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Intégrations de règles pour la productivité et la communication

Dans cet article

Les règles et les intégrations fonctionnent ensemble pour automatiser les tâches de routine et établir des processus dans les outils préférés de votre équipe. Cet article détaille les meilleures règles et intégrations pour la productivité au sein de votre organisation.

Consultez l’article Créer une règle pour obtenir des conseils sur la façon de commencer à utiliser les règles.

Articles similaires

Gmail

Tirez parti des règles pour envoyer un e-mail depuis votre compte Gmail au destinataire de votre choix lorsque certains paramètres, que vous avez définis au préalable, sont respectés. Choisissez parmi de nombreux déclencheurs : par exemple, lorsqu’une tâche n’est plus bloquée ou qu’une échéance approche, laissez les règles envoyer automatiquement un e-mail avec un message personnalisé.

rule-integrations-gmail

Étapes de configuration de l’intégration de règles

  1. Dans votre projet, cliquez sur Personnaliser en haut à droite et sélectionnez Ajouter une règle dans la liste.
  2. Dans Ajouter une règle, sélectionnez un déclencheur, comme par exemple Approbation terminée.
  3. Depuis l’onglet Actions, sélectionnez Envoyer un e-mail.
  4. Saisissez l’adresse e-mail du destinataire dans le champ À.
  5. Saisissez une adresse e-mail dans le champ Répondre à
  6. Saisissez l’objet de l’e-mail dans le champ Objet.
  7. Rédigez le corps de l’e-mail dans le champ Écrire un message.

Dans cet exemple, lorsque la tâche est approuvée, la règle est déclenchée et l’action s’exécute. Un e-mail est alors envoyé depuis votre adresse ; vous êtes automatiquement mis en copie cachée (Cci) de cet e-mail. Le lien de la tâche est également inclus dans l’e-mail.

Cette action Envoyer un e-mail prend également en charge l’utilisation de variables. Consultez cet article pour en savoir plus sur l’utilisation des variables avec l’intégration des règles Gmail d’Asana.

Google Agenda

Grâce aux règles Asana, les équipes n’ont plus à planifier manuellement leurs réunions avec les collaborateurs d’un projet, car celles-ci sont automatiquement créées lorsque les tâches associées atteignent une certaine étape. Par exemple, une équipe peut utiliser une règle pour déclencher la création d’un événement dans son calendrier lorsqu’une tâche est « Programmée ». Cette fonctionnalité peut aussi servir pour les tâches récurrentes : vous pouvez définir une tâche récurrente du type « Envoyer l’ordre du jour de la réunion » et ainsi déclencher l’envoi d’une invitation à l’événement dès que la tâche est marquée comme terminée.

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Étapes de configuration de l’intégration de règles

  1. Accédez au projet Asana auquel vous souhaitez intégrer des règles.
  2. Cliquez sur Personnaliser en haut à droite, accédez à Règles et sélectionnez + Ajouter une règle
  3. Dans la colonne de gauche, sélectionnez Google calendrier.
  4. Sélectionnez une règle prédéfinie ou cliquez sur Créer une règle personnalisée
  5. Si vous créez une règle personnalisée, ajoutez un nom et choisissez un déclencheur ainsi qu’une action pour commencer
  6. Cliquez sur Se connecter aux règles Google calendrier et suivez les étapes indiquées pour vous authentifier.
  7. Connectez-vous avec votre compte Google et cliquez sur Autoriser
  8. Remplissez les champs de l’événement du calendrier Google.
  9. Invitez les collaborateurs de la tâche à l’événement (facultatif)

Calendrier Outlook

Grâce aux règles Asana, les équipes n’ont plus à planifier manuellement leurs réunions avec les collaborateurs d’un projet, car celles-ci sont automatiquement créées lorsque les tâches associées atteignent une certaine étape. Par exemple, une équipe peut utiliser une règle pour déclencher la création d’un événement dans son calendrier lorsqu’une tâche est « Programmée ». Cette fonctionnalité peut aussi servir pour les tâches récurrentes : vous pouvez définir une tâche récurrente du type « Envoyer l’ordre du jour de la réunion » et ainsi déclencher l’envoi d’une invitation à l’événement dès que la tâche est marquée comme terminée.

Outlook Calendar event connected to Asana task.png

Étapes de configuration de l’intégration de règles

  1. Accédez au projet Asana auquel vous souhaitez intégrer des règles.
  2. Cliquez sur Personnaliser en haut à droite, accédez à Règles et sélectionnez + Ajouter une règle
  3. Dans la colonne de gauche, sélectionnez calendrier Outlook
  4. Sélectionnez une règle prédéfinie ou cliquez sur Créer une règle personnalisée
  5. Si vous créez une règle personnalisée, ajoutez un nom et choisissez un déclencheur ainsi qu’une action pour commencer
  6. Cliquez sur Se connecter aux règles du calendrier Outlook et suivez les étapes indiquées pour vous authentifier.
  7. Connectez-vous avec votre compte Microsoft* et cliquez sur Autoriser
  8. Remplissez les champs de l’événement du calendrier Microsoft.
  9. Invitez les responsables et les collaborateurs de la tâche à l’événement, ajoutez des pièces jointes à la tâche ou générez automatiquement un lien de réunion Teams (facultatif)

* Lorsque vous vous connectez avec votre compte Microsoft, nous vous demandons d’accorder votre consentement à l’autorisation de calendrier Outlook correspondante. Si vous n’êtes pas autorisé à accorder ce consentement vous-même, veuillez contacter votre administrateur Microsoft et lui demander de consentir à Calendars.ReadWrite dans Microsoft Entra (anciennement Microsoft Azure).

Messagerie Outlook

Tirez parti des règles pour envoyer un e-mail depuis votre compte Outlook au destinataire de votre choix lorsque certains paramètres, que vous avez définis au préalable, sont respectés. Choisissez parmi de nombreux déclencheurs : par exemple, lorsqu’une tâche n’est plus bloquée ou qu’une échéance approche, laissez les règles envoyer automatiquement un e-mail avec un message personnalisé.

How to create an Outlook Email rule.png

Étapes de configuration de l’intégration de règles

  1. Dans votre projet, cliquez sur Personnaliser dans le coin supérieur droit et sélectionnez Ajouter une règle dans la liste.
  2. Dans Ajouter une règle, sélectionnez un déclencheur, comme par exemple Approbation terminée.
  3. Depuis l’onglet Actions, sélectionnez Envoyer un e-mail.
  4. Saisissez l’adresse e-mail du destinataire dans le champ À
  5. Saisissez une adresse e-mail dans le champ Répondre à
  6. Saisissez l’objet de l’e-mail dans le champ Objet.
  7. Rédigez le corps de l’e-mail dans le champ Écrire un message.

Dans cet exemple, lorsque la tâche est approuvée, la règle est déclenchée et l’action s’exécute. Un e-mail est alors envoyé depuis votre adresse ; vous êtes automatiquement mis en copie cachée (Cci) de cet e-mail. Le lien des tâches sera également inclus dans l’e-mail.

Cette action Envoyer un e-mail prend également en charge l’utilisation de variables. Consultez cet article pour en savoir plus sur l’utilisation des variables avec l’intégration des règles Gmail d’Asana.

Note iconNote

Si vous souhaitez automatiser l’envoi d’un e-mail à des utilisateurs sans licence Asana, vous pouvez créer un champ personnalisé de texte dans lequel vous pouvez saisir les adresses e-mail des destinataires. Lors de la configuration de l’action de la règle, vous pouvez sélectionner ce champ personnalisé de texte comme destinataire de l’e-mail.

Microsoft Teams

Vous pouvez utiliser l’intégration Microsoft Teams + Asana pour créer des notifications personnalisées à l’aide de la fonctionnalité de règles Asana, par exemple en envoyant un message personnalisé à un canal ou à un chat chaque fois qu’une tâche est créée, mise à jour ou commentée.

Teams + Asana send message via rules

  • L’action de règle Envoyer un message sur le canal vous permet d’automatiser l’envoi de notifications personnalisées aux canaux Microsoft Teams désignés en fonction de déclencheurs spécifiques sur Asana. Cette fonctionnalité crée une visibilité partagée des statuts et des mises à jour de l’équipe sans les solutions de contournement manuelles.
  • L’action de règle Envoyer un message direct vous permet d’envoyer automatiquement des messages personnalisés à des personnes ou des groupes dans Microsoft Teams en fonction de déclencheurs spécifiques sur Asana. Cette fonctionnalité comble le fossé de communication entre Asana et Microsoft Teams, aidant les équipes à rester informées des mises à jour importantes sans quitter leur plateforme de communication principale.
Note iconNote

Découvrez comment créer ces types de règles et consultez des exemples de processus ici.

Notion

L’intégration Notion + Asana permet aux équipes de simplifier leur travail en créant automatiquement des pages Notion sur Asana et en ajoutant des pages Notion aux tâches Asana. Plutôt que de créer manuellement des pages Notion et de les relier à des tâches Asana, vous pouvez utiliser l'automatisation pour créer une page Notion lorsque certaines actions ont lieu sur Asana, comme lorsqu'une tâche est déplacée vers une section.

Par exemple, les équipes qui organisent des entretiens de recherche dans des tâches Asana peuvent automatiquement créer une page Notion pour prendre des notes lorsqu’une tâche est déplacée vers la section « Entretien planifié ». Vous avez aussi la possibilité d’ajouter des liens vers des pages Notion dans une tâche Asana pour que les collaborateurs accèdent à des informations complémentaires, simplifiant ainsi la collaboration entre plusieurs applications. L’intégration de Notion à Asana vous permet également d’afficher l’état des projets et des tâches Asana sous forme d’aperçus de liens dans Notion.

notion

Étapes de configuration de l’intégration de règles

  1. Accédez au projet Asana auquel vous souhaitez intégrer des règles.
  2. Cliquez sur Personnaliser en haut à droite, accédez à Règles et sélectionnez + Ajouter une règle.
  3. Dans la colonne de gauche, sélectionnez Notion.
  4. Vous pouvez sélectionner une règle prédéfinie ou cliquer sur Créer une règle personnalisée.
  5. Si vous créez une règle personnalisée, ajoutez un nom et choisissez un déclencheur ainsi qu’une action pour commencer.
  6. Cliquez sur Se connecter à Notion et suivez les étapes indiquées pour vous authentifier
  7. Cliquez sur Sélectionner des pages pour autoriser l’accès à Asana
  8. Sélectionnez les pages auxquelles vous souhaitez qu’Asana accède et cliquez sur Autoriser l’accès.
  9. Collez l'URL de la base de données ou page parente
  10. Cliquez sur Créer la règle
Note iconNote

Pour ajouter l'URL de la page, assurez-vous que la page est connectée à Asana. Pour ce faire, cliquez sur les trois points en haut à droite de la page, sélectionnez Connexions et vérifiez que la connexion Notion pour Asana est active.

Notion

Pour joindre une page Notion existante en tant que widget à une tâche Asana :

  1. Connectez-vous à Asana et recherchez le projet pour lequel vous souhaitez activer le widget Notion
  2. Cliquez sur Personnaliser en haut à droite.
  3. Faites défiler vers le bas pour accéder à la section Applications, puis cliquez sur + Ajouter une application
  4. Sélectionnez le widget Notion
  5. Accédez à une tâche Asana
  6. Associez une page Notion existante à une tâche en cliquant sur le bouton Ajouter une page Notion sous le champ Notion en haut du volet des détails de tâche
  7. Insérez l'URL de la page Notion que vous souhaitez associer
  8. Les informations de Notion associées s’affichent alors sous forme de widget dans le volet des tâches, y compris le propriétaire, les commentaires et la date de dernière modification

Remarque : cette intégration fait déjà partie d’Asana, mais vous devez créer un compte Notion pour vous en servir.

Le widget Notion est disponible sans formule Asana payante.

Note iconNote

Lorsqu’une règle crée une page Notion à partir d’une tâche Asana, seul le titre de la tâche sera synchronisé. La description de la tâche ne sera pas synchronisée.

 

Note iconNote

Les règles qui impliquent des actions externes telles que l’envoi d’e-mails ou de messages directs (par exemple, via Outlook, Salesforce ou Slack) ne peuvent être modifiées que par le créateur de la règle. Cette restriction s’applique même si le paramètre « Vous êtes la seule personne à pouvoir modifier cette règle » est désactivé, car les actions externes sont authentifiées à l’aide des identifiants de compte du créateur de la règle.

Note iconNote

Cet article a été traduit par l’IA.

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