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ServiceNow y Asana

En este artículo

Disponible en los planes Advanced, Enterprise y Enterprise+ de Asana, y en los planes Business y Legacy Enterprise anteriores .

Visita nuestra página de precios para obtener más información.

La Integración nativa de ServiceNow Spoke quedó obsoleta y ya no es compatible activamente con Asana. Los pasos de configuración heredados que se incluyen en este artículo se conservan únicamente como referencia histórica. Revisa las opciones compatibles que se indican a continuación antes de decidir cómo conectar ServiceNow con Asana.

La Integración entre ServiceNow y Asana ayuda a los Equipos de TI, Operaciones y Gestión de Servicios a coordinar el trabajo en ambas plataformas. Aunque la integración ServiceNow Spoke original ya no es compatible, hay dos formas de conectar estas herramientas.

Nota iconNota

La Integración entre ServiceNow y Asana es compatible con las versiones DC y Vancouver. Obtén más información aquí.

Formas compatibles de conectar ServiceNow con Asana

Integración desarrollada por Unito

Asana recomienda la Integración con ServiceNow desarrollada por Unito para los Equipos que desean contar con una conexión mantenida y compatible entre ServiceNow y Asana. Esta Integración está diseñada y respaldada por Unito, y se requiere un plan de pago de Unito.

Para obtener más información y comenzar con la configuración, consulta la página de la Integración de ServiceNow en el directorio de aplicaciones de Asana.

Integración de API personalizada

Las organizaciones que prefieran crear su propia conexión pueden usar la API de Asana para crear una Integración personalizada entre ServiceNow y Asana. Este enfoque requiere recursos técnicos, su propia infraestructura de alojamiento y un mantenimiento continuo por parte de su Equipo.

Una Integración de API personalizada es más adecuada para organizaciones con prácticas de integración internas consolidadas y una clara responsabilidad para el apoyo a largo plazo.

Requisitos previos para instalar la Integración de ServiceNow

La Integración de ServiceNow requiere una cuenta de Asana Advanced o un plan heredado Business que brinde acceso a todos los proyectos que se utilizarán en las acciones de Asana. Todas las solicitudes a Asana se realizarán en el contexto de esta cuenta.

Pasos para instalar la Integración de ServiceNow

  1. En ServiceNow, busca e instala Asana Spoke desde ServiceNow Store.
  2. en Asana, sigue estos pasos para crear una nueva aplicación de OAuth. Puedes encontrar los pasos más detallados aquí.
  • Para crear una nueva aplicación de OAuth, haz clic en tu foto de perfil y, a continuación, accede a Mis ajustes > Aplicaciones > Gestionar las aplicaciones del desarrollador > b.
  • Proporciona un nombre de aplicación (por ejemplo, ServiceNow) y acepta los términos y condiciones de la API.
  • Haz clic en Crear aplicación y toma nota de las entradas de ID de cliente, secreto de cliente y URL de redireccionamiento.
  • Agrega tu enlace de redireccionamiento de instancia de ServiceNow al campo URL de redireccionamiento con el siguiente formato: https://{instance-name-here}/oauth_redirect.do y haz clic en Agregar.
  1. En ServiceNow, accede a System OAuth > Registro de aplicaciones
  • Busca el registro del proveedor de Asana OAuth y ábrelo.
  • Reemplaza {instance-name-here} en el campo URL de autorización con el nombre de tu instancia de ServiceNow.
  • En el campo ID de cliente, reemplaza {asana-application-client-id-here} con el ID de cliente de la aplicación de Asana que se creó en el paso 2.
  • En el campo Secreto de cliente, reemplaza {asana-application-client-secret-here} con el secreto de cliente de la aplicación de Asana, que también se creó anteriormente en el paso 2.
  1. Dentro de ServiceNow, accede a Servicios web del sistema > Saliente > Mensaje de REST.
  • Busca el registro de Asana y ábrelo.
  • Haz clic en el enlace Obtener token de OAuth para recibir los tokens correctamente.

Conexión de sistemas externos

Nota iconNota

Componentes de Integración requeridos: servicios web

Pasos para crear un usuario de Integración dedicado (administrador de la Integración)

Asigna el rol x_asana_asana.asana_integration_admin al usuario. Asegúrate de que el usuario también tenga los siguientes tres roles del sistema:

  • flow_designer: el usuario debería poder crear y editar flujos para usar las acciones de Asana.
  • web_service_admin: el usuario debería poder abrir el mensaje de REST de Integraciones salientes de Asana para recibir tokens.
  • oauth_admin: el usuario debería poder agregar credenciales y enlaces al proveedor de OAuth de Asana y hacer clic en el botón Obtener token de OAuth en las Integraciones salientes de REST de Asana.

Pasos para usuarios habituales:

El administrador de la Integración de Asana debe establecer Ejecutar como: Usuario del sistema en las propiedades del flujo/subflujo si se debe ejecutar para usuarios habituales sin acceso a la tabla de credenciales de OAuth.

Si el flujo/subflujo debe ejecutarse en el contexto del usuario habitual actual:

  1. Un administrador de ServiceNow debe dirigirse a Tablas /Credenciales de OAuth/ Controles y habilitar las Reglas de seguridad (ACL).
  2. Crea un rol que proporcione acceso de lectura a la tabla de credenciales de OAuth.
  3. Luego, el administrador de la Integración de Asana debe establecer Ejecutar con roles: el rol que creaste con acceso de lectura a la tabla de credenciales de OAuth en Propiedades de flujo.

Probar la configuración

  1. Para verificar la conexión y garantizar una configuración exitosa, el usuario de la Integración de Asana puede crear un subflujo en el Diseñador de flujos.
  2. Agrega la acción Obtener datos de la tarea desde la aplicación de Asana e ingresa un ID de tarea de Asana válido.
  3. Haz clic en Finalizar y Probar.
  4. En la ventana modal, haz clic en Ejecutar prueba.
  5. Después de la ejecución de la prueba, haz clic en La prueba ha terminado de ejecutarse. Visualiza los detalles de ejecución del subflujo.

Los detalles de ejecución del subflujo deben contener el paso Obtener datos de la tarea. Los datos de salida del paso Obtener datos de la tarea deben devolver el nombre y la descripción correctos de la tarea. El estado debe ser igual a 200 y el mensaje de error debe estar vacío.

Acciones compatibles

supported actions

Una vez instalada, podrás encontrar las acciones compatibles al buscar Asana en el Generador de flujos. A continuación, puedes elegir de una lista de acciones predeterminadas.

Las siguientes acciones de Asana estarán disponibles en el Generador de flujos:

Tareas:

  • Crear tarea
  • Actualizar tarea
  • Obtener datos de la tarea
  • Duplicar tarea

Proyectos:

  • Duplicar proyecto (mediante el ID del proyecto)
  • Obtener datos del proyecto
Nota iconNota

Ten en cuenta que no puedes usar un project_template_id para duplicar proyectos.

Aprobaciones:

  • Crear aprobación
  • Eliminar aprobación
  • Actualizar aprobación

Archivos adjuntos:

  • Agregar archivo adjunto a la tarea o aprobación
  • Obtener archivos adjuntos de la tarea o aprobación

Casos de uso

Debido a la flexibilidad de la plataforma ServiceNow, esta no es una lista completa, pero sí refleja algunos de los casos de uso más comunes:

Asignar trabajos de forma automática cuando surja un incidente

Los Equipos de gestión de los servicios informáticos que usan ServiceNow para automatizar la gestión de los incidentes pueden crear un flujo para activar una tarea en Asana, para los Equipos que están en contacto con los clientes, cuando ocurran incidentes con cierta gravedad. Por lo tanto, si el área de TI registra un problema de desempeño importante en ServiceNow, se disparará automáticamente una tarea en Asana para que el equipo de marketing realice un seguimiento de la opinión de los clientes y prepare un comunicado como respuesta.

Escalar las solicitudes que requieren trabajo fuera de ServiceNow

Los Equipos que ofrecen servicios internos y usan ServiceNow para dar seguimiento y gestionar los tickets de los empleados, con frecuencia, reciben solicitudes que requieren acciones fuera de ServiceNow, tales como completar solicitudes de hardware o gestionar una solicitud en el lugar de Trabajo.

Privacidad

¿Qué datos se recopilan?

Si quieres obtener más información, consulta la Declaración de privacidad de Asana.

Asana procesa la información que recibimos directamente de ti, la que se recopila automáticamente cuando usas Asana o visitas uno de nuestros sitios web, y la que Asana recopila de terceros. Esto incluye la información necesaria para que Asana cree una cuenta para ti y gestione tu capacidad para iniciar y cerrar sesión en Asana, que puede incluir, entre otros, los siguientes datos:

  • Identificadores
  • Contraseña
  • información de facturación, etc.

Información que nos proporcionas a través de tu uso de Asana, que puede incluir, entre otros:

  • Información que envías en tareas, proyectos, etc.
  • marcas de tiempo
  • Cualquier otra información que elijas proporcionar mientras usas Asana y que te identifique o pueda asociarse razonablemente contigo.

Información que se procesa automáticamente cuando visita nuestros sitios web o utiliza nuestra aplicación móvil o para computadora, que puede incluir, entre otros:

  • Metadatos e información inferida relacionados con el uso que haces de Asana, de nuestros sitios web y de Integraciones de terceros, con el fin de comprender mejor la forma en la que trabajas en Asana. Podemos registrar las acciones que realizas al usar Asana, lo que incluye, entre otros, la cantidad de espacios de trabajo de Asana en los que trabajas, la cantidad de tareas que se te asignan, qué tareas u otras funciones consultas, cuándo eliminas una tarea o un comentario, las funciones y el contenido incrustado con los que interactúas, los tipos de archivos que transmites y, en su caso, qué Integraciones de terceros utilizas.
  • Actividad en la red de Internet, cookies y tecnologías de seguimiento similares
  • Información sobre el dispositivo y la actividad cuando utiliza Asana a través de un dispositivo móvil, incluido el tipo de dispositivo que está utilizando, los identificadores del dispositivo, la versión del sistema operativo y la información de la red móvil, con el fin de garantizar que le proporcionamos la versión correcta de nuestra aplicación.
  • Información de geolocalización derivada del dispositivo, incluida la ubicación geográfica aproximada inferida a partir de una dirección IP, etc.

Información que Asana recibe de otras fuentes

En ocasiones, Asana recibe su información de terceros (otras personas, servicios de marketing, Integraciones de terceros), lo que puede incluir, entre otros:

  • Información procesada a partir de Integraciones de terceros que configures con Asana. Por ejemplo, una Integración de terceros puede darnos acceso a información almacenada en ese tercero, la cual Asana procesará para facilitar la Integración.

Integración de ServiceNow

  • La Integración no recopila ningún dato de usuario de ServiceNow de la instancia, excepto el nombre de la instancia de ServiceNow que utilizamos para los registros con el fin de brindar asistencia técnica y solucionar problemas.
  • La Integración procesa los datos que usted ingresa como parámetros de entrada para las acciones (“Crear tarea”, “Actualizar tarea”, etc.) y los datos obtenidos de la API de Asana, por ejemplo, datos de tareas, archivos adjuntos y proyectos.
  • Por ejemplo, los datos procesados para los registros pueden incluir “servicenow_instance_name”, el tipo de acción de Asana y los ID de las tareas, los proyectos, los archivos adjuntos, etc. de Asana creados o actualizados. Consulte ejemplos de casos de uso.

Si quieres obtener más información, consulta la Declaración de privacidad de Asana.

¿Cómo se utilizan los datos?

Si quieres obtener más información, consulta la Declaración de privacidad de Asana.

Asana usa tu información para gestionar nuestros productos y servicios, comunicarse contigo, procesar transacciones cuando cambias de plan de Asana, con fines de seguridad y prevención de fraudes, y para cumplir con la ley. Concretamente, podemos procesar tu información para:
Brindarle servicios y llevar a cabo nuestras actividades comerciales, lo que puede incluir, entre otras cosas, lo siguiente:

  • Mantener, proporcionar y mejorar nuestros productos y servicios, incluidas nuestras funciones de IA
  • Sugerirte artículos del Centro de ayuda de Asana que puedan ser relevantes para ti
  • Ayudarnos a comprender mejor los intereses y las necesidades de los usuarios, y personalizar Asana para ti
  • Analizar e investigar cómo interactúas con nuestros sitios web y aplicaciones
  • Almacenar datos localmente en tu dispositivo para contribuir a que nuestro producto funcione de manera más eficiente.

Además, utilizamos información sobre el uso que haces de Asana, información de tu cuenta (que puede incluir tu dirección de email y tu nombre) e información relacionada con Integraciones de terceros para:

  • Facilitar la elaboración de informes y analizar el rendimiento de la plataforma de Asana o de las funciones disponibles en Asana
  • Ofrecer webinars o presentaciones públicas
  • Hacer una demostración de Asana o brindarte acceso a una instancia de demostración de Asana
  • Procesar tu información según tus indicaciones
  • Ofrecer la posibilidad de gestionar tu cuenta en distintos dispositivos. Si no deseas que Google te localice en tus dispositivos de esta manera, puedes instalar el Complemento para desactivar Google Analytics en tu navegador haciendo clic aquí.
  • Brindarle asistencia y recibir sus comentarios
  • Responder a tus solicitudes de información
  • Ayudar a identificar y resolver cualquier problema relacionado con tu cuenta y responder a tus preguntas
  • Resolver solicitudes de asistencia al cliente
  • Proporcionarte informes sobre el uso
  • Recabar tu opinión a través de encuestas, estudios de investigación y cuestionarios

Información combinada

A menos que la ley lo prohíba, podemos combinar la información que recopilamos a través del uso que haces de nuestros productos y servicios con la información que recibimos de otras fuentes, tanto en línea como fuera de línea, y utilizar dicha información combinada según se ha indicado anteriormente.

Datos agregados y desidentificados

Podemos agregar y/o desidentificar información relacionada con tu uso de Asana (por ejemplo, la cantidad de tareas o proyectos que has creado) para que dicha información ya no pueda vincularse contigo ni con tu dispositivo. Podemos utilizar dichos datos agregados y desidentificados para cualquier fin, incluidos, entre otros, fines de investigación y marketing, y también podemos divulgar dichos datos a terceros, incluidos anunciantes, socios promocionales, patrocinadores, promotores de eventos y/u otros.

Inteligencia artificial y aprendizaje automático

Algunas funciones en Asana se basan en inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático. Los administradores y los superadministradores pueden ajustar las preferencias de IA para su dominio en cualquier momento a través de la Consola del administrador.

Cuando las funciones con tecnología de IA de Asana están habilitadas en tu dominio, utilizamos los metadatos relacionados con el uso de Asana en tu dominio para entrenar modelos de aprendizaje automático. Según el modelo y la función, estos modelos de aprendizaje automático impulsan funciones, tanto en tu dominio como en otros dominios de Asana.

Cuando en tu dominio se activan funciones con tecnología de socios de IA, utilizamos proveedores externos de servicios de LLM. Nuestros proveedores externos de servicios de LLM no utilizan los datos de los clientes para entrenar sus modelos.

Para obtener más información sobre la IA en Asana, consulta las funciones de la IA de Asana y los controles del administrador.

Asana puede utilizar tecnologías de IA, incluidos bots en nuestros sitios web y en nuestro producto, para comunicarse contigo, responder a tus comentarios y preguntas, y proporcionarte información sobre nuestros productos y servicios. Para obtener más información, visita el Centro de confianza de Asana.

Bases legales para el procesamiento

Para obtener más información sobre las bases jurídicas en las que se fundamenta Asana para procesar tu información, consulta la sección Otra información importante.

Cómo divulgamos su información

Si quieres obtener más información, consulta la Declaración de privacidad de Asana.

Necesitamos divulgar la información que recopilamos sobre usted para que nuestros productos y servicios funcionen sin problemas y para llevar a cabo nuestra actividad comercial, lo que puede incluir, entre otros, los siguientes casos:

  • Porque usted nos pide que la divulguemos. Podemos divulgar su información a terceros cuando usted nos lo solicite. Esto incluye los casos en los que conecta Asana con otras herramientas a través de nuestras Integraciones disponibles.
  • Proveedores de servicios, subcontratistas y subprocesadores. Podemos proporcionar acceso a tu información o divulgarla a terceros seleccionados que utilizan la información en nuestro nombre para ayudarnos a proporcionar los servicios, el sitio web y las funciones de Asana. Estos terceros nos prestan una amplia variedad de servicios, que incluyen, entre otros, ventas, marketing, suministro de contenido y funciones, funcionalidades de inteligencia artificial, publicidad, análisis, investigación, almacenamiento de datos, seguridad, prevención de fraudes y otros servicios. Puedes encontrar una lista de nuestros subprocesadores aquí.
  • Cumplimiento de obligaciones legales. Para cumplir de buena fe con una citación judicial válida, una solicitud u otro proceso legal que cumpla con los requisitos de nuestras directrices para la aplicación de la ley. Notificaremos a las personas o a los clientes acerca de dicha solicitud a menos que: lo tengamos prohibido por ley u orden judicial; o bien, que existan circunstancias excepcionales, como una emergencia que implique el riesgo de lesiones o la muerte de una persona o un grupo de personas, o bien, que exista riesgo potencial de daño a menores.

Si quiere obtener más información, consulte la Declaración de privacidad de Asana.

¿Cómo se transfieren, almacenan y protegen los datos?

Si quiere obtener más información, consulte la Declaración de privacidad de Asana.

Seguridad

Asana adopta medidas técnicas y organizativas para proteger su información ante cualquier destrucción accidental o ilegal, o ante cualquier pérdida, alteración, divulgación o acceso no autorizado que se produzca, sean de carácter accidental o ilegal. Sin embargo, ningún método de transmisión a través de internet y ningún medio de almacenamiento electrónico o físico es absolutamente seguro, por lo que no podemos asegurar ni garantizar la seguridad de dicha información. Actualizamos y mejoramos constantemente nuestras medidas de seguridad, y puedes consultar información actualizada sobre nuestras prácticas de seguridad en nuestra página sobre Confianza.

Almacenamiento

Cuando utiliza Asana, parte de su información se almacena en los Estados Unidos. Para obtener más información sobre nuestras opciones de almacenamiento de datos en la UE, consulta nuestra página sobre Confianza.

Transferencia de tu información fuera del EEE, el Reino Unido, Suiza y Japón

Cuando utiliza nuestros productos y servicios, la información sobre usted se transfiere a los Estados Unidos, donde se lleva a cabo la mayor parte del procesamiento de datos de Asana. Asimismo, podemos transferir la información que recopilamos sobre usted a procesadores externos más allá de las fronteras de su país o jurisdicción, a otros países o jurisdicciones de todo el mundo.

Asana cumple con el programa del marco de privacidad de datos entre la Unión Europea y EE. UU. (DPF entre la UE y EE. UU.), la extensión del Reino Unido al DPF entre la UE y EE. UU. y el programa del marco de privacidad de datos entre Suiza y EE. UU. (DPF entre Suiza y EE. UU.) según lo establecido por el Departamento de Comercio de EE. UU. Asana ha certificado ante el Departamento de Comercio de EE. UU. que se adhiere a los principios del marco de privacidad de datos entre la UE y EE. UU. (Principios del DPF entre la UE y EE. UU.) con respecto al tratamiento de datos personales recibidos de la Unión Europea en virtud del DPF entre la UE y EE. UU. y del Reino Unido (y Gibraltar) en virtud de la extensión del Reino Unido al DPF entre la UE y EE. UU. Asana ha certificado ante el Departamento de Comercio de los EE. UU. que se adhiere a los principios del marco de privacidad de datos entre Suiza y los EE. UU. (Principios del DPF entre Suiza y los EE. UU.) en relación con el tratamiento de datos personales recibidos de Suiza en virtud del DPF entre Suiza y los EE. UU.

Retención de datos

Guardaremos tu información por el período necesario para cumplir con los propósitos expuestos en esta Declaración de privacidad, para que nuestros productos y servicios estén disponibles para ti, o según tus instrucciones, a menos que la ley exija o permita un período de conservación más prolongado.

Si quieres obtener más información, consulta la Declaración de privacidad de Asana.

Nota iconNota

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Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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