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Cómo elegir el modelo de proyecto adecuado para tu trabajo

En este artículo

Cada proyecto es único, pero todos se dividen en una de las tres categorías que pueden ayudarte a configurar tu trabajo de manera más efectiva. Comprender en qué “modelo” encaja tu proyecto hace que sea más fácil elegir las funciones correctas y organizar tu trabajo para el éxito.

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¿Qué son los modelos de proyectos?

Los modelos de proyectos son marcos que te ayudan a identificar la mejor manera de estructurar tu trabajo en Asana. Hay tres tipos principales:

  1. Proyectos con fecha límite: el trabajo se realiza secuencialmente y culmina con una entrega final.
  2. Procesos continuos: trabajo que avanza por etapas en un flujo de trabajo constante.
  3. Proyectos de referencia: almacenamiento y organización de la información sin trabajo concreto

Modelo 1: Proyectos con fecha límite

Los proyectos con fecha de entrega son probablemente lo que se te viene a la mente cuando escuchas la palabra “proyecto”. Son como una lista de verificación donde las tareas se realizan en secuencia y todo se desarrolla hacia un entregable final o una fecha de entrega.

Características clave

  • Las tareas se finalizan secuencialmente
  • Representa un conjunto separado de trabajos
  • El proyecto tiene un entregable o una fecha de entrega concretos
  • El proyecto finaliza cuando se logra el objetivo

Ejemplos comunes

  • Lanzamientos de productos
  • Planificación de eventos
  • Incorporación de empleados
  • Campañas de marketing
  • Rediseño del sitio web

Mejores prácticas para proyectos con fecha límite

Establece hitos para los logros más importantes

Marca los puntos clave del progreso con hitos para ayudar a tu equipo a visualizar los logros importantes y mantenerse motivado.

Usa las dependencias para los traspasos secuenciales

Traza dependencias para conectar el trabajo mientras creas el plan de tu proyecto. Las dependencias hacen referencia a las conexiones entre tareas que dictan la secuencia en la que se deben ejecutar las actividades. Con las dependencias de tareas, puedes marcar una tarea como que bloquea a otra o como bloqueada por otra tarea. Si detectas un conflicto de tiempo, puedes ajustar la fecha de entrega en el cronograma. Tu equipo recibirá notificaciones cuando se finalicen las tareas que estaban bloqueando el progreso.

adding dependencies to tasks.png

Crea plantillas para los proyectos que se repiten

Si ejecutas proyectos similares con regularidad, ahorra tiempo creando plantillas personalizadas que puedas reutilizar. Para convertir un proyecto en una plantilla, usa el menú desplegable que se encuentra junto al nombre del proyecto y haz clic en Guardar como plantilla.

Cuándo usar este plan:

Elige esta opción cuando tu proyecto tenga un inicio y un final claros, y el trabajo deba realizarse en un orden específico.

how to organize a dead-bound project in Asana.png

En el ejemplo anterior, puedes ver que el proyecto está organizado de la siguiente manera:

  1. Agregar secciones.
  2. Dividir el trabajo en subtareas
  3. Usar campos personalizados.
  4. Incluir hitos

Modelo 2: Procesos continuos

Los procesos continuos son flujos de trabajo dinámicos donde el mismo tipo de trabajo avanza por varias etapas repetidamente. A diferencia de los proyectos con fecha límite, estos nunca terminan realmente. Son más bien canales por los que el trabajo fluye constantemente.

Características clave

  • El trabajo avanza a través de las etapas
  • El proyecto funciona como un embudo de ventas continuo
  • Sin fecha de finalización específica
  • El mismo proceso se repite para diferentes trabajos

Ejemplos comunes

  • Solicitudes de trabajo creativo
  • Tickets de asistencia técnica de TI
  • Calendarios de contenido
  • Agendas de reuniones semanales
  • Procesos de recepción de trabajo
  • Seguimiento de errores

Mejores prácticas para los procesos continuos

Agregar formularios para la recepción de trabajos

Crea formularios para que las personas puedan enviar solicitudes directamente a tu proyecto con toda la información que necesitas. Los formularios te permiten estandarizar la forma en que tu equipo recibe el trabajo, ya que puedes reunir toda la información necesaria y asegurarte de que nada se pase por alto. Puedes usar los formularios con equipos internos y externos para recopilar y consolidar información y minimizar las idas y venidas.

Configurar reglas de automatización

Usa reglas para mover tareas automáticamente entre etapas, asignar trabajo o actualizar campos cuando se cumplan ciertas condiciones.

Crear plantillas de tareas

Estandariza la forma en que se crea el trabajo con plantillas de tareas que incluyen todos los campos y subtareas necesarios.

Visualiza con la vista de tablero

La vista de tablero funciona especialmente bien para los procesos en curso, ya que puedes ver el trabajo avanzar a través de diferentes etapas.

Cuándo usar este plan:

Elige los procesos continuos cuando manejes el mismo tipo de trabajo repetidamente, y cada pieza sigue pasos similares de principio a fin.

 

 

 

Jamie es productora creativa de Phoenix Corp. El Equipo de Eventos a menudo envía solicitudes de diseño de imágenes. Jamie configura un proyecto en la vista de tablero para agilizar y automatizar el proceso de incorporación de solicitudes de trabajo creativo de su equipo.

setting up an ongoing process in Asana.png

  1. Jamie configura el proyecto de solicitudes en la vista de tablero. Es intuitivo dar seguimiento a las etapas de un proceso horizontalmente en el Tablero.
  2. En las secciones se muestran las etapas por las que pasa el trabajo, desde las solicitudes nuevas hasta las finalizadas recientemente.
  3. Desde el menú Personalizar, Jamie agrega campos personalizados. Agregó campos para la prioridad, la etapa de aprobaciones y el número de horas estimadas.
  4. Para ver las subtareas en la vista de tablero, Jamie hace clic en el elemento de la serie de opciones que se encuentra en la esquina inferior de la tarea.

Modelo 3: Proyectos de referencia

Los proyectos de referencia son para capturar y organizar información en lugar de gestionar el trabajo concreto. Son como archivadores digitales que te ayudan a almacenar y encontrar información importante.

Características clave

  • El propósito principal es el almacenamiento u organización de la información
  • Los elementos pueden no representar trabajos concretos
  • Se centran en la visibilidad en lugar de la finalización
  • Puede tener una duración limitada o ser permanente

Ejemplos comunes

  • Manuales del empleado
  • Listas de proveedores
  • Catálogos de contenido
  • Archivos de notas de reuniones
  • Bibliotecas de recursos
  • Colecciones de lluvias de ideas

Mejores prácticas para proyectos de referencia:

Elige tu vista preferida

Elige la vista del proyecto que mejor se adapte a tu información (lista, tablero, cronograma o calendario).

Usa las tareas para representar elementos estáticos

Cada tarea puede representar información, un documento o un recurso al que quieras dar seguimiento.

Organiza con secciones y campos personalizados

Agrupa los elementos relacionados con las secciones y agrega campos personalizados para que la información sea fácil de filtrar y encontrar.

Vincula el trabajo relacionado

Conecta tu proyecto de referencia con proyectos y tareas activos donde la información sea relevante.

Cuándo usar este plan:

Elige proyectos de referencia cuando necesites organizar información, recursos o planes a largo plazo que las personas consultarán a lo largo del tiempo.

Recursos adicionales

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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Modelos de proyectos: elige la configuración de flujo de trabajo de Asana adecuada