Ämnen

Sök och visa sökvyer

Så här väljer du rätt projektutkast för ditt arbete

I den här artikeln

Vad är projektutkast?
Plan 1: Tidsbegränsade projekt
Plan 2: Löpande processer
Plan 3: Referensprojekt
Ytterligare resurser

Varje projekt är unikt, men de faller alla inom en av tre kategorier som kan hjälpa dig att organisera ditt arbete mer effektivt. Om du förstår vilken typ av projekt det är blir det enklare att välja rätt funktioner och organisera arbetet för att nå framgång.

Relaterade artiklar

Vad är projektutkast?

Projektutkast är ramverk som hjälper dig att identifiera det bästa sättet att strukturera ditt arbete i Asana. Det finns tre huvudsakliga typer:

Tidsbegränsade projekt – arbete som sker i en viss ordning och kulminerar i en slutlig leverans.
Pågående processer – arbete som rör sig genom olika faser i en ständigt pågående pipeline
Referensprojekt – informationslagring och organisation utan genomförbart arbete.

Plan 1: Tidsbegränsade projekt

Tidsbegränsade projekt är förmodligen vad du tänker på när du hör ordet ”projekt”. De är som en checklista där uppgifter utförs i en viss ordning och allt leder fram till en slutlig leverans eller ett slutdatum.

Viktiga egenskaper

Uppgifter slutförs i ordningsföljd
Representerar en diskret arbetsgrupp
Projektet har en slutlig leverans eller ett slutdatum
Projektet avslutas när målet är uppnått

Vanliga exempel

Produktlanseringar
Evenemangsplanering
Introduktion för nyanställd
Marknadsföringskampanjer
Webbplatsomformningar

Bästa praxis för projekt med deadline

Ställ in milstolpar för viktiga moment

Markera viktiga förloppspunkter med milstolpar för att hjälpa teamet att se viktiga prestationer och hålla sig motiverade.

Använd beroenden för sekventiella överlämningar

Skapa beroenden för att koppla samman arbetet när du skapar projektplanen. Beroenden är kopplingar mellan uppgifter som anger i vilken ordning uppgifterna ska utföras. Med uppgiftsberoenden kan du märka en uppgift som blockerande för en annan uppgift eller som blockerad av en annan uppgift. Om du upptäcker en tidskonflikt kan du justera slutdatumet på tidslinjen. Ditt team får aviseringar när blockerande uppgifter är slutförda.

Skapa mallar för återkommande projekt

Om du genomför liknande projekt regelbundet kan du spara tid genom att skapa anpassade mallar som du kan återanvända. Om du vill konvertera ett projekt till en mall använder du den nedrullningsbara pilen intill projektnamnet och klickar på Spara som mall.

När man ska använda den här planen:

Välj tidsbegränsat när ditt projekt har en tydlig start och slut, med arbete som måste ske i en viss ordning.

how to organize a dead-bound project in Asana.png

I exemplet ovan kan du se att projektet är organiserat efter:

lägga till avsnitt
Dela upp arbetet i underuppgifter
Använda anpassat fält
milstolpar

Plan 2: Löpande processer

Pågående processer är ständigt aktiva arbetsflöden där samma typ av arbete upprepade gånger går igenom flera faser. Till skillnad från tidsbegränsade projekt slutar de här projekten aldrig riktigt – de är mer som pipeliner som arbetet hela tiden flödar igenom.

Viktiga egenskaper

Arbetet rör sig genom olika faser
Projektet fungerar som en ständigt pågående pipeline
Inget specifikt slutdatum
Samma process upprepas för olika arbetsuppgifter

Vanliga exempel

Kreativa förfrågningar
IT-supportärenden
Kalendrar för innehåll
Veckomöten och agendor
Processer för jobbintagning
Buggspårning

Bästa praxis för pågående processer

Lägg till formulär för arbetsintagning

Skapa formulär så att personer kan skicka förfrågningar direkt till ditt projekt med all information du behöver. Med formulär kan du standardisera hur arbetet startar för ditt team, samla in nödvändig information och säkerställa att inget arbete glöms bort. Du kan använda formulär med interna och externa team för att samla in och förena information och minimera kommunikation fram och tillbaka.

Ställ in regler för automatisering

Använd regler för att automatiskt flytta uppgifter mellan faser, tilldela arbete eller uppdatera fält när vissa villkor uppfylls.

Skapa uppgiftsmallar

Standardisera hur arbetet skapas med hjälp av uppgiftsmallar som innehåller alla nödvändiga fält och underuppgifter.

Visualisera med tavelvy

Tavelvyn fungerar särskilt bra för pågående processer eftersom du kan se arbetet gå igenom olika faser.

När man ska använda den här planen:

Välj pågående processer när du hanterar samma typ av arbete upprepade gånger, och varje del följer liknande steg från början till slut.

Jamie är kreativ producent på Phoenix Corp. Evenemangsteamet skickar ofta in designförfrågningar för bilder. Jamie skapar ett projekt i tavelvy för att effektivisera och automatisera teamets process för mottagning av kreativa förfrågningar.

setting up an ongoing process in Asana.png

Jamie skapar projektet för förfrågningar i tavelvy. Det är intuitivt att spåra stegen i en process horisontellt över hela tavlan.
Avsnitten visar de faser som arbetet går igenom, från nya förfrågningar till nyligen slutförda.
I menyn Anpassa lägger Jamie till anpassade fält. Hon har lagt till fält för prioritet, godkännanden och beräknade timmar.
Jamie visar underuppgifter i tavelvyn genom att klicka på förgreningspunkten i det nedre hörnet av en uppgift.

Plan 3: Referensprojekt

Referensprojekt är till för att samla in och organisera information snarare än att hantera arbete som ska utföras. De är som digitala arkivskåp som hjälper dig att lagra och hitta viktig information.

Viktiga egenskaper

Huvudsyftet är informationslagring eller organisation.
Punkterna kanske inte representerar genomförbart arbete
Fokus på synlighet snarare än slutförande
Kan vara tidsbegränsade eller permanenta

Vanliga exempel

Handböcker för anställda
Leverantörslistor
Innehållskataloger
Arkiv med mötesanteckningar
Resursbibliotek
Brainstorming-samlingar

Bästa praxis för referensprojekt:

Välj din favoritvy

Välj den projektvy som passar bäst för din information (lista, tavla, tidslinje eller kalender).

Använd uppgifter för statiska punkter

Varje uppgift kan representera en information, ett dokument eller en resurs som du vill spåra.

Organisera med avsnitt och anpassade fält

Gruppera relaterade punkter med hjälp av avsnitt och lägg till anpassade fält för att göra informationen enkel att filtrera och hitta.

Länka till relaterat arbete

Anslut ditt referensprojekt till aktiva projekt och uppgifter där informationen är relevant.

När du ska använda den här planen:

Välj referensprojekt när du behöver organisera information, resurser eller långsiktiga planer som människor kommer att hänvisa till över tid.

Ytterligare resurser

Delta i en liveutbildning om att hantera projekt i A sana.
Läs mer om hur du skapar arbetsflöden i vår artikel om arbetsflödesverktyget.

Anteckning
This article has been AI-translated.
Send translation feedback.

Ämnen

Ämnen