Loading
Producten
AI Platform
MOGELIJKHEDEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Geen artikelen gevonden voor dit onderwerp.

Inzicht in toegangsbeheer, geheugens, integraties en goedkeuringen voor AI-teamgenoten en Dash

In dit artikel

Wie kan deze invoegtoepassing gebruiken?
StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+

Ga naar onze pagina met prijzen voor meer informatie.

Het handhaven van beveiliging en privacy is net zo belangrijk als het werk zelf, en AI-teamgenoten en Dash zijn ontworpen om precies dezelfde regels te volgen als je collega's. Ze werken binnen de grenzen van je bestaande toestemmingen, zodat ze alleen de taken en projecten zien, doorzoeken of samenvatten waarvoor ze expliciet zijn uitgenodigd. Door de standaard toegangsniveaus van Asana te spiegelen en geheugens te gebruiken die de privacy van je team respecteren, helpen ze je productiviteit te verhogen zonder ooit de gegevensbeveiligingsregels van je organisatie te overschrijden.

Gerelateerde artikelen

Toegangsinstellingen voor AI-teamgenoten

Wanneer ze voor het eerst worden aangemaakt, kunnen AI-teamgenoten openbare taken en projecten in het domein zien – net als nieuwe gebruikers. AI-teamgenoten moeten expliciet worden toegevoegd als leden of medewerkers aan privé-werkgrafiekobjecten (bijv. taken, projecten, teams) om ze te kunnen zien en ernaar te kunnen zoeken. 

AI-teamgenoten respecteren de standaardtoegangsniveaus van Asana:

Toegangsniveau

Wat de teamgenoot kan doen

Bewerker

Taken maken, bewerken en voltooien; reacties plaatsen; aangepaste velden bijwerken; subtaken beheren

Reageerder

Reacties plaatsen op taken; kan geen taken maken of bewerken

Kijker

Alleen taakinformatie lezen; kan niet reageren of bewerken

 

Opmerking iconOpmerking

Als een AI-teamgenoot aan een team wordt toegevoegd, erft deze de toegangsniveaus van het team.

Een AI-teamgenoot kan zijn eigen toestemmingen niet verhogen.

Wanneer je een taak toewijst of een vraag stelt aan een AI-teamgenoot, zal de AI-teamgenoot alleen reageren met informatie uit taken, projecten en andere objecten waartoe zowel jij als de AI-teamgenoot toegang hebben. AI-teamgenoten kunnen geen informatie onthullen die jij, als de 'triggerende' gebruiker, nog niet mag bekijken.

Als je je AI-teamgenoot bijvoorbeeld vraagt om vragen over een bepaald Asana-project te beantwoorden, kan hij of zij alleen toegang krijgen tot dat project en je daarover antwoorden geven als jullie allebei toegang hebben tot dat project en/of de taken ervan. Met andere woorden, zowel jij als je AI-teamgenoot moeten geautoriseerde projectleden of taakmedewerkers zijn. 

Opmerking iconOpmerking

Bedenk dat reacties van AI-teamgenoten zichtbaar zijn voor iedereen met toegang tot die taak. Voordat je een aanvraag indient, moet je overwegen of het publiek in die context geschikt is voor de inhoud waar je om vraagt.

Details over toegangsbeheer

  • AI-teamgenoten zien standaard openbare Asana-gegevens, net als elke nieuwe gebruiker in je domein (bijvoorbeeld taken in openbare projecten; projecten in openbare teams).
  • Verzoeken waarbij informatie van tools van derden, zoals Google Drive, betrokken is of waarbij toegang tot dergelijke informatie wordt verkregen, gebruiken de toegangstokens van de gebruiker die het verzoek activeert.
  • Bij het maken of bewerken van een AI-teamgenoot kunnen geautoriseerde leden belangrijke middelen (bijv. playbooks, beleidsregels, instructies) uploaden, zodat de AI-teamgenoot er voortdurend naar kan verwijzen en er toegang toe heeft.

In de praktijk betekent dit dat een AI-teamgenoot niet kan worden gebruikt om informatie op te zoeken waar je nog geen toegang toe hebt. Hij kan alleen werken met dezelfde taken, projecten, teams en bestanden van derden die jij en de AI-teamgenoot allebei kunnen zien.

Als je wilt dat een AI-teamgenoot helpt aan een privéproject of -team, zorg er dan voor dat deze is toegevoegd als lid of medewerker, net zoals je een nieuwe collega zou toevoegen.

Herinneringen

Om in de loop van de tijd nuttig te blijven, kunnen AI-teamgenoten belangrijke details onthouden over het werk dat ze hebben gedaan. In deze sectie wordt uitgelegd hoe die herinneringen werken en hoe ze dezelfde toegangscontroles respecteren als je taken en projecten.

Na een interactie kan een AI-teamgenoot een herinnering opslaan voor toekomstige raadpleging. Herinneringen worden meestal aangemaakt tijdens het uitvoeren van taken, maar kunnen ook worden aangemaakt wanneer een AI-teamgenoot belangrijke bronnen zoals documenten leest. Beschouw herinneringen als privénotities die alleen kunnen worden bekeken door gebruikers die zowel het bijbehorende object kunnen zien als de AI-teamgenoot kunnen activeren.

Details over herinneringen

  • Herinneringen worden opgeslagen bij taken als herinneringen op een bepaald moment of samenvattingen van interacties met betrekking tot de taak.
  • Een gebruiker die de toegang tot een taak verliest, verliest ook de toegang tot de herinneringen ervan.
  • Wanneer een AI-teamgenoot uit een project of taak wordt verwijderd, vergeet de AI-teamgenoot de gerelateerde herinneringen.
  • Geheugens kunnen door geautoriseerde leden van de AI-teamgenoot bekeken worden op de profielpagina van de AI-teamgenoot.
  • Een herinnering is alleen zichtbaar voor gebruikers die al toestemming hebben om de brontaak te bekijken. Als een teamgenoot bijvoorbeeld een herinnering maakt vanuit een privétaak, zal een collega die die taak niet kan zien, de herinnering niet kunnen zien, zelfs als hij of zij volledige toegang heeft tot de teamgenoot.

Simpel gezegd helpen herinneringen een AI-teamgenoot om consistent te blijven met je voorkeuren en eerdere beslissingen, maar ze verruimen nooit de toegang. Alleen mensen die de onderliggende taak al kunnen zien en met de AI-teamgenoot kunnen werken, kunnen de herinneringen ervan zien.

Na verloop van tijd kunnen teams hierdoor een gedeelde context opbouwen met een AI-teamgenoot, zodat deze het werk kan oppakken waar het was gebleven en kan voorkomen dat dezelfde vragen worden herhaald, terwijl je bestaande machtigingen nog steeds worden gerespecteerd.

Integraties

Naast het lezen van je Asana-werkruimte, kunnen AI-teamgenoten en Asana Dash verbinding maken met externe tools om hun mogelijkheden uit te breiden.

Op dit moment handelen alle integraties van AI-teamgenoten en Asana Dash namens jou. Wanneer je een AI-teamgenoot of Asana Dash activeert, gebruikt deze je eigen gekoppelde account voor die tool, en lijken de acties alsof jij ze hebt uitgevoerd. Een AI-teamgenoot of Asana Dash kan alleen zien en doen wat jij al kunt zien en doen in die tool, dus hij/zij kan nooit toegang krijgen tot inhoud of acties ondernemen waarvoor jij zelf geen toestemming hebt. 

Opmerking iconOpmerking

Wanneer je een integratie voor één teamgenoot autoriseert, krijgen al je teamgenoten toegang tot die integratie.

Google Drive

AI-teamgenoten en Asana Dash kunnen inhoud lezen, zoeken, bewerken en maken in Google Drive, waaronder:

  • Google Docs: Bestaande documenten lezen; nieuwe documenten maken; documenten bewerken met inhoudswijzigingen
  • Google Sheets: spreadsheetgegevens lezen; nieuwe spreadsheets maken; celwaarden bewerken
  • Google Slides: Inhoud van dia's lezen

Gmail

AI-teamgenoten Asana Dash kan e-mails in Gmail lezen, doorzoeken, verzenden en organiseren, waaronder:

  • Lezen en zoeken: zoek in je berichten en gesprekken met behulp van de zoeksyntax van Gmail, open een volledig gesprek, vat je ongelezen inbox samen en bekijk of download bijlagen.
  • Concept maken en verzenden: een nieuwe e-mail opstellen, een concept opslaan, antwoorden, iedereen antwoorden of een bericht doorsturen.
  • Organiseren: labels toepassen of verwijderen, berichten archiveren, ze markeren als gelezen of ongelezen en berichten naar de prullenbak verplaatsen.
Opmerking iconOpmerking

Asana's gebruik en overdracht van informatie ontvangen van Google API's voldoet aan het Gebruikersgegevensbeleid van Google API Services, incl. de vereisten voor Beperkt Gebruik.

Google Agenda

AI-teamgenoten Asana Dash kunnen je agenda bekijken en evenementen in Google Agenda beheren, waaronder:

  • Agenda's en evenementen bekijken: je agenda's weergeven, evenementen in een datumbereik weergeven, de details van een enkel evenement openen en vergadertijden voorstellen op basis van de beschikbaarheid van deelnemers.
  • Evenementen beheren: evenementen maken (inclusief evenementen met een Google Meet-link), evenementdetails zoals tijd en deelnemers bijwerken, evenementen verwijderen en namens jou op uitnodigingen reageren (accepteren, voorlopig of afwijzen).

Outlook (E-mail en Agenda)

AI-teamgenoten Asana Dash kan zowel met Outlook Mail als met Outlook Agenda werken.

Mail

  • Lezen en zoeken: Zoek in je berichten, open een specifiek bericht en maak een lijst van recent verzonden items.
  • Concept opstellen en verzenden: een e-mail verzenden, een concept maken of verzenden, antwoorden of iedereen antwoorden.
  • Organiseren: Stel de categorie en het belang van een bericht in en verplaats een bericht naar Verwijderde items (terug te halen).

Agenda

  • Bekijken: afspraken weergeven, afspraakmomenten binnen een datumbereik bekijken, een afzonderlijke afspraak openen, de beschikbaarheid (vrij/bezet) controleren en vergadertijden zoeken.
  • Afspraken beheren: afspraken maken (inclusief online Teams-vergaderingen), afspraken bijwerken, afspraken annuleren (waarbij deelnemers op de hoogte worden gebracht), afspraken die u hebt georganiseerd en die geen deelnemers hebben verwijderen, en uitnodigingen accepteren of weigeren.

Slack

AI-teamgenoten Asana Dash kan zoeken, lezen en posten in Slack, waaronder:

  • Zoeken: Zoek berichten en bestanden in openbare kanalen, vind kanalen op naam of beschrijving en vind mensen in je werkruimte.
  • Lezen: berichten lezen in een specifiek kanaal of een specifieke thread waartoe je toegang hebt (inclusief privékanalen en directe berichten waar je in zit), het profiel van een gebruiker lezen en een canvas lezen.
  • Posten en maken: een bericht verzenden, een concept opslaan, een bericht voor later plannen en een canvas maken of bijwerken.

Microsoft Teams

AI-teamgenoten Asana Dash kan berichten zoeken en verzenden in Microsoft Teams, waaronder:
 
  • Zoeken en bladeren: maak een lijst van de teams waarvan je lid bent en de kanalen in een team, zoek berichten in de teams en kanalen waartoe je toegang hebt, en vind mensen in je organisatie op hun exacte weergavenaam.
  • Verzenden: Plaats een bericht in een kanaal of stuur een privébericht naar een persoon (er wordt een nieuwe 1:1-chat aangemaakt als deze nog niet bestaat). Berichten kunnen in platte tekst of met opmaak zijn, en kunnen mensen @vermelden.

HubSpot

AI-teamgenoten Asana Dash kunnen lezen en schrijven in je HubSpot CRM via de MCP-server van HubSpot, waaronder:

  • CRM-records: lees contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, producten, regelitems, offertes, facturen, bestellingen, abonnementen en lijsten; maak en werk contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, producten en regelitems bij.
  • Activiteiten: Lees en registreer gesprekken, e-mails, vergaderingen, notities en taken die aan je CRM-records zijn gekoppeld.
  • Marketing en inhoud: lees campagnes, landingspagina's, sitepagina's, blogberichten en marketingevenementen.

Gebruikers worden gevraagd om machtigingen te selecteren wanneer ze de integratie autoriseren. De AI-teamgenoot kan alleen de toegang gebruiken die wordt verleend, en alleen binnen de eigen HubSpot-toestemmingen van die gebruiker.

Canva

AI-teamgenoten Asana Dash kunnen ontwerpen maken, vinden en exporteren via de MCP-server van Canva, waaronder:

  • Maken en bewerken: nieuwe ontwerpen genereren op basis van een prompt (documenten, presentaties, berichten voor sociale media, video's en meer), bestaande ontwerpen bewerken en merksjablonen automatisch invullen.
  • Vinden en organiseren: Zoek ontwerpen op titel, inhoud of metagegevens, blader door mappen en bekijk ontwerpdetails.
  • Exporteren en reageren: ontwerpen exporteren als PDF's, afbeeldingen of video's en reacties toevoegen aan een ontwerp.

Sommige mogelijkheden (zoals het automatisch invullen van sjablonen) zijn afhankelijk van het Canva-abonnement van de gebruiker en van de beheerder die de AI Connector inschakelt.

Microsoft Office 365 (beta)

  • Lees, bewerk en maak nieuwe documenten voor SharePoint-/OneDrive-docx-, pptx- en xlsx-bestanden.

Om SharePoint/OneDrive te gebruiken met een AI-teamgenoot, gebruikt de teamgenoot de inloggegevens van samenwerkende gebruikers op de taak. De samenwerkende gebruiker moet toegang hebben tot de relevante bestanden.

Webtoegang

AI-teamgenoten Asana Dash kunnen openbare webpagina's lezen wanneer ze een URL krijgen. Dit is handig voor:

  • Onderwerpen of concurrenten onderzoeken
  • Publieke documentatie lezen
  • Informatie uit openbare gegevensbronnen halen

Goedkeuringen van AI-teamgenoot

Vereist altijd goedkeuring

  • Taakmedewerkers verwijderen - elke verwijdering is altijd onderworpen aan goedkeuring
  • Projectleden verwijderen - elke verwijdering is altijd geblokkeerd

Vereist goedkeuring op basis van voorwaarden

ActieGoedkeuring omzeild wanneer...Goedkeuring vereist wanneer...
Taak toewijzenVerantwoordelijke is null of heeft al toegang tot de taakDe verantwoordelijke zou nieuwe leestoegang tot de taak krijgen
Taken maken met verantwoordelijkenAlle verantwoordelijken hebben al toegang tot de taakElke verantwoordelijke zou nieuwe toegang krijgen
Taak verwijderenDe teamgenoot heeft de taak zelf gemaaktEen taak verwijderen die door iemand anders is gemaakt
Taak toevoegen aan projectMomenteel volledig omzeild (tijdelijke markering ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)Zou vereist zijn als de taak niet openbaar is voor het domein
Medewerkers aan taak toevoegenAlle toegevoegde personen hebben al taakzichtbaarheidElke toegevoegde persoon zou nieuwe taakzichtbaarheid krijgen
Leden aan project toevoegenProject is openbaar voor domeinProject is privé

 

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Toegangsinstellingen voor AI-teamgenoten: toestemmingen, privacy en geheugens | Asana-helpcentrum