Loading
Platform
Asana AI
MOGELIJKHEDEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Inzicht in toegangscontrole, geheugens, integraties en goedkeuringen voor AI-teamgenoten

In dit artikel

Het handhaven van beveiliging en privacy is net zo belangrijk als het werk zelf, en AI-teamgenoten zijn ontworpen om precies dezelfde regels te volgen als je collega's. Ze werken binnen de grenzen van je bestaande toestemmingen, zodat ze alleen de taken en projecten zien, doorzoeken of samenvatten waarvoor ze expliciet zijn uitgenodigd. Door de standaard toegangsniveaus van Asana te weerspiegelen en geheugens te gebruiken die de privacy van je team respecteren, helpen deze AI-teamgenoten je productiviteit te verhogen zonder ooit de gegevensbeveiligingsgrenzen van je organisatie te overschrijden.

Gerelateerde artikelen

Toegangsinstellingen voor AI-teamgenoten

Wanneer ze voor het eerst worden gemaakt, kunnen AI-teamgenoten openbare taken en projecten in het domein zien – net als nieuwe gebruikers. AI-teamgenoten moeten expliciet worden toegevoegd als leden of medewerkers aan privéobjecten in de werkgrafiek (bijv. taken, projecten, teams) om ze te kunnen zien en ernaar te kunnen zoeken. 

AI-teamgenoten respecteren de standaardtoegangsniveaus van Asana:

Toegangsniveau

Wat de Teamgenoot kan doen

Bewerker

Taken maken, bewerken en voltooien; reacties plaatsen; aangepaste velden bijwerken; subtaken beheren

Reageerder

Opmerkingen plaatsen bij taken; kan geen taken aanmaken of bewerken

Kijker

Alleen taakinformatie lezen; kan niet reageren of bewerken

 

Opmerking iconOpmerking

Als een AI-teamgenoot aan een team wordt toegevoegd, erft deze de toegangsniveaus van het team.

Een AI-teamgenoot kan zijn eigen toestemmingen niet verhogen.

Wanneer je een taak toewijst of een vraag stelt aan een AI-teamgenoot, zal de AI-teamgenoot alleen reageren met informatie uit taken, projecten en andere objecten waartoe zowel jij als de AI-teamgenoot toegang hebben. AI-teamgenoten kunnen geen informatie onthullen waarvoor jij, als de 'triggerende' gebruiker, nog geen toestemming hebt om deze te bekijken.

Als je bijvoorbeeld je AI-teamgenoot vraagt om vragen over een bepaald Asana-project te beantwoorden, kan hij/zij alleen toegang krijgen tot dat project en je antwoorden over dat project als jullie allebei toegang hebben tot dat project en/of de taken ervan. Met andere woorden, zowel jij als je AI-teamgenoot moeten geautoriseerde projectleden of taakmedewerkers zijn. 

Opmerking iconOpmerking

Bedenk dat reacties van AI-teamgenoten zichtbaar zijn voor iedereen met toegang tot die taak. Overweeg voordat je een aanvraag activeert of het publiek in die context geschikt is voor de Inhoud waar je om vraagt.

Details over toegangsbeheer

  • AI-teamgenoten zien standaard openbare Asana-gegevens, net als elke nieuwe gebruiker in je domein (bijvoorbeeld taken in openbare projecten; projecten in openbare teams).
  • Verzoeken waarbij informatie van tools van derden, zoals Google Drive, betrokken is of waarbij er toegang tot dergelijke informatie wordt verkregen, maken gebruik van de toegangstokens van de activerende gebruiker.
  • Bij het maken of bewerken van een AI-teamgenoot kunnen geautoriseerde leden belangrijke middelen (bijv. draaiboeken, beleidsregels, instructies) uploaden als permanente referentie en voor toegang voor de AI-teamgenoot.

In de praktijk betekent dit dat een AI-teamgenoot niet kan worden gebruikt om informatie op te zoeken waar je nog geen toegang toe hebt. Hij kan alleen werken met dezelfde taken, projecten, teams en bestanden van derden die jij en de AI-teamgenoot allebei kunnen zien.

Als je wilt dat een AI-teamgenoot helpt bij een privéproject of -team, zorg er dan voor dat deze is toegevoegd als lid of Medewerker, net zoals je een nieuwe collega zou toevoegen.

Herinneringen

Om in de loop van de tijd behulpzaam te blijven, kunnen AI-teamgenoten belangrijke details onthouden over het werk dat ze hebben gedaan. Deze sectie legt uit hoe die herinneringen werken en hoe ze dezelfde toegangscontroles respecteren als je taken en projecten.

Na een interactie kan een AI-teamgenoot een herinnering opslaan voor toekomstig gebruik. Herinneringen worden meestal gemaakt tijdens het uitvoeren van taken, maar kunnen ook worden gemaakt wanneer een AI-teamgenoot belangrijke bronnen zoals documenten leest. Beschouw herinneringen als privénotities die alleen kunnen worden bekeken door gebruikers die zowel het bijbehorende object kunnen zien als de AI-teamgenoot kunnen activeren.

Details over herinneringen

  • Herinneringen worden opgeslagen bij taken als herinneringen op een bepaald moment of samenvattingen van interacties die verband houden met de taak.
  • Een gebruiker die de toegang tot een taak verliest, verliest ook de toegang tot de herinneringen ervan.
  • Wanneer een AI-teamgenoot uit een project of taak wordt verwijderd, vergeet de AI-teamgenoot de bijbehorende herinneringen.
  • Herinneringen kunnen door geautoriseerde leden van de AI-teamgenoot bekeken worden op de profielpagina van de AI-teamgenoot.
  • Een herinnering is alleen zichtbaar voor gebruikers die al toestemming hebben om de brontaak te bekijken. Als een Teamgenoot bijvoorbeeld een herinnering maakt vanuit een privétaak, zal een collega die die taak niet kan zien, de herinnering niet kunnen zien, zelfs als hij of zij volledige toegang heeft tot de Teamgenoot.

Simpel gezegd: herinneringen helpen een AI-teamgenoot om consistent te blijven met je voorkeuren en eerdere beslissingen, maar ze vergroten nooit de toegang. Alleen personen die de onderliggende taak al kunnen zien en met de AI-teamgenoot werken, kunnen de herinneringen ervan zien.

Na verloop van tijd kunnen teams hierdoor een gedeelde context opbouwen met een AI-teamgenoot, zodat deze het werk kan oppakken waar het was gebleven en kan voorkomen dat dezelfde vragen worden herhaald, terwijl nog steeds je bestaande toestemmingen worden gevolgd.

Integraties

Naast het lezen van je Asana-werkruimte, kunnen AI-teamgenoten verbinding maken met externe tools om hun mogelijkheden uit te breiden.

Op dit moment handelen alle AI-teamgenoot-integraties namens jou. Wanneer je een AI-teamgenoot activeert, gebruikt deze je eigen verbonden account voor die tool en de acties van de AI-teamgenoot worden weergegeven alsof jij ze hebt uitgevoerd. Een AI-teamgenoot kan alleen zien en doen wat jij al kunt zien en doen in die tool, dus hij kan nooit toegang krijgen tot inhoud of acties ondernemen waarvoor jij zelf geen toestemming hebt. 

Opmerking iconOpmerking

Het autoriseren van een integratie voor één Teamgenoot geeft al je Teamgenoten toegang tot die integratie.

Google Drive

AI-teamgenoten kunnen inhoud lezen, zoeken, bewerken en maken in Google Drive, waaronder:

  • Google Docs: bestaande documenten lezen; nieuwe documenten maken; documenten bewerken met inhoudswijzigingen
  • Google Sheets: spreadsheetgegevens lezen; nieuwe spreadsheets maken; celwaarden bewerken
  • Google Slides: Inhoud van dia's lezen

Gmail

AI-teamgenoten kunnen e-mail lezen, zoeken, verzenden en organiseren in Gmail, waaronder:

  • Lezen en zoeken: doorzoek je berichten en threads met behulp van de zoeksyntaxis van Gmail, open een volledige thread, vat je ongelezen inbox samen en bekijk of download bijlagen.
  • Concept maken en verzenden: een nieuwe e-mail opstellen, een concept opslaan, beantwoorden, allen beantwoorden of een bericht doorsturen.
  • Organiseren: labels toepassen of verwijderen, berichten archiveren, ze markeren als gelezen of ongelezen en berichten naar de prullenbak verplaatsen.

Google Agenda

AI-teamgenoten kunnen je agenda weergeven en evenementen beheren in Google Agenda, waaronder:

  • Agenda's en afspraken bekijken: je agenda's weergeven, afspraken in een datumbereik weergeven, de details van een enkele afspraak openen en vergadertijden voorstellen op basis van de beschikbaarheid van de deelnemers.
  • Afspraken beheren: Afspraken maken (inclusief afspraken met een Google Meet-link), afspraakdetails bijwerken, zoals tijd en deelnemers, afspraken verwijderen en namens u reageren op uitnodigingen (accepteren, voorlopig accepteren of afwijzen).

Outlook (E-mail en Agenda)

AI-teamgenoten kunnen zowel met Outlook Mail als met Outlook Agenda werken.

Mail

  • Lezen en zoeken: Je berichten doorzoeken, een specifiek bericht openen en recent verzonden Items weergeven.
  • Opstellen en verzenden: een e-mail verzenden, een concept maken of verzenden, antwoorden of allen beantwoorden.
  • Organiseren: stel de categorie en het belang van een bericht in en verplaats een bericht naar Verwijderde items (herstelbaar).

Agenda

  • Bekijken: evenementen weergeven, evenementen in een datumbereik bekijken, een enkel evenement openen, beschikbaarheid controleren en vergadertijden vinden.
  • Evenementen beheren: evenementen maken (inclusief online Teams-vergaderingen), evenementen bijwerken, evenementen annuleren (waarbij de deelnemers op de hoogte worden gebracht), evenementen verwijderen die u hebt georganiseerd en waarvoor geen deelnemers zijn, en uitnodigingen accepteren of weigeren.

Slack

AI-teamgenoten kunnen zoeken, lezen en posten in Slack, waaronder:

  • Zoeken: Zoek berichten en bestanden in openbare kanalen, vind kanalen op naam of beschrijving en vind mensen in je werkruimte.
  • Lezen: Lees berichten in een specifiek kanaal of een specifieke thread waartoe je toegang hebt (inclusief privékanalen en directe berichten waar je in zit), lees het profiel van een gebruiker en lees een canvas.
  • Plaatsen en maken: een bericht verzenden, een concept opslaan, een bericht voor later plannen en een canvas maken of bijwerken.

Microsoft Office 365 (bèta)

  • Lees, bewerk en maak nieuwe documenten voor SharePoint/OneDrive docx-, pptx- en xlsx-bestanden.

Om SharePoint/OneDrive te gebruiken met een AI-teamgenoot, gebruikt de Teamgenoot de inloggegevens van samenwerkende gebruikers voor de taak. De samenwerkende gebruiker moet toegang hebben tot de relevante bestanden.

Webtoegang

AI-teamgenoten kunnen openbare webpagina's lezen wanneer ze een URL krijgen. Dit is handig voor:

  • Onderwerpen of concurrenten onderzoeken
  • Openbare documentatie lezen
  • Informatie uit openbare gegevensbronnen halen

Goedkeuringen van AI-teamgenoten

Vereist altijd goedkeuringen

  • Taakmedewerkers verwijderen - elke verwijdering is altijd afgeschermd
  • Projectleden verwijderen - elke verwijdering is altijd afgeschermd

Vereist goedkeuringen op basis van voorwaarden

ActieGoedkeuringen omzeild wanneer...Goedkeuringen vereist wanneer...
Taak toewijzenVerantwoordelijke is null of heeft al toegang tot de taakVerantwoordelijke zou nieuwe leestoegang tot de taak krijgen
Taken maken met verantwoordelijkenAlle verantwoordelijken hebben al toegang tot de taakElke verantwoordelijke zou nieuwe toegang krijgen
Taak verwijderenTeamgenoot heeft de taak zelf gemaaktEen taak verwijderen die door iemand anders is gemaakt
Taak toevoegen aan projectMomenteel volledig omzeild (tijdelijke markering ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)Zou vereist zijn als de taak niet openbaar is voor het domein
Medewerkers toevoegen aan taakAlle toegevoegde personen hebben al taakzichtbaarheidElke toegevoegde persoon zou nieuwe taakzichtbaarheid krijgen
Leden aan project toevoegenProject is openbaar voor domeinProject is privé

 

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Toegangsinstellingen voor AI-teamgenoten: toestemmingen, privacy en geheugens | Asana-helpcentrum