Perencanaan acara kampus

Perencanaan acara kampus biasanya membutuhkan banyak tekanan, terlalu banyak hal yang harus dilakukan, banyak email, dan lebih banyak tenggat waktu daripada yang dapat Anda ikuti. Baik acara dengan jumlah peserta sepuluh ataupun 10.000, Asana adalah alat perencanaan acara yang sempurna untuk berkolaborasi dengan teman sekelas dan memastikan acara berlangsung tanpa hambatan.

Menyiapkan proyek acara Anda

  1. Buat proyek baru untuk acara Anda. Beri proyek nama deskriptif seperti "Fall Hackathon" atau "Benefit Concert.” Tambahkan deskripsi proyek dengan ikhtisar umum.
  2. Undang teman sekelas dan perencana acara lain untuk menjadi anggota Proyek sehingga semua orang dapat memberikan dan menyelesaikan tugas dan mengikuti pembaruan penting.
  3. Tata linimasa perencanaan acara Anda dengan bagian - bagian berdasarkan kalender workback Anda. Gunakan judul seperti "1 bulan ke depan ,"" Minggu ," "Hari sebelumnya ," dll.
  4. Tambahkan tugas ke setiap bagian dan pastikan bahwa setiap tugas memiliki tenggat, penerima tugas, file yang relevan terlampir, dan deskripsi yang jelas sehingga semua orang tahu siapa melakukan apa, hingga kapan.
  5. Pada hari acara, Anda dapat menggunakan Asana untuk memvisualisasikan jadwal Anda dengan menambahkan tugas dengan tenggat untuk setiap langkah, termasuk pengaturan, kedatangan vendor, kedatangan tamu, makan malam, dll. Saat acara berlangsung, tim Anda dapat menyelesaikan tugas dari perangkat seluler untuk memastikan semuanya sesuai jadwal.

Unduh aplikasi Asana untuk iOS atau Android untuk kelancaran koordinasi acara antara Anda dan tim perencanaan acara.

Plan your campus events with Asana projects


Lakukan lebih banyak dengan perencanaan acara

Lacak sponsor

Anda dapat dengan mudah melacak sponsor dalam proyek acara Anda. Dengan tugas untuk setiap sponsor, Anda dapat menggunakan subtugas untuk melacak setiap langkah proses, termasuk menghubungi, melakukan panggilan telepon dan materi, kontrak, dan mensponsori aset, seperti logo dan one - liners. Ini bisa menjadi tempat terbaik untuk mencari ide bagi sponsor dan melacak kemajuan Anda dalam mengumpulkan dana untuk acara Anda. Lihat contoh pelacakan akun kami untuk mendapatkan ide.

Salin proyek acara

Jika Anda menyelenggarakan serangkaian acara atau acara yang sama secara rutin, Anda dapat membuat templat proyek untuk diduplikasi. Tambahkan item ke templat berdasarkan pelajaran yang diambil selama acara sebelumnya. Buat salinan proyek untuk setiap acara baru dalam seri ini. Menggunakan templat memudahkan untuk menyerahkan perencanaan acara saat siswa lulus juga.

Lacak daftar tamu

Teruslah lacak daftar tamu Anda di Asana. Gunakan Google Form bagi tamu untuk RSVP dan mengintegrasikannya dengan proyek acara Anda atau proyek Asana baru. Saat tamu RSVP, namanya akan muncul sebagai tugas di Asana. Anda bahkan bisa menggunakan proyek ini sebagai daftar check - in. Saat setiap tamu tiba di acara Anda, tandai tugas selesai dari perangkat seluler Anda.

Kelola vendor luar

Gunakan proyek Anda untuk mengelola interaksi dengan vendor luar. Buat tugas untuk setiap vendor dan subtugas untuk setiap langkah proses, termasuk mendapatkan penawaran, menyelesaikan kontrak, mengonfirmasi linimasa, dan membayar faktur. Saat Anda menerima faktur di email, gunakan penerusan email untuk membuat tugas di Asana.

Lewatlah sudah hari - hari mengelola acara dengan papan klip - atau hanya email. Dengan Asana, tim Anda akan tertata dan siap untuk acara berikutnya, memastikan peserta mendapatkan pengalaman terbaik.

Apakah artikel ini membantu?

Thanks for your feedback