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Creare flussi di lavoro interfunzionali su Asana

In questo articolo

I flussi di lavoro collegano le persone giuste alle informazioni giuste al momento giusto, aiutando i team a coordinarsi perfettamente sul lavoro che conta. Scopri come puoi creare un flusso di lavoro interfunzionale in Asana leggendo l'esempio qui sotto.

Ecco come Michelle, Campaign manager del team di marketing, crea un flusso di lavoro interfunzionale su Asana per collaborare con i colleghi dei team di progettazione e legale della sua azienda.

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In poche parole, Michelle ha bisogno di un'immagine per il suo prossimo post sui social media e deve richiederla al team di progettazione. Inoltre, il team legale deve rivedere l'asset visivo prima che venga pubblicato. Vediamo come hanno fatto.

Configurare un flusso di lavoro interfunzionale

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Michelle gestisce spesso campagne come questa. Il processo è stato perfezionato nel tempo, quindi utilizza un modello personalizzato che ha precedentemente creato per lanciare la sua campagna di marketing. Creando un progetto con il suo modello personalizzato, Michelle ha già tutte le attività e i traguardi di cui ha bisogno per collaborare efficacemente con i team di Design e Legale. Prima che il progetto venga creato, può scegliere di modificare le date di scadenza relative, assegnare attività a vari ruoli del progetto o apportare modifiche alle impostazioni sulla privacy del progetto. Se non ha bisogno di cambiare nulla, il suo progetto verrà creato in pochi secondi.

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Inviare una richiesta a un altro team

Poiché le sue campagne generalmente assumono la stessa forma, Michelle risparmia molto tempo utilizzando lo stesso modello personalizzato per costruire il suo progetto invece di iniziare da zero ogni volta che ha bisogno di lanciare una campagna del genere. Il lavoro vitale non può passare inosservato, perché le stesse attività importanti appaiono ogni volta che viene utilizzato il modello personalizzato.

Una di queste attività è intitolata Inviare richiesta di creatività per l'immagine sociale. Questa attività viene assegnata automaticamente a Michelle al momento della creazione del progetto e le chiede di richiedere un'immagine al team di progettazione. In modo utile, il modulo di ricezione delle richieste creative del team di progettazione è collegato ogni volta alla descrizione dell'attività. Michelle compila il modulo e l'invio risultante viene inviato al progetto di assunzione del team di progettazione.

Attraverso questo modulo, Jamie, un produttore creativo del team di progettazione, raccoglie le richieste di creatività provenienti da tutta l'azienda.

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Jamie utilizza il generatore di flussi di lavoro per semplificare le richieste e farle arrivare alle persone giuste. Il flusso di lavoro vive in un unico progetto e ogni richiesta sarà un'attività che si muove attraverso diverse fasi. Un flusso di lavoro aiuta a visualizzare i meccanismi di come viene svolto il lavoro e quali trigger e azioni fanno sì che il lavoro passi attraverso determinate fasi o sezioni del progetto.

Dare priorità e delegare il lavoro

Sulla base delle selezioni effettuate da Michelle durante la compilazione del modulo, il generatore di flussi di lavoro ha permesso a Jamie di fare affidamento su regole personalizzate, campi personalizzati e mappatura dei campi personalizzati nei moduli per delegare il lavoro al team giusto al momento giusto. Michelle ha richiesto un particolare tipo di risorsa visiva, quindi Chris, un designer, viene assegnato all'attività dalla regola.

Attraverso il flusso di lavoro di Jamie, Chris alla fine riceve la richiesta di Michelle per un'immagine.

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Approvazione finale e completamento

Chris incaricherà un fornitore esterno di fornire l'immagine e utilizzerà la funzione di correzione per scambiare feedback sull'asset visivo. Chris non ha bisogno di configurarlo, tuttavia, perché il generatore di flussi di lavoro ha già creato un'attività su cui Chris e il fornitore possono collaborare.

Una volta finalizzata la risorsa, Chris assegna un'attività di approvazione (creata automaticamente dal generatore di flussi di lavoro) a Michelle per ottenere la sua approvazione per l'immagine. Supponendo che Michelle approvi l'immagine, completando l'attività, il flusso di lavoro impone che la richiesta venga poi inserita nel progetto di revisione del team legale. Veronica, in Legal, riceve anche un'attività di approvazione per dare l'approvazione finale dell'immagine e, quando questa viene completata, Michelle viene informata tramite un'attività creata da un'altra regola che la sua risorsa è pronta per la pubblicazione.

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Senza assegnare manualmente compiti, spiegare le cose più e più volte, o lasciare che qualsiasi lavoro scivoli via, Michelle e i suoi colleghi di diversi dipartimenti hanno completato con successo i rispettivi compiti e collaborato a un progetto importante. È pronta a scrivere il suo post sui social media e dare il via alla sua campagna di marketing.

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Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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