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Informazioni su controllo degli accessi, memorie, integrazioni e approvazioni per gli AI Teammate e Dash

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Mantenere la sicurezza e la privacy è importante quanto il lavoro stesso, e gli AI Teammate e Dash sono progettati per seguire esattamente le stesse regole dei tuoi colleghi. Operano entro i limiti delle tue autorizzazioni esistenti, garantendo che vedano, cerchino o riassumano solo le attività e i progetti a cui sono stati esplicitamente invitati. Riflettendo i livelli di accesso standard di Asana e utilizzando memorie che rispettano la privacy del tuo team, questi strumenti ti aiutano ad aumentare la tua produttività senza mai superare i limiti di sicurezza dei dati della tua organizzazione.

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Controllo dell'accesso per gli AI Teammate

Quando vengono creati per la prima volta, gli AI Teammate possono vedere le attività e i progetti pubblici nel dominio, proprio come i nuovi utenti. Gli AI Teammates devono essere aggiunti esplicitamente come membri o collaboratori agli elementi privati del grafico del lavoro (ad esempio, attività, progetti, team) per poterli visualizzare e cercare. 

Gli AI Teammate rispettano i livelli di accesso predefiniti di Asana:

Livello di accesso

Cosa può fare il collega del team

Editor

Creare, modificare e completare attività; pubblicare commenti; aggiornare campi personalizzati; gestire sottoattività

Commentatore

Pubblica commenti sulle attività; non può creare o modificare attività

Visualizzatore

Può solo leggere le informazioni relative alle attività; non può lasciare commenti o modificare

 

Nota iconNota

Se un AI Teammate viene aggiunto a un team, erediterà i livelli di accesso del team.

Un AI Teammate non può aumentare le proprie autorizzazioni.

Quando assegni un'attività o poni una domanda a un AI Teammate, questo risponderà solo utilizzando le informazioni provenienti da attività, progetti e altri elementi a cui sia tu che l'AI Teammate potete accedere. Gli AI Teammate non possono rivelare informazioni che tu, in qualità di utente “richiedente”, non hai già l’autorizzazione a visualizzare.

Ad esempio, se chiedi al tuo AI Teammate di rispondere a domande su un determinato progetto Asana, potrà accedere a quel progetto e risponderti solo se entrambi avete accesso a quel progetto e/o alle sue attività. In altre parole, sia tu che il tuo AI Teammate dovete essere membri autorizzati del progetto o collaboratori dell'attività. 

Nota iconNota

Tieni presente che i commenti dell'AI Teammate sono visibili a tutti gli utenti con accesso a quell'attività. Prima di inviare una richiesta, valuta se il pubblico in quel contesto è appropriato per il contenuto che stai chiedendo.

Dettagli sul controllo degli accessi

  • Per impostazione predefinita, gli AI Teammates visualizzano i dati pubblici di Asana, come qualsiasi nuovo utente nel tuo dominio (ad esempio, attività in progetti pubblici; progetti in team pubblici).
  • Le richieste che coinvolgono o accedono a informazioni da strumenti di terze parti, come Google Drive, utilizzano i token di accesso dell’utente che le ha avviate.
  • Quando creano o modificano un AI Teammate, i membri autorizzati possono caricare risorse chiave (ad esempio, playbook, policy, istruzioni) affinché l'AI Teammate possa consultarli e accedervi in qualsiasi momento.

In pratica, ciò significa che un AI Teammate non può essere utilizzato per cercare informazioni a cui non hai già accesso. Può lavorare solo con le stesse attività, gli stessi progetti, gli stessi team e gli stessi file di terze parti che tu e l'AI Teammate potete vedere.

Se desideri che un AI Teammate ti aiuti in un progetto o team privato, assicurati che sia stato aggiunto come membro o collaboratore, proprio come faresti con un nuovo collega.

Memorie

Per continuare a essere utili nel tempo, gli AI Teammate possono ricordare dettagli importanti sul lavoro che hanno svolto. Questa sezione spiega come funzionano queste memorie e come rispettano gli stessi controlli di accesso delle tue attività e dei tuoi progetti.

Dopo un'interazione, un AI Teammate può memorizzare una memoria per riferimento futuro. Le memorie vengono create più comunemente durante l'esecuzione delle attività, ma possono anche essere create quando un AI Teammate legge risorse chiave come i documenti. Pensate alle memorie come a note private che possono essere visualizzate solo dagli utenti che hanno accesso sia all'oggetto associato sia all'AI Teammate.

Dettagli sulle memorie

  • Le memorie vengono memorizzate nelle attività come ricordi di un momento specifico o riepiloghi delle interazioni relative all'attività.
  • Un utente che perde l'accesso a un'attività perderà anche l'accesso alle relative memorie.
  • Quando un AI Teammate viene rimosso da un progetto o da un'attività, dimenticherà le memorie correlate.
  • Le memorie possono essere visualizzate dai membri autorizzati dell’AI Teammate nella pagina del profilo dell’AI Teammate.
  • Una memoria è visibile solo agli utenti che dispongono già delle autorizzazioni per visualizzare l'attività di origine. Per esempio, se un collega del team crea una memoria da un'attività privata, un collega che non può vedere quell'attività non potrà vedere la memoria, anche se ha accesso completo al collega del team.

In poche parole, le memorie aiutano un AI Teammate a essere coerente con le tue preferenze e le decisioni prese in passato, ma non ampliano mai l'accesso. Solo le persone che possono già vedere l'attività sottostante e lavorare con l'AI Teammate possono visualizzare le sue memorie.

Col tempo, questo consente ai team di creare un contesto condiviso con un AI Teammate, in modo che possa riprendere il lavoro da dove lo aveva interrotto ed evitare di ripetere le stesse domande, pur continuando a rispettare le autorizzazioni esistenti.

Integrazioni

Oltre a leggere il tuo spazio di lavoro Asana, gli AI Teammate e Asana Dash possono connettersi a strumenti esterni per ampliare le loro funzionalità.

Al momento, tutte le integrazioni degli AI Teammate e di Asana Dash agiscono per tuo conto. Quando attivi un AI Teammate o Asana Dash, questi utilizzano il tuo account collegato per quello strumento e le loro azioni appaiono come se le avessi eseguite tu. Un AI Teammate o Asana Dash può solo visualizzare ed eseguire ciò che tu puoi già visualizzare ed eseguire in quello strumento, quindi non può mai accedere a contenuti o intraprendere azioni per le quali tu stesso non disponi delle autorizzazioni. 

Nota iconNota

L'autorizzazione di un'integrazione per un collega del team concede l'accesso a tale integrazione a tutti i tuoi colleghi del team.

Google Drive

Gli AI Teammate e Asana Dash possono leggere, cercare, modificare e creare contenuti in Google Drive, tra cui:

  • Documenti Google: leggere i documenti esistenti; creare nuovi documenti; modificare i documenti apportando cambiamenti al contenuto
  • Fogli Google: leggere i dati dei fogli di calcolo; creare nuovi fogli di calcolo; modificare i valori delle celle
  • Presentazioni Google: leggere il contenuto delle diapositive

Gmail

AI Teammates Asana Dash può leggere, cercare, inviare e organizzare le email in Gmail, tra cui:

  • Lettura e ricerca: cerca i tuoi messaggi e i tuoi thread utilizzando la sintassi di ricerca di Gmail, apri un thread completo, riepiloga la tua posta in arrivo non letta e visualizza o scarica gli allegati.
  • Bozza e invio: componi una nuova email, salva una bozza, rispondi, rispondi a tutti o inoltra un messaggio.
  • Organizzare: applicare o rimuovere le etichette, archiviare i messaggi, contrassegnarli come letti o non letti e spostarli nel cestino.
Nota iconNota

L'uso e il trasferimento delle informazioni ricevute dalle API di Google da parte di Asana sono conformi all'Informativa sui dati utente dei servizi API di Google, compresi i requisiti di uso limitato.

Google Calendar

Gli AI Teammate Asana Dash possono visualizzare il tuo calendario e gestire gli eventi in Google Calendar, tra cui:

  • Visualizzare calendari ed eventi: elencare i tuoi calendari, elencare gli eventi in un intervallo di date, aprire i dettagli di un singolo evento e suggerire orari per le riunioni in base alla disponibilità dei partecipanti.
  • Gestire gli eventi: creare eventi (inclusi quelli con un link Google Meet), aggiornare i dettagli degli eventi, come l'orario e i partecipanti, eliminare eventi e rispondere agli inviti (accettare, rispondere con “forse” o rifiutare) per tuo conto.

Outlook (posta e calendario)

AI Teammates Asana Dash può funzionare sia con Outlook Mail che con il calendario di Outlook.

Posta elettronica

  • Leggi e cerca: cerca nei tuoi messaggi, apri un messaggio specifico ed elenca gli elementi inviati di recente.
  • Bozza e invio: invia un'email, crea o invia una bozza, rispondi o rispondi a tutti.
  • Organizza: imposta la categoria e l'importanza di un messaggio e spostalo nella sezione Elementi eliminati (recuperabili).

Calendario

  • Visualizzazione: elencare gli eventi, visualizzare le occorrenze degli eventi in un intervallo di date, aprire un singolo evento, verificare la disponibilità (libero/occupato) e trovare gli orari delle riunioni.
  • Gestire gli eventi: creare eventi (comprese le riunioni online di Teams), aggiornare eventi, annullare eventi (con conseguente notifica ai partecipanti), eliminare eventi organizzati da te senza partecipanti e accettare o rifiutare inviti.

Slack

Gli AI Teammate di Asana Dash possono cercare, leggere e pubblicare su Slack, tra cui:

  • Ricerca: cerca messaggi e file nei canali pubblici, trova i canali per nome o descrizione e trova le persone nel tuo spazio di lavoro.
  • Lettura: leggere i messaggi in un canale o thread specifico a cui hai accesso (inclusi i canali privati e i messaggi diretti di cui fai parte), leggere il profilo di un utente e leggere una tela (Canvas).
  • Pubblicare e creare: inviare un messaggio, salvare una bozza, programmare un messaggio per un momento successivo e creare o aggiornare una canvas.

Microsoft Teams

AI Teammates Asana Dash può cercare e inviare messaggi su Microsoft Teams, tra cui:
 
  • Cercare ed esplorare: elencare i team di cui fai parte e i canali di un team, cercare i messaggi nei team e nei canali a cui hai accesso e trovare le persone della tua organizzazione in base al loro nome visualizzato esatto.
  • Invia: pubblica un messaggio su un canale o invia un messaggio diretto a una persona (viene creata una nuova chat 1:1 se non ne esiste già una). I messaggi possono essere in testo semplice o formattato e possono @menzionare le persone.

HubSpot

Gli AI Teammate e Asana Dash possono leggere e scrivere sul tuo CRM HubSpot tramite il server MCP di HubSpot, tra cui:

  • Registri CRM: lettura di contatti, aziende, trattative, ticket, prodotti, voci, preventivi, fatture, ordini, abbonamenti ed elenchi; creazione e aggiornamento di contatti, aziende, trattative, ticket, prodotti e voci.
  • Attività: leggi e registra chiamate, email, riunioni, note e attività collegate ai tuoi record CRM.
  • Marketing e contenuti: leggi campagne, landing page, pagine del sito, post del blog ed eventi di marketing.

Agli utenti verrà chiesto di selezionare le autorizzazioni quando autorizzano l'integrazione. L'AI Teammate può utilizzare solo l'accesso concesso e solo nell'ambito delle autorizzazioni HubSpot di quell'utente.

Canva

Gli AI Teammate e Asana Dash possono creare, trovare ed esportare progetti tramite il server MCP di Canva, tra cui:

  • Creare e modificare: generare nuovi progetti a partire da un prompt (documenti, presentazioni, post per social, video e altro), modificare progetti esistenti e compilare automaticamente i modelli del brand.
  • Trovare e organizzare: cerca i progetti per titolo, contenuto o metadati, sfoglia le cartelle e visualizza i dettagli dei progetti.
  • Esportazione e commento: esporta i progetti come PDF, immagini o video e aggiungi commenti a un progetto.

Alcune funzionalità (come la compilazione automatica dei modelli) dipendono dal piano Canva dell'utente e dall'abilitazione del connettore IA da parte dell'amministratore.

Microsoft Office 365 (beta)

  • Leggi, modifica e crea nuovi documenti per i file docx, pptx e xlsx di SharePoint/OneDrive.

Per utilizzare SharePoint/OneDrive con un AI Teammate, il collega del team utilizza le credenziali degli utenti che collaborano all'attività. L'utente collaboratore deve avere accesso ai file pertinenti.

Accesso al web

Gli AI Teammate e Asana Dash possono leggere le pagine web pubbliche quando viene fornito un URL. Questa funzionalità è utile per:

  • Ricercare argomenti o concorrenti
  • Leggere la documentazione pubblica
  • Estrazione di informazioni da origini dati pubbliche

Approvazioni dell'AI Teammate

Richiede sempre l'approvazione

  • Rimuovi i collaboratori dell'attività: qualsiasi rimozione è sempre soggetta ad approvazione
  • Rimuovi membri del progetto - Qualsiasi rimozione è sempre soggetta ad approvazione

Richiede l'approvazione in base alle condizioni

AzioneApprovazione ignorata quando…Approvazione necessaria quando…
Assegna attivitàL'incaricato non è stato impostato o ha già accesso all'attivitàL'incaricato otterrebbe un nuovo accesso in sola lettura all'attività
Crea attività con incaricatiTutti gli incaricati hanno già accesso all'attivitàQualsiasi incaricato otterrebbe un nuovo accesso
Elimina attivitàIl collega del team ha creato l'attivitàEliminazione di un'attività creata da un altro utente
Aggiungi attività al progettoAttualmente completamente ignorato (flag temporaneo ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)Sarebbe necessario se l'attività non fosse pubblica per il dominio
Aggiungi collaboratori all'attivitàTutte le persone aggiunte hanno già visibilità sull'attivitàQualsiasi persona aggiunta otterrebbe la visibilità della nuova attività
Aggiungi membri al progettoIl progetto è pubblico per il dominioIl progetto è privato

 

Note iconNota

Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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