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Crea las bases de tu flujo de trabajo

En este artículo

En este artículo, te mostraremos cómo crear un proyecto en Asana y una estructura básica que refleje cómo se realiza realmente tu trabajo.

Paso 1: Elige el patrón de proyecto correcto

  • Resultado con fecha límite (por ejemplo, planificación de eventos): crea un proyecto para el resultado. Usa secciones para los períodos (por ejemplo, “de 6 a 4 semanas antes”, “de 4 a 2 semanas antes”) y tareas para el trabajo requerido para cumplir con la fecha. Establece la vista de lista o de cronograma como predeterminada para que el tiempo sea lo más importante. Proceso continuo (por ejemplo, recepción de solicitudes): crea un proyecto para alojar el proceso. Usa las secciones para las etapas (p. ej., “Nuevo → En revisión → Aprobaciones → Finalizado”). Establece la vista predeterminada en Tablero o Lista para que los elementos se muevan visiblemente a través de las etapas.

    Paso 2: Agrega la estructura principal

    Crea el proyecto y elige la vista predeterminada (lista, tablero o cronograma). Agrega secciones que correspondan a etapas o períodos. Crea tareas que reflejen los pasos o los resultados individuales que avanzan en el proceso.

    Estructura de ejemplo (flujo de trabajo de solicitudes)

    • Secciones: Nueva, En revisión, Aprobación de personal, Finalizado
    • Tareas: Cada tarea es una solicitud entrante

    Estructura de ejemplo (planificación de eventos)

    • Secciones: 6 a 4 semanas antes, 4 a 2 semanas antes, 2 a 1 semanas antes, semana del evento
    • Tareas: Lugar reservado, Catering confirmado, Programa de personal finalizado, Programa del evento aprobado

    Paso 3: Agrega los campos que necesitarás más adelante

    Abre el menú Personalizar del proyecto y agrega campos personalizados para mejorar la visibilidad y los informes. Aquí hay una lista de campos comunes que puedes aplicar:

    • Estado o etapa (si usas la vista de lista y quieres agregar un campo además de las secciones)
    • Prioridad
    • Solicitante o departamento (selección única)
    • Presupuesto estimado (número o moneda)
    • Costo real (para proyectos de campañas o eventos con fecha límite)

    Agrega estos campos a las plantillas de proyectos para que el trabajo nuevo tenga la misma estructura.

    Paso 4: Facilita la visualización de lo que importa

    • Establece una vista predeterminada que coincida con tu patrón (tablero para etapas, cronograma para el trabajo por fecha).
    • Usa filtros u ordena (por ejemplo, por prioridad, por etapa) para que el proyecto se abra de la manera en que tu equipo necesita trabajar.
    • En caso de duda, crea la versión más simple que refleje tus pasos reales. Siempre puedes agregar automatizaciones y campos avanzados más adelante. Mantén los nombres de las secciones y las opciones de los campos cortos y sin ambigüedades para que las reglas sean fáciles de crear y leer.

      Use palabras más cortas cuando sea posible.
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Este artículo se tradujo con IA.

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