuilles de temps est généralement un manager ou un superviseur qui examine, vérifie et approuve ou refuse les feuilles de temps envoyées.

Les administrateurs peuvent-ils consulter toutes les feuilles de temps de leur organisation ?

Les administrateurs et les super administrateurs ne peuvent consulter les feuilles de temps d'un utilisateur que s'ils disposent d'une licence Feuilles de temps et budgets et sont désignés comme responsables de la vérification du temps pour cet utilisateur.

Les personnes qui envoient des feuilles de temps peuvent-elles modifier leurs feuilles de temps après les avoir envoyées ?

Une fois qu'une feuille de temps est envoyée, la personne à l'origine de l'envoi ne peut plus y accéder qu'en lecture seule, mais elle peut annuler l'envoi afin de faire repasser la feuille de temps au statut Brouillon pour la modifier avant de la renvoyer (remarque : une fois approuvée, l'envoi de la feuille de temps ne peut plus être annulé).

Note iconNote

Cet article a été traduit par l’IA.

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Comment configurer l'extension Feuilles de temps et budgets | Centre d'aide Asana