Loading
PLATFORM
MOGELIJKHEDEN
ASANA AI
ALLE ABONNEMENTEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Privacy en zichtbaarheid in Asana begrijpen

In dit artikel

Privacy in Asana geeft je controle over wie je werk kan zien en openen. Of je nu gevoelige projecten beheert of samenwerkt tussen teams, als je begrijpt hoe privacy werkt, kun je de juiste informatie op het juiste moment met de juiste mensen delen.

Gerelateerde artikelen

Hoe privacy werkt in Asana

Asana gebruikt een op objecten gebaseerd privacysysteem dat op vier hoofdniveaus werkt:

  1. Organisatie: de Asana-werkruimte van je bedrijf
  2. Teams: groepen mensen die samenwerken
  3. Projecten en portfolio's: verzamelingen van gerelateerde taken en werk
  4. Taak: individuele werkitems en hun details

Privacy stroomt van boven naar beneden, wat betekent dat je organisatie-instellingen van invloed zijn op teaminstellingen, die van invloed zijn op projectinstellingen zo verder.

Privacyinstellingen project

Binnen elk team kunnen projecten:

  1. Openbaar voor de organisatie
    • Alle organisatieleden kunnen het project zien en openen
    • Taken binnen het project zijn zichtbaar voor alle organisatieleden
    • Ze kunnen taken en informatie in het project lezen zonder een projectlid te worden
  2. Privé voor leden
    • Alleen projectleden kunnen het project en de taken ervan zien en openen
    • Als een niet-lid een medewerker is van een taak binnen het project, zien ze het project niet vermeld in het veld Project van de taak

  3. Alleen team betekent dat het project openbaar is voor leden van het team waarin het zich bevindt. Dit betekent dat de privacyinstelling van het team beïnvloedt wie toegang heeft tot het project, omdat het bepaalt wie lid kan worden van het team.

    Teams kunnen 3 verschillende privacy-instellingen hebben;

    1. Privé: je moet uitgenodigd worden om lid te worden van dit team om het team of de projecten te zien of er toegang toe te krijgen.
    2. Lidmaatschap op aanvraag: je kunt de naam van het team zien en een aanvraag sturen naar een teamlid om je toe te laten om lid te worden. Deze uitnodiging kan worden geaccepteerd of geweigerd.
    3. Openbaar voor organisatie: elk lid van de organisatie kan het team vinden en er lid van worden, waarna ze toegang hebben tot de openbare projecten van het team.
Opmerking iconOpmerking

Zelfs in privéprojecten kun je individuele taakmedewerkers toevoegen die alleen die specifieke taak zien, niet het hele project.

Taakzichtbaarheid

Het is belangrijk om op te merken dat het feit dat je aan een taak werkt in dezelfde Asana-organisatie als iemand anders, niet betekent dat ze je werk kunnen zien. Niemand kan ook automatisch je reacties of bestanden zien. Je hebt controle over wie wat ziet.

Op taakniveau zijn er verschillende zichtbaarheidsinstellingen.

Privé voor jou

Dit is een privétaak waarin jij de enige medewerker bent. Het wordt met niemand anders gedeeld en kan door niemand anders gezien worden. Dit betekent dat alleen jij in de lijst met medewerkers verschijnt. Deze taak is privé en alleen jij hebt er toegang toe. Niemand anders kan het bekijken of eraan samenwerken. Als je een andere medewerker toevoegt, is de taak niet langer privé en hebben medewerkers toegang tot de taak en de bijbehorende informatie.

Je kunt een taak privé houden als je nog niet klaar bent om de informatie te delen of om persoonlijke notities of informatie te bewaren.

Privé voor medewerkers

Deze taak is privé voor jou en de andere medewerkers aan de taak. Het kan alleen worden gezien door degenen die uitgenodigd zijn om samen te werken aan de taak. Je kunt meer mensen toegang geven tot de taak door ze toe te voegen als medewerkers.

Je kunt een taak privé houden voor medewerkers als de informatie alleen zichtbaar moet zijn voor een geselecteerde groep.

Openbaar voor organisatie

Dit is een taak waartoe iedereen in de organisatie toegang heeft en ze kunnen de informatie in de taak zien. Iedereen buiten je Asana-organisatie heeft geen toegang tot de taak of de informatie ervan.

Standaard is een taak vaak zichtbaar voor de organisatie in Asana, vooral als de informatie breed gedeeld kan en moet worden of toegankelijk moet zijn voor iedereen in de organisatie.

Bovenliggende taak bekijken

Als je aan een subtaak werkt, zie je soms bovenaan een notitie met de tekst Deze taak is zichtbaar voor de medewerkers en mensen die de bovenliggende taak kunnen zien. Medewerkers kunnen de subtaken zien, maar het is misschien niet duidelijk dat de zichtbaarheid van de bovenliggende taak de zichtbaarheid van een subtaak bepaalt.

Een goede regel is om te onthouden dat je zichtbaarheid hebt als je 'omlaag' kijkt, maar niet altijd als je 'omhoog' kijkt. Met andere woorden, als je toegang hebt tot een taak, heb je toegang tot de subtaken en sub-subtaken.

Het is mogelijk om een medewerker of verantwoordelijke van een subtaak te zijn, maar geen toegang te hebben tot de bovenliggende taak 'daarboven'; in dit geval zie je de hierboven genoemde zichtbaarheidsnotitie.

Portfoliozichtbaarheid

Portfolio's hebben twee toegangsniveaus:

Privé voor portfolio-leden

Je moet uitgenodigd worden om lid te worden van een portfolio die privé is voor leden.

De privacy-instellingen van de portfolio-inhoud worden gerespecteerd, wat betekent dat wanneer je bent uitgenodigd, je alle projecten en geneste portfolio's kunt zien waartoe je toegang hebt. Je kunt geen privéprojecten of portfolio's zien waar je momenteel geen toegang toe hebt.

Openbaar voor organisaties

Iedereen in de organisatie kan deze portfolio vinden en er lid van worden.

Net als voorheen worden de privacyinstellingen van projecten in de portfolio gerespecteerd, zodat je alleen zichtbaarheid hebt in de projecten waar je al toegang toe hebt. De portfolio kan privéprojecten hebben, maar je zult ze niet zien tenzij je een projectlid bent. Dit maakt het veilig delen van portfolio's mogelijk met inachtneming van de privacy van projecten en geneste portfolio's.

Samenwerken met teamleden

Je kunt toegangsinstellingen gebruiken om samen te werken met teamleden in privéprojecten en portfolio's zonder te veel informatie te delen of toegang te geven tot het verkeerde werk.

Stel je een project voor met de naam Budget 2024 dat is ingesteld op Privé voor leden. Alleen de 4 projectleden hebben toegang. Niemand anders kan het project vinden via zoeken, of de informatie erin lezen; ze moeten toegang vragen aan een huidig projectlid.

Het duurt niet lang voordat de leden beseffen dat ze hulp nodig hebben van Sam van het Finance-team voor een enkele budgetgerelateerde taak in het Budget 2024-project, maar ze willen geen van de andere taken van het project met hen delen. Geen probleem, ze wijzen de taak gewoon toe aan Sam. Sam wordt niet automatisch toegevoegd aan het project en hij ziet alleen deze ene taak. Ze kunnen de naam van het project waar de taak toe behoort niet zien.

Extra middelen

 

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Privacy en zichtbaarheid in Asana begrijpen