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プロジェクトでメールブリッジを使用する

この記事の内容

メールブリッジを使用すると、Asana アカウントを持たないユーザーは、サポート用または受付用のメールアドレス (例: support@yourcompany.com) にメールを送信することで、Asana プロジェクトにタスクを作成できます。 

そのメールがプロジェクトの Asana メールアドレスに転送されると、タスクが自動的に作成されます。外部の送信者が受信した通知メールに返信すると、その返信はタスクに対するコメントとして追加され、Asana にログインすることなく会話をスレッド形式で継続できます。

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確認済みメールドメインのセットアップ

組織が Email Bridge を使用するには、まず組織の管理者が管理者コンソールで送信ドメインを確認する必要があります。このステップにより、お客様の組織がドメインを所有していることが証明され、お客様の組織に代わって Asana がメールを送信することが承認されます。そのため、外部の送信者への通知メールは、Asana から直接送信されたものではなく、お客様のドメインから送信されたものと表示されます。

まずは管理者コンソールに移動し、「設定」を選択します。「確認済みメールドメイン」をクリックして、ドメイン管理ページを開きます。ここでは、既存の確認済みドメインまたは確認待ちのドメインを確認できます。ドメインの確認が完了したら、「確認済みドメインからの送信を許可する」トグルを有効にできます。

新しいドメインを追加するには、「メールドメインを追加」をクリックします。 

表示されるダイアログで、メールドメイン(メールアドレスの @ 以降の部分。例: acme.org) を入力します。「送信」をクリックして続行します。

送信後、Asana は一連の CNAME レコードを生成します。これらのレコードをドメインの DNS 設定に追加する必要があります。「DNS レコードを表示」をクリックして、必要な CNAME レコードを確認します。各レコードを DNS プロバイダーに追加してから、管理者コンソールに戻り、確認を完了します。DNS の変更が反映されるまで最長で 72 時間かかる場合があり、確認の試行は 28 日後に有効期限が切れます。 

CNAME (Canonical Name) レコード: 暗号署名 (DKIM) を有効にします。CNAME レコードは、エイリアスをプライマリドメイン名にマッピングします。Asana は、3 つの個別の CNAME レコードを使用して DKIM (DomainKeys Identified Mail) を確立します。これは、外部の顧客に送信されるすべての通知メールに安全なデジタル署名が押されるようなものです。これにより、メールが本当に貴社から送信されたものであり、転送中に変更されていないことが数学的に証明されます。

AWS SES では、メールフローを中断することなく、舞台裏でセキュリティキーをシームレスにローテーションするために 3 つの CNAME レコードが必要です。常に 1 つのキーのみがメールに署名していますが、他の 2 つのレコードにより、AWS は次のキーを事前に準備し、スムーズな自動ハンドオーバーのためにバックアップを用意しておくことができます。

確認が完了すると、ドメインは「確認待ちのメールドメイン」から「確認済み」リストに移動し、「確認済みドメインからの送信を許可する」オプションが利用可能になります。

組織管理者が送信ドメインを確認すると、プロジェクトオーナーはそのドメインをプロジェクトに接続し、外部メールの受信トレイから受信メールを Asana に転送するように設定できます。その後、外部ユーザーは Asana アカウントを必要とせずに、メールを送信または返信するだけでタスクを作成したり、コメントを追加したりできます。

プロジェクトのメール転送を設定する方法

確認済みのドメインをプロジェクトに接続するには、プロジェクトを開き、右上隅の「カスタマイズ」をクリックします。表示されるパネルから「メール」を選択します。「メール経由でタスクを追加」の下にプロジェクトの Asana メールアドレスが表示されます。「コピー」をクリックすると、このアドレスをコピーして転送設定で使用できます。

高度な設定を行うには、下にスクロールして「Advanced settings (高度な設定)」の「メール転送の管理」をクリックします。「メール転送の管理」タブで「Advanced メール設定」ダイアログが開きます。 

管理者がまだドメインを確認していない場合は、管理者に連絡するよう促す通知が表示されます。ドメインが確認されたら、「確認済みドメイン」セクションからそのドメインを選択し、「メール転送」に表示されている Asana メールアドレスをコピーして、外部メールクライアント (Gmail や Outlook など) で転送先として追加してください。

注: ドメインが確認済みであることを確認してください。確認されていない場合、メールブリッジは機能しません。

タスクの自動作成を有効にするには、外部メールの受信トレイ (例: support@yourcompany.com) を設定して、受信メッセージをプロジェクトの Asana メールアドレスに自動転送するようにします。転送されたメールが届くと、Asana はメールの件名をタスクのタイトルとして、メールの本文をタスクの説明として使用して新しいタスクを作成します。

自動メール返信の設定方法

自動返信を設定して、メールによってタスクが作成された場合に外部の送信者に通知することができます。「Advanced メール設定」ダイアログで、「自動でメールに返信」タブをクリックします。 

「追加」をクリックして、新しい自動返信を作成します。たとえば、「タスクを受け取ったとき」の確認メールなどです。また、「メールをカスタマイズ」でロゴをアップロードして、外部送信者に送信される自動返信メールにブランドを表示することもできます。メールのプレビューは、パネルの下部に表示されます。

外部ユーザーによるタスクの操作方法

外部ユーザーがタスクを作成するメールを送信すると、お客様の確認済みドメインから通知メールが送られます。外部ユーザーがその通知メールに返信すると、その返信は対応する Asana タスクに自動的にコメントとして追加されます。これにより、外部ユーザーが Asana アカウントを作成したり、ログインしたりする必要なく、会話がスレッド化され、Asana 内でチームが確認できるようになります。

トラブルシューティング

メールブリッジに関する問題のほとんどは、ドメインの確認、プロジェクトの接続、またはメールプロバイダーでの転送の設定に起因します。

ドメインが確認されていない

「設定」>「確認済みメールドメイン」で、追加したドメインが「保留中」または「失敗」として表示されます。

ドメインが「確認待ちのメールドメイン」に残っている場合:

  • 反映されるまで時間を置く: DNS の変更は即座には更新されません。変更がグローバル DNS サーバー全体に反映され、Asana によって検出されるまで、最長で72 時間かかる場合があります。
  • DNS レコードを再確認する:確認には、「DNS レコードを表示」をクリックしたときに表示されるとおりの 3 つの CNAMEレコードが必要です。1 つでもレコードが欠落している、スペルが間違っている、または変更されている場合、確認はできません。

ドメインのステータスが「失敗」の場合:

「失敗」ステータスは、Asana がドメインを確認しましたが、オーナーシップを確認できなかったことを意味します。ページには「確認サービスにアクセスできませんでした。もう一度お試しください。」最も一般的な原因は、DNS レコードが不足しているか、正しくないことです。

  1. 古いレコードを削除する: DNS プロバイダーのコンソールに移動し、失敗した認証試行中に追加した DNS レコードをすべて削除します。
  2. プロセスをやり直す: Asana の管理者コンソールで「もう一度お試しください」をクリックして、やり直します。これにより、DNS プロバイダーに追加する新しい DNS レコードが生成されます。

転送されたメールでタスクやコメントが作成されない

これは、最も一般的な配信の問題です。以下の確認作業を順番に行ってください。

  1. 送信元ドメインが確認済みであることを確認する:管理者コンソールで、「設定」→「確認済みメールドメイン」の順に移動します。ドメインは「確認待ちのメールドメイン」ではなく、「確認済み」リストに表示されている必要があります。
  2. 「確認済みドメインからの送信を許可する」トグルがオンになっていることを確認する:このオプションは、ドメインが完全に確認された場合にのみ管理者コンソールで利用可能になります。
  3. プロジェクトが確認済みのドメインに接続されていることを確認する:プロジェクトを開き、「カスタマイズ」→「メール」の順にクリックし、Advanced settings (高度な設定) で「メール転送の管理」をクリックして、確認済みのドメインが選択されていることを確認します。(管理者に連絡するよう促す通知が表示される場合、ドメインはまだ確認されていません)。
  4. メールプロバイダーで転送が有効になっていることを確認する: Gmail、Outlook、またはカスタムメールサーバーで、受信アドレス (例: support@yourcompany.com) に送信されたメールが、「メール転送の管理」に表示されているプロジェクト固有の Asana メールアドレスに転送されるように設定されていることを確認してください。
  5. ⚠️注:メールブリッジは、標準のメール転送ルールに対応しています。シンプルなメールリダイレクト(メールエンベロープヘッダーを変更しないもの) はサポートされていません。
  6. プロバイダーの転送確認が完了していることを確認:下記の「転送確認が完了していない」を参照してください。
  7. メールが DKIM 認証に合格することを確認する: Email Bridge は DKIM を使用して転送メールを認証します。標準の SPF チェックは転送ループを通過できないため、受信メールには有効な DKIM 署名が必要です。有効な DKIM 署名がない場合、メールは却下されます (送信者には「配信不可」の通知が届きます)。
    1. 送信メールが DKIM 署名されていることを確認してください。ほとんどの大手プロバイダー (Google Workspace や Microsoft 365 など) は、メールに自動的に署名します。
    2. カスタムメールサーバーまたは自己管理メールサーバーでは、DKIM の手動設定が必要な場合があります。具体的な設定手順については、メールプロバイダーに問い合わせてください。

転送確認が完了しませんでした

すべてのメールプロバイダーがこのステップを必要としているわけではありません。一部のプロバイダー (特に Gmail) は、最初に転送を設定したときに、受信トレイの所有者であることを確認するために 1 回限りの確認メールを送信しますが、他の多くのプロバイダーは送信しません。プロバイダーがこのステップを必要としない場合は、このセクションをスキップしてください。

確認が必要な場合:

  1. Asana がメールを受信: Asana は確認用のメールを自動的に取得し、接続されているプロジェクトにタスクとして配信します。
  2. アクション:タスクを開き、メール本文にある確認リンクを見つけてクリックし、転送を承認します。
ノート iconノート

このステップが完了するまで、メールプロバイダーはすべての転送をブロックし、タスクは作成されません。

返信がコメントとして追加されない

元の送信者、元の「宛先」の受信者、および最初のメールスレッドの CC に含まれる全員は、メール通知に返信して Asana タスクに直接コメントを追加できます。返信が投稿されない場合:

  • スレッド内で返信する:新しいメッセージを作成するのではなく、Asana 通知メールで「返信」または「全員に返信」を使用する必要があります。返信を正しいタスクにルーティングするメタデータは、通知メールのヘッダーに含まれています。
  • 承認されたアドレスから返信する:返信は、元のスレッドに含まれていたメールアドレス (元の送信者、宛先、または CC 宛先のアドレス) から送信された場合にのみ受け付けられます。参加者が通知を外部のアドレスに転送し、そのアドレスから返信した場合、セキュリティ上の理由から Asana はコメントを却下します。

まだサポートが必要ですか？

上記のすべてのチェック項目を確認してもメールが同期されない場合は、Asana サポートにお問い合わせいただき、以下の情報をお知らせください。

  • 組織 / ワークスペース名と確認済みの送信ドメイン。
  • 接続済みの Asana プロジェクトの URL。

 

Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

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