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Monitorar os orçamentos e o progresso dos projetos com o complemento de planilhas de horas e orçamentos

Neste artigo

Disponível como complemento nos planos Starter, Advanced, Enterprise e Enterprise+.

As planilhas de horas ajudam você a ver como o seu tempo é distribuído entre diferentes fluxos de trabalho na Asana. Como responsável por registrar o tempo, você pode registrar horas relacionadas a tarefas específicas ou ao trabalho geral do projeto e enviar seus registros semanais para análise. Neste artigo, você verá como acessar a sua planilha de horas, usar a funcionalidade de pré-preenchimento e registrar o tempo.

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Orçamentos de projetos

Com os orçamentos de projetos, você pode planejar e fazer previsões de orçamentos.

Acesso aos orçamentos de projetos

Você pode acessar os orçamentos de projetos de duas maneiras:

  1. Clique no menu suspenso ao lado do nome do seu projeto e selecione Definir o orçamento do projeto.
  2. Abra a aba Visão geral do seu projeto, role a página para baixo até a barra de orçamento e clique no botão de configurações  na barra.
Nota iconNota

É necessário ser um administrador de projeto para acessar os orçamentos do projeto.

Barra de progresso dos orçamentos de projetos

A barra de progresso mostrará a você a quantidade de trabalho real em relação ao trabalho planejado e a quantidade restante.

Escolha de um tipo de orçamento

Você pode monitorar o orçamento por horas ou custos. Também é possível alternar entre os dois tipos de medição.

Definir notificações de limite para orçamentos

O usuário pode indicar um limite a partir do qual deseja receber notificações sobre o progresso do orçamento. 

Para ativar as notificações de orçamento:

  1. Abra o modal de orçamento em um projeto com orçamento configurado.
  2. Ative a configuração de notificações de limite.
  3. Indique com qual valor os custos reais devem ser comparados e em qual porcentagem o usuário deseja receber notificações.

Acumulações de orçamento de projetos em portfólios

Os usuários podem visualizar os orçamentos de vários projetos no âmbito do portfólio para entender as agregações de custo ou tempo, dependendo do tipo de orçamento de cada projeto.

  1. Acesse a visualização de lista do portfólio.
  2. Certifique-se de que os projetos com orçamentos definidos tenham sido adicionados. (Observação: use “Adicionar trabalho” para adicionar projetos.)
  3. Clique no ícone + no canto direito da visualização de lista para adicionar um novo campo.
  4. Selecione uma das opções de orçamento para adicionar valores acumulados:
    1. Orçamento (duração): adiciona acúmulos para Duração estimada (total), Duração real (total) e Duração orçada.
    2. Orçamento (custos): adiciona valores acumulados para Custos estimados (total), Custos reais (total) e Custos orçados.

Nota iconNota

As agregações de custos são visíveis apenas para quem possui as permissões apropriadas.

Custos ou tempo estimados

Para os custos estimados, você pode escolher entre duas fontes: planos de capacidade ou tarefas.

Planos de capacidade

Disponível nos planos Enterprise e Enterprise+

À medida que os membros da equipe forem alocados ao projeto, você poderá ver o detalhamento dos custos na visualização do plano de capacidade, com base nas taxas.

O custo total por pessoa será exibido no plano de capacidade e a soma estará visível no orçamento do projeto.

Tarefas

Se a alocação for feita com base nos tempos estimados das tarefas, isso será vinculado diretamente ao projeto para gerar o orçamento desse projeto, seja em horas, seja em custos, dependendo da opção que você selecionou.

Custos ou tempo real

Os custos reais serão calculados usando o tempo real obtido a partir do monitoramento de tempo ou das planilhas de horas, à medida que forem enviados. É possível detalhar os custos reais por tempo faturável, não faturável ou total. Isso dependerá de como você configurou os custos reais.

Custos na gestão dos recursos

Depois que as taxas forem definidas, você poderá visualizar os custos nas visualizações de planejamento de capacidade e de gestão de recursos.

  1. Navegue até uma visualização de Gestão de recursos ou Planejamento de capacidade.
  2. No menu suspenso de esforço, selecione Duração estimada ou Duração real. Em seguida, ative a opção Custo. 

Os dados de custo foram desenvolvidos para garantir que só possam ser editados e visualizados pelas pessoas certas.

  • Gestão de taxas: apenas os administradores do projeto podem definir as taxas horárias para os usuários desse projeto específico.
  • Visibilidade de custos: Apenas os  administradores de um determinado projeto poderão ver os dados de custos associados a esse projeto nas visualizações de carga de trabalho e de planejamento de capacidade.

Como definir as tarifas das pessoas (medição de custos)

Se você escolheu “Custos” como tipo de medição, pode definir taxas horárias para as pessoas que trabalham no projeto. Essa taxa também pode ser mantida na visualização do Plano de capacidade dessas pessoas.

Para definir uma tarifa para uma pessoa ou um espaço reservado:

  1. Role a página até a seção Pessoas e tarifas nas configurações de orçamento do projeto.
  2. Clique dentro da barra de busca Adicionar pessoas e selecione pessoas ou espaços reservados.
  3. Digite ou selecione pessoas e clique em Adicionar para adicioná-las ao seu conjunto de recursos.
  4. Clique na caixa Tarifa e insira um número. 
  5. Clique em X para remover a taxa do orçamento.
  6. Clique em Salvar taxas para salvar as novas alterações feitas na seção de pessoas e taxas.

Algumas observações adicionais:

  • Os placeholders e os planos de capacidade estão disponíveis nos planos Enterprise e Enterprise+, portanto, os usuários precisam ter uma licença Enterprise ou Enterprise+ básica para usar essas funcionalidades com o complemento Planilhas de horas e orçamentos.
  • Os usuários podem configurar até 500 pessoas ou espaços reservados no conjunto de recursos de cada projeto.
  • As pessoas não precisam ser membros do projeto para constar na lista de taxas. Se uma pessoa sair do projeto no meio do caminho, a taxa dela ainda aparecerá no conjunto de recursos e precisará ser removida manualmente. 

Adicionar equipes e tarifas em massa a projetos

Se você for administrador do projeto, poderá adicionar em massa equipes inteiras da Asana a um projeto, o que permite alocar pessoal para os projetos de forma rápida, consistente e sempre com as taxas corretas e padronizadas.

Para adicionar equipes a projetos:

  1. Digite o nome da equipe
  2. A busca encontrará as equipes às quais você tem acesso, incluindo as equipes às quais você pertence e as equipes públicas.
  3. Selecione uma equipe nos resultados da busca clicando nela ou usando o teclado.
Nota iconNota

Equipes com mais de 200 membros não podem ser adicionadas em conjunto e aparecerão em cinza nos resultados de busca. Um único projeto não pode ter mais de 500 pessoas alocadas a ele. O sistema impedirá que você adicione equipes que excedam esse limite.

Ao clicar para adicionar uma equipe selecionada, o sistema faz uma captura instantânea única dos membros atuais da equipe. Ele adiciona individualmente cada pessoa dessa equipe à sua lista de configurações do orçamento do projeto. Se uma pessoa já estiver na lista do projeto ou se for membro de várias equipes que você selecionou, ela aparecerá apenas uma vez.

Nota iconNota

Não se trata de uma sincronização dinâmica. Se novas pessoas forem adicionadas à equipe da Asana posteriormente, elas não serão adicionadas automaticamente a este projeto. Você precisaria adicioná-las separadamente.

Importar taxas junto com as pessoas

 Se as suas equipes tiverem taxas definidas em um campo personalizado numérico, você poderá importá-las diretamente.

Para importar taxas:

  1. Ao lado de cada ícone de equipe selecionado, aparecerá um menu suspenso. Este menu exibirá todos os campos personalizados numéricos dessa equipe que você tem permissão para ver.
  2. Selecione o campo personalizado desejado.
Nota iconNota

Todos os números serão arredondados automaticamente para duas casas decimais. Se o formato do campo for uma porcentagem, ela será convertida em um número.

Para evitar a perda acidental de dados, o sistema não substituirá automaticamente as taxas. Em vez disso, ele importará todas as taxas e solicitará que você as resolva manualmente. 

Note iconNota

Este artigo foi traduzido por IA.

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