Email Bridge permite a las personas que no tienen una cuenta de Asana crear tareas en un proyecto de Asana enviando un email a una dirección de email de soporte o de recepción (por ejemplo, support@yourcompany.com).
Cuando ese email se reenvía a la dirección de email de Asana del proyecto, se crea automáticamente una tarea. Si el remitente externo responde al email de notificación que recibe, su respuesta se agrega como un comentario en la tarea, lo que mantiene la conversación en un hilo sin que tenga que iniciar sesión en Asana.
Artículos relacionados
Configurar dominios de email verificados
Antes de que tu organización pueda usar Email Bridge, un administrador de la organización debe verificar un dominio de envío en la Consola del administrador. Este paso demuestra que tu organización es propietaria del dominio y autoriza a Asana a enviar emails en su nombre, por lo que los emails de notificación a remitentes externos parecen provenir de tu dominio en lugar de provenir directamente de Asana.
Para comenzar, ve a la Consola del administrador y selecciona Ajustes. Haz clic en Dominios de email verificados para abrir la página de gestión de dominios. Desde aquí, puedes ver cualquier dominio verificado o pendiente existente y puedes habilitar la opción Permitir el envío desde dominios verificados una vez que se haya verificado un dominio.
Para agregar un dominio nuevo, haz clic en Agregar dominio de email.
En el cuadro de diálogo que aparece, ingresa tu dominio de email (todo lo que aparece después del símbolo @ en tu dirección de email, por ejemplo, acme.org) y tu dominio de rebote (subdominio) (por ejemplo, mail.acme.org). El dominio de devolución se utiliza para la autenticación de emails y la gestión de los mensajes devueltos, y no es la dirección que verán tus usuarios. Haz clic en Enviar para continuar.
Después de enviar, Asana genera un conjunto de registros DNS que debes agregar a los ajustes de DNS de tu dominio. Haz clic en Ver registros DNS para ver los registros MX, TXT y CNAME necesarios. Agrega cada registro a tu proveedor de DNS y luego vuelve a la Consola del administrador para completar la verificación. Los cambios de DNS pueden tardar hasta 72 horas en propagarse y los intentos de verificación caducan después de 28 días.
Registro MX (Mail Exchanger). El registro MX (Mail Exchanger) es responsable de enrutar el correo entrante. Al configurar este registro para tu subdominio de rebote (p. ej., mail.acme.org), le indicas a Internet que devuelva cualquier notificación automatizada fallida de Asana al sistema de Asana para su seguimiento.
Registro TXT (texto): verifica la autorización del remitente y evita el spam. Especifica públicamente qué servidores externos pueden enviar emails en nombre de tu empresa. Al agregar el registro TXT específico de Asana, se indica a los servidores de email receptores, como Gmail o Outlook, que Asana es un remitente de confianza, lo que ayuda a garantizar que tus notificaciones automáticas de proyectos no se bloqueen ni se marquen como spam.
Registro CNAME (nombre canónico): Habilita la firma criptográfica (DKIM). Un registro CNAME asigna un alias a un nombre de dominio principal. Asana usa tres registros CNAME distintos para establecer DKIM (DomainKeys Identified Mail). Esto funciona como una firma digital segura estampada en cada email de notificación enviado a un cliente externo. Demuestra matemáticamente que el email realmente provino de tu empresa y no se modificó en tránsito.
AWS SES requiere tres registros CNAME para rotar tus claves de seguridad sin problemas detrás de escena sin interrumpir tu flujo de correo. Si bien solo una clave está firmando activamente tus emails en un momento dado, los otros dos registros permiten a AWS preparar la siguiente clave y mantener una copia de seguridad lista para un traspaso automatizado y sin problemas.
Una vez finalizada la verificación, el dominio pasa de Dominios de email pendientes a la lista de dominios verificados y la opción Permitir el envío desde dominios verificados está disponible.
Nota: Solo puedes modificar el dominio de rebote después de que el dominio de email se haya verificado por completo.
Una vez que un administrador de la organización ha verificado un dominio de envío, los encargados del proyecto pueden conectar ese dominio a su proyecto y configurar su bandeja de entrada de email externa para reenviar los mensajes entrantes a Asana. Luego, los usuarios externos pueden crear tareas y agregar comentarios simplemente enviando emails o respondiéndolos, sin necesidad de tener una cuenta de Asana.
Cómo configurar el reenvío de emails para un proyecto
Para conectar un dominio verificado a tu proyecto, abre el proyecto y haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha. Selecciona Emails en el panel que aparece. Verás la dirección de email de Asana del proyecto en Agregar tareas por email. Puedes hacer clic en Copiar para copiar esta dirección y usarla en la configuración del reenvío.
Para configurar los ajustes avanzados, desplázate hacia abajo y haz clic en Gestionar el reenvío de emails en la sección Advanced settings. El cuadro de diálogo Ajustes avanzados de email se abre en la pestaña Gestionar el reenvío de emails.
Si tu administrador aún no ha verificado un dominio, verás un aviso que te pedirá que te pongas en contacto con él. Una vez que se verifique un dominio, selecciónalo en la sección Dominio verificado, luego copia la dirección de email de Asana que se muestra en Reenvío de email y agrégala como destino de reenvío en tu cliente de email externo (como Gmail o Outlook).
Nota: Asegúrate de que tu dominio esté verificado; de lo contrario, el puente de email no funcionará.
Para habilitar la creación automática de tareas, configura tu bandeja de entrada de email externa (por ejemplo, support@yourcompany.com) para reenviar automáticamente los mensajes entrantes a la dirección de email de Asana del proyecto. Cuando llega un email reenviado, Asana crea una nueva tarea utilizando el asunto del email como título de la tarea y el cuerpo del email como descripción de la tarea.
Cómo configurar respuestas automáticas de email
Puedes configurar respuestas automáticas para notificar a los remitentes externos cuando su email cree una tarea. En el cuadro de diálogo Ajustes avanzados de email, haz clic en la pestaña Automatizar las respuestas por email.
Haz clic en Agregar para crear una nueva respuesta automática, como una confirmación de “Tarea recibida”. También puedes cargar un logo en Personalizar emails para incluir la marca en los emails de respuesta automática que se envían a remitentes externos. Se muestra una vista previa del email en la parte inferior del panel.
Cómo interactúan los usuarios externos con las tareas
Cuando un usuario externo envía un email que crea una tarea, recibe un email de notificación de tu dominio verificado. Si el usuario externo responde a ese email de notificación, su respuesta se agrega automáticamente como un comentario en la tarea de Asana correspondiente. Esto mantiene la conversación en un hilo y visible para tu Equipo dentro de Asana, sin que el usuario externo tenga que crear una cuenta de Asana o iniciar sesión.
