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チームのAsana導入を支援する

この記事の内容

チーム全体でAsanaをうまく導入するには、チームが仕事に取り組み、仕事を整理し、仕事についてコミュニケーションをとる方法を変革することだけではありません。 この記事では、チームが効果的にAsanaを導入し、永続的な成功を達成するための体系的なアプローチを紹介します。

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Asana Way of Changeフレームワーク

成功するチームは、何百ものお客様の実装からの経験を活かして、構造化された6段階のアプローチに従います。

1 .「なぜ」を定義し、採用アライアンスを招集する

チームのオンボーディングを始める前に、Asanaを導入することでどのような問題点が解決され、どのように解決されるのかというこの質問に対する明確でで説得力のある答えが必要です。 そして、現在は無理でも将来的に可能になるものは何かを考える必要があります。

チェンジネットワークを招集する

導入を成功させるには、あなたと同じようにAsanaを支持している人の助けが必要です。 ロールアウトを支える人々の連合を特定する。 チェンジネットワークには、成功を確実にするためのモチベーションが高く、重要なチームに多様な代表者を持ち、チームのプロセスを理解し、変化に影響を与えることができる人々を含める必要があります。 3人から10人を目標とし、戦略を立てましょう。

アクションステップ:

  • Asanaが解決する具体的な問題を文書化する
  • 測定可能な成功指標を設定する
  • チームチャンピオンを2 ～ 3人選ぶ
  • コミュニケーション計画の策定

2.現状を把握する 

チームの既存のワークマネジメントプロセスやツール、問題点を評価しましょう。 出発点を理解することで、お客様のニーズに合わせてAsanaの実装をカスタマイズできます。

検討すべき質問:

  1. チームは現在どのように仕事を追跡していますか？
  2. 現在どんなツールを使っていますか？
  3. コミュニケーション障害はどこで発生しますか？
  4. どのようなプロセスがうまく機能し、それを維持したいですか？

3 ．最初のワークフローをデザインする

すべてを一度に移行するのではなく、インパクトの大きな1つのワークフローから始めましょう。 複数のチームメンバーが関与し、明確な成果物があるプロセスを選択します。 ワークフロー を作成することで、Asanaで働く人の働き方の基準を設定できます。 最初のワークフローを検討する際には、次のような特徴がある必要があります。

  • コラボレーションが重要:多くのコラボレーションを必要とするプロセスを探し、多くの人を関与させましょう。 Asanaなら、可視性や仕事の調整がすぐに改善されます。
  • 簡単にテンプレート化:定期的に使用しているプロジェクトを特定します。 プロジェクトテンプレートを作成することで、ワークフローを合理化し、チームの時間を大幅に節約できます。
  • 破綻している:破綻したプロセスや、さまざまなツールに分散しているプロセスは有力候補です。Asanaですぐにワークフローの効率を高めることができます。 壊れたプロセスを使用すると、問題点にすぐに対処し、Asanaがどのように仕事を効率化できるかを浮き彫りにすることができます。
  • ビジネスクリティカル:チームの目標にインパクトを与えるプロセスをAsanaに移行すれば、すぐにインパクトを示せます。
  • Asanaの使用を促す: Asanaを導入するにあたり重要な目標の1つは、Asanaを定期的に使用するクリティカルマス(無視できない数の人々)を獲得することです。 リクエストプロジェクトや週次ミーティングなど、できるだけ早期に、そして頻繁にAsanaを使ってもらえるようなワークフローを探しましょう。

4.チームを力づけ、成果を祝う

コミュニケーションとトレーニングの計画を立てることで、テクノロジーの導入に伴う一般的な落とし穴を回避できます。

  1. Asanaの使用を始める「始動日」を決定します。 周りを勢いづけ、盛り上がるイベントとして計画しましょう。
  2. 始動日の接近に合わせて定期的に進捗を共有しましょう。
  3. 「Asanaを使う理由」を明確にするために作成した資料を活用しましょう。 なぜAsanaが重要で、なぜ今なのか、理解してもらいましょう。 緊急性が伝わらなければ、チームメイトは働き方を変える必要性を感じないでしょう。
  4. これはチェンジネットワークの全員の努力によって実現しました。 各チームの代表者がどのように貢献したかをチームメイトに伝えましょう。
  5. 数件のメールを送って終わりにするのではなく 動画やチャットなど、さまざまな媒体を通すことで、導入に関するさまざまな情報を得られるようにしましょう。

導入のヒント：

  • チームのキックオフミーティングを行う
  • 実践的なトレーニングセッションを提供する
  • クイックリファレンスガイドを作成する
  • 完了したタスクとマイルストーンを祝う

5.チームを成功に導く

Asanaが管理できなくなるのを防ぐには、ルールを設定する必要があります。 一般的な規則は次のとおりです。

いつ何を作成するか：

  • Asanaを使うのが初めてで、複数の大きな業務を抱えているグループがある場合は、新しいチームを作成します。ただし、これは頻繁には行いません。
  • 既存のチームの一部や全体が関わり、少なくとも10以上のTo - Doを含む大規模な業務に対しては、そのチーム内に新しいプロジェクトを作成します。
  • 既存のプロジェクトに含まれる小規模な仕事がある場合は、そのタスクを追加します。
  • タスクをさらに小さなステップに分割するには、サブタスクを使用します。

仕事の割り当て

仕事を他の人に割り当てることは、Asanaを利用する上で大きな障害です。 名前を付けて正規化します。タスクにはリクエストやアイデアなどがあります。 マネージャーがこれを理解し、直属の部下に自分にタスクを割り当てるよう依頼すると役に立ちます。

名前の付け方

タスクにアクションワードで名前を付け、これらのアクションワードを使って担当者がすべきことを説明します。

期日

期日の設定に関するルールをあらかじめ決めておくことで、仕事の見落としを防げます。 担当者は常に期日を設定し、タスクの説明で期日を柔軟に設定できるかどうかを確認する必要があります。 期日は常に最新の状態に保ちましょう。期日に間に合わない場合は、コメントにその旨を書き留めてタスクを更新してください。 これは、人々が昔の習慣に慣れるのを防ぐのに役立ちます。

応答

Asanaを豊かで適切なコミュニケーションの場にし、信頼できる唯一の情報源として定着させましょう。 Asanaを確認する頻度に関するルールを設定しましょう。 通知が表示されたことの確認とコミュニケーションを促進します。

6. Asanaの使用状況を把握し、拡大する

最初の成功指標に対する進捗を追跡し、Asanaの使用を徐々に他のワークフローやチームメンバーに拡大しましょう。

成功を評価する一般的な方法は次のとおりです。

  • 採用と満足度に関するチームメンバーのアンケート調査
  • タスクの完了率とプロジェクトのスピードを追跡する
  • Asanaでエンゲージメント指標をモニタリングする
  • 時間節約と効率向上を文書化

その他リソース

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この記事は AI によって翻訳されています。

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