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在 Asana 中追蹤資助

在本文中

非營利組織中的資助追蹤涉及管理申請、獲得、管理和報告資助的複雜流程。目標是簡化整個資助生命週期，從發現資助機會到提交應用程式，再到管理資助後的合規性。本文將引導您設定和管理資助追蹤系統。

請設定您的資助追蹤系統

資助追蹤專案

使用 Asana 資源庫中的資助追蹤範本，或從頭開始建立新專案，或使用 Asana AI 的智慧專案。

使用 資助追蹤 從 Asana 的庫中選擇範本，或從頭開始建立新專案，或使用 Asana AI 的智慧專案。 請使用較短的字詞。

自訂專案以符合您組織的獨特階段，例如新增「探索」、「已提交應用程式」、「已授予」和「合規性審查」的區段。

  • 使用 時間軸檢視 以取得所有進行中資助的可視化藍圖。

  • 為每個資助應用程式階段設定 開始和截止日期。利用相依性，確保任務以正確的順序發生。

    • 使用表單擷取新的資助機會

    1. 建立自訂 表單，以收集潛在資助的所有必要詳細資料。

    2. 新增問題至您的表單，以收集資助名稱、資助金額、應用程式期限和所需文件等重要資助資訊。

    3. 與您的團隊分享表單連結，或將其發佈在您的非營利組織網站上，以便將機會直接作為新任務提交到您的 Asana 專案中。

    使用自訂欄位組織和監控資助資訊

請使用較短的字詞。

為「優先順序」、「資金金額」和「核准狀態」等重要指標建立 自訂欄位。 請使用較短的字詞。

這些欄位可在專案中進行排序和篩選，以便更好地關注和管理關鍵詳細資料。

  • 使用自訂欄位對應，將表單問題的答案直接連結至專案中的自訂欄位。

    • 使用專案集監控多個資助

    1. 為所有資助相關專案建立專案集。

    2. 將所有資助專案新增至此專案集，以便取得資助管道的宏觀檢視。

    3. 從集中式 儀表板 監控進度、有效地排定優先順序並追蹤關鍵指標。

    4. 使用您的專案集追蹤整體進度、狀態更新、關鍵指標和資源配置。

    使用規則和 Asana AI 自動化資助工作流程

    1. 新增 規則 至您的專案，以自動化工作流程。

    2. 使用規則以：– 當期限臨近時通知團隊成員 – 根據狀態在區段之間移動任務 – 針對合規性要求傳送提醒
    3. 使用 智慧規則建立器 將複雜的工作流程自動化，並使用 Asana AI 節省時間。

    4. 使用 智慧聊天向 Asana AI 提問關於您的專案問題，這有助於最佳化團隊工作量、確保工作負荷平衡，並協助您策略性地分配資源。

    管理團隊工作負荷

請使用較短的字詞。

從您的專案集或專案存取 工作負荷。工作負荷功能可協助您平衡團隊資源。

  • 監控團隊 工作量和任務分配。

  • 重新指派或重新排定任務，以防止超出負荷。

  • 使用智能摘要，快速瞭解專案健康狀況和團隊工作量。

    • 報告與進度更新

    1. 建立 儀表板，以追蹤資助應用程式狀態、即將到來的期限、成功率和總資金保障等內容。

    2. 使用 Asana 的報告工具產生對資助管道的深入解析，確保您有效利用所有機會。

    3. 使用 智能狀態產生有關資助進度的快速更新，並定期分享這些狀態更新，以便讓專案關係人隨時掌握最新情況。

執行這些步驟，您的組織就能在 Asana 中建立高效、透明且協作的資助追蹤系統。採用這種結構化方法，有助於確保不會錯過任何機會，並始終如一地遵守期限。

請參閱其他資源

Note icon注意

This article has been AI-translated.

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