Cada proyecto es único, pero todos encajan en una de estas tres categorías que pueden ayudarte a configurar tu trabajo de manera más efectiva. Comprender en qué “modelo” encaja tu proyecto facilita la elección de las funciones correctas y la organización de tu trabajo para alcanzar el éxito.
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¿Qué son los modelos de proyecto?
Los modelos de proyecto son marcos que te ayudan a identificar la mejor manera de estructurar tu trabajo en Asana. Existen tres tipos principales:
- Proyectos con fecha límite: el trabajo se realiza secuencialmente y culmina con una entrega final
- Procesos continuos: trabajo que avanza por etapas en un canal en constante actividad
- Proyectos de referencia: almacenamiento y organización de la información sin acciones concretas
Modelo 1: Proyectos con fecha límite
Los proyectos con fecha límite son probablemente lo que se te pasa por la cabeza cuando oyes la palabra “proyecto”. Son como una lista de verificación donde las tareas se realizan en secuencia y todo se desarrolla hacia un entregable final o una fecha de entrega.
Características clave
- Las tareas finalizan secuencialmente
- Representa un conjunto separado de trabajos
- El proyecto tiene un entregable o una fecha de entrega concretos
- El proyecto finaliza cuando se logra el objetivo
Ejemplos comunes
- Lanzamientos de productos
- Planificación de eventos
- Incorporación de empleados
- Campañas de marketing
- Rediseño del sitio web
Mejores prácticas para proyectos con fecha límite
Establece hitos para los momentos más importantes
Marca los puntos clave del progreso con hitos para ayudar a tu Equipo a ver los logros importantes y mantenerse motivado.
Usa las dependencias para los traspasos de trabajos
Traza dependencias para conectar el trabajo mientras creas el plan de tu proyecto. Las dependencias hacen referencia a las conexiones entre tareas que dictan la secuencia en la que se deben ejecutar las actividades. Con las dependencias de tareas, puedes marcar una tarea como que bloquea a otra o como bloqueada por otra tarea. Si detectas un conflicto de tiempo, puedes ajustar la fecha de entrega en el cronograma. Tu Equipo recibirá notificaciones cuando se finalicen las tareas que estaban bloqueando el progreso.
Crea plantillas para los proyectos que se repiten
Si trabajas regularmente con proyectos similares, ahorra tiempo al crear plantillas personalizadas que puedas reutilizar. Para convertir un proyecto en una plantilla, usa el desplegable que se encuentra junto al nombre del proyecto y haz clic en Guardar como plantilla.
Cuándo usar este modelo:
Elige la opción con fecha límite cuando tu proyecto tenga un inicio y un final claros, y el trabajo deba realizarse en un orden específico.
En el ejemplo anterior, puedes ver que el proyecto está organizado de la siguiente manera:
- Agregar secciones
- Dividir el trabajo en subtareas
- Usar campos personalizados
- Incluir hitos
Modelo 2: Procesos continuos
Los procesos en curso son flujos de trabajo permanentes en los que el mismo tipo de trabajo avanza por diferentes etapas repetidamente. A diferencia de los proyectos con fecha límite, estos nunca terminan realmente; son más bien canales por los que pasa trabajo todo el tiempo.
Características clave
- El trabajo avanza a través de las etapas
- El proyecto está en constante actividad
- Sin fecha de finalización específica
- El mismo proceso se repite para diferentes trabajos
Ejemplos comunes
- Solicitudes de trabajo creativo
- Tickets del departamento de asistencia técnica
- Calendarios de contenido
- Agendas de reuniones semanales
- Procesos de recepción de trabajo
- Seguimiento de errores
Mejores prácticas para los procesos continuos
Agregar formularios para la recepción de trabajo
Crea Formularios para que las personas puedan enviar solicitudes directamente a tu proyecto con toda la información que necesitas. Los Formularios te permiten estandarizar la forma en que tu Equipo recibe el trabajo, ya que puedes reunir toda la información necesaria y asegurarte de que nada se pase por alto. Puedes usar los Formularios con equipos internos y externos para recopilar y consolidar información y minimizar las idas y venidas.
Configurar reglas de automatización
Usa las reglas para mover automáticamente las tareas entre etapas, asignar trabajo o actualizar campos cuando se cumplan ciertas condiciones.
Crear plantillas de tareas
Estandariza la forma en que se crea el trabajo mediante el uso de plantillas de tareas que incluyan todos los campos y subtareas necesarios.
Visualiza con la vista de tablero
La vista de tablero funciona particularmente bien para los procesos en curso, ya que puedes ver el trabajo avanzar por diferentes etapas.
Cuándo usar este modelo:
Elige los procesos continuos cuando gestiones el mismo tipo de trabajo repetidamente y cada pieza siga pasos similares de principio a fin.
Jamie es productora creativa de Phoenix Corp. El Equipo de Eventos a menudo envía solicitudes de diseño de imágenes. Jamie configura un proyecto en la vista de tablero para agilizar y automatizar el proceso de incorporación de solicitudes de trabajo creativo de su Equipo.
- Jamie configura el proyecto de solicitudes en la vista de tablero. Es intuitivo dar seguimiento a las etapas de un proceso horizontalmente en el Tablero.
- En las secciones se muestran las etapas por las que pasa el trabajo, desde las solicitudes nuevas hasta las finalizadas recientemente.
- Desde el menú Personalizar, Jamie agrega campos personalizados. Agregó campos para la prioridad, la etapa de aprobación y el número de horas estimadas.
- Para ver las subtareas en la vista de tablero, Jamie hace clic en el elemento de la serie de opciones que se encuentra en la esquina inferior de la tarea.
Modelo 3: Proyectos de referencia
Los proyectos de referencia sirven para capturar y organizar la información en lugar de gestionar el trabajo a realizar. Son como archivadores digitales que te ayudan a almacenar y encontrar información importante.
Características clave
- El propósito principal es el almacenamiento u organización de la información
- Los elementos pueden no representar trabajos concretos
- Enfoque en la visibilidad en lugar de la finalización
- Pueden tener una duración limitada o ser permanentes
Ejemplos comunes
- Manuales del empleado
- Listas de proveedores
- Catálogos de contenido
- Archivos de notas de reuniones
- Bibliotecas de recursos
- Colecciones de lluvias de ideas
Mejores prácticas para los proyectos de referencia:
Elige tu vista preferida
Elige la vista del proyecto que mejor se adapte a tu información (lista, tablero, cronograma o calendario).
Usa las tareas para los elementos estáticos
Cada tarea puede representar una información, un documento o un recurso al que quieras dar seguimiento.
Organiza con secciones y campos personalizados
Agrupa los elementos relacionados mediante las secciones y agrega campos personalizados para que sea fácil filtrar y encontrar la información.
Vincula el trabajo relacionado
Conecta tu proyecto de referencia a proyectos y tareas activos donde la información sea relevante.
Cuándo usar este plan:
Elige proyectos de referencia cuando necesites organizar información, recursos o planes a largo plazo que las personas consultarán a lo largo del tiempo.
Recursos adicionales
