資助追蹤

如何在Asana中建立資助申請管線專案

有幾種方法可以建立您的資助申請管線。 若要快速開始使用,請按照以下步驟

  1. 我們的資助申請管線範本開始,並針對您組織的需求加以自訂。
  2. 匯入您目前追蹤資助的現有試算表

如何存取所有Asana範本

GIF demonstrating how to access templates in Asana from the +button in the top bar

若您偏好從頭開始建立自己的管線專案,或想要Asana專案的一般最佳作法,請在此處開始

一次管理多個活躍的資助申請?

如果你使用我們的範本:

  1. 在範 本中複製 [範例任務]、重新命名並將其轉換為專案
  2. 然後將這些專案新增至專案集,協助您在同一處管理並監控所有資助。

管理資助申請專案的技巧

現在您已建立專案,這些提示可協助您在將資助新增至管線時進行管理。

1.使用應用程式流程階段區段組織專案

SCREENSHOT showing how to add sections in an Asana project

建立區段,明確哪些資助處於管線的哪個階段。 部分可幫助您查看申請流程的不同階段,例如「範圍界定」、「應用」、「待處理」等,並據此對任務進行分類。

當您在應用程式上取得進展時,請將任務從一個區段拖曳到另一個區段,以反映其狀態。

2.使用時間軸規劃應用程式排程和資助週期

將資助新增至您的管線後,請務必為其指派截止日期,以便準時提交或續約。 然後從截止日期開始倒向工作,為流程的每個步驟設定切實可行的開始和截止日期。 您可以使用時間軸來協助您將排程可視化、進行調整,使其切合實際,並且輕鬆設定任務之間的相依性,以便以正確的順序進行工作。 若您需要變更任何內容,也可以透過時間軸輕鬆拖放至新的截止日期

3.透過表單擷取新商機

新的資助機會可以來自任何地方,而表單可讓您快速取得和審查這些資助機會。 建立表單,擷取您需要的詳細資訊,以便評估並核準商機。 提交後,該表單會變為管線專案中的任務。

在整個組織或您的網站上分享表單連結,以便輕鬆提交和發現機會。 任何人都可以填寫表單,即便他們並未使用Asana亦然。

4.使用自訂欄位,清楚說明優先順序、核準及關鍵細節

GIF of how to create and add custom fields to Asana

由於各種資助正在進行中,您需要確保可以看到哪些是最優先事項、預期資金金額等資訊。 自訂欄位有助於讓這些細節一目了然,也可用於篩選和排序專案(如試算表欄)。 您可以針對資金金額、優先順序、階段或核準建立欄位,藉此擷取關鍵詳細資料。

使用自訂欄位通知追蹤核準

SCREENSHOT of using approval custom fields in Asana to see what's approved or not

資助提案通常會經過幾輪回饋,而用於核準的自訂欄位工作流程可讓您輕鬆查看某些內容是否已獲得核準。 只需將核準自訂欄位新增至專案,然後開啟通知即可。 接著,若欄位有所變更,所有任務追蹤者都會收到通知,以便在申請獲得核準或需要納入回饋時,每個人都能掌握進度。

報告資助管線進度的提示

使用進度檢視,在同一處發佈定期狀態更新

SCREENSHOT of a status updated posted in Progress View of Asana

對管線進度和增長的

洞察力是確保您獲得足夠機會並保持其變動的關鍵。 請嘗試透過「進度檢視」發佈定期更新,而不是依賴冗長的電子郵件串或隨機ping訊息來尋求更新。 您可以@提及現有的任務、專案和隊友,以便輕鬆參考工作,並讓每個人都知道進度或障礙。

追蹤多個資助專案? 將其新增至專案集,以便在單一檢視中監控其狀態。

追蹤資助資源

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