Loading
Piattaforma
ASANA AI
FUNZIONALITÀ
Tipo di azienda
Team
Settori
Casi d’uso
IMPARARE
ASSISTENZA
SERVIZI
Centro assistenza
search-icon

Argomenti

Comprendere il controllo degli accessi, la memoria, le integrazioni e le approvazioni per gli AI Teammates

In questo articolo

Mantenere la sicurezza e la privacy è importante quanto il lavoro stesso, e gli AI Teammates sono progettati per seguire esattamente le stesse regole dei tuoi colleghi del team. Operano entro i confini delle tue autorizzazioni esistenti, assicurandosi di visualizzare, cercare o riepilogare solo le attività e i progetti a cui sono stati esplicitamente invitati. Riproducendo i livelli di accesso standard di Asana e utilizzando memorie che rispettano la privacy del tuo team, questi AI Teammates ti aiutano ad aumentare la produttività senza mai oltrepassare i limiti di protezione dei dati della tua organizzazione.

Articoli correlati

Controllo dell'accesso per gli AI Teammate

Quando vengono creati per la prima volta, gli AI Teammates possono vedere le attività e i progetti pubblici nel dominio, proprio come i nuovi utenti. Gli AI Teammates devono essere aggiunti esplicitamente come membri o collaboratori agli oggetti privati del grafico del lavoro (per es. attività, progetti, team) per poterli visualizzare e cercare. 

Gli AI Teammates rispettano i livelli di accesso predefiniti di Asana:

Livello di accesso

Cosa può fare il collega del team

Editor

Creare, modificare e completare attività; pubblicare commenti; aggiornare campi personalizzati; gestire sottoattività

Commentatore

Pubblicare commenti sulle attività; non può creare o modificare attività

Visualizzatore

Leggere solo le informazioni sull'attività; non può commentare o modificare

 

Nota iconNota

Se un AI Teammate viene aggiunto a un team, erediterà i livelli di accesso del team.

Un AI Teammate non può aumentare le proprie autorizzazioni.

Quando assegni un'attività o poni una domanda a un AI Teammate, l'AI Teammate risponderà solo utilizzando le informazioni provenienti da attività, progetti e altri oggetti a cui sia tu che l'AI Teammate potete accedere. Gli AI Teammates non possono rivelare informazioni che tu, in qualità di utente che ha attivato la richiesta, non sei già autorizzato a visualizzare.

Ad esempio, se chiedi al tuo AI Teammate di rispondere a domande su un particolare progetto Asana, può accedere a quel progetto e risponderti solo se entrambi avete accesso a quel progetto e/o alle sue attività. In altre parole, sia tu che il tuo AI Teammate dovete essere membri autorizzati del progetto o collaboratori dell'attività. 

Nota iconNota

Tieni presente che i commenti di un AI Teammate sono visibili a tutti gli utenti con accesso a quell'attività. Prima di attivare una richiesta, valuta se il pubblico in quel contesto è appropriato per il contenuto che stai richiedendo.

Dettagli sul controllo degli accessi

  • Per impostazione predefinita, gli AI Teammates visualizzano i dati pubblici di Asana, come qualsiasi nuovo utente nel tuo dominio (ad esempio, attività in progetti pubblici; progetti in team pubblici).
  • Le richieste che coinvolgono o accedono a informazioni da strumenti di terze parti, come Google Drive, utilizzano i token di accesso dell’utente che le attiva.
  • Quando si crea o si modifica un AI Teammate, i membri autorizzati possono caricare risorse chiave (ad esempio, playbook, politiche, istruzioni) a cui l'AI Teammate può fare riferimento e a cui può accedere in modo continuativo.

In pratica, questo significa che un AI Teammate non può essere utilizzato per cercare informazioni a cui non hai già accesso. Può lavorare solo con le stesse attività, gli stessi progetti, gli stessi team e gli stessi file di terze parti che tu e l'AI Teammate potete entrambi vedere.

Se vuoi che un AI Teammate ti aiuti in un progetto o team privato, assicurati che sia stato aggiunto come membro o collaboratore, proprio come faresti con un nuovo collega.

Memorie

Per continuare a essere utili nel tempo, gli AI Teammates possono ricordare dettagli importanti relativi al lavoro che hanno svolto. Questa sezione illustra come funzionano queste memorie e come rispettano gli stessi controlli di accesso delle tue attività e dei tuoi progetti.

Dopo un'interazione, un AI Teammate può archiviare una memoria per riferimento futuro. Le memorie vengono create più comunemente durante l'esecuzione delle attività, ma possono anche essere create quando un AI Teammate legge risorse chiave come i documenti. Pensa alle memorie come a note private che possono essere visualizzate solo dagli utenti che possono sia vedere l'oggetto associato che attivare l'AI Teammate.

Dettagli sulle memorie

  • Le memorie vengono archiviate nelle attività come ricordi di un determinato momento o come riepiloghi delle interazioni relative all'attività.
  • Un utente che perde l'accesso a un'attività perderà anche l'accesso alle relative memorie.
  • Quando un AI Teammate viene rimosso da un progetto o da un'attività, l'AI Teammate dimenticherà le relative memorie.
  • Le memorie possono essere visualizzate dai membri autorizzati dell'AI Teammate nella pagina del profilo dell'AI Teammate.
  • Una memoria è visibile solo agli utenti che dispongono già dell'autorizzazione per visualizzare l'attività di origine. Per esempio, se un collega del team crea una memoria da un'attività privata, un collega che non può vedere quell'attività non potrà vedere la memoria, anche se ha pieno accesso al collega del team.

In parole povere, le memorie aiutano un AI Teammate a essere coerente con le tue preferenze e le tue decisioni passate, ma non ampliano mai l'accesso. Solo le persone che possono già vedere l'attività sottostante e lavorare con l'AI Teammate possono vedere le sue memorie.

Nel tempo, ciò consente ai team di creare un contesto condiviso con un AI Teammate, in modo che possa riprendere il lavoro da dove era stato interrotto ed evitare di ripetere le stesse domande, pur rispettando le autorizzazioni esistenti.

Integrazioni

Oltre a leggere il tuo spazio di lavoro Asana, gli AI Teammates possono connettersi a strumenti esterni per ampliare le loro funzionalità.

Al momento, tutte le integrazioni di AI Teammates agiscono per tuo conto. Quando attivi un AI Teammate, questo utilizza il tuo account collegato per quello strumento e le sue azioni appaiono come se le avessi eseguite tu. Un AI Teammate può vedere e fare solo ciò che tu puoi già vedere e fare in quello strumento, quindi non può mai accedere a contenuti o eseguire azioni per le quali tu non disponi dell'autorizzazione. 

Nota iconNota

L'autorizzazione di un'integrazione per un collega del team concede l'accesso a tale integrazione a tutti i colleghi del team.

Google Drive

Gli AI Teammates possono leggere, cercare, modificare e creare contenuto in Google Drive, tra cui:

  • Documenti Google: leggere i documenti esistenti; creare nuovi documenti; modificare i documenti apportando modifiche al contenuto
  • Fogli Google: leggere i dati dei fogli di calcolo; creare nuovi fogli di calcolo; modificare i valori delle celle
  • Presentazioni Google: leggi il contenuto delle diapositive

Gmail

Gli AI Teammates possono leggere, cercare, inviare e organizzare le email in Gmail, tra cui:

  • Leggi e cerca: cerca nei tuoi messaggi e thread utilizzando la sintassi di ricerca di Gmail, apri un thread completo, riassumi la tua posta in arrivo non letta e visualizza o scarica gli allegati.
  • Bozza e invio: scrivi una nuova email, salva una bozza, rispondi, rispondi a tutti o inoltra un messaggio.
  • Organizzare: applica o rimuovi etichette, archivia i messaggi, contrassegnali come letti o non letti e spostali nel cestino.

Google Calendar

Gli AI Teammates possono visualizzare il tuo calendario e gestire gli eventi in Google Calendar, tra cui:

  • Visualizzare calendari ed eventi: elencare i tuoi calendari, elencare gli eventi in un intervallo di date, aprire i dettagli di un singolo evento e suggerire orari per le riunioni in base alla disponibilità dei partecipanti.
  • Gestire gli eventi: crea eventi (compresi quelli con un link Google Meet), aggiorna i dettagli degli eventi come l'orario e i partecipanti, elimina gli eventi e rispondi agli inviti (accetta, rispondi provvisoriamente o rifiuta) per tuo conto.

Outlook (Posta e calendario)

Gli AI Teammates possono lavorare sia con la posta di Outlook che con il calendario di Outlook.

Posta

  • Leggi e cerca: cerca nei tuoi messaggi, apri un messaggio specifico ed elenca gli elementi inviati di recente.
  • Bozza e invio: invia un'email, crea o invia una bozza, rispondi o rispondi a tutti.
  • Organizza: imposta la categoria e l'importanza di un messaggio e spostalo nella sezione Elementi eliminati (recuperabile).

Calendario

  • Vista: elenca gli eventi, visualizza le occorrenze degli eventi in un intervallo di date, apri un singolo evento, verifica la disponibilità e trova gli orari delle riunioni.
  • Gestire gli eventi: creare eventi (comprese le riunioni online di Teams), aggiornare gli eventi, annullare gli eventi (con notifica ai partecipanti), eliminare gli eventi organizzati senza partecipanti e accettare o rifiutare gli inviti.

Slack

Gli AI Teammates possono cercare, leggere e pubblicare su Slack, tra cui:

  • Cerca: cerca messaggi e file nei canali pubblici, trova i canali per nome o descrizione e trova le persone nel tuo spazio di lavoro.
  • Leggere: leggere i messaggi in un canale o in una conversazione specifici a cui hai accesso (compresi i canali privati e i messaggi diretti di cui fai parte), leggere il profilo di un utente e leggere una tela (Canvas).
  • Pubblicare e creare: inviare un messaggio, salvare una bozza, programmare un messaggio per un secondo momento e creare o aggiornare una canvas.

Microsoft Office 365 (beta)

  • Leggere, modificare e creare nuovi documenti per i file docx, pptx e xlsx di SharePoint/OneDrive.

Per utilizzare SharePoint/OneDrive con un AI Teammate, il collega del team utilizza le credenziali degli utenti che collaborano all'attività. L'utente collaboratore deve avere accesso ai file pertinenti.

Accesso al web

Gli AI Teammates possono leggere pagine web pubbliche quando viene fornito un URL. Questa funzionalità è utile per:

  • ricerca di argomenti o concorrenti
  • Lettura della documentazione pubblica
  • Estrarre informazioni da origini di dati pubbliche

Approvazioni di AI Teammate

Richiede sempre approvazione

  • Rimuovi i collaboratori dell'attività - qualsiasi rimozione è sempre soggetta ad approvazione
  • Rimuovere i membri del progetto - qualsiasi rimozione è sempre soggetta ad approvazione

Richiede approvazione in base alle condizioni

AzioneApprovazione ignorata quando...Approvazione richiesta quando...
Assegna attivitàIncaricato è nullo o ha già accesso all'attivitàL'Incaricato otterrebbe un nuovo accesso in lettura all'attività
Crea attività con incaricatiTutti gli incaricati hanno già accesso alle attivitàQualsiasi Incaricato otterrebbe un nuovo accesso
Elimina attivitàIl collega del team stesso ha creato l'attivitàEliminazione di un'attività creata da qualcun altro
Aggiungi attività al progettoAttualmente ignorato completamente (flag temporaneo ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)Sarebbe richiesto se l'attività non fosse pubblica per il dominio
Aggiungi collaboratori all'attivitàTutte le persone aggiunte hanno già la visibilità dell'attivitàQualsiasi persona aggiunta otterrebbe la visibilità della nuova attività
Aggiungi membri al progettoIl progetto è pubblico per il dominioIl progetto è privato

 

Note iconNota

Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

Invia feedback sulla traduzione.

Articoli correlati

Caricamento
Controllo dell'accesso di AI Teammates: autorizzazioni, privacy e memorie | Centro assistenza Asana