Neste artigo
Disponível como complemento nos planos Starter, Advanced, Enterprise e Enterprise+.
O complemento Planilhas de horas e orçamentos da Asana permite monitorar o tempo real gasto no trabalho, prever e monitorar os custos e a receita faturável, além de garantir cobranças e faturamento oportunos e precisos.
Ao usar o complemento, as suas equipes terão autonomia para promover o alinhamento, aumentar a visibilidade e maximizar o impacto.
Funcionalidade | Descrição |
As planilhas de horas ajudam a monitorar o progresso e a aumentar a eficiência com dados de tempo precisos. Com as planilhas de horas, você pode contabilizar onde o seu tempo é gasto durante um determinado período em vários fuxos de trabalho. Os remetentes de tempo podem preencher e enviar planilhas de horas para que os revisores de tempo as revisem/aprovem. | |
Planeje e monitore os orçamentos dos projetos para ficar por dentro da saúde do projeto. | |
Defina as taxas de usuário de cada projeto para que sejam incluídas automaticamente nos orçamentos do projeto. | |
Gere relatórios sobre os registros de tempo subjacentes por tempo ou custo, incluindo a comparação de estimativas com os valores reais. | |
Melhorias nas visualizações de gestão de recursos | Veja os custos nas visualizações de gestão de recursos às quais o usuário tem acesso como parte da licença de gestão colaborativa do trabalho, como plano de capacidade, espaços reservados e gestão de recursos universal (Enterprise e Enterprise+) e gestão de recursos de projetos e portfólios (Advanced, Enterprise e Enterprise+). Visualize o tempo com base no único projeto selecionado na gestão de recursos. |
Melhorias no monitoramento de tempo (Web e dispositivos móveis) | Acesse campos adicionais no monitoramento de tempo para permitir o registro, o monitoramento e o faturamento precisos do tempo, como faturável/não faturável, um único projeto para atribuição de tempo e descrição. |
Os administradores podem personalizar a funcionalidade de planilhas de horas e orçamentos da sua organização no painel do administrador. |
Uma licença do complemento Planilhas de horas e orçamentos pode ser adicionada a qualquer licença de usuário Starter, Advanced, Enterprise e Enterprise+. Para acessar o complemento após a compra, um administrador deve atribuir ao usuário uma licença no painel do administrador. Para adquirir o complemento, você deve falar com o seu representante de vendas da Asana ou entrar em contato diretamente com a equipe de Vendas.
Os administradores de domínio, superadministradores e administradores de divisão podem atribuir licenças e designar funções de usuário para o complemento.
As planilhas de horas têm duas funções principais para garantir um fluxo de trabalho preciso: o remetente de tempo e o revisor de tempo.
Para atribuir licenças manualmente:
Para designar manualmente as funções de revisor de tempo:
Nota
Apenas administradores e superadministradores podem atribuir revisores de tempo no painel do administrador.
Para licenciar e atribuir revisores de tempo em massa, envie um modelo CSV preenchido no painel do administrador. No arquivo CSV, primeiro adicione Planilhas de horas e orçamentos a cada remetente e revisor na coluna do complemento. Esta etapa atribui a licença. Em seguida, insira o endereço de e-mail de um único revisor designado na coluna Revisor para cada usuário.
As planilhas de horas ajudam a monitorar o progresso e a aumentar a eficiência com dados de tempo precisos. Com as planilhas de horas, você pode contabilizar onde o seu tempo é gasto durante um determinado período em vários fuxos de trabalho.
Para acessar as planilhas de horas, navegue até a barra lateral e clique em Planilhas de horas. Você pode adicionar projetos à planilha de horas a partir do botão + Adicionar projeto e adicionar tarefas a partir do item de linha + Adicionar tarefa.
Ao acessar uma planilha de horas, todo o trabalho que já tiver tempo monitorado e preenchido em uma tarefa ou projeto será preenchido automaticamente dentro do intervalo de tempo apropriado na planilha de horas.
Para registrar o tempo de um projeto na planilha de horas, abra a seta do menu suspenso do projeto. Você pode adicionar tempo como trabalho geral no projeto ou a um tipo de tarefa específico no projeto. Você também pode selecionar projetos e/ou tarefas a partir de recomendações.
Ao adicionar tempo, você pode determinar se ele é faturável ou não faturável e adicionar descrições para detalhar o trabalho. Esses campos também estão disponíveis ao monitorar o tempo no celular com o complemento.
Os tempos totais serão acumulados na parte inferior e à direita.
Nota
Se uma tarefa pertencer a mais de um projeto, ao adicionar tempo diretamente da tarefa, você deve escolher para qual projeto ela contará.
Para enviar uma planilha de horas, clique no botão Enviar no canto superior direito da planilha. Você pode adicionar notas, se necessário. A planilha de horas será então enviada ao revisor designado para aprovações.
Um remetente de planilhas de horas pode recuperar as planilhas de horas enviadas para uma determinada semana antes de serem aprovadas.
Os revisores de planilhas de horas podem registrar o tempo em nome dos usuários que revisam. Isso é útil para corrigir entradas ausentes ou auxiliar os membros da equipe com seus registros.
Os remetentes de planilhas de horas podem optar por adicionar automaticamente as tarefas que lhes forem atribuídas e que vencem durante a semana atual. Essa configuração ajuda a começar cada semana com uma planilha de horas que já inclui o trabalho que você precisa monitorar.
Para ativar essa opção, abra as Planilhas de horas na barra lateral, clique no ícone de três pontos no canto superior direito da página e selecione Configurações das planilhas de horas. Em Pré-preencher planilhas de horas, ative a opção Adicionar automaticamente as tarefas atribuídas a mim previstas para cada semana e selecione Salvar.
Quando esta configuração está ativada, as tarefas que atendem a esses critérios são adicionadas à planilha de horas da semana atual. Você ainda pode adicionar, editar ou remover tarefas e entradas de tempo a qualquer momento.
Para remover uma tarefa ou projeto de uma planilha de horas, primeiro é necessário excluir todos os registros de tempo associados.
Os usuários designados como revisores de tempo têm acesso a uma visualização dedicada que exibe os remetentes de tempo e as informações essenciais da planilha de horas dentro de um período especificado. Os revisores poderão ver os tempos que estão sendo registrados ao longo da semana, antes de enviar a planilha de horas.
Para ver os detalhes da planilha de horas de um usuário, passe o mouse sobre o nome dele. O texto “Ver a planilha de horas” será exibido. Ao clicar nele, você terá uma visão detalhada da planilha de horas do usuário.
Os revisores de tempo podem filtrar a visualização para exibir apenas usuários específicos usando o filtro Pessoas.
Os revisores de tempo podem alterar a ordem de exibição dos membros da equipe usando o recurso Ordenar.
Um revisor de tempo pode aprovar ou rejeitar planilhas de horas.
Nota
Um revisor de tempo pode revogar uma aprovação clicando em Aprovado ou Rejeitado e, em seguida, em Revogar aprovação na janela pop-up. Isso dependerá da configuração do processo de aprovações de planilhas de horas no painel do administrador.
Tanto o revisor de tempo quanto o remetente receberão uma notificação sobre a alteração do status das planilhas de horas.
Notificação para o revisor de tempo
Notificação para os remetentes
Para exportar registros de tempo:
A exportação mostrará o tempo como faturável ou não faturável para o projeto.
Os revisores de tempo também podem exportar a partir da visualização de Revisão de tempo. Ao exportar a partir da visualização de Cronogramas, você pode usar o seletor de intervalo de tempo para escolher o período exato das entradas de tempo que deseja incluir no seu CSV.
Para exportar a partir desta visualização:
Com os orçamentos de projetos, você pode planejar e prever orçamentos.
Você pode acessar os orçamentos de projetos de duas maneiras:
Nota
É necessário ser um administrador de projeto para acessar os orçamentos do projeto.
A barra de progresso mostrará a quantidade de trabalho real em relação ao trabalho planejado e o valor restante.
Um usuário pode indicar um limite para receber notificações sobre o progresso do orçamento.
Para ativar a notificação de orçamento:
Os usuários podem visualizar orçamentos de vários projetos no nível do portfólio para entender as agregações de custo ou tempo, dependendo do tipo de orçamento de um projeto.
Nota
As agregações de custos são visíveis apenas para as permissões apropriadas.
Você pode monitorar o seu orçamento por horas ou custos. Você também pode alternar entre os dois tipos de medição.
Se você escolheu Custos como o seu tipo de medição, pode designar taxas horárias para as pessoas que trabalham no projeto. Essa taxa também pode ser mantida na visualização do plano de capacidade.
Para definir uma taxa para uma pessoa ou espaço reservado:
Algumas observações adicionais:
Se você é um administrador de projeto, pode adicionar em massa equipes inteiras da Asana a um projeto, o que permite que você equipe projetos de forma rápida, consistente e com as taxas corretas e padronizadas sempre.
Para adicionar equipes a projetos:
Nota
Equipes com mais de 200 membros não podem ser adicionadas em massa e aparecerão em cinza nos resultados de busca. Um único projeto não pode ter mais de 500 pessoas alocadas. O sistema impedirá que você adicione equipes que excedam esse limite.
Quando você clica para adicionar uma equipe selecionada, o sistema obtém um instantâneo único da associação atual da equipe. Ele adiciona cada pessoa dessa equipe à lista de configurações de orçamento do projeto individualmente. Se uma pessoa já estiver na lista do projeto ou se for membro de várias equipes que você selecionou, ela só aparecerá uma vez.
Nota
Esta não é uma sincronização dinâmica. Se novas pessoas forem adicionadas à equipe Asana posteriormente, elas não serão adicionadas automaticamente a este projeto. Você precisaria adicioná-las separadamente.
Se as suas equipes tiverem taxas definidas em um campo personalizado numérico, você poderá importá-las diretamente.
Para importar taxas:
Nota
Todos os números serão arredondados automaticamente para duas casas decimais. Se o formato do campo for uma porcentagem, ele será convertido em um número.
Para evitar a perda acidental de dados, o sistema não substituirá automaticamente as taxas. Em vez disso, ele importará todas as taxas e exigirá que você as resolva manualmente.
Para os custos estimados, você pode escolher entre duas fontes: planos de capacidade ou tarefas.
Disponível nos planos Enterprise e Enterprise+.
À medida que os membros da equipe forem alocados ao projeto, você poderá ver o detalhamento dos custos na visualização do plano de capacidade, com base nas taxas.
O custo total por pessoa aparecerá no plano de capacidade, e a soma estará visível no orçamento do projeto.
Se a alocação for feita por tempos estimados nas tarefas, isso será vinculado diretamente ao projeto para fornecer o orçamento do projeto, em horas ou custos, dependendo do que você selecionou.
Os custos reais serão calculados usando o tempo real do monitoramento de tempo ou das planilhas de horas, à medida que forem enviados. Você pode dividir os custos reais por faturáveis ou não faturáveis, ou por todos os tempos. Isso dependerá de como você configurou os custos reais.
Depois que as taxas forem definidas, você poderá visualizar os custos nas visualizações de planejamento de capacidade e de carga de trabalho.
Os dados de custo são projetados para garantir que sejam editáveis e visíveis apenas para as pessoas certas.
Consulte o nosso artigo dedicado sobre a geração de relatórios com o complemento Planilhas de horas e orçamentos.
Para acessar as configurações de quadros de horários e recursos no painel do administrador:
Você verá as seguintes configurações:
Tanto os superadministradores quanto os administradores podem visualizar essas configurações, mas apenas os superadministradores podem editá-las. Para mais detalhes sobre essas permissões, consulte Funções de administrador e superadministrador na Asana.
Os administradores poderão definir se os registros de tempo podem ou não ser marcados como faturáveis para o seu domínio no painel do administrador.
Para garantir a precisão e a integridade dos dados, o complemento Planilhas de horas e orçamentos impõe permissões de edição específicas com base no ciclo de vida de uma planilha de horas. À medida que uma planilha de horas passa de Rascunho para Enviada e, por fim, para Aprovada, a capacidade de editar entradas de tempo se torna mais restrita.
Substituição do administrador: os administradores de domínio e os superadministradores têm permissões irrestritas para visualizar, editar ou excluir entradas de tempo, independentemente do seu status. Isso garante que os registros históricos possam ser corrigidos mesmo após as aprovações.
Se uma planilha de horas estiver bloqueada devido ao seu status, os remetentes e revisores podem usar as ações de revogação para reverter o status e recuperar o acesso de edição.
Atividade de status da planilha de horas Para garantir transparência e responsabilização, todas as alterações de status — incluindo envios, aprovações, rejeições e revogações — são registradas no registro de atividades de status da planilha de horas.
Embora os administradores de domínio e os superadministradores tenham recursos de substituição para edição, eles não têm visibilidade automática da visualização da planilha de horas Personal de cada usuário.
Nota
Os administradores e superadministradores só podem ver as planilhas de horas de um usuário se tiverem uma licença de planilhas de horas e orçamentos atribuída e forem designados como revisores de horas desse usuário.
Nota
Este artigo foi traduzido por IA.
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