Loading
Plateforme
L’IA ASANA
CAPACITÉS
Type d’entreprise
Équipes
Secteurs d’activité
Cas d’utilisation
APPRENDRE
ASSISTANCE
SERVICES
Centre d'aide
search-icon

Sujets

Comprendre le contrôle d'accès, la mémoire, les intégrations et les approbations pour les AI Teammates

Dans cet article

Le maintien de la sécurité et de la confidentialité est tout aussi important que le travail lui-même, et les AI Teammates sont conçus pour suivre exactement les mêmes règles que vos collègues. Ils fonctionnent dans les limites de vos autorisations existantes, ce qui garantit qu’ils ne voient, ne recherchent ou ne résument que les tâches et les projets auxquels ils ont été explicitement invités. En reproduisant les niveaux d’accès standard d’Asana et en utilisant des mémoires qui respectent la confidentialité de votre équipe, ces AI Teammates vous aident à augmenter votre productivité sans jamais outrepasser les limites de protection des données de votre organisation.

Articles connexes

Contrôle d'accès pour les AI Teammates

Lorsqu'ils sont créés, les AI Teammates ont accès, comme les nouveaux utilisateurs, aux tâches et projets publics du domaine. Pour consulter ou faire des recherches parmi les éléments privés du Work Graph (tâches, projets, équipes), les AI Teammates doivent être ajoutés explicitement comme membres ou collaborateurs. 

Les AI Teammates respectent les niveaux d'accès standard d'Asana :

Niveau d'accès

Ce que le collègue peut faire

Éditeur

Créer, modifier et terminer des tâches ; publier des commentaires ; mettre à jour les champs personnalisés ; gérer les sous-tâches

Commentateur

Publier des commentaires sur les tâches ; ne peut ni créer ni modifier de tâches

Lecteur

Peut uniquement lire les informations sur les tâches ; ne peut ni commenter ni modifier

 

Note iconNote

Si un AI Teammate est ajouté à une équipe, il héritera des niveaux d’accès de l’équipe.

Un AI Teammate ne peut pas augmenter ses propres autorisations.

Lorsque vous attribuez une tâche ou posez une question à un AI Teammate, celui-ci ne répondra qu'en utilisant les informations des tâches, projets et autres objets auxquels vous et l'AI Teammate pouvez accéder. Les AI Teammates ne peuvent pas révéler d’informations que vous, en tant qu’utilisateur « déclencheur », n’êtes pas déjà autorisé à consulter.

Par exemple, si vous demandez à votre AI Teammate de répondre à des questions sur un projet Asana en particulier, il ne peut accéder à ce projet et vous répondre à son sujet que si vous avez tous les deux accès à ce projet et/ou à ses tâches. En d'autres termes, vous et votre AI Teammate devez être des membres autorisés du projet ou des collaborateurs de la tâche. 

Note iconNote

N'oubliez pas que les commentaires d'un AI Teammate sont visibles par toutes les personnes ayant accès à cette tâche. Avant de déclencher une demande, demandez-vous si le public dans ce contexte est approprié pour le contenu que vous demandez.

Détails sur le contrôle d'accès

  • Les AI Teammates voient les données Asana publiques par défaut, comme tout nouvel utilisateur de votre domaine (ex. : tâches dans les projets publics ; projets dans les équipes publiques).
  • Les demandes impliquant ou accédant à des informations provenant d’outils tiers, tels que Google Drive, utilisent les jetons d’accès de l’utilisateur déclencheur.
  • Lors de la création ou de la modification d'un AI Teammate, les membres autorisés peuvent importer des ressources clés (par exemple, des playbooks, des politiques, des instructions) auxquelles l'AI Teammate pourra se référer et accéder en permanence.

Dans la pratique, cela signifie qu'un AI Teammate ne peut pas être utilisé pour rechercher des informations auxquelles vous n'avez pas déjà accès. Il ne peut travailler qu'avec les mêmes tâches, projets, équipes et fichiers tiers que vous et l'AI Teammate pouvez tous deux voir.

Si vous souhaitez qu'un AI Teammate vous aide sur un projet ou au sein d'une équipe privée, assurez-vous qu'il a été ajouté en tant que membre ou collaborateur, tout comme vous ajouteriez un nouveau collègue.

Mémoires

Pour rester utiles au fil du temps, les AI Teammates peuvent se souvenir de détails importants concernant le travail qu'ils ont accompli. Cette section explique comment fonctionnent ces mémoires et comment elles respectent les mêmes contrôles d'accès que vos tâches et projets.

Après une interaction, un AI Teammate peut stocker un élément en mémoire pour référence ultérieure. Les mémoires sont le plus souvent créées lors de l'exécution de tâches, mais elles peuvent également être créées lorsqu'un AI Teammate lit des ressources clés telles que des documents. Considérez les mémoires comme des notes privées qui ne peuvent être consultées que par les utilisateurs qui peuvent à la fois voir l'objet associé et déclencher l'AI Teammate.

Détails sur les mémoires

  • Les mémoires sont stockées sur les tâches sous forme de souvenirs ponctuels ou de résumés d'interactions liées à la tâche.
  • Un utilisateur qui perd l'accès à une tâche perdra également l'accès à ses mémoires.
  • Lorsqu'un AI Teammate est retiré d'un projet ou d'une tâche, il oublie les mémoires associées.
  • Les mémoires peuvent être consultées par les membres autorisés de l’AI Teammate sur la page de profil de l’AI Teammate.
  • Une mémoire n'est visible que par les utilisateurs qui ont déjà l'autorisation d'afficher la tâche source. Par exemple, si un collègue crée une mémoire à partir d'une tâche privée, un collègue qui ne peut pas voir cette tâche ne pourra pas voir la mémoire, même s'il a un accès complet au collègue.

En termes simples, les mémoires aident un AI Teammate à rester cohérent avec vos préférences et vos décisions passées, mais elles n'élargissent jamais l'accès. Seules les personnes qui peuvent déjà voir la tâche sous-jacente et travailler avec l'AI Teammate peuvent voir ses mémoires.

Au fil du temps, cela permet aux équipes de créer un contexte partagé avec un AI Teammate afin qu'il puisse reprendre le travail là où il l'a laissé et éviter de répéter les mêmes questions, tout en respectant vos autorisations existantes.

Intégrations

En plus d'analyser votre espace de travail Asana, les AI Teammates peuvent se connecter à des outils externes pour étendre leurs capacités.

Actuellement, toutes les intégrations AI Teammate agissent en votre nom. Lorsque vous déclenchez un AI Teammate, il utilise votre propre compte connecté pour cet outil, et ses actions apparaissent comme si vous les aviez effectuées. Un AI Teammate ne peut voir et faire que ce que vous pouvez déjà voir et faire dans cet outil. Il ne peut donc jamais accéder à du contenu ou effectuer des actions pour lesquelles vous n'avez pas vous-même l'autorisation. 

Note iconNote

Autoriser une intégration pour un collègue donne accès à cette intégration à tous vos collègues.

Google Drive

Les AI Teammates peuvent lire, rechercher, modifier et créer du contenu dans Google Drive, notamment :

  • Google Docs : lire les documents existants ; créer de nouveaux documents ; modifier les documents en changeant leur contenu
  • Google Sheets : lire les données des feuilles de calcul ; créer de nouvelles feuilles de calcul ; modifier les valeurs des cellules
  • Google Slides : lire le contenu des diapositives

Gmail

Les AI Teammates peuvent lire, rechercher, envoyer et organiser des e-mails sur Gmail, notamment :

  • Lire et rechercher : rechercher dans vos messages et fils de discussion en utilisant la syntaxe de recherche Gmail, ouvrir un fil de discussion complet, résumer votre boîte de réception non lue et afficher ou télécharger des pièces jointes.
  • Brouillon et envoi : rédigez un nouvel e-mail, enregistrez un brouillon, répondez, répondez à tous ou transférez un message.
  • Organiser : appliquez ou supprimez des étiquettes, archivez les messages, marquez-les comme lus ou non lus et placez les messages dans la corbeille.

Google Agenda

Les AI Teammates peuvent consulter votre calendrier et gérer les événements dans Google Agenda, notamment :

  • Afficher les calendriers et les événements : répertorier vos calendriers, répertorier les événements dans une plage de dates, ouvrir les détails d'un événement unique et suggérer des heures de réunion en fonction de la disponibilité des participants.
  • Gérer les événements : créer des événements (y compris des événements avec un lien Google Meet), mettre à jour les détails de l'événement tels que l'heure et les participants, supprimer des événements et répondre aux invitations (accepter, provisoire ou refuser) en votre nom.

Outlook (messagerie et calendrier)

Les AI Teammates peuvent travailler à la fois avec la messagerie Outlook et le calendrier Outlook.

Mail

  • Lire et rechercher : recherchez vos messages, ouvrez un message spécifique et affichez la liste des éléments récemment envoyés.
  • Brouillon et envoi : envoyez un e-mail, créez ou envoyez un brouillon, répondez ou répondez à tous.
  • Organiser : définissez la catégorie et l'importance d'un message, et déplacez un message vers Éléments supprimés (récupérable).

Calendrier

  • Afficher : affichez la liste des événements, affichez les occurrences d'événements sur une plage de dates, ouvrez un événement unique, vérifiez la disponibilité libre/occupé et trouvez des heures de réunion.
  • Gérer les événements : créer des événements (y compris des réunions en ligne Teams), mettre à jour des événements, annuler des événements (ce qui en informe les participants), supprimer les événements que vous avez organisés et qui n'ont pas de participants, et accepter ou refuser des invitations.

Slack

Les AI Teammates peuvent effectuer des recherches, lire et publier dans Slack, notamment :

  • Rechercher : rechercher des messages et des fichiers dans les canaux publics, trouver des canaux par nom ou description et trouver des personnes dans votre espace de travail.
  • Lire : lire les messages dans un canal ou un fil de discussion spécifique auquel vous avez accès (y compris les canaux privés et les messages directs auxquels vous appartenez), lire le profil d'un utilisateur et lire un canevas.
  • Publier et créer : envoyer un message, enregistrer un brouillon, programmer un message pour plus tard et créer ou mettre à jour un canevas.

Microsoft Office 365 (bêta)

  • Lire, modifier et créer de nouveaux documents pour les fichiers docx, pptx et xlsx de SharePoint/OneDrive.

Pour utiliser SharePoint/OneDrive avec un AI Teammate, ce dernier utilise les identifiants des utilisateurs collaborant à la tâche. L'utilisateur collaborateur doit avoir accès aux fichiers pertinents.

Accès Web

Les AI Teammates peuvent lire des pages Web publiques lorsqu'une URL leur est fournie. Ceci est utile pour :

  • Rechercher des sujets ou des concurrents
  • Lire la documentation publique
  • Extraire des informations à partir de sources de données publiques

Approbations de l'AI Teammate

Nécessite toujours une approbation

  • Retirer des collaborateurs d'une tâche : tout retrait est toujours soumis à une autorisation
  • Retirer des membres du projet : tout retrait est toujours soumis à autorisation

Nécessite une approbation basée sur des conditions

ActionApprobation contournée lorsque...Approbation requise lorsque...
Attribuer la tâcheLe responsable est nul ou a déjà accès à la tâcheLe responsable obtiendrait un nouvel accès en lecture à la tâche
Créer des tâches avec des responsablesTous les responsables ont déjà accès aux tâchesTout responsable obtiendrait un nouvel accès
Supprimer la tâcheLe collègue lui-même a créé la tâcheSuppression d'une tâche créée par quelqu'un d'autre
Ajouter une tâche au projetActuellement entièrement contourné (indicateur temporaire ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)Serait requis si la tâche n'est pas publique pour le domaine
Ajouter des collaborateurs à la tâcheToutes les personnes ajoutées ont déjà la visibilité de la tâcheToute personne ajoutée obtiendrait la visibilité de la nouvelle tâche
Ajouter des membres au projetLe projet est public au sein du domaineLe projet est privé

 

Note iconNote

Cet article a été traduit par l’IA.

Donnez votre avis sur la traduction.

Articles connexes

Chargement
Contrôle d'accès AI Teammates : autorisations, confidentialité et mémoires | Centre d'aide Asana