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仕事に合ったプロジェクトの型の選び方

この記事の内容

どんなプロジェクトも 3 つのカテゴリのどれかに当てはまるので、仕事を効率的にセットアップできます。プロジェクトがどの「青写真」に当てはまるのかを理解することで、適切な機能を選択し、仕事を整理して成功に導きやすくなります。

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プロジェクトの型とは？

プロジェクトのタイプは、Asana で仕事を構造化する最適な方法を特定するのに役立つフレームワークです。主に 3 つのタイプがあります。

  1. 期日のあるプロジェクト: 順番に発生し、最終成果物のある仕事
  2. 継続的なプロセス: 常設のパイプラインでステージを移動していく仕事
  3. リファレンスのプロジェクト: 実行可能な作業を伴わない情報の保存と整理

シナリオ 1: 期限のあるプロジェクト

「プロジェクト」と聞いて、多くの人が思い浮かべるのは、おそらく期日のあるプロジェクトではないでしょうか。タスクが順番に行われ、すべてが最終成果物または期日に向けて進むチェックリストのようなものです。

主な特徴

  • タスクが順番に完了する
  • 一つの独立した仕事である
  • プロジェクトに最終成果物または期日がある
  • 目標達成時にプロジェクト終了

一般的な例

  • 製品リリース
  • イベント計画
  • 従業員のオンボーディング
  • マーケティングキャンペーン
  • ウェブサイトのリニューアル

期日のあるプロジェクトのベストプラクティス

主要な節目にマイルストーンを設定する

マイルストーンを使って主要な進捗ポイントをマークすることで、チームは大きな達成感を得て、モチベーションを維持できます。

依存関係を使って、一連の引き継ぎをスムーズに行う

プロジェクト計画を作成しながら仕事をつなげるには、依存関係を使用します。依存関係は、タスク間の関係を示し、タスクを実行する順序を示します。タスクの依存関係を使うと、タスクが別のタスクを待たせている場合は「先行タスク」、別のタスクを待っている場合は「後続タスク」と示すことができます。時間的な競合がある場合は、タイムライン上で期日を調整できます。先行タスクが完了すると、チームに通知が送られます。

adding dependencies to tasks.png

今後も繰り返されるプロジェクトについてはテンプレートを作成する

類似するプロジェクトを定期的に実行する場合は、再利用可能なカスタムテンプレートを作成して時間を節約しましょう。プロジェクトをテンプレートに変換するには、プロジェクト名の横にあるドロップダウンをクリックして「テンプレートとして保存」を選択します。

この青写真を使うタイミング:

プロジェクトの開始日と終了日が明確で、決まった順番で仕事を進める必要がある場合は、期日のあるプロジェクトを選択します。

how to organize a dead-bound project in Asana.png

上の例では、プロジェクトが次のように整理されていることがわかります。

  1. セクションを追加する
  2. 仕事をサブタスクに分割する
  3. カスタムフィールドの使用
  4. マイルストーンの設定

型 2: 継続的なプロセス

継続的なプロセスは、同じタイプの作業が複数のステージを繰り返し移動する、常緑樹のようなワークフローです。期日のあるプロジェクトとは異なり、継続的なプロセスは決して終わることはありません。仕事が常時フローしていくパイプラインのようなものだとお考えください。

主な特徴

  • 仕事が複数のステージを経て進行する
  • プロジェクトは常時設定されているパイプラインとして機能する
  • 具体的な終了日はない
  • さまざまな仕事に対して同じプロセスが繰り返される

一般的な例

  • クリエイティブリクエスト
  • IT ヘルプデスクのチケット
  • コンテンツカレンダー
  • 週次会議の議題
  • 仕事の受け付けプロセス
  • バグの追跡

継続的なプロセスのベストプラクティス

仕事の受け付け用のフォームを追加する

フォームを作成して、必要な情報がすべて揃ったリクエストをプロジェクトに直接送信できるようにしましょう。フォームを使うと、チームの仕事の始め方や必要な情報の収集方法を統一し、仕事の見落としを防ぐことができます。フォームは社内外のチームと共有できるため、情報を集めて整理し、無駄なやりとりを最小限に抑えることができます。

オートメーションルールを設定する

ルールを使用して、ステージ間でのタスクの移動、タスクの割り当て、特定の条件が満たされたときのフィールドの更新を自動化できます。

タスクテンプレートを作成

必要なフィールドやサブタスクをすべて含むタスクテンプレートを使用して、仕事の作成方法を標準化しましょう。

ボードビューで視覚化する

ボードビューは、作業がさまざまなステージを経て進行するのを確認できるため、継続的なプロセスに特に適しています。

この青写真を使うタイミング:

同じタイプの仕事を繰り返し行い、各作業が最初から最後まで同様のステップに従う場合は、継続的なプロセスを選択します。

Jamie さんはアサナ商事のクリエイティブプロデューサーです。イベントチームから、画像のデザインリクエストを頻繁に受け取ります。Jamie さんはプロジェクトをボードビューでセットアップして、チームのクリエイティブリクエストの受け付けプロセスを合理化および自動化しています。

setting up an ongoing process in Asana.png

  1. Jamie さんが、リクエストプロジェクトをボードビューでセットアップします。プロセスの各ステージをボードで横に追跡するほうが、直感的にわかりやすいためです。
  2. セクションは、「新規リクエスト」から「最近完了」まで、仕事のステージを示します 。
  3. Jamie さんは、「カスタマイズ」メニューからカスタムフィールドを追加します。優先度、承認リクエストステージ、推定作業時間のフィールドが追加されています。
  4. ボードビューでは、タスクの右下隅にあるブランチアイコンをクリックすると、サブタスクが表示されます。

シナリオ 3: リファレンスのプロジェクト

リファレンスプロジェクトは、実行可能な仕事を管理するのではなく、情報を収集して整理するためのものです。重要な情報を保存し、見つけやすくするためのデジタルファイルキャビネットのようなものです。

主な特徴

  • 主な目的は情報の保存と整理
  • アイテムは、実行可能な作業ではない場合がある
  • 完了ではなく、可視性を重視する
  • 時間制限がある場合とない場合がある

一般的な例

  • 従業員ハンドブック
  • ベンダーリスト
  • コンテンツカタログ
  • 会議メモのアーカイブ
  • リソースライブラリ
  • ブレインストーミングのコレクション

リファレンスのプロジェクトのベストプラクティス:

お好みのビューを選択する

情報に最も適したプロジェクトビュー (リスト、ボード、タイムライン、カレンダー) を選択します。

タスクを使って静的なアイテムを表す

各タスクは、追跡したい情報、文書、またはリソースを表すことができます。

セクションやカスタムフィールドで整理する

セクションを使って関連アイテムをグループ化し、カスタムフィールドを追加することで、情報を絞り込みやすく、見つけやすくなります。

関連する作業にリンクする

リファレンスプロジェクトを、情報が関連するアクティブなプロジェクトやタスクにリンクします。

この青写真を使うタイミング:

情報やリソース、長期的な計画を整理する必要がある場合は、リファレンスプロジェクトを選択します。

その他のリソース

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この記事は AI によって翻訳されています。

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プロジェクトの型: Asana のワークフローを適切に設定する