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Disponível como complemento nos planos Starter, Advanced, Enterprise e Enterprise+.

O complemento Planilhas de horas e orçamentos da Asana permite monitorar o tempo real gasto no trabalho, prever e monitorar os custos e a receita faturável, além de garantir cobranças e faturamento oportunos e precisos.

Ao usar o complemento, as suas equipes terão autonomia para promover o alinhamento, aumentar a visibilidade e maximizar o impacto.

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Incluído no complemento

Funcionalidade

Descrição

Planilhas de horas

As planilhas de horas ajudam a monitorar o progresso e a aumentar a eficiência com dados de tempo precisos. Com as planilhas de horas, você pode contabilizar onde o seu tempo é gasto durante um determinado período em vários fuxos de trabalho.


Os remetentes de tempo podem preencher e enviar planilhas de horas para que os revisores de tempo as revisem/aprovem.

Orçamentos

Planeje e monitore os orçamentos dos projetos para ficar por dentro da saúde do projeto.

Taxas de usuários

Defina as taxas de usuário de cada projeto para que sejam incluídas automaticamente nos orçamentos do projeto.

Relatórios de tempo e custo

Gere relatórios sobre os registros de tempo subjacentes por tempo ou custo, incluindo a comparação de estimativas com os valores reais.

Melhorias nas visualizações de gestão de recursos

Veja os custos nas visualizações de gestão de recursos às quais o usuário tem acesso como parte da licença de gestão colaborativa do trabalho, como plano de capacidade, espaços reservados e gestão de recursos universal (Enterprise e Enterprise+) e gestão de recursos de projetos e portfólios (Advanced, Enterprise e Enterprise+). Visualize o tempo com base no único projeto selecionado na gestão de recursos.

Melhorias no monitoramento de tempo (Web e dispositivos móveis)

Acesse campos adicionais no monitoramento de tempo para permitir o registro, o monitoramento e o faturamento precisos do tempo, como faturável/não faturável, um único projeto para atribuição de tempo e descrição.

Configurações de administrador

Os administradores podem personalizar a funcionalidade de planilhas de horas e orçamentos da sua organização no painel do administrador.

Quem pode adquirir este complemento? 

Uma licença do complemento Planilhas de horas e orçamentos pode ser adicionada a qualquer licença de usuário Starter, Advanced, Enterprise e Enterprise+. Para acessar o complemento após a compra, um administrador deve atribuir ao usuário uma licença no painel do administrador. Para adquirir o complemento, você deve falar com o seu representante de vendas da Asana ou entrar em contato diretamente com a equipe de Vendas.

Gestão de licenças e atribuição de funções de licença

Os administradores de domínio, superadministradores e administradores de divisão podem atribuir licenças e designar funções de usuário para o complemento.

As planilhas de horas têm duas funções principais para garantir um fluxo de trabalho preciso: o remetente de tempo e o revisor de tempo.

  • Um remetente de tempo é um membro individual da equipe que monitora as suas horas de trabalho em relação a tarefas e projetos específicos na Asana. Todos os usuários com uma licença do complemento Planilhas de horas e orçamentos são automaticamente remetentes de tempo.
  • Um revisor de tempo é uma designação especial que pode ser adicionada à licença de uma pessoa.  Esses usuários são normalmente um gerente ou supervisor responsável por examinar as planilhas de horas enviadas pelos membros da equipe. Eles verificam a precisão das horas registradas e podem aprovar ou rejeitar o envio.

Gerir licenças e atribuir funções de licença manualmente

Para atribuir licenças manualmente:

  1. Vá até o painel do administrador.
  2. Clique na guia Membros.
  3. Selecione Planilhas de horas e orçamentos no menu suspenso da coluna de complementos ao lado do nome de um usuário

Para designar manualmente as funções de revisor de tempo:

  1. Clique no ícone de três pontos ao lado do nome do usuário.
  2. Clique em Perfil
  3. Role a página até Gestão de planilhas de horas.
  4. Clique no ícone Revisor.
  5. Selecione o usuário que você deseja atribuir como revisor de tempo.
    1. Observação: se o usuário que você selecionar como revisor ainda não tiver uma licença de complemento, ele receberá uma assim que for selecionado como revisor.
Nota iconNota

Apenas administradores e superadministradores podem atribuir revisores de tempo no painel do administrador.

Gerenciar licenças em massa e atribuir funções de licença

Para licenciar e atribuir revisores de tempo em massa, envie um modelo CSV preenchido no painel do administrador. No arquivo CSV, primeiro adicione Planilhas de horas e orçamentos a cada remetente e revisor na coluna do complemento. Esta etapa atribui a licença. Em seguida, insira o endereço de e-mail de um único revisor designado na coluna Revisor para cada usuário. 

  1. Clique no seu ícone do perfil e selecione Painel do administrador.
  2. Vá até a aba Membros.
  3. Clique no menu suspenso Importar/exportar CSV.
  4. Selecione Exportar CSV
  5. Adicione o termo Planilhas de horas e orçamentos na coluna Complementos ao lado de qualquer pessoa a quem você deseja conceder acesso. Veja a imagem abaixo.
  6. Importe o arquivo CSV por meio do botão Importar CSV no canto superior direito da guia Membros.
  7. Você receberá uma notificação quando a importação for concluída

Acesso às planilhas de horas

As planilhas de horas ajudam a monitorar o progresso e a aumentar a eficiência com dados de tempo precisos. Com as planilhas de horas, você pode contabilizar onde o seu tempo é gasto durante um determinado período em vários fuxos de trabalho.

Para acessar as planilhas de horas, navegue até a barra lateral e clique em Planilhas de horas. Você pode adicionar projetos à planilha de horas a partir do botão + Adicionar projeto e adicionar tarefas a partir do item de linha + Adicionar tarefa

Registro de tempo e envio de planilhas de horas

Ao acessar uma planilha de horas, todo o trabalho que já tiver tempo monitorado e preenchido em uma tarefa ou projeto será preenchido automaticamente dentro do intervalo de tempo apropriado na planilha de horas. 

Para registrar o tempo de um projeto na planilha de horas, abra a seta do menu suspenso do projeto. Você pode adicionar tempo como trabalho geral no projeto ou a um tipo de tarefa específico no projeto. Você também pode selecionar projetos e/ou tarefas a partir de recomendações.

Ao adicionar tempo, você pode determinar se ele é faturável ou não faturável e adicionar descrições para detalhar o trabalho. Esses campos também estão disponíveis ao monitorar o tempo no celular com o complemento.

Os tempos totais serão acumulados na parte inferior e à direita.

Nota iconNota

Se uma tarefa pertencer a mais de um projeto, ao adicionar tempo diretamente da tarefa, você deve escolher para qual projeto ela contará. 

Para enviar uma planilha de horas, clique no botão Enviar no canto superior direito da planilha. Você pode adicionar notas, se necessário. A planilha de horas será então enviada ao revisor designado para aprovações.

Um remetente de planilhas de horas pode recuperar as planilhas de horas enviadas para uma determinada semana antes de serem aprovadas.

  • Acesse as suas planilhas de horas.
  • Clique em Em revisão
  • Clique em Reverter o envio

Registro de tempo em nome de outras pessoas

Os revisores de planilhas de horas podem registrar o tempo em nome dos usuários que revisam. Isso é útil para corrigir entradas ausentes ou auxiliar os membros da equipe com seus registros.

  1. Abra a janela de registro de tempo e clique em Adicionar tempo.
  2. Clique no menu suspenso Registrador (que tem como padrão o seu perfil).
  3. Selecione o nome do remetente para o qual deseja registrar o tempo.
  4. Insira a duração e os detalhes como de costume.

Pré-preenchimento de planilhas de horas

Os remetentes de planilhas de horas podem optar por adicionar automaticamente as tarefas que lhes forem atribuídas e que vencem durante a semana atual. Essa configuração ajuda a começar cada semana com uma planilha de horas que já inclui o trabalho que você precisa monitorar.

Pre-populate timesheets

Para ativar essa opção, abra as Planilhas de horas na barra lateral, clique no ícone de três pontos no canto superior direito da página e selecione Configurações das planilhas de horas. Em Pré-preencher planilhas de horas, ative a opção Adicionar automaticamente as tarefas atribuídas a mim previstas para cada semana e selecione Salvar.

Quando esta configuração está ativada, as tarefas que atendem a esses critérios são adicionadas à planilha de horas da semana atual. Você ainda pode adicionar, editar ou remover tarefas e entradas de tempo a qualquer momento.

Remover uma tarefa ou projeto das planilhas de horas

Para remover uma tarefa ou projeto de uma planilha de horas, primeiro é necessário excluir todos os registros de tempo associados.

  • Passe o mouse sobre a tarefa ou o projeto que você deseja excluir
  • Clique com o botão direito do mouse
  • Clique em Remover da planilha de horas

Guia de revisão de tempo

Os usuários designados como revisores de tempo têm acesso a uma visualização dedicada que exibe os remetentes de tempo e as informações essenciais da planilha de horas dentro de um período especificado. Os revisores poderão ver os tempos que estão sendo registrados ao longo da semana, antes de enviar a planilha de horas.

Para ver os detalhes da planilha de horas de um usuário, passe o mouse sobre o nome dele. O texto “Ver a planilha de horas” será exibido. Ao clicar nele, você terá uma visão detalhada da planilha de horas do usuário.

Filtrar e ordenar

Os revisores de tempo podem filtrar a visualização para exibir apenas usuários específicos usando o filtro Pessoas.

  1. Clique no filtro Pessoas
  2. Selecione os usuários que você deseja ver na guia Revisão de tempo
  3. Clique em Salvar visualização para salvar a sua seleção

Os revisores de tempo podem alterar a ordem de exibição dos membros da equipe usando o recurso Ordenar.

  • Clique no botão Ordenar.
  • Selecione a opção de ordenação de sua preferência: alfabética, tempo total ou tempo faturável.
  • Clique em Salvar visualização para aplicar a nova ordem.

Aprovar ou rejeitar planilhas de horas

Um revisor de tempo pode aprovar ou rejeitar planilhas de horas.

  1. Vá até a guia Revisão de tempo.
  2. Para um determinado remetente de tempo, clique em Para revisão
  3. Na janela pop-up, clique em Aprovar ou Rejeitar.

Nota iconNota

Um revisor de tempo pode revogar uma aprovação clicando em Aprovado ou Rejeitado e, em seguida, em Revogar aprovação na janela pop-up. Isso dependerá da configuração do processo de aprovações de planilhas de horas no painel do administrador

Tanto o revisor de tempo quanto o remetente receberão uma notificação sobre a alteração do status das planilhas de horas.

Notificação para o revisor de tempo

Notificação para os remetentes

Exportar registros de tempo 

Para exportar registros de tempo:

  1. Abra o projeto desejado.
  2. Clique no menu suspenso ao lado do nome do projeto
  3. Clique em Sincronizar/exportar
  4. Selecione Registros de tempo como CSV

A exportação mostrará o tempo como faturável ou não faturável para o projeto.

Os revisores de tempo também podem exportar a partir da visualização de Revisão de tempo. Ao exportar a partir da visualização de Cronogramas, você pode usar o seletor de intervalo de tempo para escolher o período exato das entradas de tempo que deseja incluir no seu CSV.

Para exportar a partir desta visualização:

  1. Vá até Quadros de horários na barra lateral esquerda.
  2. Clique na seta do menu suspenso ao lado de Planilhas de horas no canto superior direito.
  3. Selecione a opção de exportação disponível para a sua função.
    • Revisores de planilhas de horas: clique em Exportar CSV de registros de tempo dos remetentes para baixar as planilhas de horas dos usuários específicos atribuídos a você.
    • Superadministradores: clique em Exportar CSV de registros de tempo de todos para extrair todos os registros de tempo de todo o domínio.
  4. Escolha o intervalo de datas desejado usando o seletor de intervalo de tempo e o arquivo CSV será gerado

Orçamentos de projetos

Com os orçamentos de projetos, você pode planejar e prever orçamentos.

Acesso aos orçamentos dos projetos

Você pode acessar os orçamentos de projetos de duas maneiras:

  1. Clique no menu suspenso ao lado do nome do projeto e selecione Definir orçamento do projeto.
  2. Vá até a aba Visão geral do projeto, role a página para baixo até a barra de orçamento e clique no botão de configurações  na barra.
Nota iconNota

É necessário ser um administrador de projeto para acessar os orçamentos do projeto.

Barra de progresso dos orçamentos de projetos

A barra de progresso mostrará a quantidade de trabalho real em relação ao trabalho planejado e o valor restante.

Definir notificações de limite para orçamentos

Um usuário pode indicar um limite para receber notificações sobre o progresso do orçamento. 

Para ativar a notificação de orçamento:

  1. Abra o modal de orçamento em um projeto com um orçamento configurado.
  2. Ative a configuração para notificações de limite.
  3. Indique com qual valor os custos reais devem ser comparados e em que porcentagem o usuário gostaria de ser notificado.

Acumulações de orçamento de projetos em portfólios

Os usuários podem visualizar orçamentos de vários projetos no nível do portfólio para entender as agregações de custo ou tempo, dependendo do tipo de orçamento de um projeto.

  1. Navegue até a visualização de lista do portfólio.
  2. Certifique-se de que os projetos com orçamentos definidos tenham sido adicionados. (Observação: use “Adicionar trabalho” para adicionar projetos.)
  3. Clique no ícone + no canto direito da visualização de lista para adicionar um novo campo.
  4. Selecione uma das opções de orçamento para adicionar acúmulos:
    1. Orçamento (tempo): adiciona acumulações para tempo estimado (total), tempo real (total) e tempo orçado.
    2. Orçamento (custos): adiciona acúmulos para custos estimados (total), custos reais (total) e custos orçados.

Nota iconNota

As agregações de custos são visíveis apenas para as permissões apropriadas.

Escolher um tipo de orçamento

Você pode monitorar o seu orçamento por horas ou custos. Você também pode alternar entre os dois tipos de medição.

Definir tarifas de pessoas (medição de custos)

Se você escolheu Custos como o seu tipo de medição, pode designar taxas horárias para as pessoas que trabalham no projeto. Essa taxa também pode ser mantida na visualização do plano de capacidade.

Para definir uma taxa para uma pessoa ou espaço reservado:

  1. Role a página até a seção Pessoas e taxas nas configurações de orçamento do projeto.
  2. Clique dentro da barra de busca Adicionar pessoas e selecione pessoas ou espaços reservados.
  3. Digite ou selecione pessoas e clique em Adicionar para adicioná-las ao seu conjunto de recursos.
  4. Clique na caixa Taxa e insira um número. 
  5. Clique em X para remover a taxa do orçamento.
  6. Clique em Salvar taxas para salvar as novas alterações feitas na seção de pessoas e taxas.

Algumas observações adicionais:

  • Os espaços reservados e os planos de capacidade estão disponíveis nos planos Enterprise e Enterprise+, portanto, os usuários devem ter uma licença Enterprise ou Enterprise+ básica para usar essas funcionalidades com o complemento Planilhas de horas e orçamentos.
  • Os usuários podem configurar até 500 pessoas ou espaços reservados no conjunto de recursos de cada projeto.
  • Os indivíduos não precisam ser membros do projeto para estar na lista de taxas. Se uma pessoa sair do projeto no meio do caminho, a sua taxa ainda aparecerá no agrupamento de recursos e precisará ser removida manualmente. 

Adição em massa de equipes e taxas a projetos

Se você é um administrador de projeto, pode adicionar em massa equipes inteiras da Asana a um projeto, o que permite que você equipe projetos de forma rápida, consistente e com as taxas corretas e padronizadas sempre.

Para adicionar equipes a projetos:

  1. Digite o nome da equipe.
  2. A busca encontrará as equipes às quais você tem acesso, incluindo as equipes às quais você pertence e as equipes públicas.
  3. Selecione uma equipe nos resultados da busca clicando nela ou usando o teclado.
Nota iconNota

Equipes com mais de 200 membros não podem ser adicionadas em massa e aparecerão em cinza nos resultados de busca. Um único projeto não pode ter mais de 500 pessoas alocadas. O sistema impedirá que você adicione equipes que excedam esse limite.

Quando você clica para adicionar uma equipe selecionada, o sistema obtém um instantâneo único da associação atual da equipe. Ele adiciona cada pessoa dessa equipe à lista de configurações de orçamento do projeto individualmente. Se uma pessoa já estiver na lista do projeto ou se for membro de várias equipes que você selecionou, ela só aparecerá uma vez.

Nota iconNota

Esta não é uma sincronização dinâmica. Se novas pessoas forem adicionadas à equipe Asana posteriormente, elas não serão adicionadas automaticamente a este projeto. Você precisaria adicioná-las separadamente.

Importar taxas junto com as pessoas

 Se as suas equipes tiverem taxas definidas em um campo personalizado numérico, você poderá importá-las diretamente.

Para importar taxas:

  1. Ao lado de cada equipe selecionada, aparecerá um menu suspenso. Este menu listará todos os campos personalizados numéricos dessa equipe que você tem permissão para ver.
  2. Selecione o campo personalizado desejado.
Nota iconNota

Todos os números serão arredondados automaticamente para duas casas decimais. Se o formato do campo for uma porcentagem, ele será convertido em um número.

Para evitar a perda acidental de dados, o sistema não substituirá automaticamente as taxas. Em vez disso, ele importará todas as taxas e exigirá que você as resolva manualmente. 

Custos ou tempo estimados

Para os custos estimados, você pode escolher entre duas fontes: planos de capacidade ou tarefas.

Planos de capacidade

Disponível nos planos Enterprise e Enterprise+.

À medida que os membros da equipe forem alocados ao projeto, você poderá ver o detalhamento dos custos na visualização do plano de capacidade, com base nas taxas.

O custo total por pessoa aparecerá no plano de capacidade, e a soma estará visível no orçamento do projeto.

Tarefas

Se a alocação for feita por tempos estimados nas tarefas, isso será vinculado diretamente ao projeto para fornecer o orçamento do projeto, em horas ou custos, dependendo do que você selecionou.

Custos ou tempo reais

Os custos reais serão calculados usando o tempo real do monitoramento de tempo ou das planilhas de horas, à medida que forem enviados. Você pode dividir os custos reais por faturáveis ou não faturáveis, ou por todos os tempos. Isso dependerá de como você configurou os custos reais.

Custos na gestão de recursos

Depois que as taxas forem definidas, você poderá visualizar os custos nas visualizações de planejamento de capacidade e de carga de trabalho.

  1. Navegue até uma visualização de Carga de trabalho ou Planejamento de capacidade.
  2. No menu suspenso de esforço, selecione Duração estimada ou Duração real. Em seguida, ative a opção Custo

Os dados de custo são projetados para garantir que sejam editáveis e visíveis apenas para as pessoas certas.

  • Gestão de taxas: apenas os administradores do projeto podem definir as taxas horárias para os usuários desse projeto específico.
  • Visibilidade de custos: somente os  administradores de um determinado projeto poderão ver os dados de custos associados a esse projeto nas visualizações de carga de trabalho e planejamento de capacidade.

Relatórios de tempo e custo

Consulte o nosso artigo dedicado sobre a geração de relatórios com o complemento Planilhas de horas e orçamentos.

Configurações do painel do administrador

Para acessar as configurações de quadros de horários e recursos no painel do administrador:

  1. Clique na sua foto do perfil.
  2. Selecione o painel do administrador.
  3. Clique em Configurações na barra lateral.
  4. Role a página até Planilhas de horas e alocação de recursos.

Você verá as seguintes configurações:

  • Ativar o monitoramento de tempo: controla se os campos Duração estimada e Duração real ficam visíveis nas tarefas e nos projetos.
  • Ativar tempo faturável: ativa o status Faturável para registros de tempo, permitindo que os usuários marquem as horas registradas como faturáveis ou não faturáveis.
  • Status de faturamento padrão: define o status de faturamento padrão (faturável ou não faturável) para todos os novos registros de tempo criados no seu domínio.
  • Moeda do orçamento do projeto: seleciona a moeda padrão que será usada para todos os orçamentos do projeto.
  • Processo de aprovação de planilhas de horas: configura o fluxo de trabalho da planilha de horas. Escolha um processo de aprovações simples (Rascunho/Enviar) ou completo (Rascunho/Enviar/Aprovar/Rejeitar).
  • Categorias de tempo: aplica um rótulo consistente a cada registro de tempo. Os administradores podem criar as opções de categoria e os colegas de equipe selecionam uma categoria quando registram o tempo. 
  • Bloquear registros de tempo anteriores: bloqueia automaticamente os registros de tempo após um determinado número de semanas, impedindo que sejam editados por não administradores.
  • Visualizações de recursos (plano de capacidade e volume de trabalho): controla o acesso às funcionalidades de gestão de recursos. Você pode ativar todos os recursos (planos de capacidade e gestão de recursos) ou fornecer acesso mais limitado às visualizações de gestão de recursos em projetos e portfólios.
  • Trabalho geral no projeto: controla se os usuários podem registrar o tempo diretamente em um projeto sem selecionar uma tarefa específica.
  • Registro de tempo futuro: controla até que ponto os usuários futuros podem registrar o tempo.
  • Lembretes de envio: controla quando os usuários recebem lembretes semanais para enviar as suas planilhas de horas.

Tanto os superadministradores quanto os administradores podem visualizar essas configurações, mas apenas os superadministradores podem editá-las. Para mais detalhes sobre essas permissões, consulte Funções de administrador e superadministrador na Asana.

Trabalho faturável e não faturável

Os administradores poderão definir se os registros de tempo podem ou não ser marcados como faturáveis para o seu domínio no painel do administrador.

  1. Vá até o painel do administrador.
  2. Vá até a guia Configurações.
  3. Role a página até Planilhas de horas e alocação de recursos.
  4. Aqui, é possível ativar o monitoramento de tempo, definir as preferências de tempo faturável e planilhas de horas e visualizações de recursos

Permissões e controle de acesso das planilhas de horas

Para garantir a precisão e a integridade dos dados, o complemento Planilhas de horas e orçamentos impõe permissões de edição específicas com base no ciclo de vida de uma planilha de horas. À medida que uma planilha de horas passa de Rascunho para Enviada e, por fim, para Aprovada, a capacidade de editar entradas de tempo se torna mais restrita.

Restrições de edição por status

  • Rascunho: tanto o remetente quanto o revisor designado podem criar, editar ou excluir registros de tempo.
  • Enviada: depois que uma planilha de horas é enviada, o Remetente só pode visualizar, para evitar alterações durante o processo de revisão. O revisor mantém a capacidade de editar ou excluir entradas para fazer as correções necessárias antes das aprovações.
  • Aprovada: após a aprovação, a planilha de horas é bloqueada tanto para o remetente quanto para o revisor. Nenhum dos dois pode modificar o registro histórico, a menos que as aprovações sejam revogadas.

Substituição do administrador: os administradores de domínio e os superadministradores têm permissões irrestritas para visualizar, editar ou excluir entradas de tempo, independentemente do seu status. Isso garante que os registros históricos possam ser corrigidos mesmo após as aprovações.

Recuperar e modificar o status

Se uma planilha de horas estiver bloqueada devido ao seu status, os remetentes e revisores podem usar as ações de revogação para reverter o status e recuperar o acesso de edição.

  • Reverter o envio: se um remetente perceber que cometeu um erro, ele pode selecionar “Recuperar” em uma planilha de horas enviada. Isso reverte a planilha de horas para o status de Rascunho, permitindo que as entradas sejam editadas antes de serem reenviadas. Observação: um envio não pode ser recuperado pelo remetente depois de aprovado.
  • Reverter aprovações: os revisores podem selecionar “Recall” (Reverter) em uma planilha de horas aprovada para desfazer a aprovação. Isso permite correções pós-aprovação se um erro for descoberto posteriormente.
  • Reenvio de planilhas de horas rejeitadas: os revisores podem reenviar uma planilha de horas que foi rejeitada anteriormente, simplificando o fluxo de trabalho se as correções necessárias tiverem sido feitas.

Atividade de status da planilha de horas Para garantir transparência e responsabilização, todas as alterações de status — incluindo envios, aprovações, rejeições e revogações — são registradas no registro de atividades de status da planilha de horas.

Requisitos de visibilidade do administrador

Embora os administradores de domínio e os superadministradores tenham recursos de substituição para edição, eles não têm visibilidade automática da visualização da planilha de horas Personal de cada usuário.

Nota iconNota

Os administradores e superadministradores só podem ver as planilhas de horas de um usuário se tiverem uma licença de planilhas de horas e orçamentos atribuída e forem designados como revisores de horas desse usuário.

Note iconNota

Este artigo foi traduzido por IA.

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