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オートメーションの変数

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変数とは？

変数は、オートメーション内でタスクの主要データを参照するための手段です。変数を使用すると、ワークフローに合わせて動的かつ柔軟なオートメーションを作成できます。

変数に関する特記事項

  1. トリガーを選択するまで、多くの変数は表示されません。これは、一部の変数がオートメーションをトリガーするタスクに紐付いているためです。たとえば、カスタムフィールドの変数は、オートメーションにトリガーが設定されるまで、表示や使用ができません。
  2. 変数の値に問題がある場合、オートメーションはエラーを表示せずに失敗することがあります。現在、このような場合に表示されるアラートはありません。一般的なシナリオは次のとおりです。
    1. 変数を使用した「日付を設定」アクションで、タスクの開始日を期日以降に設定しようとした場合。
    2. アプリのアクションが、オートメーションで想定されている型と一致しないデータを提供した場合 (例: 数値カスタムフィールドに数値以外の値を設定しようとする場合)。
  3. アプリのアクションには、それぞれ固有の変数の動作パターンがあります。

使用できる変数は？

オートメーションが実行されると、タスク内で次のカテゴリの変数を参照できます。タスク、メンバー、日付、カスタムフィールド

ノート iconノート

メンバーの変数は、タスク作成者、担当者、オートメーションをトリガーするユーザーにさらに細分化されます。

動的な値を使用する際に、変数に表示される具体的な値を指定できます。

たとえば、テキスト内でタスクを @メンションせずにタスク名を参照したい場合や、タスク ID を参照した方が適している場合があります。

以下に、すべての変数とさまざまな表示方法をご紹介します。

タスク変数

タスク変数動的な値の表示方法
デフォルトオートメーションをトリガーしたタスクの @メンションまたは URL
名前オートメーションをトリガーしたタスクの名前 (プレーンテキスト)
説明オートメーションをトリガーしたタスクの説明フィールドの内容
IDオートメーションをトリガーしたタスクの ID 番号 (例: 1205100117625723)

メンバー変数

メンバー変数は、次の 3 つのサブカテゴリに分けられます。

タスクの作成者担当者オートメーションをトリガーしたユーザー動的な値の表示方法
デフォルトデフォルトデフォルト@メンションまたは URL
名前名前名前名前 (プレーンテキスト)
メールメールメールメールアドレス
IDIDIDID 番号 (例: 1205100117625723)

日付変数

日付変数動的な値の表示方法
トリガー日時オートメーションがトリガーされた日時
開始日オートメーションをトリガーしたタスクの開始日
期日オートメーションをトリガーしたタスクの期日
作成日時オートメーションをトリガーしたタスクの作成日時

カスタムフィールド変数

カスタムフィールド変数動的な値の表示方法
テキストカスタムフィールドオートメーションをトリガーするタスクのテキストフィールド内の現在の値
数値カスタムフィールドオートメーションをトリガーするタスクの数値フィールド内の現在の値
単一選択カスタムフィールドオートメーションをトリガーするタスクの単一選択フィールド内の現在の値
複数選択カスタムフィールドオートメーションをトリガーするタスクの複数選択フィールド内の現在の値
関数カスタムフィールドオートメーションをトリガーするタスクの関数フィールド内の現在の値
日付カスタムフィールドオートメーションをトリガーするタスクの日付カスタムフィールド内の現在の値
メンバーカスタムフィールドオートメーションをトリガーするタスクのメンバーカスタムフィールド内の現在の値

プロジェクト変数

プロジェクト変数動的な値の表示方法
デフォルトURL または @メンションとして表示
名前テキストとして表示

セクション変数

セクション変数動的な値の表示方法
名前テキストとして表示

変数の動作の例

この例では、オートメーションを作成する際に変数がどのように機能するかを示しています。

このオートメーションでは、タスクが「トリアージ」セクションに移動すると、オートメーションがトリガーされてサブタスクが作成されるようになっています。サブタスクには多数の変数が含まれています。それぞれの変数は、オートメーションをトリガーしたタスクのデータを参照しています。

変数を使用したオートメーションの作成

  1. オートメーションによってタスク、サブタスク、または承認リクエストが作成される場合、タスクの変数をタスクのタイトルに使用できます。この例では、タスク名とタスク ID の変数のみが使用されています。

  2. タスク変数は、タスクの説明内でも使用できます。この例では、説明用としてサブタスクの説明欄に 4 つすべてのタスク変数を使用しています。

  • なお、「担当者」フィールドと「期日」フィールドでも変数を使用できます。日付変数とメンバー変数をご参照ください。

変数を使用したオートメーションアクションの結果

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左側には、プロジェクトの「トリアージ」セクションに移動された際にオートメーションをトリガーするタスクが表示されています。オートメーションで使用されている変数によって、タスクの名前、説明、タスク ID が、作成されるサブタスクに取り込まれます。

右側には、オートメーションの実行時に作成されたサブタスクが表示されています。サブタスクには、オートメーションをトリガーしたタスクから取得されたタスク、タスク名、タスクの説明、タスク ID の情報が含まれています。

変数をサポートするオートメーションのアクション

さまざまな変数をサポートする、各種オートメーションアクションをご紹介します。

コメントを追加する

「コメントを追加」オートメーションアクションでは、すべての変数とその値を使用できます。つまり、任意のタスク、メンバー、日付、またはカスタムフィールドの変数を参照し、オートメーションが実行されたときに表示する値 (デフォルト、名前、メールアドレス、ID) を選択できます。

担当者を設定する

「担当者を設定」オートメーションアクションでは、すべてのメンバー変数を使用できます。つまり、タスク作成者、担当者、またはオートメーションをトリガーするユーザーを選択できます。このアクションは、「担当者」フィールドの変更にのみ関連しているため、変数の特定の値 (デフォルト、名前、メールアドレス、ID) は関連せず、使用できません。

タスクを作成、サブタスクを作成、承認リクエストを作成

「タスクを作成」「サブタスクを作成」「承認リクエストを作成」の各アクションを使用する場合、これらのタスク内では、タスク名、タスクの説明、期日フィールド、担当者フィールドの 4 つの領域で変数を適用できます。

「タスク名」フィールドでは、すべての変数とその値を使用できます。
「タスクの説明」では、すべての変数とその値を使用できます。
「期日」フィールドでは、すべての日付変数を使用できます。
「担当者」フィールドでは、すべてのメンバー変数を使用できます。

テキストフィールドを設定

テキストカスタムフィールドを更新するために使用される「テキストフィールドを設定」アクションでは、変数を使用できます。

Asana と Gmail のオートメーション連携における変数の使用

Asana と Gmail のオートメーション連携を使用すると、選択したトリガーに基づいて、Gmail のアカウントから指定した宛先にメールを送信できます。「メールを送信」アクションで、変数を使用できるようになりました。

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変数は、「宛先」「返信先」「件名」および「本文」フィールドで使用できます。

Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

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