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Kapazitätsplanung

In diesem Artikel

Kapazitätspläne geben Führungskräften die Möglichkeit, Entscheidungen in Bezug auf die Ressourcenverteilung zu optimieren, indem sie die Projektpersonalbesetzung über lange Zeiträume hinweg visualisieren. Im Gegensatz zur Workload-Funktion, mit der Aufgabenzuweisungen verwaltet werden, können Sie mit Kapazitätsplänen Personen ganzen Projekten zuweisen und einen umfassenden Überblick darüber erhalten, wie Mitarbeitende über alle Arbeitsabläufe hinweg eingesetzt werden.

Beachten Sie, dass Kapazitätspläne und Workload derzeit nicht miteinander verknüpft sind. Einem/einer Kolleg*in kann in einem Kapazitätsplan ein Projekt zugewiesen sein, aber noch keine Aufgaben zugewiesen worden sein, oder umgekehrt.

Die Kapazitätsplanungsfunktion ist für Asana Enterprise und Enterprise+ sowie auf der bisherigen Stufe Legacy Enterprise verfügbar.

Einen Kapazitätsplan erstellen

Um einen Kapazitätsplan zu erstellen, navigieren Sie zu Ressourcen im Abschnitt Analytik in der Seitenleiste. Navigieren Sie zur Registerkarte „Kapazitätsplan“ und klicken Sie auf „+ Erstellen“.

Ressourcen zuweisen

Wenn Sie einen Kapazitätsplan erstellen, werden Ihnen zwei Tabs angezeigt: „Projekte“ und „Personen“.

Tab „Projekte“

Sie können unter „Projekte“ einzelne Projekte oder ganze Portfolios hinzufügen. Wenn Sie ein Portfolio hinzufügen, werden alle Projekte aus diesem Portfolio zum Kapazitätsplan hinzugefügt, und der Plan wird aktualisiert, wenn Projekte zum Portfolio hinzugefügt oder daraus entfernt werden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche + Projekt hinzufügen, um mit dem Hinzufügen von Projekten oder Portfolios zu beginnen. Um Ihr Team für die verschiedenen Projekte zu besetzen, fügen Sie für jedes Projekt den Namen oder die E-Mail-Adresse der Personen hinzu, die Sie zuweisen möchten.

Tab „Personen“

Sie können Ihr Team über den Tab „Personen“ hinzufügen, indem Sie oben links auf die Schaltfläche + Personen hinzufügen klicken und die Teamkollegen auswählen, die Sie für Projekte einsetzen möchten.

Fügen Sie dann Ihr Team hinzu, indem Sie oben links auf die Schaltfläche + Personen hinzufügen klicken und die Teamkollegen auswählen, die Sie für Projekte einsetzen möchten.

Sobald Sie Ihr Team hinzugefügt haben, ist es an der Zeit, Ressourcen zuzuweisen. Weisen Sie Ihrem Team Mitglieder für verschiedene Projekte zu, indem Sie im Kapazitätsplan auf das Profilbild des jeweiligen Teammitglieds klicken und „+ Projekt zur Zuweisung hinzufügen“ auswählen. Fügen Sie Projekte hinzu, an denen Ihre Mitarbeiter gerade arbeiten und in Zukunft arbeiten werden, um einen langfristigen Überblick über die Kapazität Ihres Teams zu erhalten.

Wenn einem/einer Kolleg*in in anderen Kapazitätsplänen (oder im anderen Tab) bereits Projekte zugewiesen sind, auch wenn diese Zuweisungen von anderen Personen vorgenommen wurden, werden Ihnen diese Zuweisungen weiterhin angezeigt. Voraussetzung dafür ist, dass Sie basierend auf den Datenschutzeinstellungen für das Projekt Ansichtszugriff für die betreffenden Projekte haben.

Capacity planning in Projects tab.png

Kapazität auf Portfolioebene

Die Kapazitätsplanung auf Portfolioebene bietet einen umfassenden Überblick über den Gesamtaufwand für alle Projekte in Ihren Portfolios, indem sie oben in den Tabs des Kapazitätsplans zusammenfassende Statistiken anzeigt. So können Sie den Gesamtaufwand (gemessen in Stunden, Personen, Monaten oder anderen Einheiten) für alle Projekte in Ihrem Portfolio einsehen.

Kapazitätsberechnungen auf Portfolioebene werden als zusammenfassende Zeile oben in den Tabs des Kapazitätsplans angezeigt.

Portfolio level capacity_total hours

Diese Übersichtszeile ermöglicht es Portfoliomanagern und Teamleitern:

  • Aggregierte Aufwandsstatistiken für alle Projekte in einem Portfolio anzeigen
  • Den Gesamtkapazitätsbedarf anhand verschiedener Einheiten (Stunden, Personen, Monate usw.) verfolgen
  • Die Ressourcenzuweisung in mehreren Projekten gleichzeitig nachverfolgen
  • Datenbasierte Entscheidungen über die Ressourcenverteilung treffen

Zuweisungen erstellen und bearbeiten

Um eine Zuweisung zu erstellen, klicken Sie einfach auf die Stelle, an der Sie sie hinzufügen möchten. Dadurch wird automatisch eine Zuweisung erstellt, die der Zeitzoomstufe (Tag, Woche, Monat) entspricht.

Sie können diese Zuweisungen verlängern oder verkürzen, indem Sie den Anfang oder das Ende auf die gewünschten Daten ziehen. Sie können die gesamte Zuweisung verschieben, wenn sich Pläne ändern. 

Massenaktionen

Sie können Zuweisungen in großen Mengen verschieben und löschen, indem Sie die Steuerungs- bzw. Befehlstaste gedrückt halten, die Zuweisungen auswählen und sie entweder alle zusammenziehen oder die Löschtaste drücken.

Im folgenden Beispiel sehen Sie, wie Sie Zuweisungen in großen Mengen verschieben, neu zuweisen und löschen können.

Bulk actions.gif

Zuweisen mehrerer Personen zu einem einzelnen Projekt

Über den Tab „Projekte“ können einem einzelnen Projekt mehrere Personen gleichzeitig zugewiesen werden. Sie können alle Personen anzeigen, die für ein Projekt eingesetzt sind, indem Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Projektnamen klicken und dann auf „Projektdetails anzeigen“ klicken.

Sehen Sie sich das GIF unten an, um zu erfahren, wie Sie Projektdetails schnell öffnen können, ohne den Kapazitätsplan zu verlassen.

Allocating multiple people to a single project.gif

Zuweisungen übertragen

Sie können alle Zuweisungen in einem Projekt auf einmal von einem Nutzer zu einem anderen übertragen, indem Sie die Funktion „Zuweisungen übertragen“ verwenden. Klicken Sie auf das 3-Punkte-Symbol neben dem Projektnamen, wählen Sie „Zuordnungen übertragen“ aus und geben Sie den Namen des Nutzers ein, dem die Arbeit zugewiesen werden soll. Im folgenden Bild finden Sie weitere Details.

Transfer allocations.gif

Nach Personen filtern

Über den Tab „Personen“ können Sie schnell nach bestimmten Teamkollegen filtern, indem Sie deren Namen oder Jobbezeichnung eingeben. Wenn Sie nur das Arbeitspensum der Mitglieder des IT-Teams anzeigen möchten, geben Sie „IT“ ein und klicken Sie auf „Alle auswählen“.

Sie können die Personenliste in Ihrem Kapazitätsplan mithilfe von benutzerdefinierten Feldern für Nutzer filtern. So können Sie sich bei der Zuweisung von Arbeit auf bestimmte Personengruppen konzentrieren, basierend auf Merkmalen wie Rolle, Fähigkeiten, Team oder Standort.

Beachten Sie, dass Jobtitel über die Admin-Konsole verwaltet werden. Abhängig von den Einstellungen Ihres Unternehmens können sie auch von jeder einzelnen Person verwaltet werden.

Administratoren können Jobtitel direkt über den Tab „Personen“ bearbeiten. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Namen der Person und dann auf „Profil bearbeiten“. Von dort aus können Administratoren den Jobtitel ändern.

Edit job titles

Projekte filtern

Sie können Filter verwenden, um bestimmte Projekte auszublenden, und zwar sowohl im Projekte- als auch im Personen-Tab innerhalb eines Kapazitätsplans.

Wählen Sie unter dem Tab „Projekte“ die Option „Filtern“ aus. Wählen Sie anschließend aus, ob Sie bestimmte Projekte ausblenden möchten, oder klicken Sie auf Filter hinzufügen und wählen Sie bestimmte Kriterien aus, z. B. benutzerdefinierte Felder, Projektstatus oder Projekt-Fälligkeitsdatum. Sie können den Filter verwenden, um beispielsweise nur Projekte anzuzeigen, deren Status „Gefährdet“ lautet und die in den nächsten 3 Monaten fällig sind.

Filtering out projects via the projects tab

Auf dieselbe Weise können Sie im Tab „Personen“ festlegen, dass nur bestimmte Projekte oder Projekte, die bestimmten Kriterien entsprechen, angezeigt werden sollen. Klicken Sie im Tab „Personen“ auf „Filtern“ und wählen Sie Ihre Filterkriterien aus.

Filtering out projects

Gespeicherte Ansichten als neue Tabs in Ihrem Kapazitätsplan erstellen

Kapazitätspläne unterstützen die Erstellung gespeicherter Ansichten als neue Tabs. Weitere Informationen zu gespeicherten Ansichten finden Sie in diesem Artikel über die Anpassung von Projekten und Ansichten.

Zuweisungen löschen und duplizieren

Deleting and duplicating allocations

Sie können beliebige Zuweisungen löschen, indem Sie die Zuweisung auswählen und dann die Entf-Taste drücken oder mit der rechten Maustaste darauf klicken.

Sie können Zuweisungen duplizieren, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und Zuweisung duplizieren auswählen.

Nach benutzerdefinierten Feldern gruppieren

Sie können Kapazitätsansichten nach benutzerdefinierten Feldern gruppieren, um zu verstehen, wie die Arbeit verteilt ist. Mithilfe der Gruppierung können Sie Ungleichgewichte schnell erkennen und die Kapazität team-, rollen- oder projektkategorieübergreifend vergleichen, ohne die zugrunde liegenden Zuweisungen zu ändern.

In der Personen-Ansicht von Kapazitätsplänen und in der unternehmensweiten Workload können Sie nach benutzerdefinierten Feldern für Nutzer*innen gruppieren. Öffnen Sie „Ressourcenverwaltung“, wählen Sie Ihren Kapazitätsplan aus und klicken Sie auf „Personen“. Klicken Sie auf „Gruppieren“ und wählen Sie ein benutzerdefiniertes Benutzerfeld aus, um Gruppen zu erstellen, die Werte wie Rolle, Standort oder Team widerspiegeln.

In der Projektansicht von Kapazitätsplänen können Sie nach benutzerdefinierten Projektfeldern gruppieren. Öffnen Sie „Ressourcenverwaltung“, wählen Sie Ihren Kapazitätsplan aus und klicken Sie auf „Projekte“. Klicken Sie auf „Gruppieren“ und wählen Sie ein benutzerdefiniertes Projektfeld aus, um die Arbeit nach Attributen wie Priorität, Business-Bereich oder Programm zu organisieren.

Hinweis iconHinweis

Weitere Informationen darüber, wie Sie benutzerdefinierte Felder für Nutzer hinzufügen können, finden Sie in unserem Artikel zu benutzerdefinierten Feldern für Nutzer.

Die Zuteilung von Ressourcen mithilfe von Platzhaltern

Verfügbar für Asana Enterprise und Enterprise+.

Mit Platzhaltern können Sie Kapazität für anstehende Arbeiten reservieren, ohne sofort bestimmte Personen zuzuweisen. Durch die Verwendung von Platzhaltern können Teams die Arbeitsbelastung genauer prognostizieren, Überlastungen vermeiden und eine gerechte Verteilung der Aufgaben unter den Teammitgliedern sicherstellen.

So erstellen Sie einen Platzhalter:

  1. Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Ressourcenplanung.
  2. Klicken Sie auf Ihren Kapazitätsplan.
  3. Klicken Sie auf den Tab „Projekte“
  4. Klicken Sie unter dem gewünschten Projekt auf + Eine Person oder einen Platzhalter hinzufügen
  5. Klicken Sie auf den Tab „Platzhalter“
  6. Klicken Sie auf + Neuen Platzhalter erstellen
  7. Geben Sie den Namen und die Jobbezeichnung des Platzhalters ein
  8. Wählen Sie das Team aus, zu dem er gehören soll
  9. Klicken Sie auf Erstellen
Hinweis iconHinweis

Um Verwechslungen zu vermeiden, wenn ein Platzhaltername in mehreren Teams verwendet wird (z. B. „Projektmanager“), muss jeder Platzhalter einem bestimmten Team zugewiesen werden.

Sie können Platzhalter auch über den Tab „Personen“ in Ihrem Kapazitätsplan erstellen.

  1. Gehen Sie zum Tab „Personen “
  2. Klicken Sie auf + Personen hinzufügen
  3. Gehen Sie zum Tab Platzhalter
  4. Klicken Sie auf + Neuen Platzhalter erstellen

Zuweisungen übertragen

Sobald Sie wissen, wer an den Platzhalter-Ressourcen arbeiten wird, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Platzhalter, wählen Sie Zuordnungen übertragen aus und geben Sie den Namen der Person ein, auf die Sie die Zuordnungen übertragen möchten.

Legen Sie fest, wie die Kapazität gemessen wird

Entscheiden Sie bei der Planung eines Projekts, wie Sie die Kapazität messen möchten. Sie können zwischen einer prozentualen Verteilung, geschätzten Stunden oder einfach dem Projekt oder den beteiligten Personen wählen. Am besten verwenden Sie durchgängig die Option, die für Ihr Team am besten funktioniert.

Frame 629722 (1).png

Prozentuale Verteilung

Die prozentuale Zuweisung ist die gängigste und einfachste Art, um zu messen, womit Mitarbeiter ihre Zeit verbringen, ohne sich um die Berechnung der Stunden kümmern zu müssen.

Frame 629726.png

Im folgenden Beispiel soll Alan 90 % seiner Zeit für das Projekt „Überarbeitung des globalen Systems“ aufwenden. Beverly arbeitet an zwei Projekten, deren Fälligkeitstermine sich überschneiden, und soll 80 % ihrer Zeit für jedes dieser Projekte aufwenden. Da sie in einer Woche überlastet sein wird, wird die Kapazität rot angezeigt, was ihr, ihrem Team oder ihrem Vorgesetzten einen Hinweis gibt, um Aufgaben zu verschieben oder für diesen Zeitraum zusätzliche Unterstützung zu holen.

Frame 629723 (1).png

Anzahl der Personen oder Projekte

Die Personen- oder Projektanzahl zeigt einfach die Gesamtzahl der Projekte an, an denen eine Person während des ausgewählten Zeitraums arbeitet, oder die Anzahl der Personen, die an einem bestimmten Projekt arbeiten. In diesem Beispiel sehen wir, dass Alan in einigen Wochen an einem Projekt arbeitet und in anderen Wochen an zwei Projekten gleichzeitig.

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Geschätzte Zeit

Die geschätzten Stunden eignen sich am besten, wenn Sie Projekte auf die Stunde genau planen und auf der Grundlage dieser Schätzungen Zuweisungen vornehmen möchten. Die geschätzten Stunden sind in der Regel am einfachsten zu handhaben, wenn Sie Woche für Woche planen, da die Anzahl der Arbeitstage in den einzelnen Monaten variiert.

Frame 629724.png

Kapazität anpassen

Wenn Sie mit prozentualen Zuweisungen oder der voraussichtlichen Stundenzahl arbeiten, können Sie die Kapazität für jeden Mitarbeitenden im Menü anpassen. Sie können die Kapazität für alle Personen gleich festlegen oder sie für jede Person manuell anpassen. Bei den geschätzten Arbeitsstunden bezieht sich dies auf die Wochenkapazität.

Benachrichtigungen, Datenschutz und Berechtigungen

Benachrichtigungen

Wenn Personen mithilfe der Kapazitätsplanung einem Projekt zugewiesen werden, werden sie nicht benachrichtigt – Nutzer erhalten keine Inbox-Benachrichtigung und keine E-Mail, wenn sie einem Projekt zugewiesen werden. Dies ist ideal für die Vorausplanung, da Sie Änderungen vornehmen, Dinge ausprobieren und sogar von vorne beginnen können – und das alles, ohne Ihr Team mit Benachrichtigungen oder Aufgaben zu verwirren, bis Sie bereit sind, das Projekt zu teilen.

Datenschutz und Berechtigungen

Wenn eine Person einem Projekt zugewiesen wird, gilt diese Zuweisung für das gesamte Projekt und ist nicht an einen einzelnen Kapazitätsplan gebunden.

Das bedeutet zum Beispiel: Wenn es einen Kapazitätsplan gibt, in dem Alan dem Projekt „Global Systems Overhaul“ zugewiesen ist, und ein*e Kolleg*in einen weiteren Kapazitätsplan erstellt, in den er/sie Alan hinzufügt, wird er/sie sehen, dass Alan für bestimmte Termine dem Projekt „Global Systems Overhaul“ zugewiesen ist. Voraussetzung dafür ist, dass der/die Kolleg*in über die Berechtigung verfügt, ein solches Projekt anzuzeigen.

Verwenden der API zum Erstellen oder Exportieren von Daten

Sie können Kapazitätsplandaten aktualisieren oder die Daten über unsere API aus Asana exportieren. Um zu verstehen, wie die API funktioniert, ist es wichtig, zu wissen, wie Kapazitätspläne und Zuweisungen funktionieren. Mithilfe von Zuweisungen kann Asana nachverfolgen und anzeigen, wie viel Zeit jedem Nutzer für verschiedene Projekte zugewiesen ist. Wenn beispielsweise Sam im September 50 Stunden und im Oktober 40 Stunden für Projekt A eingesetzt wird, wären das zwei Zuweisungen.  Diese werden im Kapazitätsplan als zwei farbige Balken angezeigt.

Jedes Mal, wenn ein Kapazitätsplan geladen wird, fragt Asana die Zuordnungs-API ab, um alle relevanten Zuordnungen für den jeweiligen Nutzer oder das jeweilige Projekt abzurufen. Sie können dasselbe mit unserer API tun. Zuweisungen existieren auf Domain-Ebene, und Kapazitätspläne dienen als gefilterte Ansicht, um diese Daten darzustellen. Wenn Sie beispielsweise ein Teammitglied zu einem Kapazitätsplan hinzufügen, werden alle bestehenden Zuweisungen dieser Person für verschiedene Projekte automatisch abgerufen und angezeigt.

Alle Aktualisierungen der Zuweisungen eines/einer Nutzer*in – sei es die Anpassung der Arbeitszeit für ein Projekt oder die Übertragung der Arbeitszeit auf eine andere Person – werden sofort in allen Kapazitätsplänen, in denen diese Person enthalten ist, berücksichtigt. Dadurch wird sichergestellt, dass der Kapazitätsplan immer die aktuellste Ressourcenverteilung anzeigt.

Sie können die Zuweisungs-API verwenden, um Daten zu exportieren und in alle von Ihnen verwendeten Berichtstools (Tableau, Power BI usw.) zu laden, um erweiterte Berichtsanforderungen zu erfüllen.

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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