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Tipos de tareas y estados personalizados

En este artículo

Los tipos de tareas personalizados te permiten estandarizar las tareas y reflejar mejor tus flujos de trabajo únicos en Asana. Esta función ayuda a los equipos a crear flujos de trabajo más consistentes al brindar más control sobre qué opciones de estado están disponibles para ciertas tareas.

¿Qué son los tipos de tareas personalizadas?

Los tipos de tareas personalizadas son similares a los hitos y las aprobaciones en Asana. Se pueden crear en el menú de plantillas de tareas.

Puedes usar un tipo de tarea personalizada para hacer lo siguiente:

  • Estandarizar las tareas para que se adapten mejor a tu flujo de trabajo.
  • Definir opciones de estado de tareas personalizadas.
  • Controlar cómo los cambios en el estado de las tareas afectan la finalización de las tareas.

Nota: Esta función solo está disponible para los usuarios con permisos de administrador o editor del proyecto.

Cómo crear tipos de tareas personalizadas

Create new task type

  1. En tu proyecto, ve al menú Personalizar.
  2. Selecciona Plantillas de tareas y haz clic en +Agregar.
  3. Haz clic en + Nuevo tipo.
  4. Nombra tu tipo de tareas, por ejemplo, “Estado de la solicitud de marketing”.
  5. Define opciones de estado personalizadas, por ejemplo, Enviado, En revisión, Enviado para traducción, Publicado
  6. Establece colores para cada estado.
  7. Configura qué estados marcan las tareas como finalizadas o sin finalizar.
  8. Agrega cualquier otro detalle a la plantilla de tareas.
  9. Haz clic en Crear tipo para guardar tu plantilla de tareas personalizada.

Usar tipos de tareas personalizadas en las reglas

Puedes usar tipos de tareas personalizadas al crear reglas. Usa un cambio de estado personalizado como “En revisión” como disparador o como condición al crear una regla, al igual que podrías usar un estado de campo personalizado o un cambio de estado de aprobación.

Custom task types in rules

En el ejemplo anterior, podemos hacer que la regla se active con la condición de que el estado del tipo de tarea personalizada (estado de la solicitud de marketing) se establezca en un valor particular.

Usar tipos de tareas personalizadas en AI Studio

También puedes usar tipos de tareas personalizadas al crear flujos de trabajo inteligentes con AI Studio. Así como el estado de una tarea se puede usar con disparadores de reglas, condiciones o acciones, también se puede usar al crear reglas impulsadas por IA. En el siguiente ejemplo, le indicamos a la IA de Asana que revise cualquier trabajo que haya comenzado en la tarea cuando se haya agregado al proyecto y le pedimos a la IA que actualice el estado de la solicitud de marketing en consecuencia.

Custom task types in AI Studio

El estado de la solicitud de marketing del tipo de tarea personalizada se verifica en la condición de esta regla y se actualiza en la acción de la regla.

Cómo usar tipos de tareas personalizadas en paquetes

Cuando agregas tipos de tareas personalizados a un paquete y luego aplicas ese paquete a un proyecto, los tipos de tareas del paquete están disponibles en ese proyecto. Esto ayuda a tu equipo a usar los mismos tipos de tareas y estados en todos los lugares donde se aplica ese paquete.

Para agregar tipos de tareas personalizadas a un paquete, comienza desde un proyecto donde se define el paquete. Luego, sigue estos pasos:

  1. En tu proyecto, haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha.
  2. Haz clic en Paquetes.
  3. Abre un paquete existente o haz clic en Crear paquete.
  4. En el editor de paquetes, ve a Tipos de tareas y plantillas.
  5. Haz clic en Agregar tipos de tareas.
  6. Elige los tipos de tareas personalizadas que quieras incluir.
  7. Haz clic en Continuar y luego en Aplicar cambios.

Los tipos de tareas que agregues al paquete ahora forman parte de ese paquete. Cualquier proyecto que use este paquete puede mostrar esos tipos de tareas.

Establecer un tipo de tarea personalizada como el tipo de tarea predeterminado para tu proyecto

Sigue estos pasos para establecer tu plantilla de tareas personalizada (Solicitud de marketing) como el tipo de tarea predeterminado para tu proyecto. Esto cambiará la interfaz de usuario habitual del botón + Agregar tarea a + Agregar solicitud de marketing en este ejemplo. Si es necesario, puedes agregar tareas e hitos regulares a tu proyecto haciendo clic en el menú desplegable que se encuentra junto al botón + Agregar solicitud de marketing.

  1. Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha de tu proyecto.
  2. Abre los ajustes del proyecto.
  3. Haz clic en el menú desplegable en Establecer el tipo predeterminado.
  4. Elige tu plantilla de tareas personalizada de la lista. 
  5. Ten en cuenta que el botón + Agregar tarea ahora muestra + Agregar [tipo de tarea personalizada].

Ordenar, agrupar y filtrar por tipo de tarea personalizada y estado

Puedes ordenar, agrupar y filtrar un proyecto por tipo de tarea personalizada o estado de tarea personalizada. Haz clic en Filtrar, ordenar o agrupar y, a continuación, selecciona el tipo de tarea personalizada en el menú desplegable. El siguiente ejemplo muestra cómo filtrar el proyecto para mostrar solo las tareas que son solicitudes de marketing y solo aquellas que tienen el estado de tarea personalizado de Aprobado.

Filter, sort, or group by custom task type and status

Las tareas mantienen el estado personalizado cuando se alojan en varios proyectos

Las tareas solo pueden tener un tipo de tarea. Esto significa que si marcas una tarea en tu proyecto como un tipo de tarea personalizada, como una solicitud de marketing, la tarea mantendrá su tipo de tarea personalizada y su estado, incluso cuando se aloje en varios proyectos. Las mismas opciones de estado de la tarea personalizada seguirán apareciendo en los detalles de la tarea, incluso cuando la veas fuera de su proyecto original.

Opciones de caracteres para el tipo de tarea

Los tipos de tareas personalizadas incluyen la capacidad de seleccionar íconos y símbolos personalizados para representar los estados de los tipos de tareas. Puedes elegir entre varios caracteres e íconos que coincidan con cada estado de tu flujo de trabajo.

Para usar esta función:

  1.  Haz clic en Personalizar y, a continuación, en Ajustes del proyecto en la parte inferior de la lista.
  2. Abre la configuración del tipo de tarea personalizada seleccionando + Nueva plantilla en el menú desplegable Tipo.
  3. Crea un nuevo tipo de tarea o edita uno existente.
  4. Selecciona caracteres, íconos o incluso emojis para cada estado.
  5. Guarda los cambios haciendo clic en Guardar en la esquina inferior derecha.

Custom task type characters

Compartir tipos de tareas personalizadas

Puedes compartir los tipos de tareas personalizadas que creaste con otras personas de tu organización a través del modo de control de acceso.

Para compartir un tipo de tarea personalizada:

  1. Haz clic en tu tipo de tarea personalizada.
  2. Selecciona Editar tipo de tareas.
  3. Haz clic en Gestionar acceso.
  4. Puedes seleccionar entre cuatro niveles de acceso para los miembros de tu organización o agregar usuarios de forma individual y establecer su nivel de acceso.

También puedes agregar tipos de tareas a los que tengas acceso a cualquier proyecto desde el menú Personalizar.

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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Crea y usa tipos de tareas y estados personalizados para estandarizar los flujos de trabajo