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ルールの変数

この記事の内容

Asanaの Starter、Advanced、Enterprise、および Enterprise プランと、旧プランの Premium、Business、Enterprise でご利用いただけます。

詳細は料金ページをご確認ください。

変数とは？

変数は、ルール内でタスクの主要データを参照するための手段です。変数を使用すると、ワークフローに合わせて動的かつ柔軟なルールを作成できます。

変数に関する特記事項

  1. トリガーを選択するまで、多くの変数は表示されません。これは、一部の変数がルールをトリガーするタスクに紐付いているためです。たとえば、カスタムフィールドの変数は、ルールにトリガーが設定されるまで、表示や使用ができません。
  2. 変数の値に問題がある場合、ルールはエラーを表示せずに失敗することがあります。現在、このような場合に表示されるアラートはありません。一般的なシナリオには、次のようなものがあります。
    1. 変数を使用した「日付を設定」アクションで、タスクの開始日を期日以降に設定しようとした場合。
    2. アプリのアクションが、ルールで想定されている型と一致しないデータを提供した場合 (例: 数値カスタムフィールドに数値以外の値を設定しようとする場合)。
  3. アプリのアクションには、それぞれ固有の変数の動作パターンがあります。

使用できる変数は？

ルールが実行されると、タスク内で次のカテゴリの変数を参照できます。タスク、メンバー、日付、カスタムフィールド

ノート iconノート

メンバーの変数は、タスク作成者、担当者、ルールをトリガーするユーザーにさらに細分化されます。

動的な値を使用する際に、変数に表示される具体的な値を指定できます。

たとえば、テキスト内でタスクを @メンションせずにタスク名を参照したい場合や、タスク ID を参照した方が適している場合があります。

以下に、すべての変数とさまざまな表示方法をご紹介します。

タスク変数

タスク変数動的な値の表示方法
デフォルトルールをトリガーしたタスクの @メンションまたは URL
名前ルールをトリガーしたタスクの名前 (プレーンテキスト)
説明ルールをトリガーしたタスクの説明フィールドの内容
IDルールをトリガーしたタスクの ID 番号 (例: 1205100117625723)

メンバー変数

メンバー変数は、次の 3 つのサブカテゴリに分けられます。

タスクの作成者担当者ルールのトリガー動的な値の表示方法
デフォルトデフォルトデフォルト@メンションまたは URL
名前名前名前名前 (プレーンテキスト)
メールアドレスメールアドレスメールアドレスメールアドレス
IDIDIDID 番号 (例: 1205100117625723)

日付変数

日付変数動的な値の表示方法
トリガー日時ルールがトリガーされた日時
開始日ルールをトリガーしたタスクの開始日
期日ルールをトリガーしたタスクの期日
作成日時ルールをトリガーしたタスクの作成日時

カスタムフィールド変数

カスタムフィールド変数動的な値の表示方法
テキストのカスタムフィールドルールをトリガーするタスクのテキストフィールド内の現在の値
数値カスタムフィールドルールをトリガーするタスクの数値フィールド内の現在の値
単一選択カスタムフィールドルールをトリガーするタスクの単一選択フィールド内の現在の値
複数選択カスタムフィールドルールをトリガーするタスクの複数選択フィールド内の現在の値
関数カスタムフィールドルールをトリガーするタスクの関数フィールド内の現在の値
日付カスタムフィールドルールをトリガーするタスクの日付カスタムフィールド内の現在の値
メンバーカスタムフィールドルールをトリガーするタスクのメンバーカスタムフィールド内の現在の値

プロジェクト変数

プロジェクト変数動的な値の表示方法
デフォルトURL または @メンションとして表示
名前テキストとして表示

セクション変数

セクション変数動的な値の表示方法
名前テキストとして表示

変数の動作の例

この例では、ルールを作成する際に変数がどのように機能するかを示しています。

このルールでは、タスクが「トリアージ」セクションに移動すると、ルールがトリガーされてサブタスクが作成されるようになっています。サブタスクには多数の変数が含まれています。それぞれの変数は、ルールをトリガーしたタスクのデータを参照しています。

変数を使用したルールの作成

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  1. ルールによってタスク、サブタスク、または承認リクエストが作成される場合、タスクの変数をタスクのタイトルに使用できます。この例では、タスク名とタスク ID の変数のみが使用されています。

  2. タスク変数は、タスクの説明内でも使用できます。この例では、説明用としてサブタスクの説明欄に 4 つすべてのタスク変数を使用しています。

  • なお、「担当者」フィールドと「期日」フィールドでも変数を使用できます。日付変数とメンバー変数をご参照ください。

変数を使用したルールアクションの結果

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左側には、プロジェクトの「トリアージ」セクションに移動された際にルールをトリガーするタスクが表示されています。ルールで使用されている変数によって、タスクの名前、説明、タスク ID が、作成されるサブタスクに取り込まれます。

右側には、ルールの実行時に作成されたサブタスクが表示されています。サブタスクには、ルールをトリガーしたタスクから取得されたタスク、タスク名、タスクの説明、タスク ID の情報が含まれています。

変数をサポートするルールのアクション

さまざまな変数をサポートする、各種ルールアクションをご紹介します。

コメントを追加

「コメントを追加」ルールアクションでは、すべての変数とその値を使用できます。つまり、任意のタスク、メンバー、日付、またはカスタムフィールドの変数を参照し、ルールが実行されたときに表示する値 (デフォルト、名前、メールアドレス、ID) を選択できます。

担当者を設定

「担当者を設定」ルールアクションでは、すべてのメンバー変数を使用できます。つまり、タスク作成者、担当者、またはルールをトリガーするユーザーを選択できます。このアクションは、「担当者」フィールドの変更にのみ関連しているため、変数の特定の値 (デフォルト、名前、メールアドレス、ID) は関連せず、使用できません。

タスクを作成、サブタスクを作成、承認リクエストを作成

「タスクを作成」「サブタスクを作成」「承認リクエストを作成」の各アクションを使用する場合、これらのタスク内では、タスク名、タスクの説明、期日フィールド、担当者フィールドの 4 つの領域で変数を適用できます。

「タスク名」フィールドでは、すべての変数とその値を使用できます。
「タスクの説明」では、すべての変数とその値を使用できます。
「期日」フィールドでは、すべての日付変数を使用できます。
「担当者」フィールドでは、すべてのメンバー変数を使用できます。

テキストフィールドを設定

テキストカスタムフィールドを更新するために使用される「テキストフィールドを設定」アクションでは、変数を使用できます。

Asana と Gmail のルール連携における変数の使用

Asana と Gmail のルール連携を使用すると、選択したトリガーに基づいて、Gmail のアカウントから指定した宛先にメールを送信できます。「メールを送信」アクションで、変数を使用できるようになりました。

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変数は、「宛先」「返信先」「件名」および「本文」フィールドで使用できます。

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ルールで変数を使用する方法 | Asana ヘルプセンター