Beschikbaar op de niveaus Asana Enterprise en Enterprise+. Ga naar onze pagina met prijzen voor meer informatie.
Werktoegangsmodus is niet beschikbaar voor afdelingen.
Met de werktoegangsmodus hebben superbeheerders toegang tot zowel openbare als privé-werkinhoud binnen Asana. Met deze functie kunnen superbeheerders geavanceerd zoeken gebruiken om taken, projecten en portfolio's in de hele organisatie te vinden, zelfs als ze privé zijn. Voorheen konden superbeheerders alleen privétaken of -projecten bekijken als ze er rechtstreeks aan waren toegevoegd. De werktoegangsmodus verwijdert deze beperking en geeft superbeheerders volledige zichtbaarheid wanneer dat nodig is.
Voordelen van modus werktoegang
Werktoegangsmodus is vooral handig in situaties zoals de onboarding van werknemers, offboarding of team- en roltransities, waarbij toegang tot huidig of eerder werk van cruciaal belang is om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen en de organisatorische beveiliging te handhaven. Het stelt superbeheerders ook in staat om andere teamleden te helpen door indien nodig toegang te verlenen tot relevante taken of projecten.
Superbeheerders kunnen ook zoeken naar Inhoud die is gemaakt door verwijderde gebruikers met Geavanceerd zoeken in de modus werktoegang.
Belangrijke overwegingen
- Voordat je wijzigingen aanbrengt in privé-inhoud waartoe toegang is verkregen via de Werktoegangsmodus, moet je eerst lid worden van het object (project, team of taak). Als je probeert statusupdates te maken, projecten te bewerken of andere wijzigingen aan te brengen zonder lid te worden, zal Asana crashen met foutmeldingen. Zie hieronder werken met privé-inhoud voor meer details.
- We raden Superbeheerders aan om de modus werktoegang alleen te gebruiken voor essentiële bedrijfsbehoeften. Voor persoonlijk professioneel gebruik van Asana moeten superbeheerders de modus werktoegang uitschakelen om de juiste toegangsniveaus te behouden.
- Momenteel is de modus werktoegang van toepassing op taken binnen projecten, op projecten zelf en op portfolio's.
- Het bewerken of maken van regels voor portfolio's wordt momenteel niet ondersteund in de modus werktoegang.
Modus werktoegang inschakelen
Zo schakel je de modus werktoegang in:
Navigeer naar de Beheerdersconsole
Klik op Asana lanceren in het linker deelvenster
Selecteer Werktoegangsmodus
Sessielengte
Superbeheerders kunnen de modus werktoegang maximaal 30 minuten gebruiken, maar kunnen hun sessie indien nodig verlengen. 5 minuten voordat de sessie eindigt, verschijnt er een bericht waarin je wordt gevraagd om de sessie te beëindigen of te verlengen. Als je op Sessie verlengen klikt, wordt de modus werktoegang met 30 minuten verlengd.
Werken met privé-inhoud
Hoewel superbeheerders met de Werktoegangsmodus privétaken, projecten en portfolio's in de hele organisatie kunnen bekijken, zijn er extra stappen nodig om wijzigingen aan te brengen in privé-inhoud om ervoor te zorgen dat de juiste toestemmingen worden verleend.
Vereisten om lid te worden
Voordat je wijzigingen aanbrengt in privé-inhoud waartoe je toegang hebt via de Werktoegangsmodus, moet je eerst lid worden van het object (project, team of taak). Als je probeert statusupdates te maken, projectdetails te bewerken of andere wijzigingen aan te brengen zonder lid te worden, zal de applicatie crashen of foutmeldingen weergeven.
Acties waarvoor je lid moet worden van het object:
- Statusupdates over privéprojecten maken of bewerken
- Bewerken van projectbeschrijvingen, -namen of -instellingen
- Taken toevoegen of wijzigen binnen privéprojecten
- Projectleden of toestemmingen wijzigen
- Regels of aangepaste velden maken voor privéprojecten
Acties waarvoor je niet hoeft deel te nemen aan het object:
- Privé-inhoud bekijken (taken, projecten, portfolio's)
- Zoeken door privé-inhoud met geavanceerd zoeken
- Projectbeschrijvingen en statusupdates lezen
- Taakdetails en reacties weergeven
Hoe word je lid van objecten
Om lid te worden van een privéobject tijdens het gebruik van de Werktoegangsmodus:
- Navigeer naar het privéproject, de portfolio of de taak die je moet bewerken
- Klik op de knop Delen of op de sectie Leden
- Voeg jezelf toe als lid met de juiste toestemmingen (Bewerker- of Beheerder-toegang)
- Eens je lid bent geworden, kun je veilig de vereiste wijzigingen aanbrengen
Onthoud: de Werktoegangsmodus is ontworpen voor het bekijken van en toegang krijgen tot Inhoud. Het aanbrengen van wijzigingen vereist nog steeds het volgen van de standaard Asana-toestemmingsprotocollen.
Modus werktoegang verlaten
Nadat Superbeheerders de benodigde Inhoud hebben geopend, moeten ze de modus werktoegang verlaten door Uitschakelen te selecteren in de bovenste balk. Hiermee wordt de modus werktoegang uitgeschakeld en krijgt de beheerder weer de normale weergavetoestemmingen.
