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この記事の内容

Asana を使うお客様が便利さを実感するのが、Asana で仕事をつなげると、さまざまな場所にその仕事が現れ、重複もなくコンテキストが失われることもない点。

@メンションを使ってチームメイトに呼び掛け、仕事を参照する

@ mentioning

@メンションの使い方:

「@」を入力し、続けてタスク名、プロジェクト名、メッセージ、またはメンバー名を入力します。

@メンションは、説明またはコメントフィールド内で、他のプロジェクトやメッセージ、チームメイト、タスクへのリンクを作成できます。

@メンションが便利な場合

  • 背景情報へのリンク: 他のタスクやプロジェクト、メッセージを @メンションすると、それまでの仕事の履歴やコンテキストに即座にアクセスできるため、チームメイトがこの情報を検索しなくて済みます。

  • 関連するタスクを知らせる: タスクが別のタスクと関連する場合、コメントやタスクの説明でそのタスクを @メンションすることで、他に関連する仕事が進行中であることをチームメイトに知らせることができます。

  • 特定のチームメイトに向けたコメント: タスクや会話でチームメイトを @メンションすると、そのユーザーはフォロワーとして追加されます。フォロワーには通知が送信されるので、コメントを確実に確認してもらうことができます。

マルチホーミング: 同じタスクを複数のプロジェクトに追加して仕事の重複を防ぐ

Tab + P を押すと表示される+ ボタンを使って、タスクを必要に応じて複数のプロジェクトに追加できます。タスクが更新された場合、変更内容は追加したすべてのプロジェクトに反映されます (複数のプロジェクト内で表示されているだけで両者は同一のタスクであるため)。

タスクを複数のプロジェクトに追加すると便利な場合

  • 会議でタスクについて話し合いたいとき: 元のプロジェクトにそのタスクを入れたまま、会議のプロジェクトに追加します。そうすれば議題にするのを忘れることなく、しかも関連する仕事のコンテキストに基づいてタスクを確認できます。

  • タスクが複数のプロジェクトに関連している場合: 2 つのチームが関わる引き継ぎや仕事のタスクを両方のチームのプロジェクトに追加します。これで、そのタスクに関する情報やメッセージが重複することなく、全員が進捗を追跡できます。

  • タスクが経営レベルの目標やマイルストーンに関連している場合: プロジェクトを使って、チームや会社で目標を追跡します。目標を達成するためのステップを追跡するプロジェクトがある場合、目標タスクを目標プロジェクトとイニシアチブを追跡するプロジェクトの両方に入れておきましょう。

依存関係を使って仕事を適切なタイミングと順番でスタートする

タスク同士の依存関係を設定すれば、タスクの引き継ぎがはっきりとし、スムーズに行えます。チームメイトは、誰の仕事をブロックしているのか、誰の仕事の完了を待っているかがわかります。この設定は、タスクの中でも行えますし、タイムラインビューでタスクをドラッグ & ドロップしても行えます。

Drawing Dependencies Gif

ノート iconノート

最初のタスクで期日が変更されると通知が届き、必要に応じて依存するタスクの期日を更新できます。

依存関係を使用するタイミング

カスタムフィールドを使って、具体的な詳細を絞り込み、ソートし、追跡する

プロジェクトにカスタムフィールドを追加することで、各タスクでより詳細な情報を管理できるようになります。組織のプロジェクトや業務において、進捗状況、ステータス、コスト、作業量、優先順位など、さまざまなデータを簡単に追跡できるよう、目的に応じた種類のカスタムフィールドを作成することができます。

カスタムフィールドの活用シーン

以下のような場合にカスタムフィールドの使用をお勧めします。

  • プロジェクト内のすべてのタスクに共通のデータを追加したい場合
  • プロジェクト全体で管理が必要な標準的な情報 (優先順位、工数、作業工程など) がある場合
  • プロジェクトの各タスクにおいて、チームメイトに特定の情報を必ず入力してもらいたい場合
  • 優先順位、作業時間、進捗段階などの特定のデータ項目で検索やレポート作成を行う必要がある場合

フォームを活用してプロジェクトの要旨やリクエストの詳細を収集し、より迅速なアクションを実現

これまでチームは文書やメールを使って依頼を出したり、プロジェクトの要件を説明したりしてきたかもしれません。しかし、そういった方法では情報が整理されておらず不完全になりがちで、見落としはなくても混乱や作業の遅延を招くことがあります。代わりに、フォームを作成することでリクエストプロセスを標準化できます。フォームで送信された情報は特定のプロジェクトに接続され、必要な情報を事前に収集し、一元管理することができます。

フォームのリンクを共有すれば、Asana を利用していない方でもフォームを送信できます。送信された回答内容はプロジェクト内のタスクとして作成され、優先順位を付けて管理できます。

ノート iconノート

フォームの設定は以下の手順で行うことができます。

連携機能を活用して、各種ツールやメール間でシームレスに業務を連携

Asana は業務の管理や調整をサポートするツールですが、多くのユーザーは Google Workspace アプリ、Microsoft、Slack、Adobe Creative Cloud など、様々なツールを併用しています。

そのため、Asana は主要なツールやアプリとの連携をサポートしており、すべての作業を接続し、重複した作業を減らし、よりシームレスなコラボレーションを実現します。特にメールやメッセージツールとの連携は強力で、会話をアクションに結びつけることができます。Gmail アドオン、Outlook アプリ、Slack との連携を利用すれば、ツールを切り替えることなく、会話の内容をタスクに変換できます。また、クリエイティブ業務においては、Adobe Creative Cloud 連携により、Illustrator、Photoshop、InDesign 上で直接 Asana のタスクを確認し、作業を進めることができます。

SCREENSHOT of Adobe Creative Cloud integration with Asana task visible in Adobe program
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すべての Asana 連携アプリは、アプリページでご覧いただけます。

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この記事は AI によって翻訳されています。

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