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Crea campos personalizados privados.

En este artículo

Disponible en los planes Enterprise y Enterprise+, así como en el plan Legacy Enterprise.

Vincula la visibilidad de los campos personalizados en Asana a la visibilidad del proyecto o portafolio donde se usa el campo. De forma predeterminada, si alguien tiene acceso a un proyecto, puede ver todos los campos personalizados y sus valores.

Los campos personalizados privados agregan una capa adicional de control, lo que permite a los usuarios mantener privados los campos específicos y sus valores. Cuando un campo personalizado se marca como privado, solo los miembros nombrados explícitamente pueden verlo o editarlo en todos los proyectos, portafolios o tareas donde aparece.

Con esta función, Asana se convierte en una herramienta poderosa para gestionar flujos de trabajo confidenciales, ya que ofrece un control detallado sobre quién puede acceder a los datos de los campos personalizados.

Beneficios clave

Proteja los datos confidenciales restringiendo el acceso a personas específicas. Asegúrese de que los ajustes de privacidad se apliquen de manera uniforme en todos los flujos de trabajo. Edite el acceso a los campos personalizados locales.

Sigue estos pasos para ajustar la visibilidad de un campo personalizado dentro de un proyecto específico:

Haz clic en la flecha desplegable junto al campo personalizado en tu proyecto de Asana. Selecciona Editar campo y haz clic en el botón Ajustes de acceso del campo en la esquina superior derecha de la ventana emergente. En Acceso del campo, haz clic en la flecha desplegable para elegir:
  1. Miembros del proyecto: el campo será visible para todos en el proyecto.
  2. Campo privado: el acceso estará restringido solo a los miembros.
Confirma tu elección haciendo clic en Hacer privado. Para revertir, selecciona Miembros del proyecto para restaurar la visibilidad de todos los miembros del proyecto. Edita el acceso a los campos personalizados globales.

Cambia la visibilidad de un campo personalizado global en toda tu organización:

Haz clic en la flecha desplegable junto al campo personalizado global. Selecciona Editar campo y haz clic en el botón Ajustes de acceso al campo en la esquina superior derecha. En Acceso al campo, haz clic en la flecha desplegable para elegir:
  1. Todos en tu organización: Esto hace que el campo sea visible para todos.
  2. Campo privado: Esto restringe el acceso solo a los miembros nombrados.
Confirme su elección haciendo clic en Hacer privado. Para restaurar el acceso de toda la organización, seleccione el nombre de su organización en el menú desplegable.

Notas adicionales sobre los campos personalizados privados

  • La visibilidad predeterminada no cambia: Los campos personalizados conservan su visibilidad actual a menos que se modifiquen.
  • Opciones de restricción de visibilidad:
    • No permitas la visibilidad de los invitados:Usa campos personalizados privados en las reglas

      Disponible en los planes Enterprise y Enterprise+ de Asana.

      Utiliza campos personalizados privados en reglas y paquetes para automatizar fácilmente los flujos de trabajo que involucran datos confidenciales, sin ampliar la visibilidad del campo más allá de las personas adecuadas.

      Cómo funciona

      • Si tienes permiso, verás el campo privado y sus valores, a menudo con un indicador “Privado” al agregarlo o gestionarlo en una regla o paquete.
      • Si no tienes permiso, el campo aparecerá como un chip “Campo privado” o estará completamente oculto, lo que garantiza la privacidad de los datos.
      • Funcionalidad de las reglas: las reglas que hacen referencia a campos privados se seguirán ejecutando. Para los valores dinámicos (por ejemplo, una regla que agrega el valor de un campo privado a un comentario), verás advertencias para evitar la exposición accidental. Si tu acceso a un campo privado cambia, la regla puede mostrar un token en lugar del valor real. Comportamiento del paquete:
        • Creación: Al convertir un proyecto en un paquete, solo se incluirán los campos privados a los que tengas acceso.
        • Instalación: Los paquetes que contengan campos privados se instalarán por completo, pero esos campos privados permanecerán invisibles para los usuarios sin permiso. Las reglas dentro del paquete que usan estos campos privados seguirán funcionando correctamente. Duplicación o plantillas: al duplicar proyectos o usar plantillas con paquetes, se copia la estructura de los campos privados, pero sus valores solo se copian si el usuario tiene los permisos adecuados.

        Advertencias importantes

        • Manejo de campos privados: Cuando alguien tiene acceso a un campo privado, proporcionamos señales visuales sutiles para ayudar a indicar que está trabajando con información confidencial. Esto ayuda a fomentar un uso responsable sin interferir. – En algunos casos, los usuarios que no tienen acceso a un campo privado pueden ver un marcador de posición (como “Campo privado”) en las reglas o los paquetes. Esto mantiene la estructura del flujo de trabajo sin revelar ningún detalle confidencial. Edita el comportamiento del paquete: los administradores de paquetes necesitan acceso a un campo privado para eliminarlo de un paquete. Si no tienen acceso, el campo seguirá siendo parte de la configuración del paquete hasta que alguien con acceso lo actualice. El campo seguirá siendo visible, pero sus valores permanecerán ocultos. – Acceso a la edición de reglas: si tu acceso a un campo privado cambia, por ejemplo, si se hace privado para un grupo más limitado, es posible que ya no puedas editar la parte de una regla que usa ese campo. El resto de la regla se puede editar y puedes recuperar el acceso completo eliminando el campo o volviendo a agregarte a su lista de acceso. Nota sobre los valores dinámicos: aunque se muestran advertencias cuando se usan campos privados en valores dinámicos, es posible que alguien con acceso al campo configure intencionalmente una automatización que muestre el valor en un lugar más visible, como el título o el comentario de una tarea. Ten esto en cuenta al diseñar flujos de trabajo que involucren información confidencial.

          Preguntas frecuentes

          Indique qué tipos de campos personalizados no son compatibles.

          Actualmente, los campos personalizados privados no son compatibles con:

          • Campos de seguimiento del tiempo, campos de ID, campos gestionados por aplicaciones, campos generados por Asana (por ejemplo, prioridad, campos de plantilla) y campos integrados (por ejemplo, responsable, fecha de entrega)

          ¿Todas las funciones de Asana son compatibles con los campos privados?

          No, los campos privados aún no se pueden usar en:

          • Formularios

          Crea y gestiona reglas con campos privados.

          • Solo los usuarios que tienen acceso al campo privado y pueden editar el proyecto pueden –
            • Agregar campos privados a una regla
            • Editar o eliminar campos privados dentro de una regla
            • Ver la configuración del campo en la regla
            Los usuarios sin acceso al campo privado:
            • Pueden ver la regla (si tienen acceso al proyecto)
            • No verán el nombre o el valor del campo privado en la configuración de la regla
            • Pueden activar la regla a través de la actividad normal de las tareas

          ¿Qué sucede si alguien pierde el acceso a un campo privado?

          Si un usuario pierde el acceso a un campo privado, proceda de la siguiente manera:

          • Verá la regla si tiene acceso al proyecto
          • No podrá ver ni modificar la parte de la regla que hace referencia al campo privado
          • La regla continuará ejecutándose como se esperaba
          • Los usuarios con acceso al campo privado pueden continuar administrándolo

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Este artículo se tradujo con IA.

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