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「カスタマイズ」メニューで仕事を自動化し、スケールアップ

この記事の内容

「カスタマイズ」メニューは、Asana プロジェクトのどこにでもあります。このメニューの機能は何でしょうか？Asana プロジェクトの右上にある「カスタマイズ」をクリックすると、ワークフローを改善するための最も簡単で迅速な方法がすべて 1 つのメニューにまとめられています。

関連記事:

「カスタマイズ」メニューとは

「カスタマイズ」メニューからは、Asana のオートメーションツールキットの全機能にアクセスできます。

Customize menu

  • ルール: 従来のルールベースのオートメーションで、反復的なタスクを自動化します
  • フォーム: 仕事の受け付けプロセスを標準化し、タスクを自動的に作成します。
  • バンドル: 複数のプロジェクトにワークフロー機能のセットを適用できます
  • タスクテンプレート- 再利用可能なタスク構造を作成して、一貫したプロセスを実現します
  • アプリ- お気に入りのツールと Asana を連携

フィールド

フィールドを使うことで、プロジェクトのタスクにデータを追加できます。カスタマイズメニューからフィールドをプロジェクトに追加するには、「カスタマイズ」をクリックしてから「フィールド」をクリックします。Asana が作成したフィールドのリストから選択するか、独自のカスタムフィールドを作成します。

特定のフィールドを組織のフィールドライブラリに追加すると、複数のプロジェクトで再利用できるようになります。フィールドに加えられた変更 (名前の変更、値の追加、フィールドの削除) は、そのフィールドを使用するプロジェクト全体で反映されます。

フィールドを使用すると、時間追跡フィールドを追加して作業時間を追跡したり、メタデータフィールドを追加してタスクの作成、完了、変更のデータを表示したりできます。

フィールドは、特定のフィールド値を含むタスクやプロジェクトを絞り込むことができるため、レポートを作成する際に特に便利です。この追加のデータ層は、ルールでも活用できます。Asana ユーザーは、ワークフローの一部として、カスタムフィールド値の変更をトリガーとするルールをよく使用します。

ルール

ルールは、ルーチンタスクを自動化し、ワークフローの重要な部分を構成します。「カスタマイズ」メニューからプロジェクトにルールを追加します。「ルール」をクリックし、ルールビルダーを使用してオートメーションを作成します。

Asana にはプリセットルールがいくつか用意されていますが、必要に応じてカスタムルールを作成することもできます。ルールのトリガーとアクションの詳細については、ルールに関する記事をご覧ください。

カスタムフィールド、セクション、連携と組み合わせることで、ルールをより高度なものにできます。

アプリ

「カスタマイズ」メニューからアプリを Asana プロジェクトに接続すれば、お気に入りのツールをプロジェクトで使用できます。「 アプリ」をクリックしてディレクトリを参照するか、ディレクトリの検索バーを使用して特定の連携を見つけます。

Asana は数百種類のアプリと連携できるため、Asana を離れることなく、お気に入りのツールを使って作業できます。利用可能な連携の概要については、Asana のアプリディレクトリをご覧ください。ルールの連携とウィジェットの詳細については、こちらの記事をご覧ください。

フォーム

フォームは、情報を収集して Asana タスクに取り込むのに最適な方法です。フォームを使用して仕事の受け付けプロセスを標準化し、初回から必要なすべての情報と詳細を取得しましょう。「カスタマイズ」メニューで「フォーム」をクリックし、フォームのブランチやデフォルトの担当者などの機能を使用して、理想的なフォームを作成しましょう。

フォームの URL は、どこにでも掲載できます。たとえば、メールの署名やウェブサイトのホームページに追加できます。また、フォームを組織内のメンバーのみが利用できるようにするか、外部のユーザーも利用できるようにするかを選択することで、アクセス制御を維持できます。

カスタムフィールドのマッピングにより、外部のユーザーからのフォームを介して取得したデータを報告できます。フォームの送信者は標準的な方法で情報を入力するため、提供された情報はカスタムフィールドにマッピングされ、特定のカスタムフィールド値に対応します。

タスクテンプレート

タスクテンプレートは、タスクを作成するための標準的な方法を提供します。反復的なタスクを作成する際に時間を節約でき、重要なタスクの詳細が毎回確実に含まれるようになります。タスクテンプレートは、情報の見落としを防ぎながら、ワークフローの大部分を構成できます。

「タスクテンプレート」をクリックして始めましょう。プロジェクトのタスクテンプレートは、「カスタマイズ」メニューのこのセクションで表示できます。ここでは、タスクテンプレートを編集、並べ替え、削除できます。プロジェクトでは複数のタスクテンプレートを使用できます。

セクション

セクションはプロジェクトの基本要素です。セクションを使用してタスクをさまざまな方法でグループ化することで、特定のタスクの集まりに対してレポートを作成したり、ルールを追加したりできます。

セクションは「カスタマイズ」メニューで管理できます。メニューでセクションの順序を変更すると、プロジェクトビューのセクションの順序も変更されます。プロジェクト内にたくさんのセクションやタスクがある場合は、「カスタマイズ」メニューを使うのが最も簡単な管理方法です。

バンドル

バンドルとは、ルール、カスタムフィールド、セクション、タスクテンプレートなどを集めたもので、複数のプロジェクトに一度に適用できます。バンドルを編集すると、そのバンドルが使用されているすべてのプロジェクトに変更が反映されます。バンドルは「カスタマイズ」メニューから管理できます。まず、「+ バンドルを追加」をクリックし、新しいセクション、カスタムフィールド、ルール、タスクテンプレートを作成してバンドルを作成します。

その他のリソース

 

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この記事は AI によって翻訳されています。

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