Loading
PLATFORM
MOGELIJKHEDEN
ASANA AI
ALLE ABONNEMENTEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Capaciteitplanning

In dit artikel

Capaciteitplannen geven leiders de mogelijkheid om beslissingen over middelen te optimaliseren door de personeelsbezetting van projecten over lange perioden te visualiseren. In tegenstelling tot werkbelasting, dat taaktoewijzingen beheert, kun je met capaciteitsplannen individuen toewijzen aan hele projecten en een overzicht op hoog niveau krijgen van hoe mensen worden bemand in verschillende werkstromen.

Houd er rekening mee dat capaciteitsplannen en werkbelasting op dit moment niet met elkaar verbonden zijn. Een collega kan worden toegewezen aan een project in een capaciteitsplan, maar heeft nog geen taken toegewezen gekregen, of vice versa.

De capaciteitsplanningsfunctie is beschikbaar op de Asana-niveaus Enterprise en Enterprise+, evenals legacy tier Legacy Enterprise.

Een capaciteitsplan maken

Om een capaciteitsplan in te stellen, navigeer je naar Middelen, onder de sectie Inzichten van de zijbalk. Navigeer naar het tabblad Capaciteit en klik op + Maken.

Middelen toewijzen

Wanneer je een capaciteitsplan maakt, zie je twee tabbladen: Projecten en Personen.

Tabblad project

Je kunt projecten of volledige portfolio's toevoegen via het tabblad projecten. Als je een portfolio toevoegt, worden alle projecten uit die portfolio toegevoegd aan het capaciteitsplan en blijft deze up-to-date als projecten worden toegevoegd of verwijderd uit de portfolio.

Klik op de knop +Project toevoegen om projecten of portfolio's toe te voegen. Om je team over de projecten te bezetten, voeg je de naam of e-mail toe van de mensen die je voor elk project wilt bezetten.

Tabblad Personen

Je kunt je team toevoegen vanaf het tabblad personen door op de knop + Personen toevoegen in de linkerbovenhoek te klikken en de teamgenoten te selecteren die je aan projecten wilt toewijzen.

Voeg vervolgens je team toe door op de knop + Personen toevoegen in de linkerbovenhoek te klikken en de teamgenoten te selecteren die je aan projecten wilt toewijzen.

Zodra je je team hebt toegevoegd, is het tijd om middelen toe te wijzen. Personeel je team over verschillende projecten door op hun profielfoto in het capaciteitsplan te klikken en + Project toevoegen te selecteren om toe te wijzen. Voeg projecten toe waar mensen momenteel aan werken en in de toekomst aan zullen werken om een langetermijn overzicht te krijgen van de capaciteit van je team.

Als een collega al projecten toegewezen heeft gekregen in andere capaciteitsplannen (of op het andere tabblad), zelfs door andere mensen, zie je die toewijzingen nog steeds. Dit veronderstelt dat je toestemming hebt om de betrokken projecten te zien, op basis van de privacy-instellingen van het project.

Capacity planning in Projects tab.png

Capaciteit op portfolioniveau

Capaciteitsplanning op portfolioniveau biedt een uitgebreid overzicht van de totale inzet voor alle projecten binnen je portfolio's door samenvattende statistieken bovenaan de projecttabbladen van het capaciteitsplan weer te geven. Zo kun je de totale inzet (gemeten in uren, personenmaanden of andere eenheden) voor alle projecten in je portfolio zien.

Capaciteit-aggregatie op portfolioniveau verschijnt als een samenvattingsrij bovenaan de projecttabbladen van het capaciteitsplan.

Portfolio level capacity_total hours

Met deze samenvattingsrij kunnen portfoliomanagers en teamleiders:

  • Geaggregeerde inzetstatistieken bekijken voor alle projecten in een portfolio
  • De totale capaciteitsvereisten bijhouden met behulp van verschillende eenheden (uren, personenmaanden, enz.)
  • De toewijzing van middelen in meerdere projecten tegelijkertijd monitoren
  • Beslissingen nemen over de verdeling van middelen op basis van gegevens

Toewijzingen maken en bewerken

Om een toewijzing te maken, klik je gewoon waar je deze wilt toevoegen. Het maakt automatisch een toewijzing die overeenkomt met het tijdzoomniveau (dag, week, maand).

Je kunt deze toewijzingen uitbreiden of verkleinen door aan beide uiteinden naar de gewenste datums te slepen. Je kunt de hele toewijzing slepen wanneer de plannen veranderen. 

Bulkacties

Je kunt toewijzingen in bulk verplaatsen en verwijderen door de Ctrl- of Command-toets ingedrukt te houden, de toewijzingen te selecteren en ze allemaal samen te slepen of op de delete-toets te drukken.

Het onderstaande voorbeeld laat zien hoe je toewijzingen in bulk kunt verplaatsen, opnieuw toewijzen en verwijderen.

Bulk actions.gif

Meerdere mensen toewijzen aan één project

Meerdere mensen kunnen tegelijkertijd aan een enkel project worden toegewezen via het tabblad Projecten. Je kunt iedereen bekijken die aan een project werkt door op het driepunten-pictogram naast de projectnaam te klikken en op Projectdetails weergeven te klikken.

Bekijk de gif hieronder om te zien hoe je snel projectdetails kunt openen zonder het capaciteitsplan te verlaten.

Allocating multiple people to a single project.gif

Toewijzingen overdragen

Je kunt alle toewijzingen in een project in bulk verplaatsen van de ene gebruiker naar de andere met behulp van Toewijzingen overdragen. Klik op het driepunten-pictogram naast de projectnaam, selecteer Toewijzingen overdragen en typ de naam van de gebruiker aan wie het werk moet worden toegewezen. Zie de onderstaande afbeelding voor meer detail.

Transfer allocations.gif

Op personen filteren

Vanaf het tabblad personen kun je snel filteren op specifieke teamgenoten op naam of functietitel. Als je alleen de werkbelasting van de IT-teamleden wilt zien, typ je IT en klik je op Alles selecteren.

Je kunt de personenlijst in je capaciteitsplan filteren met behulp van aangepaste velden voor gebruikers. Dit helpt je om je te concentreren op specifieke groepen mensen op basis van attributen zoals rol, vaardigheden, Team of locatie bij het toewijzen van werk.

Houd er rekening mee dat functietitels worden beheerd via de beheerdersconsole. Afhankelijk van de instellingen van je organisatie kunnen ze ook door elk individu worden beheerd.

Beheerders kunnen functietitels rechtstreeks vanuit het tabblad Personen bewerken. Klik op het driepunten-pictogram naast de naam van de persoon en klik op Profiel bewerken. Van daaruit kunnen beheerders de functietitel wijzigen.

Edit job titles

Projecten filteren

Je kunt filters gebruiken om specifieke projecten te verbergen, zowel vanaf de tabbladen Projecten als Personen binnen een capaciteitsplan.

Selecteer op het tabblad projecten de optie filter. Kies vervolgens om specifieke projecten te verbergen of klik op Filter toevoegen en kies specifieke criteria zoals aangepaste velden, projectstatus of vervaldatum van het project. Je kunt het filter gebruiken om bijvoorbeeld alleen projecten te zien waarvan de status 'Loopt risico' is en die in de komende 3 maanden vervallen.

Filtering out projects via the projects tab

Op dezelfde manier kun je ervoor kiezen om alleen specifieke projecten te filteren of projecten die voldoen aan bepaalde criteria vanuit het tabblad Personen. Klik op het tabblad Personen op Filter en kies je filtercriteria.

Filtering out projects

Opgeslagen weergaven maken als nieuwe tabbladen in je capaciteitsplan

Capaciteitsplannen ondersteunen de aanmaak van opgeslagen weergaven als nieuwe tabbladen. Zie dit artikel over projectaanpassing en weergaven voor meer informatie over opgeslagen weergaven.

Toewijzingen verwijderen en dupliceren

Deleting and duplicating allocations

Je kunt toewijzingen verwijderen door de toewijzing te selecteren en op de delete-toets te drukken of er met de rechtermuisknop op te klikken.

Je kunt toewijzingen dupliceren door er met de rechtermuisknop op te klikken en Toewijzing dupliceren te selecteren.

Middelen toewijzen met behulp van tijdelijke aanduidingen

Beschikbaar op de Asana Enterprise en Enterprise+ -niveaus.

Met tijdelijke aanduidingen kun je capaciteit reserveren voor aankomend werk zonder onmiddellijk specifieke personen toe te wijzen. Door tijdelijke aanduidingen op te nemen, kunnen teams de werkbelasting nauwkeuriger voorspellen, overboeking voorkomen en zorgen voor een billijke taakverdeling tussen de teamleden.

Een tijdelijke aanduiding maken:

  1. Navigeer naar Middelen in de Zijbalk
  2. Klik op je capaciteitsplan
  3. Klik op het tabblad Projecten
  4. Klik onder het gewenste project op + Persoon of placeholder toevoegen
  5. Klik op het tabblad Placeholders
  6. Klik op + Nieuwe tijdelijke plaatshouder maken
  7. Vul de naam en functietitel van de tijdelijke aanduiding in
  8. Kies het team waartoe het zal behoren
  9. Klik op Veld maken
Opmerking iconOpmerking

Om verwarring te voorkomen wanneer een placeholdernaam in meerdere teams wordt gebruikt (bijv. 'Projectmanager'), moet elke placeholder aan een specifiek team worden toegewezen.

Je kunt ook tijdelijke aanduidingen maken vanaf het tabblad Personen van je capaciteitsplan.

  1. Navigeer naar het tabblad Personen
  2. Klik op + Personen toevoegen
  3. Navigeer naar het tabblad Tijdelijke aanduidingen
  4. Klik op + Nieuwe tijdelijke plaatshouder maken

Toewijzingen overdragen

Zodra je weet wie er aan de tijdelijke aanduidingen zal werken, klik je op het pictogram met de drie puntjes naast de tijdelijke aanduiding, selecteer je Toewijzingen overdragen en typ je de naam van de persoon naar wie je de toewijzingen wilt overdragen.

Beheer hoe capaciteit wordt gemeten

Wanneer je een project plant, moet je beslissen hoe je de capaciteit wilt meten. Je kunt kiezen tussen procentuele toewijzing, geschatte uren of een eenvoudige project- of personeelsaantelling. Het is het beste om consistent te zijn met de optie die het beste werkt voor je team.

Frame 629722 (1).png

Percentagetoewijzing

Procentuele toewijzing is de meest voorkomende en eenvoudigste manier om te meten waar mensen hun tijd doorbrengen zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over het berekenen van uren.

Frame 629726.png

In het onderstaande voorbeeld zal Alan 90% van zijn tijd besteden aan het Global System Overhaul-project. Beverly werkt aan twee projecten waarvan de datums elkaar overlappen en ze moet 80% van haar tijd aan elk project besteden. Aangezien ze een week overcapaciteit zal hebben, wordt de capaciteit in het rood weergegeven, waardoor zij, haar team of haar manager enige kennisgeving krijgen om dingen te verplaatsen of wat extra hulp te bieden voor deze tijd.

Frame 629723 (1).png

Aantal mensen of projecten

Het aantal mensen of projecten toont gewoon het totale aantal projecten waaraan een persoon werkt tijdens de gekozen tijd of het aantal mensen dat aan een specifiek project werkt. In het voorbeeld kunnen we zien dat Alan enkele weken aan één project werkt en twee weken aan andere weken.

Frame 629725.png

Geschatte uren

Geschatte uren is het beste als je projecten tot op de uur nauwkeurig plant en toewijzingen tegen deze schattingen wilt maken. Geschatte uren zijn meestal het gemakkelijkst wanneer je van week tot week plant, omdat maanden een gevarieerd aantal werkdagen hebben.

Frame 629724.png

Capaciteit aanpassen

Als je werkt met procentuele toewijzingen of geschatte uren, kun je de capaciteit voor elk individu in het menu aanpassen. Je kunt de capaciteit van iedereen hetzelfde maken of elk individu handmatig aanpassen. Voor geschatte uren geldt dit voor de wekelijkse capaciteit.

Meldingen, privacy en toestemmingen

Meldingen

Het toewijzen van mensen aan een project met behulp van capaciteitsplanning brengt hen niet op de hoogte - gebruikers krijgen geen inboxmelding of e-mail als ze aan een project zijn toegewezen. Dit is ideaal om van tevoren te plannen, omdat je wijzigingen kunt aanbrengen, dingen kunt uitproberen en zelfs opnieuw kunt beginnen - allemaal zonder je team te verwarren met meldingen of taken totdat je klaar bent om te delen.

Privacy en toestemmingen

Wanneer iemand aan een project wordt toegewezen, leeft die toewijzing op het project en is deze niet specifiek voor een enkel capaciteitsplan.

Dit betekent bijvoorbeeld dat als er een capaciteitsplan bestaat waarin Alan is toegewezen aan het Global Systems Overhaul-project, en een collega een ander capaciteitsplan maakt waarin hij Alan toevoegt, hij zal zien dat hij voor bepaalde data is toegewezen aan het Global Systems Overhaul-project. Dit veronderstelt dat de collega toestemmingen heeft om een dergelijk project te zien.

De API gebruiken om gegevens te maken of te exporteren

Je kunt capaciteitsplangegevens bijwerken of de gegevens uit Asana exporteren met onze API. Om te begrijpen hoe de API werkt, is het belangrijk om te begrijpen hoe capaciteitsplannen en toewijzingen werken. Met toewijzingen kan Asana bijhouden en presenteren hoeveel tijd elke gebruiker aan verschillende projecten besteedt. Als Sam bijvoorbeeld 50 uur in september en 40 uur in oktober op project A werkt, zijn dat twee toewijzingen.  Deze worden in het capaciteitsplan weergegeven als twee gekleurde balken.

Wanneer een capaciteitsplan wordt geladen, vraagt Asana de Allocations API om alle relevante toewijzingen voor die gebruiker of dat project op te halen, en je kunt hetzelfde doen met onze API. Toewijzingen bestaan op domeinniveau en capaciteitsplannen fungeren als een gefilterde weergave om deze gegevens te presenteren. Als je bijvoorbeeld een teamlid aan een capaciteitsplan toevoegt, worden al hun bestaande toewijzingen voor verschillende projecten automatisch opgehaald en weergegeven.

Alle updates die worden aangebracht in de toewijzingen van een gebruiker - of het nu gaat om het aanpassen van de tijd voor een project of het verplaatsen naar een andere persoon - worden onmiddellijk weergegeven in alle capaciteitsplannen waarop ze zich bevinden. Dit zorgt ervoor dat het capaciteitsplan altijd de meest actuele verdeling van middelen weergeeft.

Je kunt de Toewijzingen-API gebruiken om gegevens te exporteren en te laden in alle rapportagetools die je gebruikt (Tableau, Power BI, enz.) voor meer geavanceerde rapportagebehoeften.

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Capaciteitplanning