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Comprendere il controllo degli accessi, le memorie e le approvazioni per gli AI Teammate

In questo articolo

Garantire la sicurezza e la privacy è importante quanto il lavoro stesso, e gli AI Teammates sono progettati per rispettare esattamente le stesse regole dei tuoi colleghi. Operano entro i limiti delle tue autorizzazioni esistenti, assicurandosi di visualizzare, cercare o riepilogare solo le attività e i progetti a cui sono stati esplicitamente invitati. Riproducendo i livelli di accesso standard di Asana e utilizzando memorie che rispettano la privacy del tuo team, questi AI Teammates ti aiutano ad aumentare la produttività senza mai oltrepassare le barriere di protezione dei dati della tua organizzazione.

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Controllo dell'accesso per gli AI Teammate

Quando vengono creati per la prima volta, gli AI Teammates possono visualizzare le attività e i progetti pubblici del dominio, proprio come i nuovi utenti. Per poter visualizzare e cercare oggetti privati del grafico del lavoro (per es. attività, progetti, team), gli AI Teammates devono essere aggiunti esplicitamente come membri o collaboratori. 

Gli AI Teammate rispettano i livelli di accesso predefiniti di Asana:

Livello di accesso

Cosa può fare il collega del team

Editor

Crea, modifica e completa attività; pubblica commenti; aggiorna i campi personalizzati; gestisci le sottoattività

Commentatore

Pubblica commenti sulle attività; non può creare o modificare attività

Visualizzatore

Può solo leggere le informazioni relative alle attività; non può lasciare commenti o apportare modifiche.

 

Nota iconNota

Se un AI Teammate viene aggiunto a un team, erediterà i livelli di accesso del team.

Un AI Teammate non può aumentare le proprie autorizzazioni.

Quando assegni un'attività o poni una domanda a un AI Teammate, quest'ultimo risponderà solo utilizzando le informazioni provenienti da attività, progetti e altri oggetti a cui sia tu che l'AI Teammate potete accedere. Gli AI Teammates non possono rivelare informazioni che tu, in qualità di utente che ha attivato l’IA, non sei già autorizzato a visualizzare.

Ad esempio, se chiedi al tuo AI Teammate di rispondere a domande su un determinato progetto Asana, può accedere a quel progetto e risponderti solo se entrambi avete accesso a quel progetto e/o alle sue attività. In altre parole, sia tu che il tuo AI Teammate dovete essere membri del progetto o collaboratori dell'attività autorizzati. 

Nota iconNota

Tieni presente che i commenti degli AI Teammate sono visibili a tutti gli utenti con accesso a quell'attività. Prima di inviare una richiesta, valuta se, in quel contesto, il pubblico è appropriato per il contenuto che stai chiedendo.

Dettagli sul controllo degli accessi

  • Per impostazione predefinita, gli AI Teammates possono visualizzare i dati pubblici di Asana, come qualsiasi nuovo utente del tuo dominio (ad esempio, attività nei progetti pubblici; progetti nei team pubblici).
  • Le richieste che riguardano o accedono a informazioni provenienti da strumenti di terze parti, come Google Drive, utilizzano i token di accesso dell’utente che ha attivato la richiesta.
  • Quando creano o modificano un AI Teammate, i membri autorizzati possono caricare risorse chiave (ad esempio, playbook, politiche, istruzioni) affinché l'AI Teammate possa consultarle e accedervi in modo continuativo.

In pratica, ciò significa che non è possibile utilizzare un AI Teammate per cercare informazioni a cui non si ha già accesso. Può lavorare solo con le stesse attività, gli stessi progetti, gli stessi team e gli stessi file di terze parti che sia tu che l'AI Teammate potete vedere.

Se vuoi che un AI Teammate ti aiuti in un progetto o in un team privato, assicurati che sia stato aggiunto come membro o collaboratore, proprio come faresti con un nuovo collega.

Memorie

Per continuare a essere utili nel tempo, gli AI Teammates possono ricordare dettagli importanti relativi al lavoro che hanno svolto. Questa Sezione illustra come funzionano questi promemoria e come rispettano gli stessi controlli di accesso delle tue attività e dei tuoi progetti.

Dopo un'interazione, un AI Teammate può salvare una memoria per riferimento futuro. I ricordi vengono creati più di frequente durante l'esecuzione delle attività, ma possono essere creati anche quando un AI Teammate consulta risorse importanti, come i documenti. Pensa alle memorie come a note private che possono essere visualizzate solo dagli utenti che hanno accesso sia all'oggetto associato sia all'AI Teammate.

Dettagli sulle memorie

  • Le memorie vengono archiviate nelle attività come ricordi relativi a un determinato momento o come riepiloghi delle interazioni correlate all'attività.
  • Un utente che perde l'accesso a un'attività perderà anche l'accesso ai relativi ricordi.
  • Quando un AI Teammate viene rimosso da un progetto o da un'attività, questo AI Teammate dimenticherà i relativi ricordi.
  • I ricordi possono essere visualizzati dai membri autorizzati dell’AI Teammate nella pagina del profilo dell’AI Teammate.
  • Un ricordo è visibile solo agli utenti che dispongono già dell'autorizzazione per visualizzare l'attività di origine. Per esempio, se un collega del team crea un ricordo a partire da un'attività privata, un collega che non può vedere quell'attività non potrà vedere il ricordo, anche se ha accesso completo al collega del team.

In poche parole, le memorie aiutano un AI Teammate a essere coerente con le tue preferenze e le tue decisioni passate, ma non ampliano mai l'accesso. Solo le persone che possono già vedere la relativa attività principale e collaborare con l'AI Teammate possono vedere le sue memorie.

Col tempo, ciò consente ai team di creare un contesto condiviso con un AI Teammate, in modo che possa riprendere il lavoro da dove era stato interrotto ed evitare di ripetere le stesse domande, pur rispettando le autorizzazioni esistenti.

Integrazioni

Oltre a leggere il tuo spazio di lavoro Asana, gli AI Teammates possono connettersi a strumenti esterni per ampliare le loro funzionalità.

Nota iconNota

Autorizzare un'integrazione per un collega del team consente l'accesso a tale integrazione a tutti i tuoi colleghi del team.

Google Drive

Gli AI Teammates possono leggere, cercare, modificare e creare contenuti in Google Drive, tra cui:

  • Documenti Google: leggere documenti esistenti; creare nuovi documenti; modificare documenti apportando cambiamenti al contenuto
  • Fogli Google: leggere i dati dei fogli di calcolo; creare nuovi fogli di calcolo; modificare i valori delle celle
  • Presentazioni Google: leggi il contenuto delle presentazioni

Le azioni dell'AI Teammate vengono eseguite in base alle autorizzazioni dell'utente che attiva il trigger e verranno visualizzate come se le avesse eseguite l'utente. Di conseguenza, l'accesso dell'AI Teammate è limitato dalle autorizzazioni dell'utente; ad esempio, non può accedere a un documento Google Document in un'attività se l'utente non può accedervi. Non condividerà le credenziali degli altri collaboratori dell'attività.

Microsoft Office 365 (beta)

  • Leggi, modifica e crea nuovi documenti per i file docx, pptx e xlsx di SharePoint/OneDrive.

Per utilizzare SharePoint/OneDrive con un AI Teammate, il collega del team utilizza le credenziali degli utenti che collaborano all'attività. L'utente collaboratore deve avere accesso ai file pertinenti.

Accesso al web

Gli AI Teammate possono leggere pagine web pubbliche se viene loro fornito un URL. Questa funzionalità è utile per:

  • Ricerca di argomenti o concorrenti
  • Leggere la documentazione pubblica
  • Estrarre informazioni da origini di dati pubbliche

Approvazioni di AI Teammates

Richiede sempre approvazioni

  • Rimuovi i collaboratori dell'attività: qualsiasi rimozione è sempre soggetta ad autorizzazione
  • Rimuovere i membri del progetto: qualsiasi rimozione è sempre soggetta ad autorizzazione

Richiede approvazioni in base a condizioni

AzioneApprovazioni ignorate quando...Approvazioni necessarie quando...
Assegna attivitàIncaricato è nullo o ha già accesso all'attivitàL'Incaricato otterrebbe un nuovo accesso in lettura all'attività
Crea attività con IncaricatiTutti gli Incaricati hanno già accesso alle attivitàQualsiasi Incaricato otterrebbe un nuovo accesso
Elimina attivitàIl collega del team stesso ha creato l'attivitàEliminazione di un'attività creata da un altro utente
Aggiungi attività al progettoAttualmente ignorato completamente (flag temporaneo ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)Sarebbe necessaria se l'attività non fosse pubblica per il dominio
Aggiungi collaboratori all'attivitàTutte le persone aggiunte possono già visualizzare l'attivitàQualsiasi persona aggiunta otterrebbe la visibilità della nuova attività
Aggiungi membri al progettoIl progetto è pubblico per il dominioIl progetto è privato

 

Note iconNota

Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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