Email Bridge consente alle persone che non hanno un account Asana di creare attività in un progetto Asana inviando un'email a un indirizzo email di supporto o di ricezione (ad esempio, support@yourcompany.com).
Quando quell'email viene inoltrata all'indirizzo email di Asana del progetto, viene creata automaticamente un'attività. Se il mittente esterno risponde all'email di notifica che riceve, la sua risposta viene aggiunta come commento all'attività, mantenendo la conversazione in un thread senza che debba accedere ad Asana.
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Configurazione dei domini email verificati
Prima che la tua organizzazione possa utilizzare Email Bridge, un amministratore dell'organizzazione deve verificare un dominio di invio nella Console di amministrazione. Questo passaggio dimostra che la tua organizzazione possiede il dominio e autorizza Asana a inviare email per suo conto, in modo che le email di notifica a mittenti esterni appaiano come provenienti dal tuo dominio anziché direttamente da Asana.
Per iniziare, vai alla Console di amministrazione e seleziona Impostazioni. Clicca su Domini email verificati per aprire la pagina di gestione del dominio. Da qui, puoi visualizzare tutti i domini esistenti verificati o in sospeso e puoi attivare l'opzione Consenti l'invio dai domini verificati una volta che un dominio è stato verificato.
Per aggiungere un nuovo dominio, clicca su Aggiungi dominio email.
Nella finestra di dialogo che appare, inserisci il tuo dominio email (la parte del tuo indirizzo email che segue la chiocciola (@), ad esempio acme.org). Clicca su Invia per procedere.
Dopo l'invio, Asana genera una serie di record CNAME che devi aggiungere alle impostazioni DNS del tuo dominio. Clicca su Visualizza record DNS per vedere i record CNAME richiesti. Aggiungi ogni record al tuo provider DNS, quindi torna alla Console di amministrazione per completare la verifica. L'applicazione delle modifiche DNS può richiedere fino a 72 ore e i tentativi di verifica scadono dopo 28 giorni.
Record CNAME (Canonical Name): abilita la firma crittografica (DKIM). Un record CNAME associa un alias a un nome di dominio principale. Asana usa tre record CNAME distinti per stabilire il DKIM (DomainKeys Identified Mail). Funziona come una firma digitale sicura apposta su ogni email di notifica inviata a un cliente esterno. Dimostra matematicamente che l'email proviene davvero dalla tua azienda e non è stata modificata durante il transito.
AWS SES richiede tre record CNAME per ruotare le chiavi di sicurezza senza problemi dietro le quinte senza interrompere il flusso di posta. Anche se solo una chiave firma attivamente le tue email in un dato momento, gli altri due record consentono ad AWS di preparare in anticipo la chiave successiva e di mantenere un backup pronto per un passaggio di consegne fluido e automatizzato.
Una volta completata la verifica, il dominio passa da Domini email in sospeso all'elenco dei domini verificati e l'opzione Consenti l'invio dai domini verificati diventa disponibile.
Dopo che un amministratore dell'organizzazione ha verificato un dominio di invio, i titolari del progetto possono collegare quel dominio al proprio progetto e configurare la propria casella di posta elettronica esterna per inoltrare i messaggi in arrivo ad Asana. Gli utenti esterni possono quindi creare attività e aggiungere commenti semplicemente inviando email o rispondendo a esse, senza bisogno di un account Asana.
Come configurare l'inoltro email per un progetto
Per collegare un dominio verificato al tuo progetto, apri il progetto e clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra. Seleziona Email nel pannello che appare. Vedrai l'indirizzo email Asana del progetto elencato in Aggiungi attività via email. Puoi cliccare su Copia per copiare questo indirizzo da utilizzare nella configurazione dell'inoltro.
Per configurare le impostazioni avanzate, scorri verso il basso e clicca su Gestisci l'inoltro delle email in Advanced settings. La finestra di dialogo Impostazioni avanzate delle email si apre nella scheda Gestisci l'inoltro delle email.
Se l'amministratore non ha ancora verificato un dominio, vedrai un avviso che ti chiede di contattarlo. Una volta verificato un dominio, selezionalo dalla Sezione Dominio verificato, quindi copia l'indirizzo email di Asana mostrato in Inoltro email e aggiungilo come destinazione di inoltro nel tuo client di posta elettronica esterno (come Gmail o Outlook).
Nota: assicurati che il tuo dominio sia verificato; in caso contrario, il ponte di posta elettronica non funzionerà.
Per abilitare la creazione automatica di attività, configura la tua casella di posta elettronica esterna (ad esempio, support@yourcompany.com) in modo che inoltri automaticamente i messaggi in arrivo all'indirizzo email Asana del progetto. Quando arriva un'email inoltrata, Asana crea una nuova attività utilizzando l'oggetto dell'email come titolo dell'attività e il corpo dell'email come descrizione dell'attività.
Come configurare le risposte automatiche alle email
Puoi configurare le risposte automatiche per informare i mittenti esterni quando la loro email crea un'attività. Nella finestra di dialogo Impostazioni avanzate delle email, clicca sulla scheda Automatizza le risposte alle email.
Clicca su Aggiungi per creare una nuova risposta automatica, ad esempio una conferma di “Attività ricevuta”. Puoi anche caricare un logo in Personalizza le email per personalizzare le email di risposta automatica inviate ai mittenti esterni. Un'anteprima dell'email viene visualizzata nella parte inferiore del pannello.
Come gli utenti esterni interagiscono con le attività
Quando un utente esterno invia un'email che crea un'attività, riceve un'email di notifica dal tuo dominio verificato. Se l'utente esterno risponde a quell'email di notifica, la sua risposta viene automaticamente aggiunta come commento all'attività di Asana corrispondente. In questo modo la conversazione rimane in un thread ed è visibile al tuo team all'interno di Asana, senza che l'utente esterno debba creare un account Asana o accedere.
Risoluzione dei problemi
La maggior parte dei problemi relativi a Email Bridge riguarda la verifica del dominio, la connessione al progetto o la configurazione dell'inoltro presso il tuo provider email.
Il tuo dominio non viene verificato
In Impostazioni > Domini email verificati, un dominio che hai aggiunto verrà visualizzato come In sospeso o Non riuscito.
Se il tuo dominio rimane in “Domini email in sospeso”:
- Concedi del tempo per la propagazione: le modifiche DNS non vengono aggiornate istantaneamente. L'applicazione delle modifiche ai server DNS globali e il loro rilevamento da parte di Asana può richiedere fino a 72 ore.
- Ricontrolla i tuoi record DNS: la verifica richiede tre record CNAME esattamente come mostrato quando clicchi su Visualizza record DNS. Anche un solo record mancante, con errori di ortografia o modificato bloccherà la verifica.
Se il tuo dominio mostra lo stato “Non riuscito”:
Lo stato Non riuscito indica che Asana ha controllato il tuo dominio ma non è stata in grado di verificare la tua responsabilità. La pagina mostrerà l’errore: “Non è stato possibile contattare il servizio di verifica. Riprova.”La causa più comune è un record DNS mancante o errato.
- Rimuovi i vecchi record: vai alla console del tuo provider DNS e rimuovi tutti i record DNS che hai aggiunto durante il tentativo di verifica non riuscito.
- Riavvia il processo: clicca su Riprova nella Console di amministrazione di Asana per ricominciare. Verrà generato un nuovo set di record DNS da aggiungere al tuo provider DNS.
Le email inoltrate non creano attività o commenti
Questo è il problema di recapito più comune. Esegui questi controlli di verifica in ordine:
- Conferma che il tuo dominio di invio sia verificato: nella Console di amministrazione, vai su Impostazioni → Domini email verificati. Il tuo dominio deve essere visualizzato nell'elenco dei domini verificati, non in Domini email in sospeso.
- Verifica che l'opzione Consenti l'invio dai domini verificati sia ATTIVA: questa opzione diventa disponibile nella Console di amministrazione solo quando un dominio è completamente verificato.
- Conferma che il progetto sia collegato al dominio verificato: apri il progetto, clicca su Personalizza → Email, quindi in Advanced settings clicca su Gestisci l'inoltro delle email e assicurati che il tuo dominio verificato sia selezionato. (Se vedi un avviso che ti invita a contattare il tuo amministratore, il dominio non è stato ancora verificato).
- Conferma che l'inoltro sia attivo presso il tuo provider di posta elettronica: in Gmail, Outlook o nel tuo server di posta personalizzato, assicurati che la posta inviata al tuo indirizzo di ricezione (ad esempio, support@yourcompany.com) sia configurata per l'inoltro all'indirizzo email univoco di Asana del progetto, indicato in Gestisci l'inoltro delle email.
- ⚠️ Nota: Email Bridge supporta le regole standard di inoltro delle email. I reindirizzamenti semplici delle email (che non modificano le intestazioni dell'envelope dell'email) non sono supportati.
- Verifica di aver completato la conferma di inoltro del tuo provider: vedi La conferma di inoltro non è stata completata di seguito.
- Conferma che la tua email superi l'autenticazione DKIM: Email Bridge utilizza DKIM per autenticare la posta inoltrata. Poiché i controlli SPF standard non sopravvivono ai loop di inoltro, le email in arrivo devono avere una firma DKIM valida, altrimenti verranno rifiutate (e il mittente riceverà una notifica "Non recapitabile").
- Assicurati che la tua posta in uscita sia firmata con DKIM. La maggior parte dei principali provider (come Google Workspace e Microsoft 365) firma automaticamente le e-mail.
- Per i server di posta personalizzati o autogestiti potrebbe essere necessario configurare manualmente il DKIM. Rivolgiti al tuo provider di posta elettronica per istruzioni specifiche sulla configurazione.
La conferma dell'inoltro non è stata completata
Non tutti i provider di posta elettronica richiedono questo passaggio. Alcuni provider (Gmail in particolare) inviano un'email di conferma una tantum per verificare che tu sia il proprietario della casella di posta quando imposti l'inoltro per la prima volta, mentre molti altri non lo fanno. Se il tuo provider non richiede questo passaggio, puoi saltare questa Sezione.
Quando è richiesta una conferma:
- Asana intercetta l'email: Asana acquisisce automaticamente l'email di verifica e la inserisce nel tuo progetto collegato come attività.
- Azione: apri l'attività, individua il link di verifica nel corpo dell'email e cliccaci sopra per autorizzare l'inoltro.
Nota
Fino al completamento di questo passaggio, il tuo provider email bloccherà tutti gli inoltri e non verrà creata alcuna attività.
Le risposte non vengono aggiunte come commenti
Il mittente originale, i destinatari originali indicati nel campo “A” e tutti i destinatari in copia nella conversazione email iniziale possono rispondere alle notifiche email per aggiungere commenti direttamente all’attività di Asana. Se una risposta non viene pubblicata:
- Rispondi all'interno della discussione: devi usare Rispondi o Rispondi a tutti nell'email di notifica di Asana invece di iniziare un nuovo messaggio. I metadati che indirizzano la risposta all'attività corretta si trovano nelle intestazioni dell'email di notifica.
- Rispondi da un indirizzo autorizzato: una risposta viene accettata solo se viene inviata da un indirizzo email che era presente nella conversazione originale (il mittente originale, un destinatario "A" o un indirizzo in CC). Se un partecipante inoltra la notifica a un indirizzo esterno e risponde, Asana rifiuterà il commento per motivi di sicurezza.
Hai ancora bisogno di aiuto?
Se hai verificato tutti i controlli di cui sopra e le email continuano a non sincronizzarsi, contatta l'assistenza di Asana e includi:
- Il nome della tua organizzazione/del tuo spazio di lavoro e il tuo dominio di invio verificato.
- L'URL del progetto Asana collegato.
