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タイムシートと予算のアドオン

この記事の内容

Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+プランで、アドオン機能として利用できます。

Asana のタイムシートと予算アドオンを使用すると、実績時間の追跡、コストや請求可能な売上の予測や監視が可能となり、タイムリーかつ正確な請求および請求書作成を実現できます。

このアドオンを使用することで、チームの連携を強化し、可視性を高め、インパクトを最大限に引き出せます。

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アドオンで利用できる機能

機能

説明

タイムシート

タイムシートを使って正確な時間データを記録することで、進捗の管理と効率向上につながります。タイムシートを使用すると、特定の期間において、各業務に費やした時間を把握できます。


タイムシートの送信者がタイムシートを作成、提出し、レビュー担当者がそのレビューや承認を行います。

予算

プロジェクト予算を計画およびモニタリングして、プロジェクトの健全性を常に把握できます。

ユーザーレート

プロジェクトごとにユーザーレートを設定し、プロジェクトの予算に自動的に反映できます。

時間とコストのレポート

時間またはコスト単位で時間入力のレポートを作成し、見積もりと実績を比較できます。

リソース管理ビューの機能強化

コラボレーティブワークマネジメントのライセンスでは、リソース管理ビューでコストを確認できます。この管理ビューには、キャパシティ計画やプレースホルダー、プロジェクト横断ワークロード (Enterprise、Enterprise+)、プロジェクトとポートフォリオのワークロード (Advanced、Enterprise、Enterprise+) などがあります。ワークロードでは、選択した単一のプロジェクトに基づいて時間が表示されます。

タイムトラッキング機能の強化 (ウェブ版とモバイル版)

タイムトラッキングに、正確な時間入力、管理、請求をサポートするためのフィールド (例: 請求対象 / 非請求対象、時間の紐付け先となる単一プロジェクト、説明) が追加されました。

管理者設定

管理者は、管理者コンソールで組織のタイムシートと予算の機能をカスタマイズできます。

このアドオンの購入条件は？

タイムシートと予算アドオンのライセンスは、Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+ のユーザーライセンスに追加できます。購入したアドオンにユーザーがアクセスできるようにするには、管理者が管理者コンソールで対象のユーザーにライセンスを割り当てる必要があります。アドオンの購入については、Asana のセールス担当者にお問い合わせいただくか、セールスチームまで直接ご連絡ください。

ライセンスの管理とライセンスの役割の割り当て

ドメイン管理者、特権管理者、およびディビジョン管理者は、アドオンのライセンス割り当てやユーザーの役割の指定を行えます。

タイムシートには、ワークフローの正確性を確保するために、タイムシートの送信者とタイムシートのレビュー担当者という 2 つの主要な役割が設けられています。

  • タイムシートの送信者とは、Asana 内の特定のタスクやプロジェクトにおける作業時間を追跡するチームメンバーを指します。タイムシートと予算アドオンのライセンスを持つすべてのユーザーは、自動的にタイムシートの送信者になります。
  • タイムシートのレビュー担当者とは、ユーザーのライセンスに追加できる特別な役割です。これらのユーザーは、チームメンバーが提出したタイムシートの内容を確認するマネージャーまたは監督者であることが一般的です。時間が正確に記録されていることを確認した上で、タイムシートを承認または却下します。

手動によるライセンスの管理とライセンスの役割の割り当て

ライセンスを手動で割り当てる場合の手順:

  1. 管理者コンソールに移動します。
  2. 「メンバー」タブをクリックします。
  3. ユーザー名の横にあるアドオン列のドロップダウンから「タイムシートと予算」を選択します。

タイムシートのレビュー担当者の役割を手動で割り当てるには、以下の手順で行います。

  1. ユーザー名の横にある三点リーダーアイコンをクリックします。
  2. 「編集」をクリックします。
  3. 「タイムシート管理」まで下にスクロールします。
  4. レビュー担当者アイコンをクリックします。
  5. タイムシートのレビュー担当者として割り当てるユーザーを選択します。
    1. 注: レビュー担当者として選択したユーザーがアドオンライセンスを持っていない場合は、レビュー担当者として選択された時点でアドオンライセンスが割り当てられます。
ノート iconノート

管理者コンソールでレビュー担当者を割り当てられるのは、管理者と特権管理者のみです。

ライセンスの一括管理とライセンスの役割の一括割り当て

レビュー担当者へのライセンス付与と割り当てを一括で行うには、管理者コンソールから作成済みの CSV テンプレートをアップロードします。まず最初に、CSV ファイルのアドオン列で、各提出者とレビュー担当者にタイムシートと予算を割り当てます。このステップによりライセンスが割り当てられます。次に、各ユーザーの「レビュー担当者」列に、指定したレビュー担当者のメールアドレスを入力します。

  1. プロフィールアイコンをクリックし、「管理者コンソール」を選択します。
  2. 「メンバー」タブに移動します。
  3. 「CSV をインポートまたはエクスポート」ドロップダウンをクリックします。
  4. 「CSV をエクスポート」を選択します。
  5. アクセスを付与するユーザーの横にあるアドオン列に「タイムシートと予算」と入力します。下の画像を参照してください。
  6. 「メンバー」タブの右上にある「CSV インポート」ボタンをクリックして CSV をインポートします。
  7. インポートが完了すると通知が届きます。

タイムシートへのアクセス

タイムシートを使って正確な時間データを記録することで、進捗の管理と効率向上につながります。タイムシートを使用すると、特定の期間において、各業務に費やした時間を把握できます。

タイムシートにアクセスするには、サイドバーの「タイムシート」をクリックします。タイムシートにプロジェクトを追加するには、「+ プロジェクトを追加」ボタンを、タスクを追加するには、「+ タスクを追加」の行をクリックします。

時間の記録とタイムシートの送信

タイムシートを開くと、すでにタスクまたはプロジェクトに対して時間が記録されている作業が、該当する期間に自動で反映されます。

タイムシート内でプロジェクトの時間を記録するには、プロジェクトのドロップダウンの矢印を開きます。時間は、プロジェクトの一般的な作業に費やされた時間として追加することも、プロジェクト内の特定のタスクタイプに対して追加することもできます。提案されるプロジェクトやタスクから選択することもできます。

時間を追加する際は、請求可能か請求不可かを指定したり、仕事内容の説明を追加したりできます。これらのフィールドは、アドオンを使用してモバイルで時間を追跡する場合にも使用できます。

合計時間はシートの一番下と右側に表示されます。

ノート iconノート

タスクから直接時間を追加する際、そのタスクが複数のプロジェクトに属している場合は、どのプロジェクトにカウントするかを選択する必要があります。

シートの右上にある「送信」ボタンをクリックして、タイムシートを送信します。必要に応じてメモを追加できます。その後、タイムシートは指定されたレビュー担当者に送られ、承認を求めます。

タイムシート送信者は、まだ承認されていなければ、その週に送信したタイムシートを以下の手順で取り消すことができます。

  • タイムシートに移動します。
  • 「レビュー中」をクリックします。
  • 「送信を取り消す」をクリックします。

時間の代理記録

タイムシートのレビュー担当者は、レビュー対象のユーザーに代わって時間入力を記録できます。これは、不足している記録を補正したり、チームメンバーの記録作成をサポートしたりする際に役立ちます。

  1. 時間入力ウィンドウを開き、「時間を追加」をクリックします。
  2. 「記録者」ドロップダウンメニュー (デフォルトでは自分のプロフィールが選択されています) をクリックします。
  3. 時間を記録する対象のメンバーの名前を選択します。
  4. 通常どおり、時間と詳細を入力します。

タイムシートの事前入力

タイムシートの送信者は、自分に割り当てられ、その週に期限が設定されているタスクを自動的に追加するように選択できます。この設定により、毎週はじめに、追跡が必要な作業がタイムシートにあらかじめ反映されます。

Pre-populate timesheets

この設定を有効にするには、サイドバーから「タイムシート」を開き、ページの右上にある三点リーダーアイコンをクリックして、「タイムシート設定」を選択します。「タイムシートを事前入力」で、「自分に割り当てられた、その週が期限のタスクを自動で追加する」をオンにしてから、「保存」を選択します。

この設定を有効にすると、これらの条件を満たすタスクが当週のタイムシートに追加されます。タスクや時間入力の追加、編集、削除は、引き続きいつでも行えます。

タイムシートからのタスクやプロジェクトの削除

タイムシートからタスクやプロジェクトを削除する場合は、最初に以下の手順で関連する時間入力をすべて削除する必要があります。

  • 削除するタスクまたはプロジェクトにカーソルを合わせます。
  • 右クリックします。
  • 「タイムシートから削除」をクリックします。

「時間のレビュー」タブ

レビュー担当者に指定されたユーザーは、タイムシート送信者と、特定の期間内におけるタイムシートの重要な情報が表示される専用のビューにアクセスできます。レビュー担当者は、タイムシートが送信される前でも、その週に記録されている時間を確認できます。

ユーザーのタイムシートの詳細を表示するには、そのユーザーの名前にカーソルを合わせます。「タイムシートを表示」というテキストが表示されます。このテキストをクリックすると、そのユーザーのタイムシートの詳細ビューが表示されます。

フィルターとソート

タイムシートのレビュー担当者は、以下の手順で「メンバー」フィルターを使用し、特定のユーザーのみを表示できます。

  1. 「メンバー」フィルターをクリックします。
  2. 「時間のレビュー」タブで表示するユーザーを選択します。
  3. 「ビューを保存」をクリックして、選択内容を保存します。

タイムシートのレビュー担当者は、以下の手順でソート機能を使用し、チームメンバーの表示順を変更できます。

  • 「ソート」ボタンをクリックします。
  • 「アルファベット順」「合計時間」「請求可能時間」の中から、ソート条件を選択します。
  • 「ビューを保存」をクリックして、新しい表示順を保存します。

タイムシートの承認または却下

レビュー担当者は、以下の手順でタイムシートを承認または却下できます。

  1. 「時間のレビュー」タブに移動します。
  2. 対象となるタイムシートの送信者の行で、「レビュー待ち」をクリックします。
  3. ポップアップウィンドウ内で、「承認する」または「却下する」をクリックします。

ノート iconノート

タイムシートのレビュー担当者は、「承認済み」または「却下済み」をクリックし、ポップアップウィンドウ内で「承認を取り消す」をクリックすると、承認を取り消すことができます。ただし、これを行うには、管理者コンソールで、該当のタイムシート承認プロセスが有効になっている必要があります。

タイムシートのステータスが変更された場合、タイムシートのレビュー担当者と送信者の両方に通知が届きます。

タイムシートのレビュー担当者への通知

タイムシートの送信者への通知

時間入力のエクスポート

時間入力のエクスポートは、以下の手順で行います。

  1. 対象のプロジェクトを開きます。
  2. プロジェクト名の横にあるドロップダウンをクリックします。
  3. 「同期 / エクスポート」をクリックします。
  4. 「時間入力 (CSV)」を選択します。

エクスポートされたファイルに、そのプロジェクトの時間が請求可能または請求不可として表示されます。

タイムシートのレビュー担当者は、「時間のレビュー」ビューから時間入力をエクスポートすることもできます。「タイムシート」ビューからエクスポートする場合、期間指定の機能を使用して、CSV ファイルに含める時間入力の正確な期間を選択できます。

このビューからのエクスポートは、以下の手順で行います。

  1. 左側のサイドバーで「タイムシート」に移動します。
  2. 右上の「タイムシート」の横にあるドロップダウンの矢印をクリックします。
  3. 以下のように、役割に応じたエクスポート方法を選択します。
    • タイムシートのレビュー担当者:「送信者の時間入力を CSV としてエクスポート」をクリックして、自分に割り当てられている特定のユーザーのタイムシートをダウンロードします。
    • 特権管理者:「全員の時間入力を CSV としてエクスポート」をクリックして、ドメイン全体のすべての時間入力を抽出します。
  4. 期間指定の機能を使用して希望する日付範囲を選択すると、CSV ファイルが生成されます。

プロジェクト予算

プロジェクト予算を使用すると、予算の計画と予測を立てることができます。

プロジェクト予算へのアクセス

プロジェクト予算には、以下の 2 通りの方法でアクセスできます。

  1. プロジェクト名の横にあるドロップダウンをクリックし、「プロジェクト予算を設定」を選択します。
  2. プロジェクトの「概要」タブを開き、予算バーまで下にスクロールして、予算バーの設定ボタンをクリックします。
ノート iconノート

プロジェクト予算にアクセスできるのはプロジェクト管理者のみです。

プロジェクト予算の進捗バー

進捗バーでは、実際の予算が推定予算に対してどれだけ消費されているか、そして残りの予算を確認できます。

しきい値に基づく予算の通知の設定

ユーザーは、予算の進捗に対するしきい値を指定し、そのしきい値に達した際に通知を受け取るように設定できます。

予算の通知を有効にするには、次の手順で行います。

  1. 予算が設定されているプロジェクトで予算モーダルを開きます。
  2. しきい値に基づく通知の設定をオンにします。
  3. 実コストをどの値と比較するか、および何 % で通知を受け取るかを指定します。

ポートフォリオ内のプロジェクト予算の集計

ユーザーはポートフォリオレベルで複数のプロジェクトの予算を確認し、各プロジェクトの予算タイプに応じて、コストや時間の集計結果を把握できます。

  1. ポートフォリオのリストビューに移動します。
  2. 予算が設定されているプロジェクトが追加されていることを確認します。(注: プロジェクトを追加するには、「業務を追加」を使用します。)
  3. リストビューの右上隅にある + アイコンをクリックして、新しいフィールドを追加します。
  4. 集計を追加する予算オプションを 1 つ選択します。
    1. 予算 (時間): 予定時間 (合計)、実績時間 (合計)、予算時間の集計を追加します。
    2. 予算 (コスト): 推定コスト (合計)、実コスト (合計)、予算コストの集計を追加します。

ノート iconノート

コストの集計は、適切な権限を持つユーザーのみに表示されます。

予算タイプを選択する

予算の追跡は時間またはコストを基に行えます。これら 2 種類の測定基準は切り替えることができます。

メンバーのレートを設定する (コストの測定)

測定基準 にコストを選択した場合は、プロジェクトに取り組むメンバーの 1 時間あたりのレートを指定できます。このレートは、キャパシティ計画ビューでも管理できます。

ユーザーまたはプレースホルダーのレートを設定するには、次のことを行います。

  1. プロジェクトの予算設定のメンバーとレートセクションまで下へスクロールします。
  2. メンバーを追加検索バー内をクリックして、メンバーまたはプレースホルダーを選択します。
  3. メンバーを入力または選択し、追加をクリックしてリソースプールに追加します。
  4. 「レート」ボックスをクリックして数値を入力します。 
  5. Xをクリックすると、予算からレートが削除されます
  6. レートを保存をクリックすると、「メンバーとレート」セクションに加えた変更が保存されます。

その他の注意事項:

  • プレースホルダーとキャパシティ計画は、Enterprise および Enterprise+ プランで利用できます。そのため、タイムシートと予算アドオンでこれらの機能を使用するには、基本の Enterprise または Enterprise+ ライセンスが必要です。
  • 各プロジェクトのリソースプールには、最大 500 人までユーザーまたはプレースホルダーを設定できます。
  • プロジェクトメンバーではないユーザーも、レートリストに追加することが可能です。プロジェクトの途中でメンバーが離脱した場合、そのメンバーのレートはリソースプールに表示されたままになるため、手動で削除する必要があります。 

チームとレートをプロジェクトに一括で追加する

プロジェクト管理者は、Asana のチーム全員をプロジェクトにまとめて追加できます。これにより、プロジェクトにすばやく安定して人材を配置し、毎回、標準レートを正確に適用できます。

チームをプロジェクトに追加するには、次のことを行います。

  1. チームの名前を入力します
  2. 所属チームや公開チームなど、あなたがアクセス権を持つチームが検索結果に表示されます
  3. 検索結果からチームをクリックするか、キーボードを使用してチームを選択します
ノート iconノート

メンバーが 200 人を超えるチームの一括追加はできないため、検索結果ではグレー表示されます。また、1 つのプロジェクトに 500 人以上のメンバーを設定することはできません。システム上、この上限を超えるチームは追加できないようになっています。

選択したチームをクリックして追加すると、システムによってチームの現在のメンバーシップのワンタイムスナップショットが取得されます。そのチームの各メンバーが、プロジェクトの予算設定リストに個別に追加されます。ユーザーがすでにプロジェクトリストに含まれている場合や、選択した複数のチームのメンバーである場合、そのメンバーが重複して表示されることはありません。

ノート iconノート

これは動的に同期されません。後から Asana のチームに新しいメンバーが追加されても、自動的にこのプロジェクトに追加されることはありません。その場合は、別途追加する必要があります。

メンバーとレートを同時にインポートする

 チームに数値ベースのカスタムフィールドで定義されたレートが設定されている場合は、そのレートを直接インポートできます。

レートをインポートするには、次のことを行います。

  1. 選択した各チーム名のラベルの横に、ドロップダウンメニューが表示されます。このメニューには、あなたが閲覧権限を持つチームの数値ベースのカスタムフィールドがすべて表示されます。
  2. 目的のカスタムフィールドを選択します
ノート iconノート

すべての数値は自動的に小数点以下 2 桁に四捨五入されます。フィールドの形式がパーセンテージの場合は、数値に変換されます。

誤ってデータが失われることを防ぐため、システムによりレートが自動的に上書きされることはありません。すべてのレートをインポートしたら、ユーザーが手動で修正する必要があります。 

推定コストまたは予定時間

推定コストは、キャパシティ計画とタスクのいずれかを基に算出できます。

キャパシティ計画

Enterprise および Enterprise+ プランで利用可能です。

チームメンバーがプロジェクトに割り当てられると、レートに基づいたコストの内訳がキャパシティ計画ビューに表示されます。

メンバーごとの合計コストはキャパシティ計画に表示され、総計はプロジェクト予算で確認できます。

タスク

タスクの予定時間に基づいて割り当てを行うとプロジェクトに直接関連付けられ、選択に応じて時間数またはコストのいずれかでプロジェクトの予算が算出されます。

実コストまたは実績時間

実コストは、タイムトラッキングまたはタイムシートによる実績時間を基に、それらの送信時に計算されます。実コストは、請求可能時間、請求不可時間、すべての時間のいずれかで内訳を確認できます。ただし、これは実コストの設定によって異なります。

リソース管理におけるコスト

レートが設定されると、キャパシティ計画とワークロードビューにコストが表示されます。

  1. ワークロードまたはキャパシティ計画ビューに移動します。
  2. 「工数」のドロップダウンメニューから予定時間または実績時間を選択します。次に、コストをオンに切り替えます。 

コストデータは、適切なユーザー以外は編集、閲覧できないように設計されています。

  • レートの管理: プロジェクト管理者のみが、特定のプロジェクト内でユーザーの 1 時間あたりのレートを設定できます。
  • コストの可視性: プロジェクト管理者のみが、担当プロジェクトのコストデータをワークロードとキャパシティ計画のそれぞれのビューで閲覧できます。

時間とコストのレポート

タイムシートと予算アドオンを使用した レポート作成に関する専用記事をご覧ください。

管理者コンソールの設定

管理者コンソールでタイムシートとリソースの設定にアクセスするには、次のことを行います。

  1. 自分のプロフィール写真をクリックします
  2. [管理者コンソール] を選択
  3. サイドバーの設定をクリックします
  4. タイムシートとリソースまで下にスクロールします

以下の設定が表示されます。

  • タイムトラッキングを有効にする: 予定時間フィールドと 実績時間フィールドがタスクとプロジェクトに表示されるかどうかを設定します。
  • 請求可能時間を有効にする: 時間入力の請求可能ステータスを有効にし、ユーザーが記録した時間を請求可能または請求不可としてマークできるようにします。
  • デフォルトの請求ステータス: ドメイン内で作成されたすべての新しい時間入力について、デフォルトの請求ステータスを請求可能または請求不可のいずれかに設定します。
  • プロジェクト予算の通貨: すべてのプロジェクト予算に使用されるデフォルトの通貨を選択します。
  • タイムシートの承認プロセス: タイムシートのワークフローを設定します。シンプルな承認プロセス (ドラフト / 送信) または完全な承認プロセス (ドラフト / 送信 / 承認 / 却下) を選択します。
  • 時間のカテゴリ: 各時間の入力に一貫したラベルを適用します。管理者はカテゴリのオプションを作成でき、チームメイトは時間を記録する際にカテゴリを選択できます。 
  • 過去の時間入力をロック : 設定された週数後に時間入力を自動的にロックし、管理者以外による編集を防ぎます。
  • リソースビュー (キャパシティ計画とワークロード): リソース管理機能へのアクセスを制御します。すべての機能 (キャパシティ計画とワークロード) を有効にするか、プロジェクトやポートフォリオ内のワークロードビューのみに制限するかを選択できます。
  • プロジェクトに対する一般的な作業: ユーザーが特定のタスクを選択せずにプロジェクトに直接時間を記録できるかどうかを制御します。
  • 今後の時間の記録: ユーザーが時間を記録できる今後の期間の長さを制御します。
  • 送信リマインダー: ユーザーがタイムシートを送信するための週間リマインダーを受け取るタイミングを制御します。

特権管理者と管理者の両方がこれらの設定を確認できますが、編集できるのは特権管理者のみです。これらの権限の詳細については、「Asana の 管理者と特権管理者の役割」を参照してください。

請求可能および請求不可の業務

管理者は、管理者コンソールで、ドメインの時間入力を請求可能にできるかどうかを設定できます。

  1. 管理者コンソールに移動します
  2. 設定タブに移動します
  3. タイムシートとリソースまで下にスクロールします
  4. ここで、タイムトラッキングを有効にしたり、請求可能時間やタイムシートに関する設定、リソースビューの設定を行うことができます。

タイムシートの権限とアクセスの管理

データの正確性と一貫性を確保するため、タイムシートと予算アドオンでは、タイムシートのライフサイクルに基づいて特定の編集権限が適用されます。 タイムシートが下書きから送信済みに進み 、最終的に承認済みになるにつれて、時間入力の編集権限はさらに制限されます。

編集制限 (ステータス別)

  • 下書き: 送信者とそのレビュー担当者の両方が、時間入力の作成、編集、削除を行えます。
  • 送信済み: タイムシートが送信される と、送信者は表示専用にロックされ、レビュープロセス中にタイムシートを変更できなくなります。承認者は、承認前に必要な修正を行うために、時間エントリーを編集または削除する権限を引き続き保持します。
  • 承認済み: 承認されると、タイムシートは送信者とレビュー担当者の両方に対してロックされます。承認が取り消されない限り、いずれのユーザーも過去の記録を変更することはできません。

管理者による上書き変更: ドメイン管理者と特権管理者は、タイムエントリーのステータスに関係なく、タイムエントリーを表示、編集、削除するための無制限の権限を持っています。これにより、承認後でも履歴レコードを修正できるようになります。

ステータスの取り消しと変更

タイムシートがステータスのためにロックされている場合、送信者とレビュー担当者は 取り消し アクションを使用 してステータスを元に戻し、編集可能なアクセス権を取り戻すことができます。

  • 送信の取り消し: 送信者がミスに気付いた 場合、送信済みのタイムシートで 取り消しを選択できます。これにより、タイムシートが下書きステータスに戻り、再送信する前に時間入力を編集できるようになります。注: 送信者は、一度承認されたタイムシートを取り消すことはできません。
  • 承認の取り消し: レビュー担当者は、承認済みのタイムシートで取り消すを選択することで、承認を取り消すことができます。これにより、承認後にエラーが発見された場合に、承認後に修正を行うことができます。
  • 却下されたタイムシートの再送信: 承認者は、以前に却下されたタイムシートを再送信する権限を持っており、必要な修正が行われた場合、ワークフローを効率化できます。

タイムシートのステータスアクティビティ透明性と説明責任を確保するため、送信、承認、却下、取り消しなど、すべてのステータス変更は タイムシートのステータスアクティビティログに記録されます。

管理者の可視性に関する要件

ドメイン管理者と特権管理者は、編集権限を上書き変更できる権限を持っていますが、すべてのユーザーの個人タイムシートビューを自動的に閲覧できるわけではありません。

ノート iconノート

管理者と特権管理者がユーザーのタイムシートを確認できるのは、管理者または特権管理者に「タイムシートと予算」のライセンスが割り当てられており、かつそのユーザーの時間レビュー担当者として指定されている場合に限られます。

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タイムシートと予算の使用方法 | Asana ヘルプセンター