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ワークフローの節目を自動化する

この記事の内容

基盤が整ったら、摂取量を標準化し、手動での更新を減らし、明確な「go/no - go」の瞬間を作りましょう。

フォームを使って受け付けを標準化する方法

フォームを使用して、送信されたフォームをプロジェクトの実行可能なタスクに変換しましょう。

フォームをセットアップする

  1. プロジェクトを開き、「カスタマイズ」メニューからフォームを作成します。
  2. 必要な詳細（タイトル、説明、依頼者、目標日、予算）について質問を追加します。
  3. フォームの質問をカスタムフィールドにマッピングすると、タスクはすでに入力されている重要なデータで作成されます。
  4. 要求者が関連するフォローアップの質問のみを表示できるように、ブランチを使用します。

ルールで雑務を減らしましょう

手作業による変更を減らして作業を進められるよう、繰り返しのステップを自動化しましょう。

トリガー、条件、アクションを使用してルールを作成する

  • 例：プロジェクトにタスクが追加された→ 場合If Department = Marketing → その後、マーケティングレビュアーに割り当て、Status = Assignedを設定します。
  • 例：ステータス がレビュー中に変更された場合は、コメントを→追加して申請者に通知します。
  • 例:ステージがスタッフ配置の承認に移動したら、タスクを承認に→変換してスタッフ配置チームに割り当てます。

Asana AIでルールをスピーディに作成

SMARTルール作成ツールを使用して、何が必要なのかをわかりやすく説明します（例：「フォームからリクエストが作成された場合」、「部署=マーケティング」、「その後Alexに割り当て、ステータスをAssignedに設定」）。 Asanaは適切なトリガー、条件、アクションを提案します。確認して公開することができます。

その他の便利なオプション

  • マルチホームキータスクをセカンダリプロジェクトに。
  • 単一のルール内に分岐/条件を追加して、数十の別々の自動化を作成せずにバリエーションを処理します。

承認リクエストで透明性を確立

正式な決定が必要な場合は、タスクを承認リクエストにします。 承認者は、「承認する」「差し戻す」「却下する」を選択して、全員がステータスを把握できるようにします。 ルールを使用して、タスクを適切な段階で承認に自動変換し、適切な承認者にルーティングします。

例:リクエストワークフロー、エンドツーエンド

  1. 申請者がフォームを送信します。 フィールドが事前入力されたタスクが作成されます。
  2. ルールが適切なレビュアーに割り当て、ステータスを設定します。
  3. ステータス=レビュー中の場合、別のルールはリクエスト者に通知するためのコメントを投稿します。
  4. 審査に合格すると、タスクは自動的に承認リクエストに変換され、スタッフに割り当てられます。
  5. 承認すると、イベントチームは期限のあるイベントプロジェクトを(多くの場合はテンプレートから)開始し、元のリクエストにリンクします。
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この記事は AI によって翻訳されています。

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