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AI スタジオで Zoom 通話メモのワークフローを作成する方法

この記事の内容

要約を自動生成し、アクションアイテムを抽出し、Zoom の録画から直接タスクを作成して、ミーティングのフォローアップを変革しましょう。この記事では、手動でのメモ取りを不要にし、意思決定を適切に追跡するための自動化ワークフローを設定する方法を説明します。

関連記事をご覧ください

達成できること

このガイドを読み終える頃には、以下のことができる完全自動化システムを作成できます。

録画された Zoom 通話の文字起こしが利用可能になったときに、会議の要約を自動的に生成してください。アクションアイテムを抽出し、チームメンバーに割り当ててください。Asana プロジェクトに整理されたタスクを作成してください。手動での会議の文書化にかかる時間を節約してください。

前提条件を確認してください

始める前に、次のものが必要です。

録画と文字起こしが有効になっている
  1. Zoom アカウント、AI が有効になっている Starter、Advanced、Enterprise、または旧料金体系の Premium、Business プランの
  2. Asana アカウント。
    • すべての Asana プランで無料で提供されている AI スタジオ Basic を使用して、このワークフローを設定し、テストしてください。定期的に使用する場合は、AI スタジオ Plus または Pro プランをおすすめします。 Asana for Zoom の連携をインストールしてください (セットアップ手順)

      ワークフローの仕組みを説明する

      オートメーションは次のプロセスに従います。

      録画を有効にして Zoom 会議を開催してください。会議が終了すると、Zoom が音声の文字起こしを生成します。Asana が新しい文字起こしを検出し、ルールをトリガーします。AI スタジオが文字起こしを分析し、要約またはアクションアイテムを生成します。指定義したプロジェクトにタスクが自動的に作成されます。

      ワークフローを設定する

      このワークフローをセットアップするには、2 つのアプローチがあります。

      1. まずは、Zoom の文字起こしからミーティングのメモを作成するためのプリセット AI ルールを使用してください。これは、会議メモの自動生成を最も早く開始する方法です。

      – 短い単語を使用してください。

      （画像をクリックすると拡大表示されます）

      1. または、ルールビルダーで Zoom の文字起こしトリガーとタスクアクションを選択して、一から設定してください。ルールに詳しく、このワークフローをさらにカスタマイズしたい場合に使用してください。このガイドでは、このアプローチについて説明します。

      ステップ 1: プロジェクトの構造を設定してください。 空のプロジェクトを作成して会議メモを記録するか、既存のプロジェクトを使用してください。
      1. テキストのカスタムフィールドを作成してください。録画のリンクはここに表示されます。通話が行われた日時を示す日付フィールドを作成してください。タスクの期日を使用することもできます。
        ノート iconノート

        必要に応じて、セールスコールの種類など、AI に入力させたいフィールドを自由に追加してください。

        ステップ 2: タスクルールで会議メモを作成してください。
        1. Asana でプロジェクトに移動してください。
        2. 右上隅の「カスタマイズ」をクリックしてください。
        3. 「ルール」をクリックし、「+ 追加」を選択してください。
        4. 「AI スタジオで作成」をクリックしてください。
        5. ルールに名前を付けてください (例: 「チームの週次会議のメモ」)。

        次のトリガーオプションから 1 つ選択してください。

        オプション A：録画されたすべてのミーティング (より広範なオートメーション)

        トリガーとして「Zoom の文字起こしの準備ができた」を選択し、オプションとして「自分が主催して録画するすべてのミーティング」を選択してください。これにより、あなたが主催者であり、ミーティングの文字起こしが記録されているすべての Zoom ミーティングでトリガーが有効になります。このルールは、まず非公開プロジェクトで試すことをおすすめします。自分が主催したすべてのミーティングの録画のコンテンツが、自動的にこのプロジェクトに投稿されます。

        オプション B: 定期的な会議を含む特定の会議 (ターゲットを絞ったオートメーション)

        1. トリガーとして Zoom の文字起こしの準備ができました を選択し、オプションとして 自分が主催して録画する特定のミーティング を選択してください。
        2. 定期的に開催されるミーティングの Zoom ミーティング ID を入力してください (Zoom アカウントの Personal > Meetings で確認できます)。
        アクションを設定してください。

        タスクを作成を選択してください。タスク名を追加で会議名を選択してください。期日フィールドでこのルールがトリガーされる日付を選択してください。カスタムフィールドにはAIを使用を追加するか、録画リンクカスタムフィールドに録画URL変数を使用してください。説明にAIを使用変数を追加してください。文字起こしという名前のサブタスクを作成してください。文字起こしサブタスクをクリックしてください。「説明」フィールドで「+」ボタンをクリックし、Zoom の「文字起こし」変数を使用してください。 ステップ 3: サブタスクルールでアクションアイテムを作成してください。

        トリガー：このプロジェクトにタスクが追加されたら

        アクション：サブタスクを作成してください。

        • 「作成するサブタスクの数を AI に決定させる」がチェックされていることを確認してください。
        • 「タスク名」「期日」「担当者」フィールドを「AI を使用」に設定してください。
        • サブタスク自体をクリックし、サブタスクの説明を「AI を使用」に設定してください。

        ステップ 4: AI スタジオにプロンプトを入力してください。

        「AI へのガイダンス」ボックスに、重要な指示を入力してください。ルールごとに 1 つずつ、2 つのプロンプトが必要です。

        ノート iconノート

        特定のメンバーに動的に割り当てる AI スタジオのルールでは、どのアクションアイテムやフォローアップに誰を割り当てるかを AI に知らせるなど、AI が選択する必要があるチームや特定のメンバーを @メンションしてください。AI スタジオのプロンプトで @メンションを使用する方法について、詳しくはこちらをご覧ください。

        「タスク内で会議メモを作成」ルールのプロンプトを作成してください。

        Zoom 通話の文字起こしから、包括的な会議メモを作成してください。文字起こしはサブタスクで提供されます。タスクの説明にこれらのメモを追加してください。

        タスクの説明の形式：メモは次のセクションで構成してください。

        会議の要約 (2 ～ 3 文)

        主要なディスカッションポイント

        • メインテーマ 1
          • 重要な詳細
          • 決定事項
          メインテーマ 2 を記入してください。
          • 重要な詳細
          • 決定事項

        重要な質問と回答

        • 質問：[質問内容] 回答：[回答内容]

        決定事項

        • 具体的な決定事項をリストアップしてください。

        リスクと懸念を確認してください。

        • 特定されたブロッカーまたはリスク

        次のステップ

        • 次のステップの概要をまとめる (詳細なアクションアイテムはサブタスクとして作成する)

        フォーマットは見やすく整え、情報をすばやく把握できるようにしてください。ミーティングに参加していない人にとって重要な情報に焦点を当ててください。

        サブタスクでアクションアイテムを作成するルールを作成してください。

        このタスクの「文字起こし」サブタスクにある会議の文字起こしから、具体的で実行可能なタスクを抽出してください。

        各アクションアイテムに対して、次の内容でサブタスクを作成してください。

        サブタスク名の形式：「[動詞] [具体的な成果物]」例：

        • 「サラに料金提案を送信」
        • 「エンジニアリングチームのフォローアップデモをスケジュール」
        • 「セキュリティ文書をレビュー」

        担当者のルール：

        • 担当者が決まっている場合は、@[名前] を使ってその人に割り当ててください。
        • 担当者が決まっていないものの、担当部署が決まっている場合は (例: 「エンジニアリングが対応」)、@[部署リーダー] に割り当ててください。担当者が指定されていない場合は、ミーティングの主催者に割り当ててください。Asana の @メンション形式を使用してください：@[氏名] または @[チーム名]

          期日ルール：

          • 具体的な日付が記載されている場合は、その日付を使用してください。
          • 「今週」の場合 → 会議から 3 Business 日後。
          • 背景情報: このアクションが必要な理由
          • 会議で言及された具体的な要件
          • 依頼者（担当者と異なる場合）
          • 依存関係または前提条件

          制限事項：

          • アクションアイテムは最大 3～7 個までにしましょう。
          • フォローアップは曖昧なものではなく、具体的な成果物に絞りましょう。
          • 「検討してください」や「考えてください」といったタスクは除外しましょう。
          • 関連する小さなタスクは、1 つの有意義なアクションにまとめましょう。
          ステップ 6: ワークフローをテストしてください
          1. 「ルールを公開」をクリックして有効にする
          2. 録画を有効にして短いテスト Zoom ミーティングを開催する
          3. ミーティング終了後、文字起こしが完了するまで 5～10 分待つ
          4. Asana プロジェクトで自動的に作成されたタスクを確認する

          よくある質問

          ご不明な点があれば、こちらをご覧ください。

          を使用してください。
Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

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