Email Bridge consente alle persone che non hanno un account Asana di creare attività in un progetto Asana inviando un'email a un indirizzo email di supporto o di ricezione (ad esempio, support@yourcompany.com).
Quando quell'email viene inoltrata all'indirizzo email di Asana del progetto, viene creata automaticamente un'attività. Se il mittente esterno risponde all'email di notifica che riceve, la sua risposta viene aggiunta come commento all'attività, mantenendo la conversazione in un thread senza che debba accedere ad Asana.
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Configurazione dei domini email verificati
Prima che la tua organizzazione possa utilizzare Email Bridge, un amministratore dell'organizzazione deve verificare un dominio di invio nella Console di amministrazione. Questo passaggio dimostra che la tua organizzazione possiede il dominio e autorizza Asana a inviare email per suo conto, in modo che le email di notifica a mittenti esterni appaiano come provenienti dal tuo dominio anziché direttamente da Asana.
Per iniziare, vai alla Console di amministrazione e seleziona Impostazioni. Clicca su Domini email verificati per aprire la pagina di gestione del dominio. Da qui, puoi visualizzare tutti i domini esistenti verificati o in sospeso e puoi attivare l'opzione Consenti l'invio dai domini verificati una volta che un dominio è stato verificato.
Per aggiungere un nuovo dominio, clicca su Aggiungi dominio email.
Nella finestra di dialogo che appare, inserisci il tuo dominio email (la parte del tuo indirizzo email che segue la chiocciola (@), ad esempio acme.org) e il tuo dominio per le email non recapitate (sottodominio) (ad esempio, mail.acme.org). Il dominio bounce viene utilizzato per l'autenticazione delle email e la gestione dei messaggi non recapitati e non è l'indirizzo che vedranno i tuoi utenti. Clicca su Invia per procedere.
Dopo l'invio, Asana genera una serie di record DNS che devi aggiungere alle impostazioni DNS del tuo dominio. Clicca su Visualizza record DNS per vedere i record MX, TXT e CNAME richiesti. Aggiungi ogni record al tuo provider DNS, quindi torna alla Console di amministrazione per completare la verifica. L'applicazione delle modifiche DNS può richiedere fino a 72 ore e i tentativi di verifica scadono dopo 28 giorni.
Record MX (Mail Exchanger). Il record MX (Mail Exchanger) è responsabile dell'instradamento della posta in arrivo. Configurando questo record per il tuo sottodominio Bounce (ad esempio, mail.acme.org), indichi a Internet di restituire al sistema di Asana qualsiasi notifica automatica non andata a buon fine da Asana per il monitoraggio.
Record TXT (testo): verifica l'autorizzazione del mittente e previene lo spam. Specifica pubblicamente quali server esterni sono autorizzati a inviare email per conto della tua azienda. L’aggiunta del record TXT specifico di Asana indica ai server di posta elettronica riceventi, come Gmail o Outlook, che Asana è un mittente attendibile, contribuendo a garantire che le notifiche automatiche relative ai progetti non vengano bloccate o contrassegnate come spam.
Record CNAME (Canonical Name): abilita la firma crittografica (DKIM). Un record CNAME mappa un alias a un nome di dominio principale. Asana usa tre record CNAME distinti per stabilire il DKIM (DomainKeys Identified Mail). Funziona come una firma digitale sicura apposta su ogni email di notifica inviata a un cliente esterno. Dimostra matematicamente che l'email proviene davvero dalla tua azienda e non è stata modificata durante il transito.
AWS SES richiede tre record CNAME per ruotare le chiavi di sicurezza senza problemi dietro le quinte senza interrompere il flusso di posta. Anche se solo una chiave firma attivamente le tue email in un dato momento, gli altri due record consentono ad AWS di preparare in anticipo la chiave successiva e di tenere un backup pronto per un passaggio di consegne automatizzato e senza intoppi.
Una volta completata la verifica, il dominio passa da Domini email in sospeso all'elenco dei domini verificati e l'opzione Consenti l'invio dai domini verificati diventa disponibile.
Nota: puoi modificare il dominio per le email non recapitate solo dopo che il dominio email è stato completamente verificato.
Dopo che un amministratore dell'organizzazione ha verificato un dominio di invio, i titolari del progetto possono collegare quel dominio al proprio progetto e configurare la propria casella di posta elettronica esterna per inoltrare i messaggi in arrivo ad Asana. Gli utenti esterni possono quindi creare attività e aggiungere commenti semplicemente inviando email o rispondendo a esse, senza bisogno di un account Asana.
Come configurare l'inoltro email per un progetto
Per collegare un dominio verificato al tuo progetto, apri il progetto e clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra. Seleziona Email nel pannello che appare. Vedrai l'indirizzo email Asana del progetto elencato in Aggiungi attività via email. Puoi cliccare su Copia per copiare questo indirizzo da utilizzare nella configurazione dell'inoltro.
Per configurare le impostazioni avanzate, scorri verso il basso e clicca su Gestisci l'inoltro delle email in Advanced settings. La finestra di dialogo Impostazioni avanzate delle email si apre nella scheda Gestisci l'inoltro delle email.
Se l'amministratore non ha ancora verificato un dominio, vedrai un avviso che ti chiede di contattarlo. Una volta verificato un dominio, selezionalo dalla Sezione Dominio verificato, quindi copia l'indirizzo email di Asana mostrato in Inoltro email e aggiungilo come destinazione di inoltro nel tuo client di posta elettronica esterno (come Gmail o Outlook).
Nota: assicurati che il tuo dominio sia verificato; in caso contrario, il ponte di posta elettronica non funzionerà.
Per abilitare la creazione automatica di attività, configura la tua casella di posta elettronica esterna (ad esempio, support@yourcompany.com) in modo che inoltri automaticamente i messaggi in arrivo all'indirizzo email Asana del progetto. Quando arriva un'email inoltrata, Asana crea una nuova attività utilizzando l'oggetto dell'email come titolo dell'attività e il corpo dell'email come descrizione dell'attività.
Come configurare le risposte automatiche alle email
Puoi configurare le risposte automatiche per informare i mittenti esterni quando la loro email crea un'attività. Nella finestra di dialogo Impostazioni avanzate delle email, clicca sulla scheda Automatizza le risposte alle email.
Clicca su Aggiungi per creare una nuova risposta automatica, ad esempio una conferma di “Attività ricevuta”. Puoi anche caricare un logo in Personalizza le email per personalizzare le email di risposta automatica inviate ai mittenti esterni. Un'anteprima dell'email viene visualizzata nella parte inferiore del pannello.
Come gli utenti esterni interagiscono con le attività
Quando un utente esterno invia un'email che crea un'attività, riceve un'email di notifica dal tuo dominio verificato. Se l'utente esterno risponde a quell'email di notifica, la sua risposta viene automaticamente aggiunta come commento all'attività di Asana corrispondente. In questo modo la conversazione rimane in un thread ed è visibile al tuo team all'interno di Asana, senza che l'utente esterno debba creare un account Asana o accedere.
