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Extension Feuilles de temps et budgets

Dans cet article

Extension disponible pour les formules Starter, Advanced, Enterprise et Enterprise+.

L’extension Feuilles de temps et budgets d’Asana vous permet de suivre le temps effectif consacré au travail, d’anticiper les coûts et les revenus facturables et de les contrôler afin de garantir une facturation rapide et précise.

Cette extension favorise la coordination, améliore la visibilité et maximise l’impact de vos équipes.

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Inclus dans l’extension

Fonctionnalité

Description

Feuilles de temps

Les feuilles de temps vous fournissent des données de temps précises pour suivre la progression et gagner en efficacité. Les feuilles de temps illustrent la distribution de votre temps sur une période donnée pour plusieurs flux de travail.


Les personnes qui soumettent des feuilles de temps peuvent les terminer et les envoyer aux réviseurs pour vérification/approbation.

Budgets

Planifiez et suivez les budgets des projets pour garantir leur bon déroulement.

Tarifs utilisateurs

Définissez les tarifs utilisateurs pour chaque projet afin de les intégrer automatiquement dans les budgets.

Rapports sur le temps et les coûts

Créez des rapports sur les saisies de temps par heure ou par coût. Comparez ainsi les estimations aux chiffres réels.

Améliorations apportées aux vues de gestion des ressources

Consultez les coûts dans les vues de gestion des ressources auxquelles l’utilisateur a accès dans le cadre de sa licence de gestion collaborative du travail, telles que le plan de capacité, les substituts et la gestion des ressources universelles (Enterprise et Enterprise+), ainsi que la gestion des ressources de portefeuille et de projet (Advanced, Enterprise et Enterprise+). Affichez le temps en fonction du projet sélectionné dans la gestion des ressources.

Améliorations apportées au suivi du temps (Web et mobile)

Accédez à des champs supplémentaires dans le suivi du temps. Ils prennent en charge la saisie, le suivi et la facturation précis du temps, par exemple, les heures facturables/non facturables, un seul projet pour l’attribution du temps et les descriptions.

Paramètres d’administration

Les administrateurs peuvent personnaliser la fonctionnalité Feuilles de temps et budgets de votre organisation dans la console d’administration.

Qui peut acheter cette extension ? 

Une licence pour l’extension Feuilles de temps et budgets peut être ajoutée à toute licence utilisateur Starter, Advanced, Enterprise et Enterprise+. Une fois l’achat effectué, un administrateur doit attribuer une licence à l’utilisateur dans la console d’administration pour lui donner accès à l’extension. Pour acheter l’extension, vous devez contacter votre représentant commercial Asana ou contacter directement le service commercial.

Gestion des licences et attribution des rôles de licence

Les administrateurs de domaine, les super administrateurs et les administrateurs de division peuvent attribuer des licences et désigner des rôles d’utilisateur dans l’extension.

Pour assurer la précision des processus, les feuilles de temps incluent deux rôles principaux : les personnes qui envoient les feuilles de temps et les réviseurs.

  • Un utilisateur qui envoie des feuilles de temps est un membre de l’équipe qui suit les heures consacrées à des tâches et à des projets spécifiques au sein d’Asana. Tous les utilisateurs disposant d’une licence d’extension Feuilles de temps et budgets sont automatiquement des utilisateurs qui envoient des feuilles de temps.
  • La désignation spéciale réviseur des feuilles de temps peut être ajoutée à la licence d’une personne.  Il s’agit généralement des managers ou des superviseurs chargés de valider les feuilles de temps envoyées par les membres de leur équipe. Ils vérifient l’exactitude des heures enregistrées, puis approuvent ou rejettent la soumission.

Gestion manuelle des licences et attribution manuelle des rôles de licence

Pour attribuer manuellement des licences :

  1. Accédez à la console d’administration.
  2. Cliquez sur l’onglet Membres.
  3. Sélectionnez Feuilles de temps et budgets à côté du nom d’un utilisateur dans le menu déroulant de la colonne des extensions.

Pour attribuer manuellement les rôles de réviseur :

  1. Cliquez sur l’icône à trois points à côté du nom de l’utilisateur.
  2. Cliquez sur Profil.
  3. Faites défiler jusqu’à Gestion des feuilles de temps.
  4. Cliquez sur l’icône Réviseur
  5. Sélectionnez un utilisateur que vous souhaitez désigner comme réviseur.
    1. Remarque : si l’utilisateur que vous sélectionnez en tant que réviseur ne dispose pas encore d’une licence d’extension, elle lui sera attribuée quand il aura été sélectionné en tant que réviseur.
Note iconNote

Seuls les administrateurs et les super administrateurs peuvent désigner des réviseurs de feuilles de temps dans la console d’administration.

Gestion groupée des licences et attribution des rôles de licence

Pour attribuer des licences et des rôles de réviseur de feuilles de temps de manière groupée, importez un modèle CSV terminé depuis la console d’administration. Dans le fichier CSV, ajoutez d’abord des feuilles de temps et des budgets pour chaque utilisateur et réviseur dans la colonne des extensions. Cette étape attribue la licence. Ensuite, saisissez l’adresse e-mail d’un seul réviseur désigné dans la colonne Réviseur pour chaque utilisateur. 

  1. Cliquez sur l’icône de votre profil et sélectionnez Console d’administration.
  2. Accédez à l’onglet Membres.
  3. Cliquez sur le menu déroulant Importation/Exportation au format CSV.
  4. Sélectionnez Exporter au format CSV
  5. Dans la colonne Extensions, ajoutez le terme Feuilles de temps et budgets en face de chaque personne à qui vous souhaitez accorder l’accès. Voir l’image ci-dessous.
  6. Dans l’onglet Membres, importez le fichier CSV via le bouton Importer le CSV situé en haut à droite.
  7. Vous recevrez une notification une fois l’importation terminée.

Accéder aux feuilles de temps

Les feuilles de temps vous fournissent des données de temps précises pour suivre la progression et gagner en efficacité. Les feuilles de temps illustrent la distribution de votre temps sur une période donnée pour plusieurs flux de travail.

Pour accéder aux feuilles de temps, accédez à la barre latérale et cliquez sur Feuilles de temps. Vous pouvez ajouter des projets à la feuille de temps à partir du bouton + Ajouter un projet et des tâches à partir de la ligne + Ajouter une tâche. 

Enregistrer le temps passé et envoyer des feuilles de temps

Lorsque vous ouvrez une feuille de temps, la plage appropriée des feuilles de temps correspondant aux tâches ou projets pour lesquels le temps a déjà été suivi et renseigné se remplit automatiquement. 

Pour enregistrer le temps passé sur un projet dans la feuille de temps, ouvrez la flèche du menu déroulant du projet. Vous pouvez ajouter du temps à une tâche spécifique ou au projet général. Vous pouvez également sélectionner des projets et/ou des tâches à partir des recommandations.

Lorsque vous ajoutez du temps, vous pouvez indiquer s’il est facturable ou non, et détailler le travail effectué dans les descriptions. L’extension active également ces champs de suivi du temps sur mobile.

Les durées totales sont additionnées en bas et à droite.

Note iconNote

Lorsque vous ajoutez du temps directement à partir d’une tâche qui appartient à plusieurs projets, vous devez choisir celui dans lequel elle est comptabilisée. 

Pour envoyer une feuille de temps, cliquez sur le bouton Envoyer en haut à droite. Vous pouvez ajouter des notes si nécessaire. La feuille de temps est ensuite envoyée au réviseur désigné pour approbations.

Un utilisateur peut modifier les feuilles de temps qu’il a envoyées pendant une semaine avant qu’elles ne soient approuvées.

  • Accédez à vos feuilles de temps.
  • Cliquez sur En cours de vérification.
  • Cliquez sur Annuler l’envoi.

Enregistrer le temps passé pour le compte d’autres personnes

Les évaluateurs de feuilles de temps peuvent enregistrer des entrées de temps au nom des utilisateurs qu’ils évaluent. Cette fonctionnalité est utile pour corriger les entrées manquantes ou aider les membres de l’équipe à tenir leurs journaux.

  1. Ouvrez la fenêtre de saisie du temps et cliquez sur Ajouter du temps.
  2. Cliquez sur le menu déroulant Enregistreur (qui correspond par défaut à votre profil).
  3. Sélectionnez le nom de l’auteur pour lequel vous souhaitez enregistrer le temps.
  4. Saisissez le temps et les détails comme d’habitude.

Pré-remplissage des feuilles de temps

Les utilisateurs qui envoient des feuilles de temps peuvent choisir d’ajouter automatiquement les tâches qui leur sont attribuées et qui sont dues au cours de la semaine en cours. Ce paramètre vous permet de commencer chaque semaine avec une feuille de temps qui comprend déjà le travail que vous devez suivre.

Pre-populate timesheets

Pour activer cette option, ouvrez les feuilles de temps dans la barre latérale, cliquez sur les trois points en haut à droite de la page, puis sélectionnez Paramètres des feuilles de temps. Sous Préremplir la feuille de temps, activez Ajouter automatiquement les tâches qui me sont attribuées et qui sont à terminer chaque semaine, puis sélectionnez Enregistrer.

Une fois activé, ce paramètre ajoute les tâches qui répondent à ces critères à la feuille de temps de la semaine en cours. Vous pouvez toujours ajouter, modifier ou supprimer des tâches et des entrées de temps à tout moment.

Supprimer une tâche ou un projet des feuilles de temps

Pour supprimer une tâche ou un projet d’une feuille de temps, vous devez d’abord supprimer toutes les saisies de temps associées.

  • Passez le curseur de votre souris sur la tâche ou le projet que vous souhaitez supprimer.
  • Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris.
  • Cliquez sur Retirer de la feuille de temps.

Onglet de vérification du temps

Les utilisateurs désignés comme réviseurs de feuilles de temps ont accès à une vue dédiée. Celle-ci affiche les personnes qui leur envoient des feuilles de temps et les informations essentielles de la feuille de temps dans un délai spécifié. Les réviseurs peuvent consulter les heures enregistrées au cours de la semaine, avant l’envoi de la feuille de temps.

Pour afficher les détails de la feuille de temps d’un utilisateur, passez le curseur sur son nom. Le texte « Afficher la feuille de temps » apparaîtra. Cliquez dessus pour accéder à une vue détaillée de la feuille de temps de l’utilisateur.

Filtrer et trier

Les réviseurs de feuilles de temps peuvent afficher uniquement des utilisateurs spécifiques à l’aide du filtre Personnes.

  1. Cliquez sur le filtre Personnes.
  2. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez voir dans l’onglet Vérification du temps.
  3. Cliquez sur Enregistrer la vue pour sauvegarder votre sélection.

Les réviseurs de feuilles de temps peuvent modifier l’ordre d’affichage des membres de l’équipe à l’aide de la fonctionnalité Trier.

  • Cliquez sur le bouton Trier.
  • Sélectionnez l’option de tri de votre choix : alphabétique, temps total ou temps facturable.
  • Cliquez sur Enregistrer la vue pour appliquer le nouvel ordre.

Approuver ou rejeter les feuilles de temps

Un réviseur des feuilles de temps peut approuver ou rejeter les feuilles de temps.

  1. Accédez à l’onglet Vérification du temps.
  2. Pour une personne ayant envoyé une feuille de temps, cliquez sur À vérifier.
  3. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Approuver ou Rejeter.

Note iconNote

Un réviseur des feuilles de temps est en mesure d’annuler une approbation en cliquant sur Approuvé ou Rejeté, puis sur Annuler l’approbation dans la fenêtre contextuelle. Cette action dépend des paramètres du processus d’approbation des feuilles de temps définis dans la console d’administration. 

Les utilisateurs chargés de la vérification et de la soumission des feuilles de temps reçoivent une notification les informant du changement de statut.

Notification pour le réviseur des feuilles de temps

Notification pour les utilisateurs ayant envoyé une feuille de temps

Exporter des saisies de temps 

Pour exporter des saisies de temps :

  1. Accédez au projet souhaité.
  2. Cliquez sur le menu déroulant à côté du nom du projet
  3. Cliquez sur Synchroniser/Exporter.
  4. Sélectionnez Saisies de temps au format CSV.

L’exportation indique si le temps est facturable ou non dans le projet.

Les réviseurs de feuilles de temps peuvent également exporter à partir de la vue Vérification du temps. Lorsque vous exportez à partir de la vue Feuilles de temps, vous pouvez utiliser le sélecteur de plage de temps pour choisir la période exacte des entrées de temps que vous souhaitez inclure dans votre fichier CSV.

Pour exporter à partir de cette vue :

  1. Accédez à Feuilles de temps dans la barre latérale gauche
  2. Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté de Feuilles de temps en haut à droite
  3. Sélectionnez l’option d’exportation disponible pour votre rôle
    • Vérificateurs de feuilles de temps : cliquez sur Exporter au format CSV les saisies de temps des personnes ayant envoyé une feuille de temps pour télécharger les feuilles de temps des utilisateurs spécifiques qui vous sont attribuées.
    • Super administrateurs : cliquez sur Exporter les entrées de temps de tout le monde au format CSV pour extraire toutes les entrées de temps de l’ensemble du domaine.
  4. Choisissez la plage de dates souhaitée à l’aide du sélecteur de plage de dates, et le fichier CSV sera généré

Budgets de projet

Les budgets de projet vous permettent de planifier et de prévoir les budgets.

Accéder aux budgets de projet

Vous pouvez accéder aux budgets de projet de deux manières :

  1. Cliquez sur le menu déroulant à côté du nom de votre projet et sélectionnez Définir le budget du projet.
  2. Accédez à l’onglet Aperçu de votre projet, faites défiler vers le bas jusqu’à la barre de budget et cliquez sur le bouton des paramètres  dans la barre.
Note iconNote

Vous devez être administrateur de projet pour accéder aux budgets de projet.

Barre de progression des budgets de projet

La barre de progression vous indique la quantité de travail réel effectué par rapport au travail planifié, ainsi que la quantité restante.

Définir des seuils de notification pour les budgets

Un utilisateur peut indiquer un seuil à partir duquel il souhaite être informé de l’avancement du budget. 

Pour activer la notification budgétaire :

  1. Ouvrez la fenêtre du budget dans un projet avec un budget configuré
  2. Activez le paramètre des notifications de seuil
  3. Indiquez à quelle valeur les coûts réels doivent être comparés et à quel pourcentage l’utilisateur souhaite être informé.

Cumul des budgets de projets dans les portefeuilles

Les utilisateurs peuvent afficher les budgets de plusieurs projets au niveau du portefeuille pour comprendre les agrégations de coûts ou de temps, en fonction du type de budget d’un projet.

  1. Accédez à la vue Liste du portefeuille.
  2. Assurez-vous que les projets avec des budgets définis ont été ajoutés. (Remarque : utilisez « Ajouter des éléments » pour ajouter des projets.)
  3. Cliquez sur l’icône + dans le coin droit de la vue Liste pour ajouter un nouveau champ.
  4. Sélectionnez l’une des options de budget pour ajouter des cumuls :
    1. Budget (temps) : ajoute des cumuls pour le temps estimé (total), le temps effectif (total) et le temps budgétisé.
    2. Budget (coûts) : ajoute des cumuls pour les coûts estimés (total), les coûts réels (total) et les coûts budgétisés.

Note iconNote

Les cumuls de coûts ne sont visibles que par les utilisateurs disposant des autorisations appropriées.

Choisir un type de budget

Vous pouvez suivre votre budget en fonction des heures ou des coûts. Vous pouvez également basculer entre les deux.

Définir les tarifs des personnes (mesure des coûts)

Si vous avez choisi les Coûts comme type de mesure, vous pouvez définir des tarifs horaires pour les personnes travaillant sur le projet. Ce tarif peut également être maintenu dans la vue Plan de capacité.

Pour définir un tarif pour une personne ou un substitut :

  1. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Personnes et tarifs dans les paramètres du budget du projet.
  2. Cliquez à l’intérieur de la barre de recherche Ajouter des personnes et sélectionnez des personnes ou des substituts.
  3. Saisissez ou sélectionnez des personnes et cliquez sur Ajouter pour les ajouter à votre groupe de ressources.
  4. Cliquez sur la case Tarif et saisissez un nombre. 
  5. Cliquez sur X pour supprimer le tarif du budget
  6. Cliquez sur Enregistrer les tarifs pour enregistrer les nouvelles modifications apportées à la section Personnes et tarifs.

Quelques remarques supplémentaires :

  • Les substituts et les plans de capacité sont disponibles dans les formules Enterprise et Enterprise+. Les utilisateurs doivent donc disposer d’une licence Enterprise ou Enterprise+ de base pour utiliser ces fonctionnalités avec l’extension Feuilles de temps et budgets.
  • Les utilisateurs peuvent définir jusqu’à 500 personnes ou substituts dans le groupe de ressources de chaque projet.
  • Il n’est pas nécessaire d’être membre du projet pour figurer dans la liste des tarifs. Si une personne quitte le projet à mi-parcours, son tarif apparaîtra toujours dans le groupe des ressources et devra être supprimé manuellement. 

Ajout groupé d’équipes et de tarifs aux projets

Si vous êtes administrateur du projet, vous pouvez ajouter de manière groupée plusieurs équipes Asana à un projet, ce qui vous permet de doter vos projets en personnel rapidement, de manière cohérente et toujours aux tarifs corrects et standardisés.

Pour ajouter des équipes à des projets :

  1. Saisissez le nom de l’équipe
  2. La recherche trouvera les équipes auxquelles vous avez accès, y compris celles auxquelles vous appartenez et les équipes publiques
  3. Sélectionnez une équipe dans les résultats de recherche en cliquant dessus ou en utilisant votre clavier
Note iconNote

Les équipes comptant plus de 200 membres ne peuvent pas être ajoutées de manière groupée et apparaîtront en gris dans les résultats de recherche. Un projet ne peut pas compter plus de 500 personnes. Le système vous empêchera d’ajouter des équipes qui dépasseraient cette limite.

Lorsque vous cliquez pour ajouter une équipe sélectionnée, le système prend un instantané unique de la composition actuelle de l’équipe. Il ajoute individuellement chaque personne de cette équipe à la liste de configuration du budget de votre projet. Si une personne figure déjà dans la liste du projet ou si elle est membre de plusieurs équipes que vous avez sélectionnées, elle n’apparaîtra qu’une seule fois.

Note iconNote

Il ne s’agit pas d’une synchronisation dynamique. Si de nouvelles personnes sont ajoutées à l’équipe Asana ultérieurement, elles ne seront pas automatiquement ajoutées à ce projet. Vous devrez les ajouter séparément.

Importer des tarifs avec des personnes

 Si vos équipes ont des tarifs définis dans un champ personnalisé basé sur des chiffres, vous pouvez les importer directement.

Pour importer des tarifs :

  1. À côté de chaque pastille d’équipe sélectionnée, un menu déroulant apparaît. Ce menu répertorie tous les champs personnalisés numériques de cette équipe que vous êtes autorisé à voir.
  2. Sélectionnez le champ personnalisé souhaité
Note iconNote

Tous les nombres seront automatiquement arrondis à deux décimales. Si le format du champ est un pourcentage, il sera converti en nombre.

Afin d’éviter toute perte accidentelle de données, le système ne remplace pas automatiquement les tarifs. Il importera tous les tarifs et vous demandera de les résoudre manuellement. 

Coût ou temps estimé

Pour le coût estimé, vous avez le choix entre deux sources : les plans de capacité ou les tâches.

Plans de capacité

Disponible dans les formules Enterprise et Enterprise+.

Au fur et à mesure que les membres de l’équipe sont affectés au projet, vous pouvez consulter la répartition des coûts dans la vue Plan de capacité, en fonction des tarifs.

Le coût total par personne apparaîtra sur le plan de capacité, et la somme sera visible sur le budget du projet.

Tâches

Si l’allocation est effectuée en fonction du temps estimé des tâches, celle-ci sera directement liée au projet pour en fournir le budget, en heures ou en coûts, selon ce que vous avez sélectionné.

Coût ou temps effectif

Le coût effectif est calculé en fonction du temps effectif enregistré dans le suivi du temps ou dans les feuilles de temps, au fur et à mesure de son envoi. Vous pouvez ventiler les coûts réels en fonction de leur caractère facturable ou non facturable, ou de leur durée. Cela dépendra de la façon dont vous avez configuré le coût effectif.

Coûts dans la gestion des ressources

Une fois les tarifs définis, vous pouvez afficher les coûts dans les vues de planification de la capacité et de la charge de travail.

  1. Accédez à la vue Gestion des ressources ou Planification des capacités.
  2. Dans le menu déroulant de l’effort, sélectionnez Temps estimé ou Temps effectif. Activez ensuite l’option Coût. 

Les données relatives aux coûts sont conçues de manière à ce qu’elles ne puissent être modifiées et consultées que par les personnes autorisées.

  • Gestion des tarifs : seuls les administrateurs de projet peuvent définir les tarifs horaires des utilisateurs au sein d’un projet individuel.
  • Visibilité des coûts : seuls les  administrateurs d’un projet donné pourront voir les données de coût qui y sont associées dans les vues Gestion des ressources et Plan de capacité.

Rapports sur le temps et les coûts

Consultez notre article dédié à la création de rapports avec l’extension Feuilles de temps et budgets.

Paramètres de la console d’administration

Pour accéder aux paramètres des feuilles de temps et de l’allocation des ressources dans la console d’administration :

  1. Cliquez sur votre image de profil
  2. Sélectionnez console d’administration
  3. Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale
  4. Faites défiler vers le bas jusqu’à Feuilles de temps et allocation des ressources

Les paramètres suivants s’affichent :

  • Activer le suivi du temps : détermine si les champs Temps estimé et Temps effectif sont visibles sur les tâches et les projets.
  • Activer le temps facturable : active le statut Facturable pour les saisies de temps, qui permet aux utilisateurs de marquer leurs heures enregistrées comme facturables ou non facturables.
  • Facturable par défaut : définit le statut facturable par défaut (facturable ou non facturable) pour toutes les nouvelles saisies de temps créées dans votre domaine.
  • Devise du budget pour le projet : sélectionne la devise par défaut qui sera utilisée pour tous les budgets de projet.
  • Processus d’approbation des feuilles de temps : configure le processus de feuille de temps. Choisissez un processus d’approbations simple (Rédiger une ébauche/Envoyer) ou complet (Rédiger une ébauche/Envoyer/Approuver/Refuser).
  • Catégories de temps : appliquez une étiquette cohérente à chaque saisie de temps. Les administrateurs peuvent créer les options de catégorie et les collègues sélectionnent une catégorie lorsqu’ils enregistrent du temps. 
  • Verrouiller les saisies de temps passées : verrouille automatiquement les saisies de temps après un nombre défini de semaines, empêchant toute modification par des utilisateurs non administrateurs.
  • Vues de l’allocation des ressources (plan de capacité et gestion des ressources) : contrôle l’accès aux fonctionnalités de gestion des ressources. Vous pouvez activer toutes les fonctionnalités (plans de capacité et gestion des ressources) ou fournir un accès plus limité aux vues de la gestion des ressources au sein des projets et des portefeuilles.
  • Travail général sur le projet : contrôle si les utilisateurs peuvent enregistrer du temps directement sur un projet sans sélectionner de tâches spécifiques.
  • Enregistrement de temps à l’avance : contrôle la période pendant laquelle les utilisateurs sont autorisés à enregistrer du temps à l’avance.
  • Rappels de soumission : contrôle le moment où les utilisateurs reçoivent des rappels hebdomadaires pour soumettre leurs feuilles de temps.

Les super administrateurs et les administrateurs peuvent afficher ces paramètres, mais seuls les super administrateurs peuvent les modifier. Pour en savoir plus sur ces autorisations, consultez l’article Les rôles d’administrateur et de super administrateur sur Asana.

Travail facturable et non facturable

Les administrateurs définissent si les saisies de temps peuvent être marquées comme facturables pour leur domaine dans la console d’administration.

  1. Accédez à la console d’administration
  2. Accédez à l’onglet Paramètres.
  3. Faites défiler vers le bas jusqu’à Feuilles de temps et allocation des ressources
  4. Vous pouvez alors activer le suivi du temps, définir vos préférences en matière de temps facturable et de feuilles de temps, et afficher les ressources.

Autorisations et contrôle d’accès aux feuilles de temps

Pour garantir l’exactitude et l’intégrité des données, l’extension Feuilles de temps et budgets applique des autorisations de modification spécifiques en fonction du cycle de vie d’une feuille de temps. Au fur et à mesure qu’une feuille de temps passe de Brouillon à Envoyée et enfin Approuvée, la possibilité de modifier les saisies de temps devient plus restreinte.

Restrictions de modification par statut

  • Brouillon : l’auteur et le réviseur qui lui est assigné peuvent créer, modifier ou supprimer des saisies de temps.
  • Soumis : une fois qu’une feuille de temps est soumise, l’auteur ne peut plus que la consulter pour éviter les modifications pendant le processus de révision. Le réviseur conserve la possibilité de modifier ou de supprimer des entrées pour apporter les corrections nécessaires avant les approbations.
  • Approuvé : une fois approuvée, la feuille de temps est verrouillée à la fois pour l’auteur et pour le réviseur. Ni l’un ni l’autre ne peut modifier l’historique des enregistrements, sauf si les approbations sont retirées.

Remplacement par l’administrateur : les administrateurs de domaine et les super administrateurs disposent d’autorisations illimitées pour afficher, modifier ou supprimer des entrées de temps, quel que soit leur statut. Cela garantit que les enregistrements historiques peuvent être corrigés même après les approbations.

Rappel et modification du statut

Si une feuille de temps est verrouillée en raison de son statut, les auteurs et les réviseurs peuvent utiliser les actions de rappel pour rétablir le statut et retrouver l’accès à la modification.

  • Rappel de l’envoi : si un émetteur se rend compte qu’il a commis une erreur, il peut sélectionner Rappel sur une feuille de temps envoyée. La feuille de temps repasse alors au statut Brouillon, ce qui permet de modifier les entrées avant de la soumettre à nouveau. Remarque : une soumission ne peut pas être rappelée par l’auteur une fois qu’elle a été approuvée.
  • Rappel d’approbation : les réviseurs peuvent sélectionner Rappel sur une feuille de temps approuvée pour annuler l’approbation. Cela permet d’apporter des corrections après l’approbation si une erreur est découverte ultérieurement.
  • Soumettre à nouveau les feuilles de temps rejetées : les réviseurs ont la possibilité de soumettre à nouveau une feuille de temps précédemment rejetée, ce qui simplifie le processus si les corrections nécessaires ont été apportées.

Activité de statut des feuilles de temps Pour assurer la transparence et la responsabilisation, tous les changements de statut, y compris les soumissions, les approbations, les rejets et les rappels, sont enregistrés dans le journal d’activité de statut des feuilles de temps.

Exigences de visibilité de l’administrateur

Bien que les administrateurs de domaine et les super administrateurs disposent de capacités de remplacement pour la modification, ils n’ont pas automatiquement accès à la vue de feuille de temps Personal de chaque utilisateur.

Note iconNote

Les administrateurs et les super administrateurs ne peuvent voir les feuilles de temps d’un utilisateur que s’ils disposent d’une licence Feuilles de temps et budgets et s’ils sont désignés comme réviseurs de temps de cet utilisateur.

Note iconNote

Cet article a été traduit par l’IA.

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