Loading
製品
AI Platform
おすすめ機能
会社の規模別活用方法
チーム別活用方法
業界別
活用事例
学ぶ
サポート
サービス
ヘルプセンター
search-icon

トピック

プロジェクトでメールブリッジを使用する

この記事の内容

メールブリッジを使用すると、Asana アカウントを持たないユーザーは、サポート用または受付用のメールアドレス (例: support@yourcompany.com) にメールを送信することで、Asana プロジェクトにタスクを作成できます。 

そのメールがプロジェクトの Asana メールアドレスに転送されると、タスクが自動的に作成されます。外部の送信者が受信した通知メールに返信すると、その返信はタスクに対するコメントとして追加され、Asana にログインすることなく会話をスレッド形式で継続できます。

関連記事

確認済みメールドメインのセットアップ

組織がメールブリッジを使用するには、まず組織の管理者が管理者コンソールで送信ドメインを確認する必要があります。このステップにより、お客様の組織がドメインを所有していることが証明され、お客様の組織に代わって Asana がメールを送信することが承認されます。そのため、外部の送信者への通知メールは、Asana から直接送信されたものではなく、お客様のドメインから送信されたものと見なされます。

まずは管理者コンソールに移動し、「設定」を選択します。「確認済みメールドメイン」をクリックして、ドメイン管理ページを開きます。ここでは、既存の確認済みドメインまたは確認待ちのドメインを確認できます。ドメインの確認が完了したら、「確認済みドメインからの送信を許可する」トグルを有効にできます。

新しいドメインを追加するには、「メールドメインを追加」をクリックします。 

表示されるダイアログで、メールドメイン(メールアドレスの @ 以降の部分。例: acme.org) とバウンスドメイン (サブドメイン) (例: mail.acme.org) を入力します。バウンスドメインはメール認証とバウンス処理に使用され、ユーザーに表示されるアドレスではありません。「送信」をクリックして続行します。

送信後、Asana は一連の DNS レコードを生成します。これらのレコードをドメインの DNS 設定に追加する必要があります。「DNS レコードを表示」をクリックして、必要な MX、TXT、CNAME レコードを確認します。各レコードを DNS プロバイダーに追加してから、管理者コンソールに戻り、確認を完了します。DNS の変更が反映されるまで最長で 72 時間かかる場合があり、確認の試行は 28 日後に有効期限が切れます。 

  1. MX (Mail Exchanger) レコード。MX (Mail Exchanger) レコードは、受信メールのルーティングを担当します。バウンスサブドメイン (例: mail.acme.org) に対してこのレコードを設定することで、Asana からの自動通知が配信に失敗した場合、追跡のために Asana のシステムに返送されるようにインターネットに指示します。

  1. TXT (テキスト) レコード: 送信者の認可を確認し、スパムを防止します。会社に代わってメールを送信することを許可されている外部サーバーを公開します。Asana 固有の TXT レコードを追加すると、Gmail や Outlook などの受信メールサーバーに Asana が信頼できる送信者であることが通知され、プロジェクトの自動通知がブロックされたり、スパムとしてフラグ付けされたりすることがなくなります。

  1. CNAME (Canonical Name) レコード: 暗号署名 (DKIM) を有効にします。CNAME レコードは、エイリアスをプライマリドメイン名にマッピングします。Asana は 3 つの個別の CNAME レコードを使用して DKIM (DomainKeys Identified Mail) を確立しています。これは、外部の顧客に送信されるすべての通知メールに安全なデジタル署名が押されるようなものです。これにより、メールが本当に貴社から送信されたものであり、転送中に変更されていないことが数学的に証明されます。

AWS SES では、メールフローを中断することなく、舞台裏でセキュリティキーをシームレスにローテーションするために 3 つの CNAME レコードが必要です。常に 1 つのキーのみがメールに署名していますが、他の 2 つのレコードにより、AWS は次のキーを事前に準備し、スムーズな自動ハンドオーバーのためにバックアップを用意しておくことができます。

確認が完了すると、ドメインは「確認待ちのメールドメイン」から「確認済み」リストに移動し、「確認済みドメインからの送信を許可する」オプションが利用可能になります。

注: バウンスドメインは、メールドメインの確認が完全に完了した後にのみ変更できます。

組織管理者が送信ドメインを確認すると、プロジェクトオーナーはそのドメインをプロジェクトに接続し、外部メールの受信トレイが受信メールを Asana に転送するように設定できます。その後、外部ユーザーは Asana アカウントを必要とせずに、メールを送信または返信するだけでタスクを作成したり、コメントを追加したりできます。

プロジェクトのメール転送を設定する方法

確認済みのドメインをプロジェクトに接続するには、プロジェクトを開き、右上隅の「カスタマイズ」をクリックします。表示されるパネルから「メール」を選択します。「メール経由でタスクを追加」の下にプロジェクトの Asana メールアドレスが表示されます。「コピー」をクリックすると、このアドレスをコピーして転送設定で使用できます。

高度な設定を行うには、下にスクロールして「Advanced settings (高度な設定)」の「メール転送の管理」をクリックします。「メール転送の管理」タブで「Advanced メール設定」ダイアログが開きます。 

管理者がまだドメインを確認していない場合は、管理者に連絡するよう促す通知が表示されます。ドメインが確認されたら、「確認済みドメイン」セクションからそのドメインを選択し、「メール転送」に表示されている Asana メールアドレスをコピーして、外部メールクライアント (Gmail や Outlook など) で転送先として追加してください。

注: ドメインが確認済みであることを確認してください。確認されていない場合、メールブリッジは機能しません。

タスクの自動作成を有効にするには、外部メールの受信トレイ (例: support@yourcompany.com) を設定して、受信メッセージをプロジェクトの Asana メールアドレスに自動転送するようにします。転送されたメールが届くと、Asana はメールの件名をタスクのタイトルとして、メールの本文をタスクの説明として使用して新しいタスクを作成します。

自動メール返信の設定方法

自動返信を設定して、外部の送信者のメールによってタスクが作成された場合に、その送信者に通知することができます。「Advanced メール設定」ダイアログで、「自動でメールに返信」タブをクリックします。 

「追加」をクリックして、新しい自動返信を作成します。たとえば、「タスクを受け取ったとき」の確認メールなどです。また、「メールをカスタマイズ」でロゴをアップロードして、外部送信者に送信される自動返信メールをブランド化することもできます。メールのプレビューは、パネルの下部に表示されます。

外部ユーザーによるタスクの操作方法

外部ユーザーがタスクを作成するメールを送信すると、お客様の確認済みドメインから通知メールが送られます。外部ユーザーがその通知メールに返信すると、その返信は対応する Asana タスクに自動的にコメントとして追加されます。これにより、外部ユーザーが Asana アカウントを作成したり、ログインしたりする必要なく、会話がスレッド化され、Asana 内でチームが確認できるようになります。

 

Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

翻訳に関するフィードバックを送る。

関連記事

読み込み中
Asana プロジェクトでメールブリッジを使用する | Asana ヘルプセンター