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スマートワークフローを適切なデータソースに接続してください。

この記事の内容

プロンプトを書くときに作業を @メンションする方法
添付ファイルを追加し、コンテキストを提供してください。
データと権限をAI指示に含める
Asana AI 機能は、Google ドライブ、OneDrive、SharePoint、Dropbox、Box からの添付ファイルを読み取れます。
AI の指示におけるデータと権限を確認してください。

AI スタジオは、Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+プランでご利用いただけます。Asana AI スタジオのリリースの詳細については、asana.com/aiをご覧ください。

Asana AI で利用できるデータを理解することで、より効果的で透明性の高いスマートワークフローを作成しましょう。この記事では、AI スタジオの @メンション、添付ファイル、権限設定を使用して、スマートワークフローに適切なデータへのアクセス権を付与する方法を説明します。さらに詳しく知りたい方は、Asana アカデミーで AI スタジオ基礎スキルバッジを取得してください。効果的なプロンプトの書き方、スマートワークフローの計画方法、一般的な問題のトラブルシューティング方法を学びましょう。

デフォルトでは、Asana AI はルールをトリガーするタスクと、そのルールが存在するプロジェクトにアクセスできます。さらに、AI スタジオの作成者は、タスク、プロジェクト、ポートフォリオ、目標、添付ファイルなど、スマートワークフローがアクセスできる追加情報を制御できます。以下の情報は、そのアクセスを効果的に管理する方法を説明しています。

プロンプトを書くときに作業を @メンションする方法

スマートワークフローの指示で作業を @メンションすることとは、ビルダーが @ 記号に続いて、タスク、プロジェクト、チーム、ポートフォリオ、目標、ユニバーサルワークロード、またはユーザーのいずれかの作業アイテムの名前を入力する @メンションのプロセスを指します。

指示で作業を @メンションすると、スマートワークフローは @メンションされた作業アイテムに含まれる情報を読み取ることができます。AI スタジオを使用して構築されたスマートワークフローがアクセスできるデータの量を制御できます。この記事で後述する AI 指示ペインの「データと権限」セクションには、スマートワークフローが必要な情報にアクセスできるようにするためのさまざまな設定が含まれています。

リマインダー：デフォルトでは、スマートワークフローは 2 つのものにのみアクセスできます。

ルールをトリガーするタスクに含まれる情報
ルールが存在するプロジェクトとそのプロジェクト内のタスクからの情報

その他の情報 (タスク、プロジェクトなど) は、AI への指示内で明示的に @メンションしてください。

タスクを @メンションしてください

指示でタスクを @メンションすると、ワークフローはタスクデータやユーザー生成コンテンツ (タイトル、説明、担当者など) を含む、そのタスク内の情報を読み取れるようになります。タスクデータの詳細な管理は、AI への指示ペインの「データと権限」セクションで行ってください。

指示ウィンドウの下部にある「AI はこれらのコンテンツを見ることができます」というタイトルのセクションを確認し、スマートワークフローが目的のタスクにアクセスできることを確認してください。

プロジェクトを @メンションする

指示でプロジェクトを @メンションすると、AI への指示の「データと権限」セクションで選択した設定に基づいて、スマートワークフローはそのプロジェクトのタスクを読み取れるようになります。この記事の後半で詳しく説明しますが、スマートワークフローがそれらのプロジェクトに含まれるタスクにアクセスするレベルを選択するか、プロジェクト名のみに制限し、タスク情報を除外するかを選択してください。

指示ペインの下部にある「AI はこれらのコンテンツを見ることができます」というタイトルのセクションを確認して、スマートワークフローが必要なプロジェクト情報にアクセスできることを確認してください。

チームまたはユーザーを @メンションしてください

AI スタジオでは、スマートワークフローの指示でチームを @メンションできます。指示でチームを @メンションすると、以下へのアクセス権が付与されます。

チームメンバーの名前（最大 200 人）
チーム管理者の名前
役職
チームメンバーのカスタムフィールド

これにより、スマートワークフローを使用して、チームメンバーをタスクのコラボレーターとして追加したり、特定の指示に基づいてチーム管理者にタスクを割り当てたりできます。

ポートフォリオを @メンションする

指示でポートフォリオを @メンションすると、スマートワークフローはポートフォリオ情報、ポートフォリオ内のプロジェクト情報、およびそれらのプロジェクト内のタスクにアクセスできます。ポートフォリオ情報とは、以下のことを指します。

名前
オーナー
メンバー
最終ステータス更新
ポートフォリオに追加されたプロジェクトレベルのカスタムフィールド

ポートフォリオを @メンションすると、デフォルトでポートフォリオ内のプロジェクトのタスクにアクセスできます。ルールを作成する際に、AI スタジオの設定で「指示内で @メンションされたプロジェクトから使用するデータ」ドロップダウンから「プロジェクト名」を選択することで、タスク情報を含めるためのアクセス権を減らすことができます。プロジェクト名のみを選択した場合、スマートワークフローはそれらのプロジェクト内のタスクデータを読み取りません。

ポートフォリオを @メンションして、AI スタジオがポートフォリオ内の適切なプロジェクトにタスクをマルチホームできるようにするか、ポートフォリオ内の複数のプロジェクトにわたってタスクを見つけることができます。

目標を @メンションする

指示で目標を @メンションすると、スマートワークフローは次のような目標情報にアクセスできます。

名前
オーナー
日付範囲
説明
ステータス
期間
ステータス更新
下位目標
リンクされたプロジェクトの情報（名前、チーム、オーナー、最終ステータス更新）

これにより、AI スタジオは入力タスクが特定の目標に関連しているかどうかを確認し、全体的なコンテキストの一部として目標情報を活用できます。

プロジェクト横断ワークロードを参照してください

現在、プロジェクト横断ワークロードは AI スタジオの指示で @メンションをサポートしていません。ただし、ワークロードの URL を指示ウィンドウに貼り付けることで、プロジェクト横断ワークロードを参照できます。これにより、AI スタジオはワークロード情報を参照し、キャパシティとワークロードに基づいて入力タスクを適切な担当者に割り当てます。

プロジェクトやポートフォリオのワークロードではなく、ユニバーサルワークロードのみを参照することが可能です。

添付ファイルを追加し、コンテキストを提供してください。

タスクの実行に必要なすべての情報が含まれるように、スマートワークフローに追加のコンテキストを提供する方法がいくつかあります。

AI の指示に直接コンテキストを書き込む
スマートワークフローの AI の指示に直接ファイルを添付する
ルールをトリガーするタスクにファイルを添付する
@メンションされたプロジェクトやポートフォリオ内のタスクにファイルを添付する

それぞれのアプローチには長所があり、どれを選択するかはスマートワークフローの具体的な要件によって異なります。

AI への指示に直接コンテキストを書き込む

AI の指示に直接コンテキストを書き込むのは、ブリーフで変更のないガイドラインに適しています。

指示に直接参照情報を含めるのが最もシンプルなアプローチである場合があります。これは、テキスト形式で十分に説明できる短いガイドライン、基準、または例に適しています。たとえば、請求、技術、機能リクエストなど、事前に定義されたチケットカテゴリのリストを AI への指示に直接書き込み、それぞれに簡単な説明を提供してください。これらのカテゴリの説明は変更されないため、スマートワークフローはチケットを分類する際にこのコンテキストを参照できます。

データと権限をAI指示に含める

AI への指示にファイルを直接添付してください。

スマートワークフローの AI 指示にファイルを添付することは、一貫した参照資料を使用する場合に理想的なアプローチです。

AI の指示に直接添付されたファイルは、どのタスクがトリガーされたかにかかわらず、ワークフローが実行されるたびに利用できます。ワークフローの実行時に毎回参照する必要のある資料、ガイドライン、例などには、このアプローチを使用してください。たとえば、ブランドガイドラインの PDF を AI への指示に直接添付して、ワークフローが実行されるたびに、トーン、スタイル、コンテンツ作成の基準に関する一貫したルールを参照できるようにしましょう。

タスクにファイルを添付する

有用なコンテキストは、Asana 以外のドキュメントやファイルに含まれていることが多くあります。これらのファイルをタスクに直接添付して、関連するコンテキストを確実に仕事に結びつけましょう。

添付ファイルのあるタスクでスマートワークフローを実行すると、それらのファイルにアクセスして意思決定を行うことができます。各タスクに固有の文書を分析する必要があるワークフローに最適です。たとえば、タスクに毎週の会議メモが添付されている場合、ワークフローはその会議のアクションアイテムなどの重要な詳細を抽出します。これにより、ワークフローは毎週、各会議の独自のコンテキストに合わせて出力を調整します。

@メンションされたプロジェクトやポートフォリオ内のタスクにファイルを添付してください。

Asana 以外のドキュメントやファイルに、役立つ背景情報が含まれていることがよくあります。これらのファイルをタスクに直接添付することで、最も関連性の高いコンテキストを仕事に確実に保持できます。

スマートワークフローでプロジェクトまたはポートフォリオが @メンションされた場合、ルールの指示に関連するタスクを検索します。下記の「指示内で @メンションされたプロジェクトから使用するデータ」セクションを参照してください。添付ファイルがルールのガイダンスに関連していると判断された場合、文書は要約され、LLM モデルのコンテキストとして含まれます。

Asana AI 機能は、Google ドライブ、OneDrive、SharePoint、Dropbox、Box からの添付ファイルを読み取れます。

この機能は現在 AI スタジオで利用可能です。Asana AI は Google ドライブ、OneDrive、Sharepoint、Dropbox、Box からの添付ファイルを読み取れます。添付ファイルは、入力タスク（ルールをトリガーするタスク）に添付されて��る場合、またはスマートワークフローの指示に直接添付されている場合に、Asana AI が読み取れます。

アクセス制御の詳細は次のとおりです。

これらのクラウドストレージプラットフォームのいずれかを介してタスクにファイルを添付すると、入力タスクで実行されるスマートワークフローは、添付された特定のファイルにアクセスできますが、ドライブまたはフォルダー全体にはアクセスできません。
クラウドストレージプラットフォームを介して Asana のタスクにファイルを添付しても、プラットフォーム内で設定されているアクセス制御は変更されません。たとえば、Google ドライブ経由でタスクに非公開のドキュメントを添付した場合、他のタスクコラボレーターは引き続きそのドキュメントの内容を閲覧できません。ファイルを添付したが、スマートワークフローに読み取らせたくない場合は、下の画像のように、そのファイルへの AI アクセス権を削除してください。ファイルへの AI アクセスを削除しても、タスクから添付ファイルは削除されません。

アプリでサポートされている添付ファイルの種類を確認してください。

クラウドストレージアプリごとにサポートされている添付ファイルの種類の詳細なリストについては、AI スタジオのトラブルシューティングの記事の添付ファイルの処理に関するセクションを参照してください。

AI の指示におけるデータと権限を確認してください。
「データと権限」設定で、AI への指示内でプロジェクトやタスクを @メンションしたときに含まれるデータを設定してください。これらの設定は、Asana AI が処理するデータの範囲を決定するため、変更すると全体のコストと出力の品質に影響する可能性があります。

タスクから使用するデータを選択してください。
スマートワークフローがアクセスできるタスク情報のレベルを 2 つから選択してください。
- タスクのデータとコメント では、タイトル、説明、担当者、コメントなどの基本的なタスク情報を提供します。
- タスクのデータ、コメント、アクティビティ、リンクされたタスク では、タスク履歴や、親タスクとサブタスクなどのタスク間の関係を含むようにアクセス範囲を拡大します。
スマートワークフローが失敗し、Asana AI の推論で親タスクまたはサブタスクへのアクセス権がないと説明されている場合は、正しいデータ設定が選択されていることを確認してください。ワークフローは親タスクやサブタスクに自動的にアクセスできると考えられがちですが、これは適切なデータ設定（タスクのデータ、コメント、アクティビティ、リンクされたタスク）を介して、または AI への指示で直接 @メンションすることによって明示的に許可する必要があります。タスクに追加された添付ファイルを含める
この小さくも重要な設定は、スマートワークフローがタスクの添付ファイルの内容を表示する権限を持つかどうかを決定します。

Asana AI は、最大 5 MB の画像と最大 25 MB の添付ファイルを読み取れます。タスクに追加できる添付ファイルの数に厳密な制限はありませんが、Asana AI はコンテキストウィンドウに収まる範囲内の情報のみを読み取ります。スマートワークフローが失敗し、Asana AI の推論が添付ファイルにアクセスできないことを示している場合は、このチェックボックスをオンにしてください。
指示内で @メンションされたプロジェクトから使用するデータを指定してください。

この設定では、AI への指示内で @メンションされたプロジェクトのタスクにスマートワークフローがアクセスする方法を管理してください。

アクセスレベルは、次の 3 つの方法でカスタマイズしてください。
- AI に決定させる： Asana AI は @メンションされたプロジェクト内のタスクを検索し、関連する結果を返します。ルールガイダンスに基づき、0 から 150 件のタスクを返します。プロジェクト名では、@メンションされたプロジェクトの名前のみにアクセスでき、タスクにはアクセスできません。類似タスクでは、AI が処理しているタスクと類似するタスクにアクセスできます (最大タスク数 10 件)。最近のタスクでは、@メンションされたプロジェクト内で最近変更されたタスクにアクセスできます。タスクサイズに応じて、最大 200 件のタスクにアクセスできます。
  コラボレーターとして追加できるユーザーを選択してください。
  
  この設定では、要件に基づいて、スマートワークフローがタスクのコラボレーターとして追加できるユーザーを管理してください。
  
  アクセスレベルを 3 通りの方法でカスタマイズしてください。
  - @メンション 明示的に @メンションされたユーザー、または指示内で @メンションされたチームのメンバーのみを含める。特定の個人のみをコラボレーターとして追加できるようにすることで、機密情報を保護できます。メンバーと @メンションされたゲストには、組織内の全員と、指示内で @メンションされたゲストが含まれます。これにより、社内のコラボレーションと、必要に応じて外部の関与とのバランスを取れます。すべてのメンバーを許可するには、制限なしで組織のすべてのメンバーとゲストを含めます。オープンで自由なコラボレーションを必要とするワークフローには、この設定をおすすめします。
    AI はこれらのコンテンツを見ることができます。
    
    このセクションは AI への指示ウィンドウの一番下にあり、スマートワークフローがアクセスできる @メンションされたプロジェクト、タスク、チームを一覧表示します。AI への指示に添付されたファイルもここに表示されます。確認するには、下までスクロールしてください。
    以下の例では、ビルダーは 2 つのプロジェクトと 2 つの個別タスクを @メンションし、予算管理スプレッドシートを AI への指示に添付してください。
    
    このセクションにタスク、プロジェクト、添付ファイルがどのように表示されるかを以下に示します。
    
    ワークフローの入力内容をすばやく確認し、必要なコンテキストが利用可能であることを確認してください。ワークフローが期待どおりに機能しない場合は、このリストを確認してください。トラブルシューティングの最初のステップとして最適です。

ノート
この記事は AI によって翻訳されています。
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