Ämnen

Sök och visa sökvyer

Förstå åtkomstkontroll, minne och godkännanden för AI-teamkollegor

I den här artikeln

Åtkomstkontroll för AI-teamkollegor
Minnen
Integreringar
Godkännanden från AI-teamkollegor

Att upprätthålla säkerhet och integritet är lika viktigt som själva arbetet, och AI-assistenter är utformade för att följa exakt samma regler som dina kollegor. De arbetar inom gränserna för dina befintliga behörigheter och ser till att de endast ser, söker i eller sammanfattar de uppgifter och projekt som de uttryckligen har bjudits in till. Genom att följa Asanas standardåtkomstnivåer och använda minnen som respekterar teamets sekretess hjälper dessa AI-teamkollegor till att öka din produktivitet utan att någonsin överskrida din organisations dataskyddsgränser.

Relaterade artiklar

Åtkomstkontroll för AI-teamkollegor

När AI-teamkollegor skapas kan de se öppna uppgifter och projekt i domänen – precis som nya användare. AI-teamkollegor måste uttryckligen läggas till som medlemmar eller medarbetare i privata arbetsdiagramobjekt (t.ex. uppgifter, projekt, team) för att kunna se och söka efter dem.

AI-teamkollegor följer Asanas standardåtkomstnivåer:

Åtkomstnivå	Vad teamkollegan kan göra
Redigerare	Skapa, ändra och slutför uppgifter; lägg till kommentarer; uppdatera anpassade fält; hantera underuppgifter
Kommentator	Lägga upp kommentarer om uppgifter; kan inte skapa eller redigera uppgifter
Läsare	Kan endast läsa uppgiftsinformation; kan inte kommentera eller redigera

Anteckning
Om en AI-assistent läggs till i ett team kommer den att få samma åtkomstnivåer som teamet.

En AI-assistent kan inte höja sina egna behörigheter.

När du tilldelar en uppgift eller ställer en fråga till en AI-assistent kommer AI-assistenten endast att svara med hjälp av information från uppgifter, projekt och andra objekt som både du och AI-assistenten har åtkomst till. AI-teamkollegor kan inte avslöja information som du, som den användare som aktiverade AI-assistenten, inte redan har behörighet att se.

Om du till exempel ber din AI-assistent att svara på frågor om ett visst Asana-projekt kan assistenten bara få åtkomst till projektet och svara dig om ni båda har åtkomst till projektet och/eller dess uppgifter. Med andra ord måste både du och din AI-teamkollega vara behöriga projektmedlemmar eller uppgiftsmedarbetare.

Anteckning
Tänk på att kommentarer från AI-assistenter är synliga för alla som har åtkomst till uppgiften. Innan du gör en förfrågan bör du överväga om målgruppen i det sammanhanget är lämplig för det innehåll du ber om.

Detaljer om åtkomstkontroll

AI-assistenter ser offentliga Asana-data som standard, precis som alla nya användare i din domän (t.ex. uppgifter i offentliga projekt, projekt i offentliga team).
Förfrågningar som involverar eller hämtar information från tredjepartsverktyg, t.ex. Google Drive, använder den aktiverande användarens åtkomsttoken.
När auktoriserade medlemmar skapar eller redigerar en AI-assistent kan de ladda upp viktiga resurser (t.ex. playbooks, policyer, instruktioner) som AI-assistenten kontinuerligt kan använda som referens och har åtkomst till.

I praktiken innebär detta att en AI-teamkollega inte kan användas för att söka upp information som du inte redan har åtkomst till. Den kan endast arbeta med samma uppgifter, projekt, team och tredjepartsfiler som både du och AI-teamkollegan kan se.

Om du vill att en AI-assistent ska hjälpa till i ett privat projekt eller team ska du se till att den har lagts till som medlem eller medarbetare, precis som du skulle lägga till en ny kollega.

Minnen

För att fortsätta vara till hjälp över tid kan AI-teamkollegor komma ihåg viktiga detaljer om det arbete de har utfört. Det här avsnittet förklarar hur dessa minnen fungerar och hur de följer samma åtkomstkontroller som dina uppgifter och projekt.

Efter en interaktion kan en AI-teamkollega lagra ett minne för framtida referens. Minnen skapas oftast när uppgifter utförs, men kan också skapas när en AI-assistent läser viktiga resurser, t.ex. dokument. Tänk på minnen som privata anteckningar som bara kan ses av användare som både kan se det associerade objektet och aktivera AI-teamkollegan.

Detaljer om minnen

Minnen lagras i uppgifter som minnen från en viss tidpunkt eller som sammanfattningar av interaktioner relaterade till uppgiften.
En användare som förlorar åtkomst till en uppgift förlorar även åtkomst till dess minnen.
När en AI-teamkollega tas bort från ett projekt eller en uppgift kommer AI-teamkolgan att glömma de relaterade minnena.
Minnen kan ses av auktoriserade medlemmar för AI-assistenten på AI-assistentens profilsida.
Ett minne är endast synligt för användare som redan har behörighet att visa källuppgiften. Om en teamkollega till exempel skapar ett minne från en privat uppgift, kommer en kollega som inte kan se den uppgiften inte att kunna se minnet, även om hen har full åtkomst till teamkollegan.

Enkelt uttryckt hjälper minnen en AI-assistent att agera i enlighet med dina preferenser och tidigare beslut, men de ger aldrig utökad åtkomst. Endast personer som redan kan se den underliggande uppgiften och arbeta med AI-assistenten kan se dess minnen.

Med tiden gör detta det möjligt för team att skapa ett gemensamt sammanhang med en AI-teamkollega, så att den kan fortsätta arbetet där den slutade och undvika att ställa samma frågor om och om igen, samtidigt som den fortfarande följer era befintliga behörigheter.

Integreringar

Förutom att läsa din Asana-arbetsyta kan AI-assistenter ansluta till externa verktyg för att utöka sina funktioner.

Anteckning
Om du godkänner en integrering för en teamkollega får alla dina teamkollegor åtkomst till den integreringen.

Google Drive

AI-assistenter kan läsa, söka, redigera och skapa innehåll i Google Drive, bland annat:

Google Dokument: Läsa befintliga dokument, skapa nya dokument, redigera dokument med innehållsändringar
Google Kalkylark: Läsa kalkylarksdata, skapa nya kalkylark, redigera cellvärden
Google Presentationer: Läs bildinnehåll

AI-assistentens åtgärder utförs med de behörigheter som tillhör den användare som aktiverar utlösaren, och dessa åtgärder kommer att visas som om användaren hade utfört dem. Följaktligen begränsas AI-teamkollegans åtkomst av användarens behörigheter. Till exempel kan den inte få åtkomst till ett Google Dokument i en uppgift om användaren saknar åtkomst till det. Den kommer inte att dela autentiseringsuppgifterna för andra medarbetare i uppgiften.

Microsoft Office 365 (beta)

Läsa, redigera och skapa nya dokument för SharePoint-/OneDrive-filer i formaten docx, pptx och xlsx.

För att använda SharePoint/OneDrive med en AI-assistent använder teamkollegan autentiseringsuppgifterna för de användare som samarbetar i uppgiften. Den samarbetande användaren måste ha åtkomst till de relevanta filerna.

Webbåtkomst

AI-teamkollegor kan läsa offentliga webbsidor när de får en URL. Det här är användbart för att:

Undersöka ämnen eller konkurrenter
Läsa offentlig dokumentation
Hämta information från offentliga datakällor

Godkännanden från AI-teamkollegor

Kräver alltid godkännanden

Ta bort uppgiftsmedarbetare – varje borttagning kräver alltid godkännande
Ta bort projektmedlemmar – varje borttagning kräver alltid godkännande

Kräver godkännanden utifrån villkor

Åtgärd	Godkännanden hoppas över när …	Godkännanden krävs när …
Tilldela uppgift	Tilldelad person är null eller har redan uppgiftsåtkomst	Den tilldelade personen skulle få ny läsåtkomst till uppgiften.
Skapa uppgifter med tilldelade personer	Alla tilldelade personer har redan uppgiftsåtkomst	Alla tilldelade personer skulle få ny åtkomst
Ta bort uppgift	Teamkollegan själv skapade uppgiften	Ta bort en uppgift som skapats av någon annan
Lägg till uppgift i projektet	För närvarande helt förbikopplat (tillfällig flagga ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)	Skulle krävas om uppgiften inte är offentlig för domänen
Lägga till medarbetare till uppgiften	Alla tillagda personer har redan uppgiftssynlighet	Alla personer som läggs till skulle få synlighet för nya uppgifter
Lägga till medlemmar i projektet	Projektet är öppet för domänen	Projektet är privat

Anteckning
This article has been AI-translated.
Send translation feedback.

PLATTFORM

KAPACITETER

ASANA AI

ALLA ABONNEMANG

Företagstyp

Team

Branscher

Användningsfall

LÄRA SIG

SUPPORT

TJÄNSTER

Ämnen

Ämnen