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Kapazitätsplanung

In diesem Artikel

Kapazitätspläne geben Führungskräften die Möglichkeit, Entscheidungen in Bezug auf die Ressourcenverteilung zu optimieren, indem sie die Projektbesetzung über lange Zeiträume hinweg visualisieren. Im Gegensatz zur Workload-Funktion, mit der Aufgabenzuweisungen verwaltet werden, können Sie mit Kapazitätsplänen Personen ganzen Projekten zuweisen und erhalten einen umfassenden Überblick darüber, wie Mitarbeitende über alle Arbeitsabläufe hinweg eingesetzt werden.

Beachten Sie, dass Kapazitätspläne und Workload derzeit nicht miteinander verbunden sind. Einem Kolleg*in kann ein Projekt in einem Kapazitätsplan zugewiesen werden, dem aber noch keine Aufgaben zugewiesen wurden, oder umgekehrt.

Die Kapazitätsplanung ist in den Stufen Asana Enterprise und Enterprise+ sowie auf der bisherigen Stufe Legacy Enterprise verfügbar.

Einen Kapazitätplan erstellen

Um einen Kapazitätsplan zu erstellen, navigieren Sie zu Ressourcen im Abschnitt Analytik in der Seitenleiste. Navigieren Sie zur Registerkarte Kapazitätsplan und klicken Sie auf + Erstellen.

Ressourcen zuweisen

Wenn Sie einen Kapazitätsplan erstellen, werden zwei Tabs angezeigt: Projekte und Personen.

Registerkarte „Projekte“

Sie können unter „Projekte“ einzelne Projekte oder ganze Portfolios hinzufügen. Wenn Sie ein Portfolio hinzufügen, werden alle Projekte aus diesem Portfolio zum Kapazitätsplan hinzugefügt und bleiben auf dem neuesten Stand, wenn Projekte zum Portfolio hinzugefügt oder daraus entfernt werden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche +Projekt hinzufügen, um mit dem Hinzufügen von Projekten oder Portfolios zu beginnen. Um Ihr Team projektübergreifend zu besetzen, fügen Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Personen hinzu, die Sie für jedes Projekt besetzen möchten.

Tab „Personen“

Sie können Ihr Team über den Personen-Tab hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche + Personen hinzufügen in der oberen linken Ecke klicken und die Teamkollegen auswählen, die Sie für Projekte einsetzen möchten.

Fügen Sie dann Ihr Team hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche + Personen hinzufügen in der oberen linken Ecke klicken und die Teamkollegen auswählen, die Sie für Projekte einsetzen möchten.

Sobald Sie Ihr Team hinzugefügt haben, ist es an der Zeit, Ressourcen zuzuweisen. Weisen Sie Ihr Team verschiedenen Projekten zu, indem Sie auf das Profilbild im Kapazitätsplan klicken und + Projekt zur Zuweisung hinzufügen auswählen. Fügen Sie Projekte hinzu, an denen Personen derzeit arbeiten und in Zukunft arbeiten werden, um einen langfristigen Überblick über die Kapazität Ihres Teams zu erhalten.

Wenn einem/einer Kolleg*in bereits Projekte in anderen Kapazitätsplänen (oder im anderen Tab) zugewiesen wurden, auch von anderen Personen, werden diese Zuweisungen weiterhin angezeigt. Dies setzt voraus, dass Sie die Berechtigung haben, die beteiligten Projekte zu sehen, basierend auf den Sichtbarkeitseinstellungen des Projekts.

Capacity planning in Projects tab.png

Kapazität auf Portfolioebene

Die Kapazitätsplanung auf Portfolioebene bietet einen umfassenden Überblick über den Gesamtaufwand in allen Projekten in Ihren Portfolios, indem zusammenfassende Statistiken oben in den Tabs des Kapazitätsplans angezeigt werden. Auf diese Weise können Sie den Gesamtaufwand (gemessen in Stunden, Personenmonaten oder anderen Einheiten) für alle Projekte in Ihrem Portfolio sehen.

Die Kapazitätsberechnung auf Portfolioebene wird als zusammenfassende Zeile oben in den Tabs des Kapazitätsplans angezeigt.

Portfolio level capacity_total hours

Diese Übersichtszeile ermöglicht es Portfolio-Managern und Teamleitern:

  • Zeigen Sie aggregierte Aufwandsstatistiken für alle Projekte in einem Portfolio an
  • Verfolgen Sie den Gesamtkapazitätsbedarf anhand verschiedener Einheiten (Stunden, Personen, Monate usw.)
  • Die Ressourcenzuweisung über mehrere Projekte hinweg gleichzeitig überwachen
  • Datengestützte Entscheidungen über die Ressourcenverteilung treffen

Zuweisungen erstellen und bearbeiten

Um eine Zuweisung zu erstellen, klicken Sie einfach auf die Stelle, an der Sie sie hinzufügen möchten. Es wird automatisch eine Zuordnung erstellt, die der Zeitzoomstufe (Tag, Woche, Monat) entspricht.

Sie können diese Zuweisungen erweitern oder verkleinern, indem Sie an beiden Enden auf die gewünschten Daten ziehen. Sie können die gesamte Zuweisung verschieben, wenn sich Pläne ändern. 

Massenaktionen

Sie können Zuweisungen in großen Mengen verschieben und löschen, indem Sie die Strg- oder Befehlstaste gedrückt halten, die Zuweisungen auswählen und sie entweder alle zusammen ziehen oder die Entf-Taste drücken.

Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie Zuweisungen in großen Mengen verschieben, neu zuweisen und löschen können.

Bulk actions.gif

Zuweisung mehrerer Personen zu einem einzelnen Projekt

Mehrere Personen können einem einzelnen Projekt gleichzeitig über die Registerkarte Projekte zugeordnet werden. Sie können alle Personen anzeigen, die an einem Projekt beteiligt sind, indem Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Projektnamen und dann auf Projektdetails anzeigen klicken.

Sehen Sie sich das folgende GIF an, um zu sehen, wie Sie Projektdetails schnell öffnen können, ohne den Kapazitätsplan zu verlassen.

Allocating multiple people to a single project.gif

Zuweisungen übertragen

Sie können alle Zuweisungen in einem Projekt auf einmal von einem Nutzer zu einem anderen übertragen, indem Sie die Funktion Zuweisungen übertragen verwenden. Klicken Sie auf das 3-Punkte-Symbol neben dem Projektnamen, wählen Sie Zuordnungen übertragen aus und geben Sie den Namen des Nutzers ein, dem die Arbeit zugewiesen werden soll. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Bild.

Transfer allocations.gif

Nach Personen filtern

Über den Tab Personen können Sie schnell nach bestimmten Teamkollegen nach Namen oder Jobtitel filtern. Wenn Sie die Arbeitsauslastung nur der Mitglieder des IT-Teams sehen möchten, geben Sie IT ein und klicken Sie auf Alle auswählen.

Sie können die Personenliste in Ihrem Kapazitätsplan mithilfe von benutzerdefinierten Feldern für Nutzer filtern. Dies hilft Ihnen, sich bei der Zuweisung von Arbeit auf bestimmte Personengruppen zu konzentrieren, basierend auf Attributen wie Rolle, Fähigkeiten, Team oder Standort.

Beachten Sie, dass Jobtitel über die Admin-Konsole verwaltet werden. Abhängig von den Einstellungen Ihres Unternehmens können sie auch von jeder einzelnen Person verwaltet werden.

Administratoren können Jobtitel direkt über den Tab Personen bearbeiten. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Namen der Person und dann auf Profil bearbeiten. Von dort aus können Administratoren die Jobbezeichnung ändern.

Edit job titles

Projekte filtern

Sie können Filter verwenden, um bestimmte Projekte sowohl in den Tabs Projekte als auch Personen innerhalb eines Kapazitätsplans auszublenden.

Wählen Sie unter dem Tab Projekte die Option Filter aus. Wählen Sie als Nächstes aus, ob Sie bestimmte Projekte ausblenden möchten, oder klicken Sie auf Filter hinzufügen und wählen Sie bestimmte Kriterien wie benutzerdefinierte Felder, Projektstatus oder Projekt-Fälligkeitsdatum aus. Sie können den Filter verwenden, um nur Projekte anzuzeigen, deren Status Risiko ist und die beispielsweise in den nächsten 3 Monaten fällig sind.

Filtering out projects via the projects tab

Auf die gleiche Weise können Sie im Tab Personen nur bestimmte Projekte oder solche, die bestimmten Kriterien entsprechen, filtern. Klicken Sie im Tab Personen auf Filter und wählen Sie Ihre Filterkriterien aus.

Filtering out projects

Gespeicherte Ansichten als neue Registerkarten in Ihrem Kapazitätsplan erstellen

Kapazitätspläne unterstützen die Erstellung von gespeicherten Ansichten als neue Tabs. Weitere Informationen zu gespeicherten Ansichten finden Sie in diesem Artikel über Projektanpassungen und Ansichten.

Zuweisungen löschen und duplizieren

Deleting and duplicating allocations

Sie können Zuweisungen löschen, indem Sie die Zuweisung auswählen und die Löschtaste drücken oder mit der rechten Maustaste darauf klicken.

Sie können Zuweisungen duplizieren, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und Zuweisung duplizieren auswählen.

Zuweisung von Ressourcen mithilfe von Platzhaltern

Verfügbar für Asana Enterprise und Enterprise+.

Mit Platzhaltern können Sie Kapazität für anstehende Arbeiten reservieren, ohne sofort bestimmte Personen zuzuweisen. Die Verwendung von Platzhaltern ermöglicht es Teams, die Arbeitsbelastung genauer zu prognostizieren, Überlastungen zu vermeiden und eine gerechte Aufgabenverteilung zwischen den Teammitgliedern sicherzustellen.

So erstellen Sie einen Platzhalter:

  1. Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Ressourcen
  2. Klicken Sie auf Ihren Kapazitätsplan
  3. Klicken Sie auf den Tab Projekte
  4. Klicken Sie unter dem gewünschten Projekt auf + Person oder Platzhalter hinzufügen
  5. Klicken Sie auf den Tab Platzhalter
  6. Klicken Sie auf + Neuen Platzhalter erstellen
  7. Geben Sie den Namen und die Jobbezeichnung des Platzhalters ein
  8. Wählen Sie das Team aus, zu dem der Platzhalter gehören soll
  9. Klicken Sie auf Erstellen
Hinweis iconHinweis

Um Verwirrung zu vermeiden, wenn ein Platzhalter in mehreren Teams verwendet wird (z. B. „Projektmanager“), muss jeder Platzhalter einem bestimmten Team zugewiesen werden.

Sie können Platzhalter auch über den Tab Personen in Ihrem Kapazitätsplan erstellen.

  1. Gehen Sie zum Tab Personen
  2. Klicken Sie auf + Personen hinzufügen
  3. Gehen Sie zum Tab Platzhalter
  4. Klicken Sie auf + Neuen Platzhalter erstellen

Zuweisungen übertragen

Sobald Sie wissen, wer an den Platzhalter-Ressourcen arbeiten wird, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Platzhalter, wählen Sie Zuweisungen übertragen aus und geben Sie den Namen der Person ein, an die Sie die Zuweisungen übertragen möchten.

Verwalten Sie, wie die Kapazität gemessen wird

Entscheiden Sie bei der Planung eines Projekts, wie Sie die Kapazität messen möchten. Sie können zwischen prozentualer Verteilung, geschätzten Stunden oder einer einfachen Projekt- oder Personenzahl wählen. Es ist am besten, mit der Option zu arbeiten, die für Ihr Team am besten funktioniert.

Frame 629722 (1).png

Prozentuale Verteilung

Die prozentuale Zuweisung ist die häufigste und einfachste Möglichkeit, um zu messen, womit Personen ihre Zeit verbringen, ohne sich um die Berechnung von Stunden kümmern zu müssen.

Frame 629726.png

Im folgenden Beispiel soll Alan 90 % seiner Zeit für das Projekt „Globale Systemüberholung“ aufwenden. Beverly arbeitet an zwei Projekten, deren Termine sich überschneiden, und soll 80 % ihrer Zeit für jedes Projekt aufwenden. Da sie in einer Woche überlastet sein wird, wird die Kapazität rot angezeigt, was ihr, ihrem Team oder ihrem Vorgesetzten eine Vorwarnung gibt, um die Dinge zu verschieben oder für diese Zeit zusätzliche Hilfe zu holen.

Frame 629723 (1).png

Personen- oder Projektanzahl

Die Personen- oder Projektanzahl zeigt einfach die Gesamtzahl der Projekte an, an denen eine Person während der ausgewählten Zeit arbeitet, oder die Anzahl der Personen, die an einem bestimmten Projekt arbeiten. Im Beispiel sehen wir, dass Alan einige Wochen an einem Projekt und zwei Wochen an einem anderen Projekt arbeitet.

Frame 629725.png

Geschätzte Zeit

Die geschätzte Stundenzahl ist am besten, wenn Sie Projekte auf die Stunde genau planen und Zuweisungen anhand dieser Schätzungen erstellen möchten. Die geschätzten Stunden sind in der Regel am einfachsten, wenn Sie Woche für Woche planen, da Monate eine unterschiedliche Anzahl von Arbeitstagen haben.

Frame 629724.png

Kapazität anpassen

Wenn Sie mit Prozentzuweisungen oder geschätzten Stunden arbeiten, können Sie die Kapazität für jede Person im Menü anpassen. Sie können die Kapazität aller Personen gleich einstellen oder jede Person manuell anpassen. Für geschätzte Stunden gilt dies für die wöchentliche Kapazität.

Benachrichtigungen, Sichtbarkeit und Berechtigungen

Benachrichtigungen

Wenn Sie Personen mithilfe der Kapazitätsplanung einem Projekt zuweisen, werden sie nicht benachrichtigt. Nutzer erhalten keine Inbox-Benachrichtigung oder E-Mail, wenn sie einem Projekt zugewiesen wurden. Dies ist ideal für die Vorausplanung, da Sie Änderungen vornehmen, Dinge ausprobieren und sogar von vorne beginnen können – alles, ohne Ihr Team mit Benachrichtigungen oder Aufgaben zu verwirren, bis Sie bereit sind, es zu teilen.

Datenschutz und Berechtigungen

Wenn jemand einem Projekt zugewiesen wird, ist diese Zuweisung auf das Projekt beschränkt und nicht auf einen einzelnen Kapazitätsplan.

Das bedeutet zum Beispiel, dass, wenn ein Kapazitätsplan existiert, in dem Alan dem Projekt „Globale Systemüberholung“ zugewiesen ist, und ein Kolleg*in einen weiteren Kapazitätsplan erstellt, in dem er Alan hinzufügt, er sehen wird, dass er dem Projekt „Globale Systemüberholung“ für bestimmte Termine zugewiesen ist. Dies setzt voraus, dass der/die Kolleg*in über die Berechtigung verfügt, ein solches Projekt anzuzeigen.

Verwenden der API zum Erstellen oder Exportieren von Daten

Sie können Kapazitätsplandaten aktualisieren oder die Daten mit unserer API aus Asana exportieren. Um zu verstehen, wie die API funktioniert, ist es wichtig zu verstehen, wie Kapazitätspläne und Zuweisungen funktionieren. Zuweisungen ermöglichen es Asana, zu verfolgen und darzustellen, wie viel Zeit jeder Nutzer für verschiedene Projekte zur Verfügung hat. Wenn beispielsweise Sam im September 50 Stunden und im Oktober 40 Stunden für Projekt A eingesetzt wird, wären das zwei Zuweisungen.  Diese werden im Kapazitätsplan als zwei farbige Balken dargestellt.

Wenn ein Kapazitätsplan geladen wird, fragt Asana die Zuordnungs-API ab, um alle relevanten Zuordnungen für diesen Benutzer oder dieses Projekt abzurufen. Sie können dasselbe mit unserer API tun. Zuweisungen existieren auf Domain-Ebene, und Kapazitätspläne dienen als gefilterte Ansicht, um diese Daten zu präsentieren. Wenn Sie beispielsweise ein Teammitglied zu einem Kapazitätsplan hinzufügen, werden alle vorhandenen Zuweisungen über verschiedene Projekte hinweg automatisch abgerufen und angezeigt.

Alle Aktualisierungen der Zuweisungen eines Benutzers – unabhängig davon, ob es sich um die Anpassung der Zeit für ein Projekt oder die Übertragung auf eine andere Person handelt – werden sofort in allen Kapazitätsplänen berücksichtigt, in denen sie sich befinden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Kapazitätsplan immer die aktuellste Ressourcenverteilung anzeigt.

Sie können die Zuordnungs-API verwenden, um Daten zu exportieren und sie in alle von Ihnen verwendeten Berichtstools (Tableau, Power BI usw.) zu laden, um erweiterte Berichtsfunktionen zu erhalten.

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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