Loading
PLATFORM
MOGELIJKHEDEN
ASANA AI
ALLE ABONNEMENTEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Inzicht in toegangsbeheer, geheugens en goedkeuringen voor AI-teamgenoten

In dit artikel

Het handhaven van beveiliging en privacy is net zo belangrijk als het werk zelf, en AI-teamgenoten zijn ontworpen om precies dezelfde regels te volgen als je collega's. Ze werken binnen de grenzen van je bestaande toestemmingen en zorgen ervoor dat ze alleen de Taken en projecten zien, doorzoeken of samenvatten waarvoor ze uitdrukkelijk zijn uitgenodigd. Door de standaard toegangsniveaus van Asana over te nemen en geheugens te gebruiken die de privacy van je team respecteren, helpen deze AI-teamgenoten je productiviteit te verhogen zonder ooit de gegevensbeveiligingsgrenzen van je organisatie te overschrijden.

Gerelateerde artikelen

Toegangsinstellingen voor AI-teamgenoten

Wanneer AI-teamgenoten voor het eerst worden aangemaakt, kunnen ze openbare taken en projecten in het domein zien – net als nieuwe gebruikers. AI-teamgenoten moeten expliciet worden toegevoegd als leden of medewerkers aan privéobjecten in de Werkgrafiek (bijv. taken, projecten, teams) om deze te kunnen zien en ernaar te kunnen zoeken. 

AI-teamgenoten houden zich aan de standaardtoegangsniveaus van Asana:

Toegangsniveau

Wat de Teamgenoot kan doen

Bewerker

Taken maken, bewerken en voltooien; reacties plaatsen; aangepaste velden bijwerken; subtaken beheren

Reageerder

Reacties plaatsen op Taken; kan geen Taken aanmaken of bewerken

Kijker

Alleen taakinformatie lezen; kan niet reageren of bewerken

 

Opmerking iconOpmerking

Als een AI-teamgenoot aan een Team wordt toegevoegd, krijgt deze de toegangsniveaus van het Team.

Een AI-teamgenoot kan zijn/haar eigen machtigingen niet verhogen.

Wanneer u een taak toewijst aan een AI-teamgenoot of een vraag stelt aan een AI-teamgenoot, zal de AI-teamgenoot alleen antwoorden op basis van informatie uit taken, projecten en andere objecten waartoe zowel u als de AI-teamgenoot toegang hebben. AI-teamgenoten kunnen geen informatie onthullen waarvoor jij, als de gebruiker die de actie heeft geïnitieerd, nog geen toestemming hebt om die informatie te bekijken.

Als je bijvoorbeeld je AI-teamgenoot vraagt om vragen over een bepaald Asana-project te beantwoorden, kan hij/zij alleen toegang krijgen tot dat project en je antwoorden over dat project als jullie allebei toegang hebben tot dat project en/of de taken ervan. Met andere woorden, zowel jij als je AI-teamgenoot moeten geautoriseerde projectleden of taakmedewerkers zijn. 

Opmerking iconOpmerking

Bedenk dat reacties van AI-teamgenoten zichtbaar zijn voor iedereen met toegang tot die taak. Voordat je een aanvraag activeert, moet je overwegen of de doelgroep in die context geschikt is voor de Inhoud waar je om vraagt.

Details over toegangsbeheer

  • Standaard zien AI-teamgenoten openbare Asana-gegevens, net als elke nieuwe gebruiker in je domein (bijv. taken in openbare projecten; projecten in openbare teams).
  • Aanvragen waarbij informatie uit tools van derden, zoals Google Drive, wordt betrokken of wordt geopend, maken gebruik van de toegangstokens van de gebruiker die de aanvraag heeft gedaan.
  • Bij het maken of bewerken van een AI-teamgenoot kunnen geautoriseerde leden belangrijke middelen (bijv. draaiboeken, beleidsregels, instructies) uploaden, zodat de AI-teamgenoot er voortdurend naar kan verwijzen en er toegang toe heeft.

In de praktijk betekent dit dat een AI-teamgenoot niet kan worden gebruikt om informatie op te zoeken waar je nog geen toegang toe hebt. Hij kan alleen werken met dezelfde taken, projecten, teams en bestanden van derden die jij en de AI-teamgenoot allebei kunnen zien.

Als je wilt dat een AI-teamgenoot helpt bij een privéproject of -team, zorg ervoor dat deze is toegevoegd als lid of Medewerker, net zoals je een nieuwe collega zou toevoegen.

Herinneringen

Om in de loop van de tijd nuttig te blijven, kunnen AI-Teamgenoten belangrijke details onthouden over het werk dat ze hebben uitgevoerd. In deze Sectie wordt uitgelegd hoe die herinneringen werken en hoe ze dezelfde toegangscontroles respecteren als je Taken en projecten.

Na een interactie kan een AI-teamgenoot een herinnering opslaan om in de toekomst te kunnen raadplegen. Herinneringen worden meestal aangemaakt tijdens het uitvoeren van Taken, maar kunnen ook worden aangemaakt wanneer een AI-Teamgenoot belangrijke bronnen, zoals documenten, leest. Zie herinneringen als privénotities die alleen kunnen worden bekeken door gebruikers die zowel het bijbehorende object kunnen zien als de AI-teamgenoot kunnen activeren.

Details over herinneringen

  • Herinneringen worden bij Taken opgeslagen als herinneringen op een bepaald moment of als samenvattingen van interacties die verband houden met de Taak.
  • Een gebruiker die de toegang tot een Taak verliest, verliest ook de toegang tot de herinneringen ervan.
  • Wanneer een AI-Teamgenoot uit een project of taak wordt verwijderd, vergeet de AI-Teamgenoot de bijbehorende herinneringen.
  • Herinneringen kunnen door geautoriseerde leden van de AI-teamgenoot worden bekeken op de profielpagina van de AI-teamgenoot.
  • Een herinnering is alleen zichtbaar voor gebruikers die al toestemming hebben om de brontaak te bekijken. Als een Teamgenoot bijvoorbeeld een herinnering aanmaakt op basis van een Privétaak, kan een collega die die taak niet kan zien de herinnering niet zien, zelfs niet als die collega volledige toegang heeft tot de Teamgenoot.

Simpel gezegd: herinneringen helpen een AI-teamgenoot om consistent te blijven met je voorkeuren en eerdere beslissingen, maar ze verruimen nooit de toegang. Alleen personen die de onderliggende taak al kunnen zien en met de AI-teamgenoot samenwerken, kunnen de herinneringen van de AI-teamgenoot zien.

Na verloop van tijd stelt dit teams in staat om een gedeelde context op te bouwen met een AI-Teamgenoot, zodat deze het werk kan voortzetten waar het is gebleven en niet dezelfde vragen hoeft te herhalen, terwijl de bestaande toestemmingen nog steeds worden gerespecteerd.

Integraties

Naast het lezen van je Asana-werkruimte, kunnen AI-teamgenoten verbinding maken met externe tools om hun mogelijkheden uit te breiden.

Opmerking iconOpmerking

Als u een Integratie voor één Teamgenoot autoriseert, krijgen al uw Teamgenoten toegang tot die Integratie.

Google Drive

AI-teamgenoten kunnen Inhoud in Google Drive lezen, doorzoeken, bewerken en maken, waaronder:

  • Google Docs: Bestaande documenten lezen; nieuwe documenten maken; documenten bewerken met inhoudswijzigingen
  • Google Sheets: spreadsheetgegevens lezen; nieuwe spreadsheets maken; celwaarden bewerken
  • Google Slides: Inhoud van dia's lezen

De acties van de AI-teamgenoot worden uitgevoerd met de permissies van de gebruiker die de trigger activeert, en deze acties worden weergegeven alsof de gebruiker ze heeft uitgevoerd. Bijgevolg wordt de toegang van de AI-Teamgenoot beperkt door de rechten van de gebruiker; de AI-Teamgenoot kan bijvoorbeeld geen toegang krijgen tot een Google Document in een Taak als de gebruiker er geen toegang toe heeft. De AI-teamgenoot deelt de Inloggegevens van andere Medewerkers aan de Taak niet.

Microsoft Office 365 (bèta)

  • Lees, bewerk en maak nieuwe documenten aan voor SharePoint/OneDrive-docx-, -pptx- en -xlsx-bestanden.

Om SharePoint/OneDrive met een AI-teamgenoot te gebruiken, gebruikt de Teamgenoot de Inloggegevens van gebruikers die aan de Taak meewerken. De samenwerkende gebruiker moet toegang hebben tot de relevante bestanden.

Webtoegang

AI-teamgenoten kunnen openbare webpagina's lezen als ze een URL krijgen. Dit is handig voor:

  • Onderwerpen of concurrenten onderzoeken
  • Openbare documentatie lezen
  • Informatie uit openbare gegevensbronnen ophalen

AI-teamgenoten: goedkeuringen

Altijd goedkeuringen vereist

  • Taakmedewerkers verwijderen – elke verwijdering is altijd afhankelijk van goedkeuring
  • Projectleden verwijderen – elke verwijdering is altijd afhankelijk van goedkeuring

Goedkeuringen vereist op basis van voorwaarden

ActieGoedkeuringen overgeslagen wanneer...Goedkeuringen vereist wanneer...
Taak toewijzenVerantwoordelijke is null of heeft al toegang tot de taakVerantwoordelijke zou nieuwe leestoegang tot de taak krijgen
Taken maken met verantwoordelijkenAlle verantwoordelijken hebben al toegang tot de taakElke Verantwoordelijke zou nieuwe toegang krijgen
Taak verwijderenTeamgenoot heeft de taak zelf gemaaktEen Taak verwijderen die door iemand anders is gemaakt
Taak toevoegen aan projectMomenteel volledig omzeild (tijdelijke markering ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)Zou vereist zijn als de taak niet openbaar is voor het domein
Medewerkers aan de taak toevoegenAlle toegevoegde personen hebben al taakzichtbaarheidElke toegevoegde persoon zou zichtbaarheid voor de nieuwe taak krijgen
Leden aan project toevoegenProject is openbaar voor domeinProject is privé

 

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Toegangsinstellingen voor AI-teamgenoten: toestemmingen, privacy en geheugens | Asana-helpcentrum