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チームの Asana 導入を支援する

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チーム全体で Asana を導入するには、単に機能の使い方を覚えるだけでは不十分です。チームの仕事への取り組み方、仕事の整理の仕方、コミュニケーションの取り方を変革することが必要です。この記事では、チームが Asana を効果的に導入し、持続的な成功を達成するための体系的なアプローチをご紹介します。

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Asana Way of Change フレームワーク

大勢のお客様の Asana の展開をお手伝いしてきた経験から、成功しているチームは構造化された 6 つのステップのアプローチに従っています。

1. 「理由」を明確にし、導入サポーターを招集する

チームのオンボーディングを始める前に、この質問に対する明確で説得力のある答えが必要です。Asana の導入によってどのような問題が解決され、どのように解決されるのか？また、成功のビジョンを描き、Asana を使うことで現在は無理でも将来的に可能になることについて考える必要があります。

チェンジネットワークを招集する

導入を成功させるには、あなたと同じように Asana を支持している人の助けが必要です。導入をサポートする人々を特定しましょう。チェンジネットワークには、成功に向けてモチベーションの高い人々、重要なチームから多様な代表者、チームのプロセスを熟知している人々、変化に影響を与えられる人々を集めるべきです。3 ～ 10 人を目標とし、戦略的に選択してください。

アクションステップ:

  • Asana が解決する具体的な問題を文書化する
  • 測定可能な成功指標を設定する
  • 2～3 人のチームチャンピオンを特定する
  • コミュニケーション計画の作成

2. 現在の状況を把握する  

チームの既存のワークマネジメントプロセス、ツール、課題を評価します。出発点を理解することで、Asana の導入を具体的なニーズに合わせてカスタマイズできます。

考慮すべき事柄:

  1. チームは現在どのように仕事を管理していますか？
  2. 現在どんなツールを使用していますか？
  3. コミュニケーションの問題はどこで発生していますか？
  4. うまく機能しているプロセスで、維持したいものは何ですか？

3. 最初のワークフローをデザインする

一度にすべてを移行しようとするのではなく、まずはインパクトの大きなワークフロー 1 つから始めましょう。複数のチームメンバーが関与し、成果物が明確なプロセスを選択してください。ワークフローを作成することで、Asana で働く方法の基準を設定できます。最初のワークフローを検討する際は、次の特徴を備えている必要があります。

  • コラボレーションが重要:多くのコラボレーションを必要とするプロセスを探しましょう。Asana なら、可視性や仕事の調整がすぐに改善されます。
  • テンプレート化が簡単:定期的に使用しているプロジェクトを特定しましょう。プロジェクトテンプレートを作成すれば、ワークフローを効率化し、チームの時間を大幅に節約できます。
  • 破綻している:破綻したプロセスや、複数のツールに分散しているプロセスは有力候補です。Asana ですぐにワークフローの効率を高めることができます。機能していないプロセスを使用することで、悩みをすぐに解消し、Asana を使って効率よく働く方法を強調することができます。
  • ビジネスクリティカル:チームの目標に影響を与えるプロセスを Asana に移行すれば、すぐにそのインパクトを示せます。
  • Asana の使用を促す: Asana を導入するにあたり重要な目標の 1 つは、Asana を定期的に使用するクリティカルマス (無視できない数の人々) を獲得することです。リクエストプロジェクトや週次ミーティングなど、できるだけ早期に、頻繁に Asana を使ってもらえるようなワークフローを探しましょう。

4. チームを力づけ、成果を祝う

コミュニケーションとトレーニングに関する計画を立てることは、テクノロジー導入の一般的な落とし穴を回避するための優れた方法です。

  1. Asana の使用を始める「始動日」を決定します。周りを勢いづけ、盛り上がるイベントとして計画しましょう。
  2. 始動日の接近に合わせて定期的に進捗を共有しましょう。
  3. 「Asana を使う理由」を明確にするために作成した資料を活用しましょう。なぜ Asana が重要で、なぜ今なのか、理解してもらいましょう。緊急性が伝わらなければ、チームメイトは働き方を変える必要性を感じません。
  4. これはチェンジネットワークの全員のチーム努力によって実現した成果であると伝えます。チームメイトがどのように貢献したかを伝えましょう。
  5. メールを何度か送るだけでなく、動画やチャットなど、さまざまな媒体を使い、メンバーが多様な形で導入に関する情報を得られるようにしましょう。

導入のヒント:

  • チームのキックオフミーティングを開く
  • 実践的なトレーニングセッションを提供する
  • クイックリファレンスガイドを作成する
  • 完了したタスクやマイルストーンを祝う

5. 円滑に運用するための準備を整える

Asana が管理不能になるのを防ぐには、ルールを設定することが不可欠です。一般的なルールには次のようなものがあります。

いつ何を作成するか:

  • Asana を使うのが初めてで、複数の大きな工数を抱えているグループがある場合は、新しいチームを作成します (ただし、これは頻繁には行いません)。
  • 既存のチームの一部や全体が関わり、少なくとも 10 以上の To-Do 項目を含む大規模な業務に対しては、そのチーム内に新しい「プロジェクト」を作成します。
  • 既存のプロジェクトに当てはまる小規模な工数の仕事がある場合は、タスクとして追加します。
  • タスクをさらに小さなステップに分割するには、サブタスクを使用します。

仕事の割り当て

Asana に慣れる上で、大きな関門の一つは、仕事の割り当てです。タスクについて、以下をルールにします。タスクは、リクエスト、アイデアなどとして使用できます。マネージャーが Asana を始め、部下に自分にタスクを割り当てるよう指示することが効果的です。

名前の付け方のルール

タスク名には「～する」で終わる動詞を使い、担当者が行うべきことをその動詞で説明します。

期日

期日の設定に関するルールをあらかじめ決めておくことで、仕事の見落としを防げます。タスクの割り当てを行う人は、必ず期日を設定し、タスクの説明に期日の変更が可能かどうかを記載する必要があります。期日は常に最新に保ちましょう。期日に間に合わない場合は、コメントにその旨を記載し、タスクを更新してください。これにより、メンバーが古い習慣に逆戻りするのを防ぐことができます。

応答の早さ

Asana を豊かで的確なコミュニケーションの場にし、信頼できる唯一の情報源として確立しましょう。Asana を確認する頻度に関するルールを設定しましょう。通知を確認したことを知らせること、コミュニケーションを促しましょう。

6. 使用状況の測定と拡大

最初の成果指標に対する進捗を追跡し、Asana の利用を徐々に他のワークフローやチームメンバーに拡大していきます。

成功を評価する一般的な方法は次のとおりです。

  • 導入状況と満足度に関するチームメンバーへのアンケート調査
  • タスクの完了率とプロジェクトの進捗速度を追跡する
  • Asana でエンゲージメント指標をモニタリングする
  • 時間の節約と効率の向上を記録する

その他のリソース

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この記事は AI によって翻訳されています。

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