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タイムシートと予算アドオンのセットアップ

この記事の内容

このアドオンを使用できるユーザーは？
StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+

詳細は料金ページをご確認ください。

Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+ プランで、アドオンとして利用できます 。

Asana のタイムシートと予算アドオンを使用すると、実績時間の追跡、コストや請求可能な売上の予測や監視が可能となり、タイムリーかつ正確な請求および請求書作成を実現できます。

このアドオンを使用することで、チームの連携を強化し、可視性を高め、インパクトを最大限に引き出せます。

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お客様は、14 日間のセルフサービストライアルでアドオンをお試しいただけます。 

 

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アドオンで利用できる機能

機能

説明

タイムシート

タイムシートを使って正確な時間データを記録することで、進捗の管理と効率向上につながります。タイムシートを使用すると、特定の期間において、複数のワークストリームに費やした時間を把握できます。


タイムシートの送信者がタイムシートを作成、提出し、タイムシートのレビュー担当者がそのレビューや承認を行います。

予算

プロジェクト予算を計画およびモニタリングして、プロジェクトの健全性を常に把握できます。

ユーザーレート

プロジェクトごとにユーザーレートを設定し、プロジェクトの予算に自動的に反映できます。

時間とコストのレポート

時間またはコスト単位で時間入力のレポートを作成し、見積もりと実績を比較できます。

リソース管理ビューの機能強化

コラボレーティブワークマネジメントのライセンスでは、リソース管理ビューでコストを確認できます。この管理ビューには、キャパシティ計画やプレースホルダー、プロジェクト横断ワークロード (Enterprise、Enterprise+)、プロジェクトとポートフォリオのワークロード (Advanced、Enterprise、Enterprise+) などがあります。ワークロードでは、選択した単一のプロジェクトに基づいて時間が表示されます。

タイムトラッキング機能の強化 (ウェブ版とモバイル版)

タイムトラッキングに、正確な時間入力、管理、請求をサポートするためのフィールド (例: 請求対象 / 非請求対象、時間の紐付け先となる単一プロジェクト、説明) が追加されました。

管理者設定

管理者は、管理者コンソールで組織のタイムシートと予算の機能をカスタマイズできます。

このアドオンの購入条件は？ 

タイムシートと予算アドオンのライセンスは、Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+ のユーザーライセンスに追加できます。購入したアドオンにユーザーがアクセスできるようにするには、管理者が管理者コンソールで対象のユーザーにライセンスを割り当てる必要があります。アドオンの購入については、Asana のセールス担当者にお問い合わせいただくか、セールスチームまで直接ご連絡ください。

アドオントライアル

タイムシートと予算アドオン (TBAO) では、既存の有料プランのお客様は、14 日間のセルフサーブトライアルでアドオンを試すことができます。管理者または請求管理者は、管理者コンソールからトライアルを開始できます。トライアル期間中は、ドメイン内の全員が自動的にアクセスできるため、管理者が個別にライセンスを割り当てる必要はありません。

ライセンスの管理とライセンスの役割の割り当て

ドメイン管理者、特権管理者、およびディビジョン管理者は、アドオンのライセンス割り当てやユーザーの役割の指定を行えます。

タイムシートには、ワークフローの正確性を確保するために、タイムシートの送信者とタイムシートのレビュー担当者という 2 つの主要な役割が設けられています。

  • タイムシートの送信者とは、Asana 内の特定のタスクやプロジェクトに費やす作業時間を追跡するチームメンバーを指します。タイムシートと予算アドオンのライセンスを持つすべてのユーザーが、自動的にタイムシートの送信者になります。
  • タイムシートのレビュー担当者とは、ユーザーのライセンスに追加できる特別な役割です。  これらのユーザーは、チームメンバーが提出したタイムシートの内容を確認するマネージャーまたは監督者であることが一般的です。時間が正確に記録されていることを確認した上で、タイムシートを承認するか、却下します。

手動によるライセンスの管理とライセンスの役割の割り当て

ライセンスを手動で割り当てる場合の手順:

  1. 管理者コンソールに移動します。
  2. 「メンバー」タブをクリックします。
  3. ユーザー名の横にあるアドオン列のドロップダウンから「タイムシートと予算」を選択します。

タイムシートのレビュー担当者の役割を手動で割り当てるには、以下の手順で行います。

  1. ユーザー名の横にある三点リーダーアイコンをクリックします。
  2. 「編集」をクリックします。
  3. 「タイムシート管理」まで下にスクロールします。
  4. レビュー担当者アイコンをクリックします。
  5. タイムシートのレビュー担当者として割り当てるユーザーを選択します。
    1. 注意: レビュー担当者として選択したユーザーがアドオンライセンスを持っていない場合は、レビュー担当者として選択された時点でアドオンライセンスが割り当てられます。
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管理者コンソールでタイムシートのレビュー担当者を割り当てられるのは、管理者と特権管理者のみです。

ライセンスの一括管理とライセンスの役割の一括割り当て

タイムシートのレビュー担当者へのライセンス付与と割り当てを一括で行うには：

  1. 「管理者コンソール」>「ユーザー」>「タイムシートと予算」に移動します。
  2. ユーザーグリッドから、タイムシートのレビュー担当者を割り当てるユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。
  3. 表示される一括操作ツールバーをクリックします。
  4. 割り当てるタイムシートのレビュー担当者を選択します。
  5. 「割り当て」をクリックして確定します。

選択したユーザーのタイムシートのレビュー担当者が更新されます。この一括割り当て機能は、初期設定時とレビュアー管理の変更時の両方で使用できます。

管理者コンソールから完了した CSV テンプレートをアップロードすることもできます。まず最初に、CSV ファイルのアドオン列で、各提出者とレビュー担当者にタイムシートと予算を割り当てます。このステップによりライセンスが割り当てられます。次に、各ユーザーの「レビュー担当者」列に、指定したレビュー担当者のメールアドレスを入力します。 

  1. プロフィールアイコンをクリックし、「管理者コンソール」を選択します。
  2. 「メンバー」タブに移動します。
  3. 「CSV をインポートまたはエクスポート」ドロップダウンをクリックします。
  4. 「CSV をエクスポート」を選択します。
  5. アクセスを付与するユーザーの横にあるアドオン列に「タイムシートと予算」と入力します。下の画像を参照してください。
  6. 「メンバー」タブの右上にある「CSV インポート」ボタンをクリックして CSV をインポートします。
  7. インポートが完了すると通知が届きます。

管理者コンソールの設定

管理者コンソールでタイムシートとリソースの設定にアクセスするには、次のことを行います。

  1. 自分のプロフィール写真をクリックします
  2. [管理者コンソール]を選択
  3. サイドバーの設定をクリックします
  4. タイムシートとリソースまで下にスクロールします

以下の設定が表示されます。

  • タイムトラッキングを有効にする:予定時間フィールドと実績時間フィールドがタスクとプロジェクトに表示されるかどうかを設定します。
  • 請求可能時間を有効にする: 時間入力の請求可能ステータスを有効にし、ユーザーが記録した時間を請求可能または請求不可としてマークできるようにします。
  • デフォルトの請求ステータス: ドメイン内で作成されたすべての新しい時間入力について、デフォルトの請求ステータスを請求可能または請求不可のいずれかに設定します。
  • プロジェクト予算の通貨: すべてのプロジェクト予算に使用されるデフォルトの通貨を選択します。
  • タイムシートの承認プロセス: タイムシートのワークフローを設定します。シンプルな承認プロセス (下書き / 送信) または完全な承認プロセス (下書き / 送信 / 承認 / 却下済み) を選択します。
  • 時間カテゴリ: 各時間の入力に一貫したラベルを適用します。管理者はカテゴリのオプションを作成でき、チームメイトは時間を記録する際にカテゴリを選択できます。 
  • 過去の時間入力をロック: 設定された週数後に時間入力を自動的にロックし、管理者以外による編集を防ぎます。
  • リソースビュー (キャパシティ計画とワークロード):リソース管理機能へのアクセスを制御します。すべての機能 (キャパシティ計画とワークロード) を有効にするか、プロジェクトやポートフォリオ内のワークロードビューのみに制限するかを選択できます。
  • プロジェクトに関する一般的な仕事: ユーザーが特定のタスクを選択せずにプロジェクトに直接時間を記録できるかどうかを制御します。
  • 今後の時間の記録: ユーザーが時間を記録できる今後の期間の長さを制御します。
  • 送信リマインダー: ユーザーがタイムシートを送信するための週間リマインダーを受け取るタイミングを制御します。

特権管理者と管理者の両方がこれらの設定を確認できますが、編集できるのは特権管理者のみです。これらの権限の詳細については、「Asana での管理者と特権管理者の役割」を参照してください。

タイムシートの権限とアクセスの管理

データの正確性と一貫性を確保するため、タイムシートと予算アドオンでは、タイムシートのライフサイクルに基づいて特定の編集権限が適用されます。タイムシートが下書きから送信済みに進み、最終的に承認済みになるにつれて、時間入力の編集権限はさらに制限されます。

編集制限 (ステータス別)

  • 下書き:送信者とそのレビュー担当者の両方が、時間入力の作成、編集、削除を行えます。
  • 送信済み:タイムシートが送信されると、送信者は表示専用にロックされ、レビュープロセス中にタイムシートを変更できなくなります。承認者は、承認前に必要な修正を行うために、時間エントリーを編集または削除する権限を引き続き保持します。
  • 承認済み:承認されると、タイムシートは送信者とレビュー担当者の両方に対してロックされます。承認が取り消されない限り、いずれのユーザーも過去の記録を変更することはできません。

管理者による上書き変更:ドメイン管理者と特権管理者は、タイムエントリーのステータスに関係なく、タイムエントリーを表示、編集、削除するための無制限の権限を持っています。これにより、承認後でも履歴レコードを修正できるようになります。

ステータスの取り消しと変更

タイムシートがステータスのためにロックされている場合、送信者とレビュー担当者は取り消しアクションを使用してステータスを元に戻し、編集可能なアクセス権を取り戻すことができます。

  • 送信を取り消す:送信者がミスに気付いた場合、送信済みのタイムシートで取り消しを選択できます。これにより、タイムシートが下書きステータスに戻り、再送信する前に時間入力を編集できるようになります。注: 送信者は、一度承認済みになったタイムシートを取り消すことはできません。
  • 承認を取り消す:レビュー担当者は、承認済みのタイムシートで取り消すを選択することで、承認を取り消すことができます。これにより、承認後にエラーが発見された場合に、承認後に修正を行うことができます。
  • 却下されたタイムシートを再送信:承認者は、以前に却下されたタイムシートを再送信する権限を持っており、必要な修正が行われた場合、ワークフローを効率化できます。

タイムシートのステータスアクティビティ透明性と説明責任を確保するため、送信、承認、却下、取り消しなど、すべてのステータス変更はタイムシートのステータスアクティビティログに記録されます。

管理者の可視性に関する要件

ドメイン管理者と特権管理者は、編集権限を上書き変更できる権限を持っていますが、すべてのユーザーの個人タイムシートビューを自動的に閲覧できるわけではありません。

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管理者と特権管理者がユーザーのタイムシートを確認できるのは、管理者または特権管理者に「タイムシートと予算」のライセンスが割り当てられており、かつそのユーザーのタイムシートのレビュー担当者として指定されている場合に限られます。

よくある質問

タイムシートと予算アドオンは Asana のどのプランで使えますか？

タイムシートと予算アドオンは、Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+ の各プランティアで利用可能です。

タイムシートの送信者とタイムシートのレビュー担当者の違いは何ですか？

タイムシートの送信者は、タスクやプロジェクトにおける作業時間を追跡します (アドオンのライセンスを持つすべてのユーザーは、自動的にタイムシートの送信者になります)。一方、タイムシートのレビュー担当者は、提出されたタイムシートの内容を確認、検証し、承認するか却下するマネージャーまたは監督者であることが一般的です。

管理者は組織内のすべてのタイムシートを表示できますか？

管理者と特権管理者がユーザーのタイムシートを確認できるのは、管理者または特権管理者に「タイムシートと予算」のライセンスが割り当てられており、かつそのユーザーのタイムシートのレビュー担当者として指定されている場合に限られます。

タイムシートの送信者は、送信後にタイムシートを編集できますか？

タイムシートが送信されると、送信者は表示専用アクセスにロックされますが、送信を取り消して下書きステータスに戻し、再送信する前に編集することができます (注: 送信は、一度承認されると取り消すことはできません)。

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この記事は AI によって翻訳されています。

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Asana のタイムシートと予算: 使用方法 | ヘルプセンター