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Plan de capacité

Dans cet article

Les plans de capacité offrent aux dirigeants la possibilité d'optimiser les décisions en matière de gestion des ressources en visualisant la répartition des effectifs sur les projets sur de longues périodes. Alors que la vue Gestion des ressources est dédiée à l'attribution des tâches, les plans de capacité vous permettent d'affecter des personnes à des projets entiers et d'obtenir une vue d'ensemble de la répartition des effectifs entre les différents flux de travail.

Veuillez noter que les plans de capacité et la gestion des ressources ne sont pas liés pour le moment. Un collègue peut être affecté à un projet dans un plan de capacité, mais ne pas encore se voir attribuer de tâches, et inversement.

La fonctionnalité de planification des capacités est disponible avec les formules Asana Enterprise et Enterprise+, ainsi qu'avec la formule antérieure Legacy Enterprise.

Créer un plan de capacité

Pour établir un plan de capacité, accédez à Ressources, sous la section Indicateurs de la barre latérale. Ouvrez l'onglet Plan de capacité, puis cliquez sur + Créer.

Allouer les ressources

Lorsque vous créez un plan de capacité, deux onglets s’affichent : Projets et Personnes.

Onglet Projets

Vous pouvez ajouter des projets ou des portefeuilles complets dans l'onglet Projets. Si vous ajoutez un portefeuille, tous les projets de ce portefeuille seront ajoutés au plan de capacité, et le plan restera à jour si des projets sont ajoutés au portefeuille ou retirés de celui-ci.

Cliquez sur le bouton + Ajouter un projet pour commencer à ajouter des projets ou des portefeuilles. Pour affecter les membres de votre équipe aux différents projets, ajoutez le nom ou l'adresse e-mail des personnes que vous souhaitez affecter à chaque projet.

Onglet Personnes

Vous pouvez ajouter votre équipe à partir de l'onglet Personnes en cliquant sur le bouton + Ajouter des personnes situé dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant les collègues que vous souhaitez affecter aux projets.

Ensuite, ajoutez votre équipe en cliquant sur le bouton + Ajouter des personnes situé dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant les collègues que vous souhaitez affecter aux projets.

Une fois que vous avez ajouté votre équipe, il est temps d’allouer des ressources. Affectez votre équipe à différents projets en cliquant sur leur image de profil dans le plan de capacité et en sélectionnant + Ajouter un projet à allouer. Ajoutez les projets sur lesquels les membres de votre équipe travaillent actuellement et ceux sur lesquels ils travailleront à l’avenir afin de bénéficier d’une vue d’ensemble à long terme de la capacité de votre équipe.

Si des projets ont déjà été attribués à un collègue dans d'autres plans de capacité (ou dans l'autre onglet), même par d'autres personnes, vous verrez toujours ces attributions. Cela suppose que vous avez l'autorisation de consulter les projets concernés, en fonction des paramètres de confidentialité des projets.

Capacity planning in Projects tab.png

Capacité au niveau du portefeuille

La planification de la capacité au niveau du portefeuille offre une vue d'ensemble de l'effort total pour l'ensemble des projets de vos portefeuilles, en affichant des statistiques récapitulatives en haut des onglets des projets du plan de capacité. Cela vous permet de visualiser l'effort total (mesuré en heures, en mois-personnes ou en d'autres unités) sur l'ensemble des projets de votre portefeuille.

L'agrégation de la capacité au niveau du portefeuille s'affiche sous forme de ligne récapitulative en haut des onglets du projet du plan de capacité.

Portfolio level capacity_total hours

Cette ligne récapitulative permet aux responsables de portefeuille et aux chefs d'équipe :

  • Visualiser des statistiques agrégées sur l'effort pour l'ensemble des projets d'un portefeuille
  • Suivre les besoins en capacité totale en utilisant différentes unités (heures, mois-personnes, etc.)
  • Assurer le suivi de la répartition des ressources sur plusieurs projets simultanément
  • Prendre des décisions concernant la répartition des ressources à partir de données concrètes

Créer et modifier des allocations

Pour créer une allocation, il vous suffit de cliquer à l'endroit où vous souhaitez l'ajouter. Une allocation correspondant au niveau de zoom temporel (jour, semaine, mois) sera automatiquement créée.

Vous pouvez étendre ou réduire ces allocations en faisant glisser l'une ou l'autre de leurs extrémités jusqu'aux dates de votre choix. Vous pouvez faire glisser l'intégralité de l'allocation en cas de changement de plan. 

Actions groupées

Vous pouvez déplacer et supprimer plusieurs allocations à la fois en maintenant la touche Ctrl ou Commande enfoncée, en sélectionnant les allocations concernées, puis en les faisant glisser toutes ensemble ou en appuyant sur la touche Suppr.

L'exemple ci-dessous montre comment déplacer, réattribuer et supprimer des allocations de manière groupée.

Bulk actions.gif

Affecter plusieurs personnes à un même projet

Plusieurs personnes peuvent être attribuées à un même projet en une seule fois depuis l'onglet Projets. Vous pouvez afficher toutes les personnes affectées à un projet en cliquant sur les trois points à côté du nom du projet, puis sur « Afficher les détails du projet ».

Regardez le GIF ci-dessous pour découvrir comment ouvrir rapidement les détails du projet sans quitter le plan de capacité.

Allocating multiple people to a single project.gif

Transférer les attributions

Vous pouvez déplacer en une seule fois toutes les attributions d'un projet d'un utilisateur à un autre en utilisant l'option Transférer les attributions. Cliquez sur les trois points à côté du nom du projet, sélectionnez « Transférer les attributions », puis saisissez le nom de l'utilisateur à qui le travail doit être attribué. Consultez l'image ci-dessous pour plus de détails.

Transfer allocations.gif

Filtrer par personne

Depuis l'onglet Personnes, vous pouvez rapidement filtrer pour afficher des collègues spécifiques par nom ou par intitulé de poste. Si vous souhaitez afficher uniquement la charge de travail des membres de l’équipe informatique, saisissez « Informatique » et cliquez sur Tout sélectionner.

Vous pouvez filtrer la liste des membres de votre équipe dans votre plan de capacité à l'aide des champs personnalisés liés aux utilisateurs. Ainsi, lors de l'attribution du travail, vous pouvez vous concentrer sur des groupes d'utilisateurs spécifiques en fonction d'attributs tels que le rôle, les compétences, l'équipe ou le lieu.

Veuillez noter que les intitulés de poste sont gérés depuis la console d'administration. En fonction des paramètres de votre organisation, ils peuvent également être gérés par chaque utilisateur.

Les administrateurs peuvent modifier les intitulés de poste directement à partir de l'onglet « Personnes » . Cliquez sur les trois points à côté du nom de la personne, puis sur « Modifier le profil ». Les administrateurs peuvent alors modifier l'intitulé du poste.

Edit job titles

Filtrer les projets

Vous pouvez utiliser des filtres pour masquer des projets spécifiques, à la fois dans les onglets Projets et Personnes d'un plan de capacité.

Depuis l'onglet Projets, sélectionnez Filtrer. Ensuite, choisissez de masquer des projets spécifiques ou cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez des critères spécifiques, tels que des champs personnalisés, le statut du projet ou l'échéance du projet. Vous pouvez utiliser le filtre pour afficher uniquement les projets dont le statut est À risque et dont l'échéance est prévue dans les 3 prochains mois, par exemple.

Filtering out projects via the projects tab

De la même manière, vous pouvez choisir de filtrer uniquement des projets spécifiques ou ceux qui répondent à certains critères depuis l'onglet « Personnes ». Dans l'onglet « Personnes », cliquez sur Filtrer et sélectionnez vos critères de filtrage.

Filtering out projects

Créer des vues enregistrées en tant que nouveaux onglets dans votre plan de capacité

Les plans de capacité prennent en charge la création de vues enregistrées en tant que nouveaux onglets. Pour en savoir plus sur les vues enregistrées, consultez cet article sur la personnalisation des projets et les vues.

Supprimer et dupliquer des allocations

Deleting and duplicating allocations

Vous pouvez supprimer n'importe quelle allocation en la sélectionnant, puis en appuyant sur la touche Suppr ou en effectuant un clic droit dessus.

Pour dupliquer des allocations, faites un clic droit dessus et sélectionnez Dupliquer l'allocation.

Regroupement par champs personnalisés

Vous pouvez regrouper les vues de capacité par champs personnalisés pour comprendre comment le travail est réparti. Le regroupement vous permet de repérer rapidement les déséquilibres et de comparer les capacités entre les équipes, les rôles ou les catégories de projets, sans modifier les allocations sous-jacentes.

Dans la vue Utilisateurs des plans de capacité et dans la Gestion des ressources, vous pouvez regrouper les utilisateurs en fonction de leurs champs personnalisés. Ouvrez Gestion des ressources, sélectionnez votre plan de capacité, puis cliquez sur Personnes. Cliquez sur Regrouper et choisissez un champ personnalisé d'utilisateur pour créer des groupes qui reflètent des valeurs telles que le rôle, lieu ou équipe.

Dans la vue Projets des plans de capacité, vous pouvez regrouper les plans par champs personnalisés de projet. Ouvrez Ressources, sélectionnez votre plan de capacité, puis cliquez sur Projets. Cliquez sur Regrouper et sélectionnez un champ personnalisé de projet pour organiser le travail en fonction d'attributs tels que la priorité, l'unité commerciale ou le programme.

Note iconNote

Pour en savoir plus sur l'ajout de champs personnalisés liés aux utilisateurs, consultez notre article sur les champs personnalisés liés aux utilisateurs.

Allouer des ressources à l'aide de substituts

Disponible dans les formules Asana Enterprise et Enterprise+.

Les espaces réservés vous permettent de réserver de la capacité pour le travail à venir sans attribuer immédiatement des tâches à des personnes spécifiques. L'utilisation d'espaces réservés permet aux équipes de prévoir plus précisément les charges de travail, d'éviter la surcharge et de garantir une répartition équitable des tâches entre les membres de l'équipe.

Pour créer un substitut :

  1. Accédez à Ressources dans la barre latérale.
  2. Cliquez sur votre plan de capacité
  3. Cliquez sur l'onglet Projets
  4. Sous le projet souhaité, cliquez sur + Ajouter une personne ou un substitut
  5. Cliquez sur l'onglet Substituts
  6. Cliquez sur + Créer un nouveau substitut
  7. Renseignez le nom et l'intitulé du poste de l'espace réservé
  8. Sélectionner l'équipe à laquelle il appartiendra
  9. Cliquez sur Créer
Note iconNote

Afin d'éviter toute confusion lorsqu'un nom d'espace réservé est utilisé dans plusieurs équipes (par exemple, « Chef de projet »), chaque espace réservé doit être attribué à une équipe en particulier.

Vous pouvez également créer des espaces réservés à partir de l'onglet « Personnes » de votre plan de capacité.

  1. Accédez à l'onglet Personnes .
  2. Cliquez sur + Ajouter des utilisateurs
  3. Accédez à l'onglet Espaces réservés
  4. Cliquez sur + Créer un nouveau substitut

Transférer les attributions

Une fois que vous savez qui travaillera sur les ressources de l'espace réservé, cliquez sur les trois points à côté de l'espace réservé, sélectionnez Transférer les attributions, puis saisissez le nom de la personne à laquelle vous souhaitez transférer les attributions.

Gérez la façon dont la capacité est mesurée

Lors de l'élaboration d'un projet, décidez de la façon dont vous souhaitez mesurer la capacité. Vous pouvez choisir entre l'Allocation en pourcentage, les Heures estimées ou simplement le Nombre de projets ou d'utilisateurs. Il est préférable de rester cohérent en choisissant l'option qui convient le mieux à votre équipe.

Frame 629722 (1).png

Allocation en pourcentage

L'allocation en pourcentage est la façon la plus courante et la plus simple de mesurer l'emploi du temps des employés sans avoir à se soucier du calcul des heures.

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Dans l'exemple ci-dessous, Alban doit consacrer 90 % de son temps au projet « Global System Overhaul ». Beverly travaille sur deux projets dont les échéances se chevauchent et doit consacrer 80 % de son temps à chacun d'entre eux. Comme elle va dépasser sa capacité pendant une semaine, celle-ci est affichée en rouge, ce qui lui permet, ainsi qu’à son équipe ou à son responsable, d’être prévenus à l’avance afin de pouvoir réorganiser les choses ou faire appel à des renforts pour cette période.

Frame 629723 (1).png

Nombre d'utilisateurs ou de projets

L'indicateur du nombre de personnes ou de projets affiche simplement le nombre total de projets sur lesquels une personne travaille au cours de la période choisie ou le nombre de personnes qui travaillent sur un projet spécifique. Dans l'exemple, nous pouvons voir qu'Alan travaille sur un seul projet certaines semaines et sur deux projets à la fois d'autres semaines.

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Estimation du nombre d'heures

Les heures estimées sont idéales si vous planifiez vos projets avec précision, à l'heure près, et que vous souhaitez créer des allocations en fonction de ces estimations. L'estimation du nombre d'heures est généralement plus simple lorsque vous planifiez à la semaine, car le nombre de jours de travail varie d'un mois à l'autre.

Frame 629724.png

Ajustement de la capacité

Si vous utilisez des allocations en pourcentage ou des heures estimées, vous pouvez ajuster la capacité de chaque personne dans le menu. Vous pouvez définir la même capacité pour tout le monde ou ajuster manuellement la capacité de chaque personne. Pour la durée estimée, cela s'applique à la capacité hebdomadaire.

Notifications, confidentialité et autorisations

Notifications

Lorsque des utilisateurs sont affectés à un projet à l’aide de la planification des capacités, ils n’en sont pas informés : ils ne reçoivent pas de notification dans leur boîte de réception ni d’e-mail lorsqu’ils sont affectés à un projet. Cette approche est idéale pour planifier à l’avance, car vous pouvez apporter des modifications, effectuer des essais et même recommencer à zéro, le tout sans perturber votre équipe avec des notifications ou des tâches tant que vous n’êtes pas prêt(e) à partager le projet.

Confidentialité et autorisations

Lorsqu'une personne est affectée à un projet, cette affectation est liée au projet et n'est pas spécifique à un plan de capacité particulier.

Cela signifie, par exemple, que si un plan de capacité existe dans lequel Alan est affecté au projet « Révision des systèmes globaux » et qu'un collègue crée un autre plan de capacité dans lequel il ajoute Alan, ce collègue verra qu'Alan est affecté au projet « Révision des systèmes globaux » pour certaines dates. Cela suppose que le collègue dispose des autorisations nécessaires pour consulter ce projet.

Se servir de l'API pour créer ou exporter des données

Vous pouvez mettre à jour les données du plan de capacité ou exporter les données depuis Asana grâce à notre API. Pour comprendre le fonctionnement de l'API, il est important de comprendre le fonctionnement des plans de capacité et des allocations. Les allocations permettent à Asana de suivre et d'afficher le temps que chaque utilisateur consacre aux différents projets. Par exemple, si Sam est affecté au projet A pour 50 heures en septembre et 40 heures en octobre, cela correspond à deux allocations.  Celles-ci sont affichées dans le plan de capacité sous la forme de deux barres de couleur.

Chaque fois qu'un plan de capacité est chargé, Asana interroge l'API des allocations afin d'extraire toutes les allocations pertinentes pour cet utilisateur ou ce projet, et vous pouvez faire de même grâce à notre API. Les répartitions existent au niveau du domaine, et les plans de capacité constituent une vue filtrée permettant de présenter ces données. Par exemple, si vous ajoutez un membre de l'équipe à un plan de capacité, toutes ses allocations existantes sur différents projets seront automatiquement récupérées et affichées.

Toute modification apportée aux allocations d’un utilisateur – qu’il s’agisse d’ajuster le temps consacré à un projet ou de le réattribuer à une autre personne – sera immédiatement prise en compte dans tous les plans de capacité auxquels cet utilisateur est associé. Ainsi, le plan de capacité affiche toujours la répartition des ressources la plus à jour.

Vous pouvez utiliser l'API Allocations pour exporter des données et les importer dans les outils de création de rapports que vous utilisez (Tableau, Power BI, etc.) afin de répondre à des besoins plus avancés en matière de rapports.

Note iconNote

Cet article a été traduit par l’IA.

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