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フォーム送信者とのメールアドレスでのコミュニケーション

この記事の内容

Asana Starter、Advanced、Enterprise、およびEnterprise+ ティアで利用可能です。ディビジョンで利用できます。

この機能を使用すると、組織内のフォーム送信者は、Asana のライセンスを持っていなくても、メールアドレスを使用してフォームの送信に返信できます。そのため、どのチームでもリクエストを追跡し、フォローアップできます。

これにより、次のことが可能になります。

  • 一元化されたワークフローで仕事の受け付けを標準化し、組織全体の社内リクエストを追跡する。
  • 重要な情報を事前に取得して、主要な詳細が失われないようにする。
  • フォーム送信者、リクエスト元、リクエスト先の間でシームレスなコラボレーションとコミュニケーションを可能にして、仕事の進捗を確実にする。
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この機能は、HIPAA コンプライアンスを有効にしている組織では使用できません。

フォームを作成する

フォームを作成するには、目的のプロジェクトを開き、「カスタマイズ」メニューから「フォーム」をクリックします。ここで「+ 新規フォームを追加」ボタンをクリックして新しいフォームを作成するか、既存のフォームを編集できます。

チケット用のフォームを作成

組織内のフォーム送信者が Asana のライセンスを持っていなくても、リクエストの進捗を共有できます。そのためには、フォームのアクセス設定を「組織のみ」に変更する必要があります。

  1. 「カスタマイズ」メニューを開きます。
  2. 新規フォームを作成するか、既存のフォームを選択します。
  3. 「設定」タブを開きます。
  4. フォームのアクセス権を「組織のみ」に設定します。
  5. 「メールアドレスに返信を受信」をオンにして、フォーム送信者からのコメントを受信します。
  6. 「メールアドレスに返信を送信」をオンにして、フォーム送信者にメールでコメントを送信します。
メールアドレスに返信を送信するをオンにして、フォーム送信者にメールでコメントを送信する
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チケット送信者は、Asana のライセンスを持っている必要はありません。ただし、組織のドメインのメールアドレスを持っているか、ゲストとして追加されている必要があります。

フォームの回答

上の例では、次のことがわかります。

  1. Eric さんは Asana のライセンスを持っていませんが、メールアドレスを使って返信し、リクエストのステータスを尋ねることができました。メールで送信されたにもかかわらず、このコメントは Asana でコメントとして受け取られました。
  2. Asana のライセンスを持っている Hailey さんは、タスクにコメントして、このリクエストを引き継ぐよう Josef さんに依頼します。Eric さんはこのコメントを見ることができません。
  3. Asana のライセンスを持っている Josef さんは、タスクにコメントし、送信者に回答を送信するチェックボックスをオンにします。Eric さんは、Josef さんのコメントをメールアドレスで受け取ります。
  4. Josef さんがもう一度タスクにコメントします。Eric さんにはこのコメントは表示されません。
  5. Josef さんはチェックボックスをオンにしたので、次回のメッセージは Eric さんに送信されます。

以下は、Josef さんから Eric さんに送信される返信メールの例です。

メールアドレスへの返信

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SAML が必要なドメインでは、SAML グループマッピングまたは閲覧限定ライセンスが必要です。これは SAML が必須のディビジョンには適用されません。

リクエスト管理のルール

リクエストの管理を効率化するには、コミュニケーションを改善し、タイムリーなフォローアップを実現する自動化されたルールを作成できます。以下に、設定できる主要なルールを 2 つご紹介します。

  1. コメントに基づいてアクションをトリガーする
    フォーム送信者との間でコメントが送受信されたときに自動的にトリガーされるルールを設定します。これにより、関連する更新、問い合わせ、または回答が確実に取り込まれ、手動での介入なしに対応されます。
    コメント可能ユーザー 
  2. メールアドレスの送信

    フォーム送信者にメールを自動的に送信するルールアクションを設定します。動的変数を使用することで、詳細を記載したパーソナライズされたメッセージを送信できます。

メールアドレスの送信

FAQ

メール返信フォームの設定がオンになっているときに、フォーム編集可能ユーザーのメールアドレスカスタムフィールドを編集できないのはなぜですか？

「メール返信を受信」と「メール返信を送信」の設定を有効にすると、フォーム送信者の確認済みメールアドレスが取得され、メール返信が有効になります。

どちらかの設定をオフにして、もう一方をオンのままにした場合はどうなりますか？

「メールの返信を受け取る」と「メールの返信を送信」の設定は、個別に有効化できます。これらの設定により、双方向または一方向のコミュニケーションチャネルを持つことができます。たとえば、Asana ユーザーがフォーム送信者に返信を送信できるようにしたいものの、送信者からの返信を受信したくない場合などが考えられます。

「コラボレーターとして追加」設定を有効にするとどうなりますか？

メールの送信と返信の設定に加えて、すでに Asana ユーザーであるフォーム送信者は、コラボレーターとしてタスクに追加されます。フォームを送信したユーザーが Asana アカウントを持っていない場合、そのユーザーはコラボレーターとしてタスクに追加されません。代わりに、タスクのコメント欄にあるチェックボックスを使用して、コメントをメールアドレス宛てに送信できます。

モバイルではどのように機能しますか？

現在、モバイルのサポートは限定的です。現時点では、タスクの通常の (内部の) コメントと、メールアドレスから送信されたコメントまたはメールアドレスで受信されたコメントを区別できます。

この機能は添付の送受信に対応していますか？

はい、受信時と送信時の両方で添付をサポートしています。

メール通知のデザイン

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この記事は AI によって翻訳されています。

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