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- Conecte o seu fluxo de trabalho inteligente às fontes de dados certas
- Automatizações de IA predefinidas do AI Studio
- Guia do administrador para o AI Studio
- Limitação de uso do AI Studio
- Como configurar os status dos tíquetes
- Artigos sugeridos por IA na sua base de conhecimento
- Como configurar categorias de fila e campos personalizados
- Personalizar a resposta da IA e a orientação de encaminhamento
- Usar o recebimento de e-mails para criar tíquetes na Asana Service Management
- Configure uma base de conhecimentos no Asana Service Management
- Configuração de acordos de nível de serviço e cronogramas de trabalho
- Como personalizar as automatizações de filas no Asana Service Management
Automatizações
Neste artigo
- Criando uma automatização
- Construtor de automatizações personalizadas
- Editar uma automatização
- Pausando uma automatização
- Excluindo uma automatização
- Configurações da automatização
- Transferir a propriedade de uma automatização
- Automatizações de seção
- Combinações de desencadeadores e ações múltiplas
- Atualizações de automatizações desconfiguradas
- Preços
- Perguntas frequentes
Quem pode usar esta funcionalidade?
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As automatizações de portfólio estão disponíveis nos planos Asana Advanced, Enterprise e Enterprise+.
As automatizações permitem agilizar as tarefas de rotina e definir fluxos de trabalho com facilidade. Para que uma automatização funcione, é necessário um desencadeador que a ative e uma ação a ser executada automaticamente. Por exemplo, uma automatização pode ser criada para atribuir automaticamente uma tarefa (ação) após a definição de uma data de conclusão (desencadeador).
Explore as automatizações gratuitamente. Comece hoje mesmo uma avaliação gratuita da Asana.
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- Desencadeadores de automatizações
- Ações de automatização
- Condições e ramificação nas automatizações
Potencialize os seus processos com as automatizações da Asana. Participe do nosso treinamento virtual Automating workflows in Asana (Como automatizar fluxos de trabalho na Asana) para saber mais.
Criando uma automatização
As automatizações estão disponíveis tanto em projetos quanto em portfólios. Vocês podem configurar automatizações dentro de projetos e portfólios, o que permite automatizar ações importantes e garantir a gestão tranquila de vários projetos.
Ao criar uma automatização, vocês podem escolher entre as automatizações predefinidas na galeria de automatizações ou criar uma automatização personalizada. As automatizações predefinidas na galeria foram criadas para atender a cenários comuns de fluxo de trabalho. As automatizações personalizadas permitem criar automatizações adaptadas aos seus processos exclusivos.
Para criar uma automatização a partir da galeria:
- Acesse Personalizar no canto superior direito do seu projeto.
- Clique em Automatizações.
- Clique em +Adicionar.
- Selecione uma automatização da galeria ou crie uma nova do zero.
Nota
Cada automatização na Asana tem o seu próprio URL exclusivo, que pode ser acessado diretamente pelo navegador. Esses URLs são gerados automaticamente quando as automatizações são criadas e permanecem inalterados durante toda a existência da automatização.
Construtor de automatizações personalizadas
O construtor de automatizações personalizadas está disponível nos planos Asana Starter, Advanced, Enterprise e Enterprise+, e planos anteriores Business e Legacy Enterprise.
Para criar uma automatização personalizada:
- Você pode inserir instruções para o AI Studio, selecionar Começar do zero ou selecionar uma automatização em destaque.
- Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito para controlar as configurações adicionais.
- Clique em Automatização sem título para adicionar um nome à sua automatização.
- Escolha os acionadores e as ações e adicione condições, se necessário.
- Clique em Publicar.
As automatizações serão aplicadas apenas ao primeiro nível de subtarefas (ou seja, as automatizações não serão aplicadas a subtarefas de segundo ou terceiro grau etc.)
Editar uma automatização
Você pode editar as suas automatizações a qualquer momento, basta voltar ao projeto original e selecionar a automatização a ser atualizada.
Para editar uma automatização:
- Clique no menu Personalizar.
- Clique em Automações.
- Clique no ícone de três pontos ao lado da automatização que deseja editar.
- Clique em Editar.
Quaisquer edições que você fizer nas suas automatizações só se aplicarão no futuro. As edições não serão aplicadas retroativamente.
As automatizações que envolvem desencadeadores ou ações externos, como o envio de e-mails ou mensagens diretas (por exemplo, via Outlook, Salesforce ou Slack), só podem ser editadas pelo criador da automatização, porque os desencadeadores/ações externos são autenticados usando as credenciais da conta do criador da automatização.
Pausando uma automatização
Você pode pausar uma automatização a qualquer momento. Clique na opção Ativa no canto superior direito para pausar a automatização.
Excluindo uma automatização
Você pode excluir uma automatização quando quiser. Para isso, clique nela no menu “Personalizar”, clique no ícone de três pontos e, em seguida, no botão Excluir.
Configurações da automatização
Para acessar as configurações de automatização, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito do construtor de automatizações.
Dependendo do tipo de automatização, as configurações de automatização conterão três das seguintes abas: Geral, Permissões, AI Studio, Assistentes de IA.
Nas Configurações gerais, é possível gerir o nome da automatização. Você também pode escolher se a automatização pode ser desencadeada por outras automatizações e se ela deve ser executada em subtarefas.
Transferir a propriedade de uma automatização
Se o proprietário original de uma automatização perder o acesso ao projeto ou sair da organização, os membros da equipe com permissões de edição poderão reivindicar a propriedade da automatização. A Asana notificará os editores do projeto quando as automatizações ficarem sem proprietário, o que facilita a identificação das automatizações que precisam de atenção.
Para reivindicar a propriedade de uma automatização sem proprietário, acesse a automatização na lista de automatizações do seu projeto e, no menu Permissões, clique em Tomar posse. Depois de reivindicar a propriedade, você poderá editar a automatização e receber notificações sobre quaisquer problemas.
Automatizações de seção
Nos planos pagos, o ícone de relâmpago nas seções indica que uma automatização é aplicada a essa seção específica. Elas ficam visíveis nas visualizações em lista e em quadro.
Um clique no ícone do relâmpago abrirá um menu de automatizações para essa seção, permitindo que você adicione novas automatizações ou edite as existentes.
Para editar uma automatização, clique no ícone de lápis, que aparece ao mover o cursor sobre ela.
Combinações de desencadeadores e ações múltiplas
Você também pode usar combinações de desencadeadores e/ou lógica condicional e ações múltiplas para automatizar tarefas de rotina.
É possível usar a ação realizada por uma automatização para desencadear outra.
Cada projeto pode ter no máximo 50 automatizações, independentemente do tamanho ou nível do plano.
Automatizações personalizadas
Desencadeadores
- Você pode adicionar até 20 desencadeadores por automatização personalizada.
- O mesmo desencadeador pode ser selecionado mais de uma vez.
- Não é possível escolher os desencadeadores Data de conclusão próxima ou A tarefa está atrasada para as subtarefas. Para usar um desses desencadeadores, você deve alterar a automatização para Aplica-se a tarefas.
Ações múltiplas
- Quando forem acionados um ou mais desencadeadores, você pode selecionar até 20 ações que ocorrerão como resultado.
- Você não pode adicionar a mesma ação mais de uma vez.
Desencadeadores baseados em colunas ou seções
Os desencadeadores baseados em colunas ou seções são indicados para projetos com visualização em quadro ou projetos com seções recolhíveis.
Automatizações de campos personalizados
As automatizações de campos personalizados estão disponíveis em todos os projetos com campos personalizados. Também pode-se incluir campos personalizados para Pessoas.
Para usar essas automatizações, você deve primeiro adicionar um campo personalizado ao seu projeto.
Automatizações em coleções
Com as coleções, você pode aplicar várias automatizações de uma só vez. Isso permite que você padronize os processos em larga escala e faça atualizações retroativas em projetos que já estão em andamento.
Atualizações de automatizações desconfiguradas
Se uma automatização se desconfigurar (por exemplo: “Marcado como concluído” > “Mover para a coluna “Concluído”, e alguém excluir a coluna “Concluído”), o proprietário da automatização será notificado por e-mail para a corrigir.
Você receberá um e-mail na primeira vez que uma automatização não for desencadeada com sucesso por estar desconfigurada. Nenhum outro e-mail será enviado até que a regra tenha sido corrigida e executada com sucesso ao menos uma vez antes de se desconfigurar novamente.
Todos os usuários com acesso para leitura da automatização em questão podem ver o status certo da automatização.
Esses avisos desaparecerão assim que a automatização for atualizada para uma configuração correta e as alterações forem salvas.
Preços
As automatizações estão disponíveis em todos os níveis pagos na Asana. O construtor de automatizações personalizadas está disponível nos planos Asana Starter, Advanced, Enterprise e Enterprise+, e planos anteriores Business e Legacy Enterprise.
Um subconjunto de automatizações está disponível para os clientes no antigo nível Premium:
- Movida para coluna/seção > Marcar como concluída
- Marcada como concluída > Mover para coluna/seção
- O campo personalizado foi alterado > Mover para coluna/seção
- Movida para coluna/seção > Definir campo personalizado
- O campo personalizado foi alterado > Marcar como concluída
- Marcada como concluída > Definir campo personalizado
Perguntas frequentes
Como funcionam as automatizações na Asana?
As automatizações automatizam tarefas rotineiras combinando um desencadeador (como definir uma data de conclusão) com uma ação (como atribuir automaticamente a tarefa a alguém), permitindo que vocês agilizem os fluxos de trabalho sem intervenção manual.
Posso editar uma automatização depois de criá-la?
Sim, você pode editar qualquer automatização clicando no menu Personalizar, selecionando a automatização na seção Editar e clicando em Editar, embora as alterações se apliquem apenas a tarefas futuras e não retroativamente.
O que ocorre quando uma automatização fica mal configurada?
A Asana envia um e-mail ao proprietário da automatização na primeira vez que uma automatização desconfigurada não for desencadeada (por exemplo, quando uma coluna referenciada é excluída), e todos os usuários com acesso para leitura podem ver o status da automatização até que ela seja corrigida.
Quantas automatizações posso adicionar a um único projeto?
Você pode adicionar até 50 automatizações por projeto, independentemente do tamanho ou nível do seu plano, e pode adicionar até 20 desencadeadores e 20 ações por automatização personalizada.
Este artigo foi traduzido por IA.
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