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Recepción de proyectos

En este artículo

Estandariza la forma en que recibes el trabajo nuevo para que las solicitudes estén finalizadas, se clasifiquen rápidamente y se asignen a los encargados adecuados. Esta guía renovada explica cómo configurar un proyecto de recepción de trabajo paso a paso, con consejos prácticos.

Crea tu proyecto de recepción

Crea un nuevo proyecto y elige la vista de tablero para visualizar las solicitudes a medida que avanzan por las etapas. Los tableros hacen que los traspasos sean evidentes y reducen las consultas sobre el estado. Crea secciones como Nuevo, Clasificación, En revisión, Aceptado, Programado, Cerrado/Rechazado (cambia el nombre para que coincida con tu proceso). Las secciones representan las etapas del flujo de trabajo y pueden activar reglas cuando las tareas se mueven entre ellas.

Agrega campos personalizados que tu equipo usará para ordenar y priorizar, por ejemplo, tipo de solicitud, prioridad, impacto, esfuerzo/complejidad, equipos solicitantes. Este enfoque estructurado facilita la priorización y garantiza que los proyectos de alto impacto avancen rápidamente.

Crear un formulario de recepción

Para recopilar las solicitudes de proyectos, usa formularios que recopilen la información del solicitante en una tarea. El formulario recopila todos los detalles necesarios desde el principio, lo que te permite priorizar y asignar las tareas resultantes.

Conecta los campos y configura los ajustes

  • Asigna las respuestas directamente a los campos personalizados para que las solicitudes lleguen preetiquetadas (por ejemplo, asigna “Tipo de solicitud” a tu campo de selección única).
  • Elige qué respuesta completa el título de la tarea (para obtener nombres de tarjetas claros y consistentes).
  • Establece la sección predeterminada (generalmente Nueva) y, si es útil, un responsable predeterminado o colaboradores.
  • Permite archivos adjuntos para que los solicitantes puedan incluir especificaciones o activos.
  • Usa la lógica de series de opciones para mostrar solo las preguntas relevantes, por ejemplo, muestra “Público objetivo” solo cuando el tipo de solicitud = “Campaña”. Esto acorta el formulario y mejora la calidad de los datos.

    Aumenta la visibilidad interdisciplinstitucional con el alojamiento de tareas en varios proyectos

    Con el alojamiento de tareas en varios proyectos relevantes, se mantiene la visibilidad en las diferentes fases y en los diferentes equipos. El alojamiento de tareas en varios proyectos permite incluir la misma tarea en varios proyectos a la vez, lo que significa que los cambios realizados en la tarea desde cualquier lugar se sincronizan automáticamente en los demás proyectos en los que se encuentra.

    Alojar tareas en varios proyectos.gif

     

    Los equipos interdisciplinarios pueden configurar sus proyectos y procesos de la manera que prefieran, pero aún pueden confiar en una sola tarea alojada en varios proyectos para que actúe como la fuente de referencias.

    Automatiza tu flujo de trabajo con reglas e integraciones

    Usa reglas para automatizar aún más tu flujo de trabajo, asignar tareas automáticamente para la revisión inicial y notificar a los equipos cuando se haya aprobado su solicitud de proyecto, sin ninguna intervención manual.

    Reglas de enrutamiento básicas:

    • Cuando Tipo de solicitud = Acceso de TI → Mover a En revisión + Asignar al encargado de la cola de TI.
    • Cuando Prioridad = Urgente → Establecer fecha de entrega para hoy 
    • Cuando se mueve a Aceptado → Crear subtarea de aprobación para Jefe y publicar comentarios con los pasos siguientes.

    Aprovecha la planificación de la capacidad productiva para gestionar la carga de trabajo de manera efectiva

    Para gestionar la carga de trabajo del equipo de la PMO de manera efectiva, puedes aprovechar la función de planificación de la capacidad productiva. La planificación de la capacidad productiva proporciona una visión integral de la disponibilidad del equipo a nivel de proyecto, lo que permite la asignación estratégica de proyectos en función de la disponibilidad y la experiencia.

    Plan de capacidad productiva gif.gif

    Recursos adicionales

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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