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チーム会議向け Asana

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詳細は料金ページをご確認ください。

生産的なチーム会議を行うには、明確なメモと効果的なフォローアップが必要です。AI Meetings を使用すると、Asana がミーティングを文字起こしし、議論を要約し、タスクに変換できるアクションアイテムを提案するため、通話後に決定事項を見失うことがありません。AI ミーティングを設定し、チームミーティングの内容を記録し、Asana でアクションアイテムをフォローアップする方法をご紹介します。

AI Meetings を使ってアクションアイテムを記録する

AI Meetingsは、仕事に関する会話を、その後のタスクにつなげます。会議の要点を別のツールで管理するのではなく、Asana が会議の内容を文字起こしし、AI サマリーとおすすめのアクションアイテムを生成します。Asana を離れることなく、これらの提案をタスクに変換できます。AI Meetings は、Advanced、Enterprise、Enterprise+ の各プランで利用できます。要約とおすすめのタスクの生成には、60 分以内のミーティングで 1 件の AI リクエストが使用されます。さらに、1 時間を超えるごとに、または 1 時間未満であっても 5 分の猶予時間を超えた場合は、追加で 1 件の AI リクエストが使用されます。

AI Meetings を設定

まずはカレンダーを連携しましょう。Asana で、サイドバーの「ナレッジ」にある「ミーティング」に移動し、上部のバナーから「カレンダーを連携」または「はじめる」を選択して、プロンプトに従って Google カレンダーまたは Outlook カレンダーのアカウントを認証します。1 つのカレンダーを接続できます。AI Meetings を使用するには、カレンダーが必要です。

次に、ミーティングの録音と文字起こしの方法を選択します。Asana デスクトップは、Zoom、Google Meet、Microsoft Teams のミーティングの音声をデバイスから取得します。ボットが通話に参加することはありません。Apple Silicon では macOS 13.0 以降、または 64 ビット版 Windows 10 以降が必要です。セットアップ画面から Asana デスクトップをダウンロードし、システム設定で Asana デスクトップの通知を有効にすると、ミーティングが開始されたときに通知が届きます。macOS では、Asana はマイク、システムオーディオ、アクセシビリティの権限も求めます。Zoom との連携は、ご自身が主催する Zoom ミーティングでのみ利用できます。設定するには、セットアップ画面で「Zoom と連携」を選択してください。サポート対象のブラウザーとミーティングアプリについては、「AI Meetings のトラブルシューティング」をご覧ください。

AI Meetings の使い方

ミーティングを録画して文字起こしする

ミーティングを文字起こしするには、カレンダーのイベントに Zoom、Google Meet、または Microsoft Teams のリンクが含まれている必要があります。Asana デスクトップを使用すると、組織外でホストされるミーティングを含め、どの参加者も文字起こしを行えます。サイドバーの「ミーティング」に移動し、「ホーム」タブを開いて、今後 5 分以内に始まるミーティングの「開始」を選択します。Asana が通話を開始し、画面の左上に録画コントロールが表示されます。デスクトップ通知または Asana デスクトップミニアプリのカレンダーアイコンから開始することもできます。

Zoom 連携を使用して Zoom ミーティングの文字起こしを行うには、ミーティングの主催者としてクラウド録画を開始します。録画が終了すると、Asana がトランスクリプトを取得します。これには最長で 30 分かかる場合があります。 

AI Meetings では、文字起こしが自動的に開始されることはありません。録画が始まる前に、ミーティング通知に同意のリマインダーが表示されます。書き起こしが開始されると、Asana はお客様のアカウントからミーティングのチャットにメッセージを投稿します。

ミーティングのメモを共有する

文字起こし、サマリー、アクションアイテムは、デフォルトで非公開になっています。ミーティングの前、最中、または後に、コラボレーターを追加したり、ミーティングを 1 つ以上のプロジェクトやチームスペースに紐づけたりできます。追加されたメンバーは全員、サマリー、文字起こし、アクションアイテムを含むミーティング全体にアクセスできます。連携された会議は、プロジェクトの「AI ミーティング」タブに表示されるため、メモは関連する仕事の横に表示されます。

ミーティングは特定のメンバーのみと共有できます。チーム全体、ドメイン全体、および公開共有はサポートされておらず、ゲストと閲覧限定ユーザーにアクセス権を付与することはできません。デフォルトの共有設定を設定するには、「ミーティング」ページの右上にある歯車のアイコンを選択します。

ミーティング後のフォローアップ

アクションアイテムを確認する

要約とアクションアイテムの準備が完了すると、Asana の受信トレイに通知が届きます。Asana デスクトップでは通常、数分でサマリーが作成されますが、Zoom の文字起こしにはそれ以上の時間がかかる場合があります。ミーティングを開いて、AI が生成したサマリーを確認します。サマリーは、ミーティングメンバーなら誰でも編集できます。「さらに表示」を選択すると、文字起こしの全文が表示されます。全文は編集できません。

おすすめのタスクは、会議の下部に表示されます。必要に応じて提案を編集し、承認して Asana タスクを作成するか、却下して削除します。承認する前に、各タスクが明確に定義され、適切なチームメンバーに割り当てられ、適切な期日が設定されていることを確認してください。過去のミーティングに戻るには、「ミーティング」に移動し、「過去のミーティング」タブを選択します。

進捗を追跡

Asana のダッシュボードを活用して、アクションアイテムの進捗を追跡しましょう。こうした可視性により、チームは責任意識を維持し、タスクを予定通りに完了できます。

レポートを生成する

カスタムレポートを作成して、ミーティングの結果をレビューし、アクションアイテムの完了をモニタリングしましょう。これらのレポートは、その後のミーティングで進捗状況を確認したり、障害について話し合ったりするために使用できます。

週次のチーム会議に Asana を使用すると、以下のメリットがあります

Asana を使って週次のチームミーティングを管理すると、次の点で改善が見られます。

  • 自動生成されるミーティングメモ: AI ミーティングは通話を文字起こしし、要約を生成するため、手書きでメモを取る必要がありません。
  • アクションアイテムの見落としが減る: 会話から直接タスクが提案されるため、ミーティングの記録から離れることなく、タスクを編集して Asana のタスクとして承認できます。
  • 仕事のコンテキスト: サマリーは Work Graph® を基に作成され、関連するタスク、コメント、ステータス更新、メンバーへのリンクを含めることができます。
  • 情報を一元管理: ミーティングをプロジェクトに紐づけることで、文字起こし、サマリー、タスクを関連する作業のすぐそばにまとめておくことができます。
  • 信頼性の高いタスク管理: ダッシュボードとレポートにより、タスクの進捗状況を可視化できるため、チームは会議のアクションアイテムを着実に実行できます。

AI Meetings を Asana のプロジェクトツールと併用することで、会議で決定された事項を確実に記録し、適切なメンバーと共有し、追跡可能な仕事に変換できます。このアプローチにより、会議の生産性が高まり、よりよい成果が得られ、チームの足並みが揃います。

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この記事は AI によって翻訳されています。

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チームミーティングに Asana を活用: 議題とメモ | ヘルプセンター