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- Conoce los conceptos básicos del Foro de Asana
- Descontinúa los espacios de proyectos personales.
- Preguntas frecuentes sobre la Integración con Salesforce AppExchange – finalmente.
- Preguntas frecuentes sobre la certificación de Asana
- Navegación y visualización
Comunicación por email con los remitentes de formularios
Disponible en los planes Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+ de Asana. Disponible en las divisiones.
Esta función permite a los remitentes de formularios de tu organización responder a los envíos de formularios por email, incluso si no tienen una licencia de Asana. Por lo tanto, cualquier equipo puede dar seguimiento a las solicitudes.
Esto te permitirá:
- Estandarizar la recepción de trabajo y dar seguimiento a las solicitudes internas en toda tu organización en un flujo de trabajo centralizado.
- Recopilar información importante por adelantado para evitar que se pierdan detalles clave.
- Facilitar una colaboración y comunicación impecables entre los remitentes de formularios, los solicitantes y los destinatarios de las solicitudes para garantizar el progreso del trabajo.
Nota
Esta función no está disponible para las organizaciones que cumplen con la normativa HIPAA.
Crear un formulario
Para crear un formulario, dirígete al proyecto que quieras, luego al menú Personalizar y haz clic en Formularios. Desde aquí, puedes crear un formulario nuevo haciendo clic en el botón +Agregar o editar uno existente.
Puedes mantener informados a los remitentes de formularios de tu organización sobre sus solicitudes, incluso si no tienen una licencia de Asana. Para hacerlo, debes cambiar los ajustes de acceso a los formularios a Solo la organización.
- Accede al menú Personalizar.
- Crea un formulario nuevo o selecciona uno existente.
- Ve a la pestaña Ajustes.
- Configura el acceso al formulario como Solo la organización.
- Activa la opción Recibir respuestas por email para recibir comentarios del remitente del formulario.
- Activa la opción Enviar respuestas por email para enviar comentarios por email a la persona que envía el formulario
Quienes envían tickets no necesitan una licencia de Asana. Sin embargo, deben tener un email con el dominio de la organización o agregarse como invitados.
En el ejemplo anterior, podemos ver lo siguiente:
- Eric no tiene una licencia de Asana, pero pudo responder por email para preguntar sobre el estado de una solicitud. Aunque se envió por email, este comentario se recibió en Asana como comentario.
- Hailey, que tiene una licencia de Asana, agrega un comentario en la tarea y le pide a Josef que se haga cargo de esta solicitud. Eric no verá este comentario.
- Josef, que tiene una licencia de Asana, agrega comentarios en la tarea y marca la casilla Enviar respuesta al remitente. Eric recibirá el comentario de Josef por email.
- Josef vuelve a comentar en la tarea. Eric no verá estos comentarios. Josef acaba de marcar la casilla de verificación, por lo que el próximo mensaje se enviará a Eric.
A continuación, te mostramos un ejemplo de cómo se vería una respuesta de Josef para Eric.
Nota
Los dominios SAML requeridos necesitan asignación de grupos SAML o una licencia de solo lectura para permitir que los usuarios que no son de Asana accedan a los formularios. Esto no aplica a las divisiones con SAML requerido.
Reglas para el seguimiento de solicitudes
Para agilizar el seguimiento de las solicitudes, puedes crear reglas automatizadas que mejoren la comunicación y garanticen un seguimiento oportuno. A continuación, te mostramos dos reglas clave que puedes configurar:
- Activación de acciones basadas en comentarios
Configura una regla que se active automáticamente cuando se envíe o reciba un comentario del remitente del formulario. Esto garantiza que las actualizaciones, consultas o respuestas relevantes se registren y se actúe en consecuencia sin intervención manual. - Enviar emails
Configura una regla que envíe automáticamente un email al remitente del formulario. Al usar variables dinámicas, puedes personalizar el mensaje con detalles.
preguntas frecuentes
¿Por qué no puedo editar el campo de email en el editor de formularios cuando los ajustes del formulario de respuesta por email están activados?
Cuando activas los ajustes “Recibir respuestas por email” y “Enviar respuestas por email”, capturamos la dirección de email verificada del remitente del formulario para habilitar las respuestas por email.
¿Qué sucede si desactivo uno de los ajustes, pero no el otro?
Los ajustes “recibir respuestas por email” y “enviar respuestas por email” pueden funcionar de forma independiente. Estos ajustes te permiten tener un canal de comunicación bidireccional o unidireccional. Por ejemplo, puede haber casos de uso en los que quieras permitir que los usuarios de Asana envíen respuestas al remitente del formulario, pero no quieras recibir respuestas de los remitentes.
¿Qué sucede si activo el ajuste “Agregar como colaborador”?
Además de los ajustes de envío y respuesta de emails, cualquier persona que envíe un formulario y ya sea usuario de Asana se agregará a la tarea como colaborador. Si la persona que envía el formulario no tiene una cuenta de Asana, no se agregará a la tarea como colaborador. En su lugar, puedes usar la casilla de verificación en el cuadro de comentarios de la tarea para enviarles tu comentario como un email.
¿Cómo funciona esto en dispositivos móviles?
La compatibilidad con dispositivos móviles es limitada en este momento. En este momento, puedes diferenciar entre un comentario normal (interno) en una tarea y un comentario que se envió o recibió por email.
¿Esta función admite el envío y la recepción de archivos adjuntos?
Sí, admitimos archivos adjuntos entrantes y salientes.
- Activación de acciones basadas en comentarios
Este artículo se tradujo con IA.
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