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Extension Feuilles de temps et budgets

Dans cet article

Extension disponible pour les formules Starter, Advanced, Enterpriseet Enterprise+.

L’extension Feuilles de temps et budgets d’Asana vous permet de suivre le temps effectif consacré aux tâches, d’anticiper les coûts et les revenus facturables et de les contrôler afin de garantir une facturation rapide et précise.

Cette extension favorise la coordination, améliore la visibilité et maximise l’impact de vos équipes.

Articles connexes

Inclus dans l’extension

Fonctionnalité

Description

Feuilles de temps

Les feuilles de temps fournissent des données chronologiques précises pour suivre la progression et améliorer l’efficacité. Les feuilles de temps illustrent la distribution de votre temps sur une période donnée pour plusieurs flux de travail.


Les personnes qui soumettent des feuilles de temps peuvent les remplir et les envoyer aux réviseurs pour vérification/approbation.

Budgets

Planifiez et suivez les budgets des projets pour garantir leur bon déroulement.

Tarifs utilisateurs

Définissez les tarifs utilisateurs pour chaque projet afin de les intégrer automatiquement aux budgets.

Création de rapports liés au temps et aux coûts

Créez des rapports sur les saisies de temps par heure ou par coût. Comparez ainsi les estimations aux chiffres réels.

Améliorations apportées aux vues de gestion des ressources

Consultez les coûts dans les vues de gestion des ressources auxquelles l’utilisateur a accès dans le cadre de sa licence de gestion collaborative du travail, telles que le plan de capacité, les substituts et la gestion des ressources universelles (Enterprise et Enterprise+), ainsi que la gestion des ressources de portefeuille et de projet (Advanced, Enterprise et Enterprise+). Affichez le temps en fonction du projet sélectionné dans la gestion des ressources.

Améliorations apportées au suivi du temps (applications Web et mobile)

Accédez à des champs supplémentaires dans le suivi du temps sur mobile. Ils prennent en charge la saisie, le suivi et la facturation précis du temps, par exemple, les heures facturables/non facturables et les descriptions.

Paramètres d'administration

Les administrateurs peuvent personnaliser la fonctionnalité Feuilles de temps et budgets de votre organisation dans la console d’administration.

Qui peut acheter cette extension ? 

Une licence pour l'extension Feuilles de temps et budgets peut être ajoutée à toute licence utilisateurStarter,Advanced, Enterprise et Enterprise+. Une fois l'achat effectué, un administrateur doit attribuer une licence à l'utilisateur dans la console d'administration pour lui donner accès à l'extension. Pour acheter cette extension, vous devez contacter votre représentant commercial Asana ou contactez directement notre service commercial.

Gestion des licences et attribution des rôles de licence

Les administrateurs de domaine, les super administrateurs et les administrateurs de division peuvent attribuer des licences et désigner des rôles d'utilisateur dans l'extension.

Pour assurer la précision des workflows, les

feuilles de temps incluent deux rôles principaux : les personne ayant envoyé le temps et les réviseur de temps.

  • Une personne ayant envoyé le temps est un membre de l’équipe qui suit les heures consacrées à des tâches et à des projets spécifiques au sein d’Asana. Tous les utilisateurs disposant d'une licence pour l'extension Feuille de temps et budgets sont automatiquement des utilisateurs qui envoient des feuilles de temps.
  • La désignation spéciale réviseur de temps peut être ajoutée à la licence d’une personne Il s’agit généralement des managers ou des superviseurs chargés de valider les feuilles de temps envoyées par les membres de leur équipe. Ils vérifient l'exactitude des heures enregistrées, puis approuvent ou rejettent la soumission.

Gestion manuelle des licences et attribution manuelle des rôles de licence

Pour attribuer manuellement des licences :

  1. Accédez à la console d'administration
  2. Cliquez sur l'onglet Membres
  3. Sélectionnez Feuilles de temps et budgets à côté du nom d’un utilisateur dans le menu déroulant de la colonne des extensions

Pour attribuer manuellement les rôles de réviseur :

  1. Cliquez sur les trois points à côté du nom de l’utilisateur
  2. Cliquez sur Modifier
  3. Faites défiler jusqu'à gestion des Feuilles de temps
  4. Cliquez sur l'icône Réviseur
  5. Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez désigner en tant que réviseur de temps.
    1. Remarque : si l’utilisateur que vous sélectionnez en tant que réviseur ne dispose pas encore d’une licence d’extension, elle lui sera attribuée quand il aura été sélectionné en tant que réviseur.
Note iconNote

Seuls les administrateurs et les super administrateurs peuvent désigner des réviseurs de temps dans la console d’administration.

Gestion groupée des licences et attribution des rôles de licence

Pour attribuer des licences et des rôles de réviseur de feuilles de temps de manière groupée, importez un modèle CSV complété depuis la console d’administration. Dans le fichier CSV, ajoutez d'abord des feuilles de temps et budgets pour chaque utilisateur et réviseur dans la colonne des extensions. Cette étape attribue la licence. Ensuite, saisissez l'adresse e-mail d'un seul réviseur désigné dans la colonne Réviseur pour chaque utilisateur. 

  1. Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Console d’administration dans le menu.
  2. Accédez à l’onglet Membre
  3. Cliquez sur le menu déroulant Importation/Exportation au format CSV
  4. Sélectionnez Exporter au format CSV
  5. Ajoutez le terme Feuilles de temps et budgets en face de chaque personne à qui vous souhaitez accorder l'accès dans la colonne Extensions. Voir l'image ci-dessous.
  6. Importez le fichier CSV via le bouton Importer le CSV situé en haut à droite dans l'onglet Membres.
  7. Vous recevrez une notification une fois l'importation terminée.

Accéder aux feuilles de temps

Les feuilles de temps vous fournissent des données de temps précises pour suivre la progression et gagner en efficacité. Les feuilles de temps illustrent la distribution de votre temps sur une période donnée pour plusieurs flux de travail.

Pour accéder aux feuilles de temps, accédez à la barre latérale et cliquez sur Feuilles de temps. Vous pouvez ajouter des projets à la feuille de temps à partir du bouton + Ajouter un projet et des tâches à partir de la ligne + Ajouter une tâche. 

Enregistrer le temps passé et envoyer des feuilles de temps

Lorsque vous ouvrez une feuille de temps, la plage appropriée des feuilles de temps correspondant aux tâches ou projets pour lesquels le temps a déjà été suivi et renseigné se remplit automatiquement. 

Pour enregistrer le temps passé sur un projet dans la feuille de temps, ouvrez la flèche du menu déroulant du projet. Vous pouvez ajouter du temps à une tâche spécifique ou au projet général. Vous pouvez également sélectionner des projets et/ou des tâches à partir des recommandations.

Lorsque vous ajoutez du temps, vous pouvez indiquer s’il est facturable ou non, et détailler le travail effectué dans les descriptions. L’extension active également ces champs de suivi du temps sur mobile.

Les durées totales sont additionnées en bas et à droite.

Note iconNote

Lorsque vous ajoutez du temps directement à partir d'une tâche qui appartient à plusieurs projets, vous devez choisir celui dans lequel elle est comptabilisée. 

Pour envoyer une feuille de temps, cliquez sur le bouton Envoyer en haut à droite. Vous pouvez ajouter des notes si nécessaire. La feuille de temps est ensuite envoyée au réviseur désigné pour approbation.

Un utilisateur peut modifier les feuilles de temps qu’il a envoyées pendant une semaine avant qu’elles ne soient approuvées.

  • Accédez à vos feuilles de temps.
  • Cliquez sur En cours de vérification
  • Cliquez sur Annuler l'envoi

Enregistrer le temps passé pour le compte d'autres personnes

Les réviseurs des feuilles de temps peuvent enregistrer des saisies de temps au nom des utilisateurs concernés. Cette option est particulièrement utile pour corriger les entrées manquantes ou pour aider les membres de l'équipe à enregistrer leur journaux d’activité.

  1. Ouvrez la fenêtre de saisie du temps et cliquez sur Ajouter du temps.
  2. Cliquez sur le menu déroulant Personne ayant effectué l’enregistrement (qui affiche par défaut votre profil).
  3. Sélectionnez le nom de l'auteur de la demande pour lequel vous souhaitez enregistrer du temps.
  4. Saisissez le temps et les détails comme d'habitude.

Préremplir les feuilles de temps

Les personnes qui soumettent des feuilles de temps peuvent choisir d'ajouter automatiquement les tâches qui leur sont attribuées et dont l'échéance se situe au cours de la semaine en cours. Ce paramètre vous permet de commencer chaque semaine avec une feuille de temps qui inclut déjà le travail que vous devez suivre.

Pre-populate timesheets

Pour activer cette option, ouvrez les Feuilles de temps dans la barre latérale, cliquez sur les trois points en haut à droite de la page, puis sélectionnez Paramètres des feuilles de temps. Sous Préremplir la feuille de temps, activez Ajouter automatiquement les tâches qui me sont attribuées et qui sont à terminer chaque semaine, puis sélectionnez Enregistrer.

Une fois ce paramètre activé, les tâches qui répondent à ces critères sont ajoutées à la feuille de temps de la semaine en cours. Vous pouvez toujours ajouter, modifier ou supprimer des tâches et des saisies de temps à tout moment.

Supprimer une tâche ou un projet des feuilles de temps

Pour supprimer une tâche ou un projet d’une feuille de temps, vous devez d’abord supprimer toutes les saisies de temps associées.

  • Passez le curseur de votre souris sur la tâche ou le projet que vous souhaitez supprimer
  • Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris
  • Cliquez sur Retirer de la feuille de temps

Onglet Vérification dutemps

Les utilisateurs désignés comme réviseurs de temps ont accès à une vue dédiée. Celle-ci affiche les personnes ayant envoyé le temps et les informations essentielles de la feuille de temps dans un délai spécifié. Les réviseurs peuvent consulter les heures enregistrées au cours de la semaine, avant l’envoi de la feuille de temps.

Pour afficher les détails de la feuille de temps d’un utilisateur, passez le curseur sur son nom. Le texte « Afficher la feuille de temps » apparaîtra. En cliquant dessus, vous serez redirigé vers une vue détaillée de la feuille de temps de l’utilisateur.

Filtrer et trier

Les réviseurs de temps peuvent afficher uniquement des utilisateurs spécifiques à l'aide du filtre Personnes.

  1. Cliquez sur le filtre Personnes
  2. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez voir dans l'onglet Vérification du temps
  3. Cliquez sur Vues enregistrées pour enregistrer votre sélection

Les réviseurs de temps peuvent modifier l'ordre d'affichage des membres de l'équipe à l'aide de la fonctionnalité Trier.

  • Cliquez sur le bouton Trier.
  • Sélectionnez l'option de tri de votre choix : Alphabétique, Temps total ou Temps facturable.
  • Cliquez sur Vues enregistrées pour appliquer le nouvel ordre.

Approuver ou rejeter les feuilles de temps

Un réviseur des feuilles de temps peut approuver ou rejeter les feuilles de temps.

  1. Accédez à l'onglet Vérification du temps
  2. Pour une personne ayant envoyé le temps, cliquez sur À réviser
  3. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Approuver ou Rejeter

Note iconNote

Un réviseur de temps est en mesure d'annuler une approbation en cliquant sur Approuvé ou Rejeté, puis sur Annuler l'approbation dans la fenêtre contextuelle. Cette action dépend des paramètres du processus d'approbation des feuilles de temps définis dans la console d'administration. 

Les réviseur de temps et les personnes ayant envoyé le temps reçoivent une notification les informant du changement de statut de la feuille de temps.

Notification pour le réviseur de temps

Notification pour les utilisateurs ayant envoyé le temps

Exporter des saisies de temps 

Pour exporter des saisies de temps :

  1. Accédez au projet souhaité.
  2. Cliquez sur le menu déroulant à côté du nom du projet.
  3. Cliquez sur Synchroniser/Exporter.
  4. Sélectionnez Saisies de temps au format CSV

L'exportation indique si le temps est facturable ou non dans le projet.

Les réviseurs de temps peuvent également exporter à partir de la vue Vérification du temps. Lors de l'exportation à partir de la vue Feuilles de temps, vous pouvez utiliser le sélecteur de période pour choisir la période exacte correspondant aux saisies de temps que vous souhaitez inclure dans votre fichier CSV.

Pour exporter à partir de cette vue :

  1. Accédez à Feuilles de temps dans la barre latérale gauche.
  2. Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté de Feuilles de temps , en haut à droite
  3. Sélectionnez l’option d’exportation disponible pour votre rôle.
    • Réviseurs de feuilles de temps : cliquez sur Exporter au format CSV les saisies de temps des personnes ayant envoyé le temps pour télécharger les feuilles de temps des utilisateurs spécifiques qui vous ont été attribués.
    • Super administrateurs : cliquez sur Exporter au format CSV les saisies de temps de tout le monde pour extraire toutes les saisies de temps sur l'ensemble du domaine.
  4. Sélectionnez la période de votre choix à l'aide du sélecteur de période, le fichier CSV sera alors généré

Budgets de projet

Les budgets de projet vous permettent de planifier et de prévoir les budgets.

Accéder aux budgets de projet

Vous pouvez accéder aux budgets de projet de deux manières :

  1. Cliquez sur le menu déroulant à côté du nom de votre projet et sélectionnez Définir le budget du projet
  2. Accédez à l'onglet Aperçu de votre projet, faites défiler vers le bas jusqu'à la barre de budget et cliquez sur le bouton des paramètres  dans la barre
Note iconNote

Vous devez être administrateur de projet pour accéder aux budgets de projet.

Barre de progression des budgets de projet

La barre de progression vous indique la quantité de travail réel effectué par rapport au travail planifié, ainsi que la quantité restante.

Configurer des notifications de seuil pour les budgets

Un utilisateur peut indiquer un seuil à partir duquel il souhaite être informé de la progression du budget. 

Pour activer les notifications relatives au budget :

  1. Ouvrez la fenêtre modale du budget dans un projet pour lequel un budget a été défini
  2. Activez le paramètre des notifications de seuil
  3. Indiquez à quelle valeur le coût effectif doit être comparé et à partir de quel pourcentage l'utilisateur souhaite être prévenu.

Cumul des budgets des projets dans les portefeuilles

Les utilisateurs peuvent consulter les budgets de plusieurs projets au niveau du portefeuille afin d'avoir une vue d'ensemble des cumuls de coûts ou de temps, en fonction du type de budget associé à un projet.

  1. Accédez à la vue Liste du portefeuille.
  2. Assurez-vous que des projets aux budgets définis ont été ajoutés. (Remarque : utilisez « Ajouter des éléments » pour ajouter des projets.)
  3. Cliquez sur l’icône + dans le coin droit de la vue Liste pour ajouter un nouveau champ.
  4. Sélectionnez l’une des options de budget pour ajouter des cumuls :
    1. Budget (temps) : ajoute des cumuls pour le temps estimé (total), le temps effectif (total) et le temps budgétisé.
    2. Budget (coûts) : ajoute des cumuls pour le coût estimé (total), le coût effectif (total) et le coût budgétisé.

Note iconNote

Les cumuls de coûts ne sont visibles que par les utilisateurs disposant des autorisations appropriées.

Choisir un type de budget

Vous pouvez suivre votre budget en fonction des heures ou des coûts. Vous pouvez également basculer entre les deux.

Définir les tarifs des membres (mesure des coûts)

Si vous avez choisi les Coûts comme type de mesure, vous pouvez définir des tarifs horaires pour les membres travaillant sur le projet. Ce tarif peut également être maintenu dans la vue Plan de capacité.

Pour définir le tarif d’une personne ou d’un substitut :

  1. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Personnes et tarifs dans les paramètres du budget du projet.
  2. Cliquez dans la barre de recherche Ajouter des personnes et sélectionnez des personnes ou des substituts.
  3. Saisissez ou sélectionnez des personnes, puis cliquez sur Ajouter pour les intégrer à votre groupe de ressources.
  4. Cliquez sur la case Tarif et saisissez un nombre. 
  5. Cliquez sur X pour supprimer le tarif du budget
  6. Cliquez sur Enregistrer les tarifs pour sauvegarder les nouvelles modifications apportées à la section Personnes et tarifs.

Quelques remarques supplémentaires :

  • Les substituts et les plans de capacité sont disponibles dans les formules Enterprise et Enterprise+. Les utilisateurs doivent donc disposer d’une licence Enterprise ou Enterprise+ de base pour utiliser ces fonctionnalités avec l’extension Feuilles de temps et budgets.
  • Les utilisateurs peuvent définir jusqu’à 500 personnes ou substituts dans le groupe de ressources de chaque projet.
  • Il n’est pas nécessaire d’être membre d’un projet pour figurer dans la liste des tarifs. Si une personne quitte le projet à mi-parcours, son tarif apparaîtra toujours dans le groupe des ressources et devra être supprimé manuellement. 

Ajout groupé d’équipes et de tarifs aux projets

Si vous êtes administrateur du projet, vous pouvez ajouter de manière groupée plusieurs équipes Asana à un projet, ce qui vous permet de doter vos projets en personnel rapidement, de manière cohérente et toujours aux tarifs corrects et standardisés.

Pour ajouter des équipes à des projets :

  1. Saisissez le nom de l’équipe
  2. La recherche affiche les équipes auxquelles vous avez accès, y compris celles auxquelles vous appartenez et les équipes publiques.
  3. Sélectionnez une équipe dans les résultats de recherche en cliquant dessus ou à l’aide de votre clavier.
Note iconNote

Les équipes de plus de 200 membres ne peuvent pas être ajoutées de manière groupée et apparaissent en gris dans les résultats de recherche. Un projet ne peut pas compter plus de 500 personnes. Le système vous empêchera d’ajouter des équipes qui dépasseraient cette limite.

Lorsque vous ajoutez une équipe, le système prend un instantané unique de sa composition à ce moment précis. Il ajoute individuellement chaque personne de cette équipe à la liste de configuration du budget de votre projet. Si une personne figure déjà dans la liste du projet ou si elle est membre de plusieurs équipes sélectionnées, elle n’apparaîtra qu’une seule fois.

Note iconNote

Il ne s’agit pas d’une synchronisation dynamique. Si de nouvelles personnes sont ajoutées à l’équipe Asana ultérieurement, elles ne seront pas automatiquement ajoutées à ce projet. Vous devrez les ajouter séparément.

Importation de tarifs avec des personnes

 Si vos équipes ont des tarifs définis dans un champ personnalisé basé sur des chiffres, vous pouvez les importer directement.

Pour importer des tarifs :

  1. Un menu déroulant apparaît à côté de chaque pastille d’équipe sélectionnée. Ce menu répertorie tous les champs personnalisés numériques de cette équipe que vous pouvez consulter.
  2. Sélectionnez le champ personnalisé souhaité
Note iconNote

Tous les nombres seront automatiquement arrondis à deux décimales. Si le format du champ est un pourcentage, il sera converti en nombre.

Afin d’éviter toute perte accidentelle de données, le système ne remplace pas automatiquement les tarifs. Il importera tous les tarifs et vous demandera de les résoudre manuellement. 

Coût ou temps estimé

Pour le coût estimé, vous avez le choix entre deux sources : les plans de capacité ou les tâches.

Plans de capacité

Disponible avec les formules Asana Enterprise et Enterprise+.

Au fur et à mesure que les membres de l’équipe sont affectés au projet, la répartition des coûts est consultable dans la vue Plan de capacité, selon les tarifs définis.

Le coût total par personne apparaîtra sur le plan de capacité, et la somme sera visible dans le budget du projet.

Tâches

Si l’allocation est effectuée en fonction du temps estimé des tâches, celle-ci sera directement liée au projet pour en fournir le budget, en heures ou en coûts, selon ce que vous avez sélectionné.

Coût ou temps effectif

Le coût effectif est calculé à partir du temps effectif enregistré dans le suivi de temps ou dans les feuilles de temps, au fur et à mesure de leur envoi. Vous pouvez ventiler les coûts effectifs en fonction de leur caractère facturable ou non facturable, ou de leur durée. Cela dépendra de la façon dont vous avez configuré le coût effectif.

Coûts dans la gestion des ressources

Une fois les tarifs définis, les coûts sont consultables dans les vues Plan decapacité et Gestion des ressources.

  1. Accédez à la vue Gestion des ressources ou Plan de capacité.
  2. Dans le menu déroulant de l’effort, sélectionnez Temps estimé ou Temps effectif. Activez ensuite l’option Coût. 

Les données relatives aux coûts sont conçues pour n’être modifiables et visibles que par les personnes autorisées.

  • Gestion des tarifs : seuls les administrateurs de projet peuvent définir les tarifs horaires des utilisateurs au sein d’un projet spécifique.
  • Visibilité des coûts :   seuls les administrateurs d’un projet donné peuvent consulter les données de coût associées dans les vues Gestion des ressources et Plan de capacité.

Création de rapports liés au temps et aux coûts

Consultez notre article dédié à la création de rapports avec l’extension Feuilles de temps et budgets.

Paramètres de la console d’administration

Pour accéder aux paramètres des feuilles de temps et de l’allocation des ressources dans la console d’administration :

  1. Cliquez sur votre image de profil
  2. Sélectionnez Console d’administration
  3. Dans la barre latérale, cliquez sur Paramètres
  4. Faites défiler vers le bas jusqu’à Feuilles de temps et allocation des ressources

Les paramètres suivants s’affichent :

  • Activer le suivi du temps : détermine si les champs Temps estimé et Temps effectif sont visibles dans les tâches et les projets.
  • Activer le temps facturable : active le statut Facturable pour les saisies de temps, permettant aux utilisateurs de marquer leurs heures enregistrées comme facturables ou non facturables.
  • Facturable par défaut : définit le statut facturable (ou non) par défaut pour toutes les nouvelles saisies de temps créées dans votre domaine.
  • Devise du budget pour le projet : sélectionne la devise par défaut utilisée pour tous les budgets de projet.
  • Processus d’approbation des feuilles de temps : configure le workflow de la feuille de temps. Choisissez un processus d’approbation simple (Brouillon/Envoyer) ou complet (Brouillon/Envoyer/Approuver/Refuser).
  • Catégories de temps : appliquez une étiquette cohérente à chaque saisie de temps. Les administrateurs peuvent créer les options de catégorie et les collègues sélectionnent une catégorie lorsqu’ils enregistrent du temps. 
  • Verrouiller les saisies de temps passées : bloque automatiquement les saisies de temps après un nombre défini de semaines, empêchant toute modification par les utilisateurs non administrateurs.
  • Vues de l’allocation des ressources (plan de capacité et gestion des ressources) : contrôle l’accès aux fonctionnalités de gestion des ressources. Vous pouvez activer toutes les fonctionnalités (plans de capacité et gestion des ressources) ou fournir un accès plus limité aux vues de la gestion des ressources au sein des projets et des portefeuilles.
  • Travail général sur le projet : détermine si les utilisateurs peuvent enregistrer du temps directement sur un projet sans sélectionner de tâche spécifique.
  • Enregistrement de temps à l’avance : détermine jusqu’à quelle date les utilisateurs sont autorisés à enregistrer du temps à l’avance.
  • Rappels d’envoi : détermine à quel moment les utilisateurs reçoivent des rappels hebdomadaires pour envoyer leurs feuilles de temps.

Les super administrateurs et les administrateurs peuvent consulter ces paramètres, mais seuls les premiers peuvent les modifier. Pour plus de détails sur ces autorisations, consultez l’article Les rôles d’administrateur et de super administrateur sur Asana.

Travail facturable et non facturable

Les administrateurs définissent si les saisies de temps peuvent être marquées comme facturables pour leur domaine dans la console d’administration.

  1. Accédez à la console d’administration
  2. Accédez à l’onglet Paramètres.
  3. Faites défiler vers le bas jusqu’à Feuilles de temps et allocation des ressources
  4. Vous pouvez alors activer le suivi du temps, définir vos préférences en matière de temps facturable et de feuilles de temps, et accéder aux vues de ressources.

Autorisations et contrôles d’accès pour les feuilles de temps

Afin de garantir l’exactitude et l’intégrité des données, l’extension Feuilles de temps et budgets applique des autorisations de modification spécifiques selon le cycle de vie d’une feuille de temps. Au fur et à mesure qu’une feuille de temps passe du statut Brouillon à Envoyée puis Approuvée, les possibilités de modification des saisies de temps se réduisent.

Restrictions de modification par statut

  • Brouillon : La personne à l’origine de l’envoi de la feuille de temps et son réviseur peuvent tous deux créer, modifier ou supprimer des saisies de temps.
  • Envoyée : Une fois qu’une feuille de temps est envoyée, la personne à l’origine de l’envoi ne peut plus y accéder qu’en lecture seule afin d’éviter toute modification pendant le processus de révision. Le réviseur conserve la possibilité de modifier ou de supprimer des saisies afin d’apporter les corrections nécessaires avant l’approbation.
  • Approuvée : Une fois la feuille de temps approuvée, elle est verrouillée tant pour l’auteur que pour le réviseur. Aucun d’eux ne peut modifier l’enregistrement historique, sauf si l’approbation est annulée.

Dérogation administrateur : les administrateurs de domaine et les super administrateurs disposent d’autorisations illimitées pour consulter, modifier ou supprimer des saisies de temps, quel que soit leur statut. Cela garantit que les enregistrements historiques peuvent être corrigés même après leur approbation.

Rappel et modification du statut

Si une feuille de temps est verrouillée en raison de son statut, les personnes à l’origine de l’envoi et les réviseurs peuvent utiliser les actions de rappel pour rétablir le statut précédent et retrouver le droit de modification.

  • Annulation d’envoi : si l’a personne à l’origine de l’envoi constate une erreur, il peut sélectionner Annuler sur la feuille de temps envoyée. La feuille de temps repasse alors au statut Brouillon, permettant de modifier les saisies avant un nouvel envoi. Remarque : une fois approuvée, l’envoi de la feuille de temps ne peut plus être annulé par son auteur.
  • Annulation de l’approbation : les réviseurs peuvent sélectionner Annuler une feuille de temps approuvée afin de révoquer son approbation. Des corrections restent ainsi possibles après approbation si une erreur est découverte ultérieurement.
  • Envoyer à nouveau la feuille de temps rejetée : les réviseurs peuvent renvoyer une feuille de temps précédemment rejetée, simplifiant ainsi le processus une fois les corrections apportées.

Activité relative au statut de la feuille de temps Pour garantir la transparence et la responsabilité, tous les changements de statut (y compris les envois, approbations, rejets et rappels) sont enregistrés dans le journal d’activité du statut de la feuille de temps.

Exigences en matière de visibilité pour les administrateurs

Bien que les administrateurs de domaine et les super administrateurs disposent de capacités de modification prioritaires, ils n’ont pas automatiquement accès à la vue personnelle des feuilles de temps de chaque utilisateur.

Note iconNote

Les administrateurs et les super administrateurs ne peuvent consulter les feuilles de temps d’un utilisateur que s’ils disposent d’une licence Feuilles de temps et budgets et sont désignés comme responsables de la vérification du temps pour cet utilisateur.

Articles connexes

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Comment utiliser les feuilles de temps et les budgets | Centre d’aide Asana