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使用時程表和預算附加元件追蹤專案預算和進度

在本文中

Starter 版、Advanced版、Enterprise 版和Enterprise+版皆可使用此附加元件。

時程表可協助您記錄自己在 Asana 中多個工作分組中花費的時間。作為時間提交者，您可以針對特定任務或一般專案工作記錄時數，並提交您的每週記錄以供審核。在本文中，您將瞭解如何存取您的時程表、使用預填功能以及記錄時間。

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專案預算

藉助專案預算，您可以規劃和預測預算。

存取專案預算

您可以透過兩種方式存取專案預算：

  1. 點選您專案名稱旁的下拉式選單，然後選擇「設定專案預算」
  2. 導覽至專案的「概觀」標籤，向下捲動至預算列，然後按一下該列上的設定按鈕
注意 icon注意

您必須是專案管理員才能存取專案預算。

專案預算進度列

進度列將顯示實際工作相較於已規劃工作的進度，以及剩餘的工作量。

選擇預算類型

您可以透過時數或成本追蹤您的預算。您還可以在這兩種衡量類型之間切換。

為預算設定閾值通知

使用者可以指定一個門檻值，表示他們希望在達到該門檻值時收到有關預算進度的通知。 

若要啟用預算通知，請按照以下步驟操作：

  1. 在已設定預算的專案中開啟預算對話框
  2. 開啟閾值通知的設定
  3. 指明應將實際成本與哪個值進行比較，以及使用者希望在達到多少百分比時收到通知。

專案集中的專案預算彙總

使用者可以在專案集層級查看多個專案的預算，以便根據專案的預算類型了解成本或時間的匯總情況。

  1. 導覽至專案集的清單檢視。
  2. 確保已新增具有預設預算的專案。(請注意：請使用「新增工作」來新增專案。)
  3. 按一下清單檢視右上角的+圖示，即可新增新的欄位。
  4. 選擇其中一個預算選項，以新增彙總：
    1. 預算 (時間)：新增「預計時間 (總計)」、「實際時間 (總計)」和「預算時間」的彙總。
    2. 預算 (成本)：新增「預計成本 (總計)」、「實際成本 (總計)」和「預算成本」的彙總。

注意 icon注意

只有擁有適當權限的人員才能查看成本彙總。

預估成本或時間

對於預估成本，您可以從兩個來源中選擇：工作量計劃或任務。

工作量計劃

可在 Enterprise 版和 Enterprise+ 版層級上使用 。

隨著團隊成員被分配到專案中，您將能夠在工作量計劃檢視中，根據費率查看成本明細。

每人的總成本將顯示在工作量計劃中，總成本將顯示在專案預算中。

任務

如果是根據任務的預估時間進行分配，則會直接與專案相關聯，以提供該專案的預算，預算可以是以小時數或成本額計算，具體取決於您的選擇。

實際成本或時間

實際成本將根據提交的時間追蹤或時程表中的實際時間計算。您可以將實際成本按可計費、不可計費或所有時間進行細分。這取決於您設定實際成本的方式。

資源管理中的成本

設定費率後您就可以在工作量規劃和工作負荷檢視中檢視成本。

  1. 前往「工作負荷」或「工作量規劃」檢視。
  2. 在投入量下拉式功能表中，選擇「預計時間」或「實際時間」。然後將「成本」切換為開啟。 
 

成本資料的設計旨在確保只有合適的人員才能編輯和查看這些資料。

  • 費率管理：只有專案管理員能夠為特定專案中的使用者設定每小時費率。
  • 成本可視度：只有特定專案的專案系統管理員才能在工作負荷和工作量規劃檢視中看到與該專案相關的成本資料。

設定人員費率（成本衡量方式）

如果您已選擇「成本」作為衡量類型，您可以為參與專案的人員指定每小時費率。您也可以在其工作量規劃檢視中維護此費率。

若要為人員或預留位置設定費率：

  1. 在專案預算設定中，向下捲動至「人員和價格」區段。
  2. 在「新增人員」搜尋列內點選，然後選擇人員或預留位置。
  3. 輸入或選取人員，然後點選「新增」，即可將其新增至您的資源庫中。
  4. 點選「費率」方塊，然後輸入一個數字。 
  5. 按一下X ，即可從預算中移除費率。
  6. 點選「儲存費率」，即可儲存在「人員和費率」區段中所做的任何新變更。

幾項其他備註：

  • 企業版和 Enterprise+ 版層級提供了預留位置和工作量計劃功能，因此使用者必須擁有 Enterprise 版或 Enterprise+ 版基本授權，才能透過時程表和預算附加元件使用這些功能。
  • 使用者可以在每個專案的資源庫中設定最多 500 位人員或預留位置。
  • 個人毋需成為專案成員即可列入費率清單中。若有人在專案進行期間離開，其費率仍會顯示在資源庫中，並需要手動移除。 
 

批次新增團隊和費率至專案

如果您是專案管理員，您可以將整個 Asana 團隊批量新增至專案中，這樣您就能快速、一致地為專案配置人員，而且每次都能使用正確、標準化的費率。

若要新增團隊至專案，請進行以下操作：

  1. 開始輸入團隊名稱
  2. 搜尋功能會找到您有權存取的團隊，包括您所屬的團隊和公開團隊。
  3. 從搜尋結果中，透過點選或使用鍵盤來選擇團隊
注意 icon注意

成員人數超過 200 人的團隊無法批次新增，且在搜尋結果中會以灰色顯示。單一專案的專案人員不能超過 500 人。系統會阻止您新增超過此上限的團隊。

當您點選以新增所選團隊時，系統會拍攝一張該團隊目前成員狀態的一次性快照 。系統會將該團隊中的每個人分別新增至您的專案預算設定清單中。如果某位人員已經在專案清單中，或者他們是您所選多個團隊的成員，那麼他們只會顯示一次。

注意 icon注意

這不是動態同步。如果日後有新人員新增至 Asana 團隊，他們不會自動新增至此專案。您需要分別新增他們。

連同人員一起匯入費率

 如果您的團隊在數字型自訂欄位中已定義了費率，您可以直接匯入這些費率。

若要匯入費率：

  1. 在每個已選擇的團隊圓形按鈕旁邊，會出現一個下拉式功能表。此功能表將列出該團隊中您有權查看的所有數字型自訂欄位。
  2. 選擇想要的自訂欄位
注意 icon注意

所有數字將自動四捨五入至小數點後兩位。如果欄位格式為百分比，則會轉換為數字。

為了防止意外資料遺失，系統不會自動覆寫費率。相反地，系統將匯入所有費率，並要求您手動解決問題。 

Note icon注意

This article has been AI-translated.

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