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Regras

Neste artigo

Disponível nos Planos Asana Starter, Advanced, Enterprise e Enterprise+, e planos anteriores Premium, Business e Legacy Enterprise.

As regras de portfólio estão disponíveis nos planos Asana Advanced, Enterprise e Enterprise+.

Visite a nossa página de preços para obter mais informações.

As regras permitem agilizar as tarefas de rotina e definir fluxos de trabalho com facilidade. Para que uma regra funcione, é necessário um desencadeador que ative a regra e uma ação que seja executada automaticamente. Por exemplo, uma regra pode ser criada para atribuir automaticamente uma tarefa (ação) após a definição de uma data de conclusão (desencadeador).

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Potencialize os seus processos com as Regras Asana. Participe do nosso treinamento virtual Automating workflows in Asana (Como automatizar fluxos de trabalho na Asana) para saber mais.

Como criar uma regra

As regras estão disponíveis tanto em projetos quanto em portfólios. Você pode definir regras em projetos e portfólios, o que permite automatizar as principais ações e garantir a gestão eficiente de vários projetos ao mesmo tempo.

Ao criar uma regra, você pode escolher entre regras predefinidas na galeria de regras ou criar uma regra personalizada. As regras prontas da galeria foram desenvolvidas para atender a situações comuns de fluxo de trabalho. As regras personalizadas permitem que você crie regras sob medida para os seus processos específicos.

Para criar uma regra a partir da galeria:

  1. Acesse Personalizar no canto superior direito do seu projeto.
  2. Clique em Regras.
  3. Clique em + Adicionar.
  4. Selecione uma regra da galeria.
  5. Preencha o parâmetro desejado.
  6. Clique em Publicar regra.
Nota iconNota

Cada regra na Asana tem o seu próprio URL exclusivo, que pode ser acessado diretamente pelo navegador. Esses URLs são gerados automaticamente quando as regras são criadas e permanecem os mesmos durante toda a vida útil da regra.

Criador de regras personalizadas

O criador de regras personalizadas está disponível nos planos Asana Starter, Advanced, Enterprise e Enterprise+, e planos anteriores Business e Legacy Enterprise. 

Para criar uma regra personalizada:

  1. Acesse Personalizar no canto superior direito do seu projeto.
  2. Na seção Adicionar, clique em Regras.
  3. Selecione Criar regra personalizada.
  4. No menu suspenso, selecione Aplica-se a tarefas ou Aplica-se a tarefas e subtarefas;
  5. Escolha um nome para a sua regra.
  6. Escolha desencadeadores, ações e adicione condições, se necessário.
  7. Clique em Publicar regra.
Nota iconNota

As regras serão aplicadas apenas ao primeiro nível de subtarefas (ou seja, as regras não serão aplicadas a subtarefas de segundo ou terceiro grau etc.)

Como editar uma regra

Você pode editar as suas regras a qualquer momento, basta voltar ao projeto original e selecionar a regra a ser atualizada.

Para editar uma regra:

  1. Clique no menu “Personalizar”.
  2. Na seção “Editar”, clique em “Regras”.
  3. Clique no ícone de três pontos próximo à regra que você deseja editar
  4. Clique em Editar.
Nota iconNota

Quaisquer edições que você fizer nas suas regras só se aplicarão no futuro. As edições não serão aplicadas retroativamente.

Regras que envolvem desencadeadores externos ou ações externas, como o envio de e-mails ou mensagens diretas (por exemplo, via Outlook, Salesforce ou Slack), só podem ser editadas pelo criador da regra, pois os desencadeadores/ações externos são autenticados usando as credenciais da conta do criador da regra.

Como pausar uma regra

Você pode pausar uma regra quando quiser. Para isso, clique nela na barra lateral e clique em Ativa. Se quiser reativar a regra, siga as mesmas etapas, mas clique em Pausada.

Como excluir uma regra

Você pode excluir uma regra quando quiser. Para isso, clique na regra na barra lateral e clique no botão Excluir regra.

Configurações de regras

Para acessar as configurações da regra, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito do construtor de regras.

Rule settings button

As configurações de regras contêm duas abas: Configurações gerais e Configurações de permissões.

Settings 1

Em Configurações gerais, você pode gerir o nome da regra. Você também pode escolher se a regra poderá ser desencadeada por outras regras e se a regra deverá ser aplicada a subtarefas.

Settings 2

Em Configurações de permissões, você pode ver o proprietário da regra e selecionar as permissões do editor da regra.

Como transferir a propriedade de uma regra

Se o proprietário original de uma regra perder o acesso ao projeto ou sair da organização, os membros da equipe com permissões para edição poderão reivindicar a propriedade da regra. A Asana notificará os editores do projeto quando as regras ficarem sem proprietário, o que facilita a identificação das regras que precisam de atenção.

Para reivindicar a propriedade de uma regra órfã, acesse a regra na lista de regras do seu projeto e, no menu Permissões, clique em Tornar-se proprietário. Depois de reivindicar a propriedade, você poderá editar a regra e receber notificações sobre quaisquer problemas.

Regras de seção

Nos planos pagos, o ícone de relâmpago nas seções indica que uma regra é aplicada a essa seção específica. Elas ficam visíveis nas visualizações em lista e em quadro.

Quando a regra for ativada, o ícone se transformará em uma animação. Um clique no ícone de relâmpago abrirá um menu de regras para essa seção, permitindo que você adicione novas regras ou edite as existentes.

Para editar uma regra, clique no ícone de lápis, que aparece ao mover o cursor sobre ela.

Rules in sections.png

Combinações de desencadeadores e ações múltiplas

Você também pode usar combinações de desencadeadores e/ou lógica condicional e ações múltiplas para automatizar tarefas de rotina.

É possível usar a ação realizada por uma regra para desencadear outra regra.

Cada projeto pode ter no máximo 50 regras, independentemente do tamanho ou nível do plano.

Regras personalizadas

Desencadeadores

  • Você pode adicionar até 20 desencadeadores por regra personalizada.
  • O mesmo desencadeador pode ser selecionado mais de uma vez.
  • Não é possível escolher os desencadeadores Data de conclusão próxima ou A tarefa está atrasada para as subtarefas. Para usar um desses desencadeadores, você deve alterar a regra para Aplica-se a tarefas.

Ações múltiplas

  • Quando forem acionados um ou mais desencadeadores, você pode selecionar até 20 ações que ocorrerão como resultado.
  • Você não pode adicionar a mesma ação mais de uma vez.

Desencadeadores baseados em colunas ou seções

Os desencadeadores baseados em colunas ou seções são indicados para projetos na visualização em quadro ou projetos com seções recolhíveis.

Regras de campos personalizados

As regras de campos personalizados estão disponíveis em todos os projetos com campos personalizados. Também pode-se incluir campos personalizados para Pessoas.

Nota iconNota

Para usar essas regras, você deve primeiro adicionar um campo personalizado ao seu projeto.

Regras em coleções

Com as coleções, você pode aplicar várias regras ao mesmo tempo. Isso permite que você padronize os processos em larga escala e faça atualizações retroativas em projetos que já estão em andamento.

Atualização de regras desconfiguradas

Se uma regra se desconfigurar (por exemplo: “Marcado como concluído” > “Mover para a coluna 'Concluído'”, e alguém excluir a coluna “Concluído”), o proprietário da regra será notificado por e-mail para a corrigir.

  • Você receberá um e-mail na primeira vez que uma regra não for desencadeada com sucesso por estar desconfigurada. Nenhum outro e-mail será enviado até que a regra tenha sido corrigida e executada com sucesso ao menos uma vez antes de se desconfigurar novamente.

  • Todos os usuários com acesso para leitura da regra em questão podem ver o status certo da regra.

  • Esses avisos desaparecerão assim que a regra for atualizada para uma configuração correta e as alterações forem salvas.

Preços

As regras estão disponíveis em todos os níveis pagos na Asana. O criador de regras personalizadas está disponível nos planos Asana Starter, Advanced, Enterprise e Enterprise+, e planos anteriores Business e Legacy Enterprise.

Um subconjunto de regras está disponível para os clientes no antigo nível Premium:

  • Movida para coluna/seção > Marcar como concluída
  • Marcada como concluída > Mover para coluna/seção
  • O campo personalizado foi alterado > Mover para coluna/seção
  • Movida para coluna/seção > Definir campo personalizado
  • O campo personalizado foi alterado > Marcar como concluída
  • Marcada como concluída > Definir campo personalizado.

Perguntas frequentes

Como funcionam as regras na Asana?

As regras automatizam tarefas habituais ao combinar um desencadeador (como definir uma data de conclusão) com uma ação (como atribuir automaticamente a tarefa a alguém), permitindo que você agilize fluxos de trabalho sem intervenção manual.

Posso editar uma regra após criá-la?

Sim, você pode editar qualquer regra clicando no menu Personalizar, selecionando a regra na seção Editar e clicando em Editar. No entanto, as alterações se aplicam apenas a tarefas futuras e não de forma retroativa.

O que ocorre quando uma regra é configurada incorretamente?

A Asana envia um e-mail ao proprietário da regra na primeira vez que uma regra desconfigurada não for desencadeada com sucesso (por exemplo, quando uma coluna referenciada é excluída), e todos os usuários com acesso para leitura podem ver o status da regra até que ela seja corrigida.

Quantas regras posso adicionar a um único projeto?

Você pode adicionar até 50 regras por projeto, independentemente do tamanho ou nível do seu plano, e pode adicionar até 20 desencadeadores e 20 ações por regra personalizada.

 

Note iconNota

Este artigo foi traduzido por IA.

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