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- Integrazione Asana per Tableau
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- Guida il processo di gestione degli obiettivi nella tua organizzazione con la funzionalità Obiettivi di Asana.
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- Componente aggiuntivo per la gestione della conformità
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- IVA dell'UE
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- Fatturazione
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- IVA delle Filippine
- GST/HST, QST e imposta provinciale sulle vendite del Canada
- Come annullare il tuo piano Asana
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- Scopri i dettagli del piano Asana Personal.
- Asana per le organizzazioni non-profit
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- Recupera attività, progetti e altro ancora eliminati
- Come faccio a ricevere assistenza da Asana?
- Risoluzione dei problemi del browser e della connettività
- Elimina accidentalmente
- Sicurezza e autorizzazioni
- Definisci attività e sottoattività
- Scopri le basi del Forum di Asana
- Interrompere gli spazi dei progetti personali.
- Domande frequenti sulla deprecazione dell’integrazione di Salesforce AppExchange
- Domande frequenti sulla certificazione Asana
- Navigazione e visualizzazione
Pianificazione della capacità
In questo articolo
I piani di capacità offrono ai leader la possibilità di ottimizzare le decisioni sulle risorse visualizzando il personale del progetto per lunghi periodi di tempo. A differenza della gestione delle risorse, che gestisce le assegnazioni delle attività, i piani di capacità consentono di assegnare le persone a interi progetti e ottenere una panoramica di come sono distribuite tra i diversi flussi di lavoro.
Tieni presente che i piani di capacità e il carico di lavoro non sono collegati al momento. Un collega può essere assegnato a un progetto in un piano di capacità, ma non avere ancora attività assegnate, o viceversa.
La funzionalità di pianificazione della capacità è disponibile per i piani Asana Enterprise ed Enterprise+, oltre che per il piano legacy Enterprise legacy.
Creare un piano di capacità
Per impostare un piano di capacità, vai a Risorse, nella sezione Approfondimenti della barra laterale. Vai alla scheda Piano di capacità e clicca su + Crea.
Ripartisci le risorse
Quando crei un piano di capacità, vedrai due schede: Progetti e Persone.
Scheda Progetti
Puoi aggiungere progetti o interi portfolio dalla scheda Progetti. Se aggiungi un portfolio, tutti i progetti di quel portfolio verranno aggiunti al piano di capacità e rimarranno aggiornati se i progetti vengono aggiunti o rimossi dal portfolio.
Clicca sul pulsante +Aggiungi progetto per iniziare ad aggiungere progetti o portfolio. Per assegnare il tuo team ai progetti, aggiungi il nome o l'email delle persone che desideri assegnare a ciascun progetto.
Scheda Persone
Puoi aggiungere il tuo team dalla scheda Persone cliccando sul pulsante + Aggiungi persone nell’angolo in alto a sinistra e selezionando i colleghi del team che desideri assegnare ai progetti.
Successivamente, aggiungi il tuo team cliccando sul pulsante + Aggiungi persone nell’angolo in alto a sinistra e selezionando i colleghi del team che desideri assegnare ai progetti.
Una volta aggiunto il team, è il momento di allocare le risorse. Assegna il tuo team a vari progetti cliccando sull’immagine del profilo nel piano di capacità e selezionando + Aggiungi progetto da assegnare. Aggiungi i progetti a cui le persone stanno lavorando e lavoreranno in futuro per ottenere una panoramica a lungo termine della capacità del tuo team.
Se a un collega sono già stati assegnati progetti in altri piani di capacità (o nell’altra scheda), anche da altre persone, vedrai comunque tali assegnazioni. Questo presuppone che tu abbia l’autorizzazione per visualizzare i progetti coinvolti, in base alle impostazioni sulla privacy del progetto.
capacità a livello di portfolio
La pianificazione della capacità a livello di portfolio fornisce una visione completa dell’impegno totale in tutti i progetti all’interno dei tuoi portfolio, mostrando le statistiche di riepilogo nella parte superiore delle schede del progetto del piano di capacità. Ciò consente di visualizzare l’impegno totale (misurato in ore, mesi o altre unità) in tutti i progetti del tuo portfolio.
L'aggregazione della capacità a livello di portfolio viene visualizzata come riga di riepilogo nella parte superiore delle schede del progetto del piano di capacità.
Questa riga di riepilogo consente ai responsabili dei portfolio e ai team leader di:
- visualizzare le statistiche aggregate sull’impegno in tutti i progetti di un portfolio
- monitorare i requisiti di capacità totale utilizzando varie unità (ore, mesi-persona, ecc.)
- monitorare l'allocazione delle risorse in più progetti contemporaneamente
- Prendere decisioni basate sui dati sulla distribuzione delle risorse
Creazione e modifica delle assegnazioni
Per creare un’assegnazione, è sufficiente cliccare nel punto in cui si desidera aggiungerla. Verrà creata automaticamente un'allocazione che corrisponde al livello di zoom temporale (giorno, settimana, mese).
Puoi estendere o ridurre queste allocazioni trascinando su entrambe le estremità le date desiderate. Puoi trascinare l’intera allocazione quando i piani cambiano.
Azioni in blocco
Puoi spostare ed eliminare in blocco le allocazioni tenendo premuto il tasto Ctrl o Comando, selezionando le allocazioni e trascinandole tutte insieme o premendo il tasto Canc.
L'esempio seguente mostra come spostare, riallocare ed eliminare in blocco le assegnazioni.
Assegnare più persone a un singolo progetto
Dalla scheda Progetti, puoi assegnare più persone a un singolo progetto contemporaneamente. Puoi visualizzare tutte le persone che lavorano a un progetto cliccando sull'icona con i tre puntini accanto al nome del progetto e poi su Visualizza dettagli del progetto.
Visualizza la gif qui sotto per vedere come aprire rapidamente i dettagli del progetto senza uscire dal piano di capacità.
Trasferisci assegnazioni
Puoi spostare in blocco tutte le assegnazioni in un progetto da un utente all’altro utilizzando Trasferisci assegnazioni. Clicca sull'icona con i tre puntini accanto al nome del progetto, seleziona Trasferisci assegnazioni e digita il nome dell'utente a cui assegnare il lavoro. Vedi l’immagine qui sotto per maggiori dettagli.
Filtra persone
Dalla scheda Persone, puoi filtrare rapidamente i colleghi del team per nome o ruolo. Se desideri visualizzare il carico di lavoro dei soli membri del team IT, digita IT e clicca su Seleziona tutto.
Puoi filtrare l’elenco delle persone nel tuo piano di capacità utilizzando i campi personalizzati sugli utenti. Questo ti aiuta a concentrarti su gruppi specifici di persone in base ad attributi come ruolo, competenze, team o posizione quando assegni il lavoro.
Tieni presente che i ruoli vengono gestiti tramite la Console di amministrazione. A seconda delle impostazioni della tua organizzazione, possono anche essere gestiti da ciascun individuo.
Gli amministratori possono modificare i ruoli direttamente dalla scheda Persone . Clicca sull’icona con i tre puntini accanto al nome della persona e poi su Modifica profilo. Da lì, gli amministratori possono modificare il ruolo.
Filtra i progetti
Puoi utilizzare i filtri per nascondere progetti specifici, sia dalla scheda Progetti che da quella Persone all’interno di un piano di capacità.
Dalla scheda Progetti, seleziona Filtro. Quindi, scegli di nascondere progetti specifici o clicca su Aggiungi filtro e scegli criteri specifici come campi personalizzati, stato del progetto o data di scadenza del progetto. Puoi utilizzare il filtro per visualizzare solo i progetti il cui stato è A rischio, che scadono nei prossimi 3 mesi, ad esempio.
Allo stesso modo, puoi scegliere di filtrare solo progetti specifici o quelli che soddisfano determinati criteri dalla scheda Persone. Dalla scheda Persone, clicca su Filtro e scegli i criteri di filtro.
Creare viste salvate come nuove schede nel tuo piano di capacità
I piani di capacità supportano la creazione di viste salvate come nuove schede. Consulta questo articolo sulla personalizzazione e le viste dei progetti per ulteriori informazioni sulle viste salvate.
Eliminare e duplicare le assegnazioni
Puoi eliminare qualsiasi allocazione selezionandola e premendo il tasto Canc o cliccando con il pulsante destro del mouse su di essa.
Puoi duplicare le allocazioni cliccando su di esse con il pulsante destro del mouse e selezionando Duplica allocazione.
Assegnare risorse utilizzando i segnaposto
Disponibile per i piani Asana Enterprise ed Enterprise+.
I segnaposto ti consentono di riservare capacità per il lavoro in programma senza assegnare immediatamente persone specifiche. L'incorporazione di segnaposto consente ai team di prevedere in modo più accurato i carichi di lavoro, evitare l'overbooking e garantire un'equa distribuzione delle attività tra i membri del team.
Come creare un segnaposto:
- vai su Gestione delle risorse nella barra laterale
- Clicca sul tuo piano di capacità
- Clicca sulla scheda Progetti
- Sotto il progetto desiderato, clicca su + Aggiungi una persona o un segnaposto
- Clicca sulla scheda Segnaposti
- Clicca su + Crea un nuovo segnaposto
- Compila il nome del segnaposto e il ruolo
- Scegli il team di appartenenza
- Clicca su Crea
Nota
Per evitare confusione quando il nome di un segnaposto viene utilizzato in più team (ad esempio, "Project manager"), ogni segnaposto deve essere assegnato a un team specifico.
Puoi anche creare segnaposto dalla scheda Persone del tuo piano di capacità.
- Vai alla scheda Persone
- Clicca su + Aggiungi persone
- Vai alla scheda Segnaposto
- Clicca su + Crea un nuovo segnaposto
Trasferisci assegnazioni
Una volta che sai chi lavorerà sulle risorse segnaposto, clicca sull’Icona con tre puntini accanto al segnaposto, seleziona Trasferisci assegnazioni e digita il nome della persona a cui desideri trasferire le assegnazioni.
Gestire la modalità di misurazione della capacità
Quando pianifichi un progetto, decidi come misurare la capacità. Puoi scegliere tra Percentuale di assegnazione, Ore stimate o un semplice conteggio di progetti o persone. È meglio essere coerenti con l'opzione che funziona meglio per il tuo team.
Percentuale di assegnazione
L’assegnazione percentuale è il modo più comune e semplice per misurare dove le persone trascorrono il loro tempo senza doversi preoccupare di calcolare le ore.
Nell'esempio seguente, Alan deve dedicare il 90% del suo tempo al progetto di revisione del sistema globale. Beverly sta lavorando a due progetti le cui date si sovrappongono e deve dedicare l’80% del suo tempo a ciascuno di essi. Poiché per una settimana supererà la sua capacità, questa viene visualizzata in rosso, dando a lei, al suo team o al suo manager un preavviso per spostare le cose o fornire un aiuto extra per questo periodo.
Conteggio persone o progetti
Il conteggio delle persone o dei progetti mostra semplicemente il numero totale di progetti su cui una persona sta lavorando durante il periodo scelto o il numero di persone che lavorano a un progetto specifico. Nell'esempio, possiamo vedere che Alan sta lavorando a un progetto alcune settimane e a due alla volta in altre settimane.
Ore stimate
Le ore stimate sono la soluzione migliore se pianifichi con precisione i progetti fino all’ultima ora e desideri creare allocazioni in base a queste stime. Le ore stimate tendono a essere più facili quando si pianifica settimana per settimana perché i mesi hanno un numero variabile di giorni lavorativi.
Regolazione della capacità
Se stai lavorando con allocazioni percentuali o ore stimate, puoi regolare la capacità per ogni individuo nel menu. Puoi rendere la capacità di tutti la stessa o regolare manualmente ogni individuo. Per le ore stimate, questo si applica alla capacità settimanale.
Notifiche, privacy e autorizzazioni
Notifiche
L’assegnazione di persone a un progetto utilizzando la pianificazione della capacità non le avvisa: gli utenti non ricevono una notifica nella posta in arrivo o un’email se sono stati assegnati a un progetto. Questo è l’ideale per pianificare in anticipo, poiché puoi apportare modifiche, provare e persino ricominciare da capo, il tutto senza confondere il tuo team con notifiche o attività fino a quando non sei pronto a condividere.
Privacy e autorizzazioni
Quando qualcuno viene assegnato a un progetto, tale assegnazione è legata al progetto e non è specifica per un singolo piano di capacità.
Ciò significa, ad esempio, che se esiste un piano di capacità in cui Alan è assegnato al progetto Revisione dei sistemi globali e un collega crea un altro piano di capacità in cui aggiunge Alan, vedrà che è assegnato al progetto Revisione dei sistemi globali per determinate date. Ciò presuppone che il collega disponga delle autorizzazioni per visualizzare tale progetto.
Utilizzo dell'API per creare o esportare i dati
Puoi aggiornare i dati del piano di capacità o esportare i dati da Asana con la nostra API. Per capire come funziona l’API, è importante capire come funzionano i piani di capacità e le allocazioni. Le allocazioni consentono ad Asana di monitorare e presentare il tempo che ogni utente dedica a diversi progetti. Per esempio, se Sam è assegnato al Progetto A per 50 ore a settembre e 40 ore a ottobre, si tratterebbe di due allocazioni. Queste vengono visualizzate nel piano di capacità come due barre colorate.
Ogni volta che viene caricato un piano di capacità, Asana interroga l’API Allocations per estrarre tutte le allocazioni pertinenti per quell’utente o progetto, e tu puoi fare lo stesso con la nostra API. Le allocazioni esistono a livello di dominio e i piani di capacità fungono da vista filtrata per presentare questi dati. Ad esempio, se aggiungi un membro del team a un piano di capacità, tutte le sue allocazioni esistenti in vari progetti verranno automaticamente recuperate e visualizzate.
Tutti gli aggiornamenti apportati alle allocazioni di un utente, che si tratti di modificare il tempo per un progetto o di spostarlo a un'altra persona, si rifletteranno immediatamente in tutti i piani di capacità in cui si trovano. In questo modo il piano di capacità mostra sempre la distribuzione delle risorse più aggiornata.
Puoi utilizzare l’API Allocations per esportare i dati e caricarli in qualsiasi strumento di reportistica che utilizzi (Tableau, Power BI, ecc.) per esigenze di reportistica più Advanced.
Questo articolo è stato tradotto dall’IA.
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