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スマートインポート

この記事の内容

Asana Starter、 Advanced、 Enterprise、 Enterprise+、および旧 Enterprise、Premium、Business、旧 Enterprise ティアでご利用いただけます。

詳しくは、料金ページをご覧ください。

スマートインポートを使用すると、Asana AI を使用してドキュメントをタスクやプロジェクトにすばやく変換できます。スプレッドシートやプレゼンテーション、PDF などのファイルをインポートすると、Asana AI がコンテンツを分析して、構造化されたタスクやプロジェクトを生成します。

プロジェクトのスマートインポート

スマートインポートは、インポートしたコンテンツに基づいて、タスク、セクション、カスタムフィールドを含むプロジェクトを自動的に生成します。プロジェクトの作成を確定する前に、構造をプレビューして変更できます。

プロジェクトのスマートインポートを使用すると、インポートしたファイル (CSV、PDF、DOCX、XLSX、PPTX、TXT、JPEG、PNG) から適切な構造のプロジェクトを作成できるため、Asana でプロジェクトを簡単かつ迅速に作成できます。

スマートプロジェクトは、インポートしたコンテンツに基づいて、タスク、セクション、カスタムフィールドを含むプロジェクトを自動的に生成します。プロジェクトの作成を確定する前に、構造をプレビューして変更できます。

ノート iconノート

スマートインポートを使用するには、ドメインでファイルの添付を有効にする必要があります。

プロジェクトを作成する

スマートインポートを使用してプロジェクトを作成するには、空白のプロジェクトまたはファイルをインポートを選択します。

新規プロジェクトを作成する

空白のプロジェクトを選択した場合は、プロジェクト名を追加すると、AI を使ってプロジェクトをセットアップオプションが表示されます。次に、「セットアップ」をクリックします。

次の画面で、プロジェクトの名前、チーム、プライバシー設定を追加します。次に、「インポートするファイルを選択」をクリックします。

ファイルを選択したら、「直接インポート」または「AI でインポート」のいずれかを選択できます。スマートインポートを使用するには、「AI でインポート」を選択します。

アセットの画像を表示するためのリンクです。

次に、注目すべき領域、タスクのフォーマット、または特定のトーンを使用するためのスマートインポートの指示を入力します。完了したら、「続行」をクリックします。

指示を追加することで、アップロードプロセスを効率化できます。以下に、指示の例をいくつかご紹介します。

  • ファイルの特定の部分からのみコンテンツをインポートする。例: スプレッドシートから「概要」ワークシートのみをインポートする。これは、ファイルが非常に大きい場合に特に役立ちます。
  • 特定の条件を満たすタスクをインポートする。例:「1月に期日が設定されているタスクのみ」または「"計画" セクションのタスクのみ」
  • プロジェクトを特定の方法でフォーマットする。例:「優先度のカスタムフィールドを作成する」「X ごとにタスクを作成する」 例:「出席者ごと / 予算月ごとにタスクを作成する」

「ファイルをインポート」を選択した場合は、ファイルを選択するか、ウィンドウにドラッグ & ドロップします。その後、AI にさらに指示を与えることができます。

ノート iconノート

使用できるファイルは、CSV、PDF、DOCX、XLSX、PPTX、TXT、JPEG、PNG のみです。

プレビューを生成する

プレビューが生成されたら、セクションの削除、追加、並べ替え、名前変更を行えます。Asana AI はセクションに基づいてタスクを作成します。編集が完了したら、「プロジェクトを作成」をクリックします。
ノート iconノート
プレビューには、プロジェクトに作成されたすべてのセクションが表示されますが、タスクは一部のみ表示され、最終的なプロジェクトのイメージを把握できるようになっています。カスタムフィールドはプレビューには表示されませんが、プロジェクトには追加されます。

スマートインポートでセクションを編集する画面の例

タスクのスマートインポート

スマートインポートでは、Asana AI を使用してドキュメントをインポートし、すばやくタスクに変換できます。スプレッドシートやブリーフ、プレゼンテーション、その他のツールからエクスポートしたファイルなど、さまざまなファイルから仕事をインポートできるため、時間を節約し、To-Do を一か所にまとめることができます。

ファイルをインポートする

ファイルをインポートするには、次のことを行います。

  1. プロジェクトのアクションメニューを開きます。
  2. 「インポート」をクリックします。
  3. 「任意のファイル」を選択します。
ポップアップウィンドウが表示されます。ここから、ファイルを選択するか、ドラッグ & ドロップするか、または「テキストをペースト」をクリックして、サポートされていないファイルの場合は生のテキストを貼り付けます。

AI に指示を与えるためのポップアップ画面

「AI に指示を出す」ボックスでは、注目すべき箇所、タスクのフォーマット、特定の口調など、スマートインポートの指示を入力できます。

例:

  • フォーカスエリア: 提供されたドキュメントの特定のセクションからのみタスクを作成します。
  • フォーマット: タスクの名前には特定のフォーマットを使用します。
  • トーン: IT チームに適した言葉を使用します。
ノート iconノート

使用できるファイルは、CSV、PDF、DOCX、XLSX、PPTX、TXT のみです。

スマートインポートが情報の分析を完了すると、新しいウィンドウが表示され、作成されたタスクが表示されます。

タスクを選択する

ここで、タスクのタイトル、期日、担当者を編集できます。また、追加したいタスクのボックスにチェックを入れることもできます。

編集が完了したら、「追加」をクリックすると、タスクがプロジェクトに追加されます。

マイタスクにタスクをインポートする

マイタスクではスマートインポートを使用できます。

マイタスクのスマートインポート機能

マイタスクでスマートインポートを使用するには、次のことを行います。
  1. 「マイタスク」のアクションドロップダウンをクリックします。
  2. 「AI でタスクを追加」をクリックします。

適切なファイルをアップロードするためのヒント

他のツールを使用している場合は、そのツールからファイルをエクスポートして Asana にインポートできます。Asana にアップロードしたファイルから最適な結果を得るためのヒントをご紹介します。

Asana AI は、主に 2 つの方法でドキュメントを分析します。

  1. ファイル内の情報を統合して、関連するタスクをインテリジェントに予測および作成します
  2. 「マイルストーン」や「To-Do」セクションのアイテムなど、明示的なタスクを探します

最適な結果を得るために、以下の点にご注意ください。

  • タスクをより適切に抽出できるよう、明確で構造化された、25MB 未満のドキュメントを使用する。50 件を超えるタスクが含まれるドキュメントの場合は、ドキュメントを分割することを検討してください。
  • 「アクションアイテム」や「次のステップ」など、明確な見出しのついたセクションやタブを含め、抽出の指示でそれらを指定します。
  • より適切な結果を得るために、AI に具体的な指示を与えます。例:
    • フォーカスエリア: 提供されたドキュメントの特定のセクションからのみタスクを作成します。
    • フォーマット: タスクの命名に特定のフォーマットを使用します。
    • トーン: IT チームに適した言葉を使用します。

 

画像を表示するためのリンクです。

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この記事は AI によって翻訳されています。

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