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Comprendre le contrôle d’accès, les mémoires, les intégrations et les approbations pour les AI Teammates et Asana Dash

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Assurer la sécurité et la confidentialité est tout aussi important que le travail lui-même, et les AI Teammates et Asana Dash sont conçus pour suivre exactement les mêmes règles que vos collègues. Ils opèrent dans les limites de vos autorisations existantes, en veillant à ne consulter, rechercher ou résumer que les tâches et les projets auxquels ils ont été explicitement invités. En reproduisant les niveaux d’accès standard d’Asana et en utilisant des mémoires qui respectent la confidentialité de votre équipe, ils contribuent à accroître votre productivité sans jamais outrepasser les limites de sécurité des données de votre organisation.

Articles connexes

Contrôle d’accès pour les AI Teammates

Lorsqu’ils sont créés, les AI Teammates ont accès, comme les nouveaux utilisateurs, aux tâches et projets publics du domaine. Pour consulter ou faire des recherches parmi les éléments privés du Work Graph (tâches, projets, équipes), les AI Teammates doivent être ajoutés explicitement comme membres ou collaborateurs. 

Les AI Teammates respectent les niveaux d’accès standard d’Asana :

Niveau d’accès

Ce que l’AI Teammate peut faire

Éditeur

Créer, modifier et terminer des tâches ; publier des commentaires ; mettre à jour des champs personnalisés ; gérer des sous-tâches

Commentateur

Publier des commentaires sur les tâches ; ne peut pas créer ni modifier de tâches

Lecteur

Peut uniquement consulter les informations de la tâche ; ne peut ni commenter ni modifier

 

Note iconNote

Si un AI Teammate est ajouté à une équipe, il héritera des niveaux d’accès de l’équipe.

Un AI Teammate ne peut pas augmenter ses propres autorisations.

Lorsque vous attribuez une tâche ou posez une question à un AI Teammate, celui-ci ne répondra qu’en utilisant des informations issues de tâches, de projets et d’autres éléments auxquels vous et l’AI Teammate pouvez tous deux accéder. Les AI Teammates ne peuvent pas divulguer d’informations que vous, en tant qu’utilisateur « déclencheur », n’êtes pas déjà autorisé à consulter.

Par exemple, si vous demandez à votre AI Teammate de répondre à des questions concernant un projet Asana spécifique, il ne peut accéder à ce projet et vous répondre à son sujet que si vous avez tous deux accès à ce projet et/ou à ses tâches. En d’autres termes, vous et votre AI Teammate devez tous deux être des membres autorisés du projet ou des collaborateurs de la tâche. 

Note iconNote

N’oubliez pas que les commentaires des AI Teammates sont visibles par toutes les personnes ayant accès à la tâche concernée. Avant de lancer une demande, demandez-vous si le public dans ce contexte est approprié pour le contenu que vous sollicitez.

Détails sur le contrôle d’accès

  • Les AI Teammates consultent les données Asana publiques par défaut, comme tout nouvel utilisateur de votre domaine (par exemple, les tâches dans les projets publics ; les projets dans les équipes publiques).
  • Les demandes impliquant des informations provenant d’outils tiers, tels que Google Drive, ou permettant d’y accéder utilisent les jetons d’accès de l’utilisateur à l’origine de la demande.
  • Lors de la création ou de la modification d’un AI Teammate, les membres autorisés peuvent importer des ressources clés (par exemple, des playbooks, des politiques, des instructions) afin que l’AI Teammate puisse s’y référer et y accéder en permanence.

Dans la pratique, cela signifie qu’un AI Teammate ne peut pas être utilisé pour rechercher des informations auxquelles vous n’avez pas déjà accès. Il ne peut fonctionner qu’avec les mêmes tâches, projets, équipes et fichiers tiers que ceux auxquels vous et l’AI Teammate avez tous deux accès.

Si vous souhaitez qu’un AI Teammate vous aide sur un projet ou une équipe privés, assurez-vous qu’il a été ajouté en tant que membre ou collaborateur, tout comme vous le feriez pour un nouveau collègue.

Mémoires

Pour rester utiles au fil du temps, les AI Teammates peuvent se souvenir d’informations clés concernant le travail qu’ils ont accompli. Cette section explique comment fonctionnent ces mémoires et comment elles respectent les mêmes contrôles d’accès que vos tâches et projets.

Après une interaction, un AI Teammate peut enregistrer une mémoire pour pouvoir s’y référer ultérieurement. Les mémoires sont le plus souvent créées lors de l’exécution de tâches, mais elles peuvent également l’être lorsqu’un AI Teammate lit des ressources clés telles que des documents. Considérez les mémoires comme des notes privées qui ne peuvent être consultées que par les utilisateurs ayant accès à l’objet associé et pouvant déclencher l’AI Teammate.

Détails sur les mémoires

  • Les mémoires sont stockées sur les tâches sous la forme de rappels à un moment donné ou de résumés des interactions liées à la tâche.
  • Un utilisateur qui perd l’accès à une tâche perdra également l’accès aux mémoires associées.
  • Lorsqu’un AI Teammate est retiré d’un projet ou d’une tâche, il oublie les mémoires associées.
  • Les mémoires peuvent être consultées par les collègues autorisés de l’AI Teammate sur la page de profil de ce dernier.
  • Une mémoire n’est visible que par les utilisateurs qui ont déjà l’autorisation d’afficher la tâche source. Par exemple, si un collègue crée une mémoire à partir d’une tâche privée, un collègue qui ne peut pas voir cette tâche ne pourra pas non plus voir la mémoire, même s’il dispose d’un accès complet au collègue.

En d’autres termes, les mémoires aident un AI Teammate à rester cohérent avec vos préférences et vos décisions passées, mais elles n’élargissent jamais l’accès. Seules les personnes qui peuvent déjà voir la tâche sous-jacente et travailler avec l’AI Teammate peuvent consulter ses mémoires.

Au fil du temps, cela permet aux équipes de créer un contexte partagé avec un AI Teammate afin qu’il puisse reprendre le travail là où il l’a laissé et éviter de poser les mêmes questions, tout en respectant vos autorisations actuelles.

Intégrations

En plus d’accéder à votre espace de travail Asana, les AI Teammates et Asana Dash peuvent se connecter à des outils externes pour étendre leurs capacités.

À l’heure actuelle, toutes les intégrations AI Teammate et Asana Dash agissent en votre nom. Lorsque vous activez un AI Teammate ou Asana Dash, celui-ci utilise votre propre compte connecté pour cet outil, et ses actions apparaissent comme si vous les aviez effectuées. Un AI Teammate ou Asana Dash ne peut voir et faire que ce que vous pouvez déjà voir et faire dans cet outil. Il ne peut donc jamais accéder à du contenu ni effectuer des actions pour lesquelles vous n’avez pas vous-même l’autorisation. 

Note iconNote

L’autorisation d’une intégration pour un collègue accorde l’accès à cette intégration à tous vos collègues.

Google Drive

Les AI Teammates et Asana Dash peuvent lire, rechercher, modifier et créer du contenu dans Google Drive, notamment :

  • Google Docs : consulter des documents existants ; créer de nouveaux documents ; modifier des documents en apportant des changements au contenu
  • Google Sheets : lire les données des feuilles de calcul ; créer de nouvelles feuilles de calcul ; modifier les valeurs des cellules
  • Google Slides : lire le contenu des diapositives

Gmail

AI Teammates Asana Dash peut lire, rechercher, envoyer et organiser des e-mails dans Gmail, notamment :

  • Lire et rechercher : recherchez vos messages et fils de discussion en utilisant la syntaxe de recherche Gmail, ouvrez un fil de discussion complet, résumez votre boîte de réception non lue et consultez ou téléchargez des pièces jointes.
  • Brouillon et envoi : rédigez un nouvel e-mail, enregistrez un brouillon, répondez, répondez à tous ou transférez un message.
  • Organiser : appliquer ou supprimer des libellés, archiver des messages, les marquer comme lus ou non lus et les déplacer dans la corbeille.
Note iconNote

Asana utilise et transfère les informations reçues des API de Google en vertu de la Politique des données utilisateurs des services des API de Google, y compris des exigences d’utilisation limitée.

Google Agenda

AI Teammates Asana Dash peut consulter votre calendrier et gérer les événements dans Google Agenda, notamment :

  • Afficher les calendriers et les événements : répertorier vos calendriers, répertorier les événements dans une plage de dates, ouvrir les détails d’un événement unique et suggérer des heures de réunion en fonction de la disponibilité des participants.
  • Gérer les événements : créer des événements (y compris des événements avec un lien Google Meet), mettre à jour les détails des événements tels que l’heure et les participants, supprimer des événements et répondre aux invitations (accepter, peut-être ou refuser) en votre nom.

Outlook (messagerie et calendrier)

AI Teammates Asana Dash peut fonctionner à la fois avec la messagerie Outlook et le calendrier Outlook.

Messagerie

  • Lire et rechercher : effectuez une recherche dans vos messages, ouvrez un message spécifique et affichez la liste des éléments envoyés récemment.
  • Rédiger et envoyer : envoyez un e-mail, créez ou envoyez un brouillon, répondez ou répondez à tous.
  • Organiser : définissez la catégorie et l’importance d’un message, et déplacez un message vers Éléments supprimés (récupérables).

Calendrier

  • Afficher : Lister les événements, afficher les occurrences d’événements sur une plage de dates, ouvrir un seul événement, vérifier les disponibilités (libre/occupé) et trouver des créneaux pour des réunions.
  • Gérer les événements : créer des événements (y compris des réunions en ligne Teams), mettre à jour des événements, annuler des événements (ce qui avertit les participants), supprimer des événements que vous avez organisés et qui n'ont pas de participants, et accepter ou refuser des invitations.

Slack

Les AI Teammates Asana Dash peuvent effectuer des recherches, lire et publier des messages sur Slack, notamment :

  • Rechercher : rechercher des messages et des fichiers dans les canaux publics, trouver des canaux par nom ou par description et trouver des personnes dans votre espace de travail.
  • Lire : lire les messages d’un canal ou d’un fil de discussion spécifique auquel vous avez accès (y compris les canaux privés et les messages directs auxquels vous appartenez), lire le profil d’un utilisateur et lire un canevas.
  • Publier et créer : envoyer un message, enregistrer un brouillon, programmer un message pour plus tard et créer ou mettre à jour un canvas.

Microsoft Teams

AI Teammates Asana Dash peut rechercher et envoyer des messages dans Microsoft Teams, notamment :
 
  • Rechercher et parcourir : affichez la liste des équipes que vous avez rejointes et des canaux d’une équipe, recherchez des messages dans les équipes et les canaux auxquels vous avez accès, et trouvez des personnes dans votre organisation en utilisant leur nom d’affichage exact.
  • Envoyer : publiez un message sur un canal ou envoyez un message direct à un utilisateur (un nouveau chat individuel est créé s’il n’en existe pas déjà). Les messages peuvent être en texte brut ou formaté, et peuvent @mentionner des personnes.

HubSpot

Les AI Teammates et Asana Dash peuvent lire et écrire dans votre outil de gestion de la relation client HubSpot via le serveur MCP de HubSpot, notamment :

  • Enregistrements CRM : consulter les contacts, les entreprises, les transactions, les tickets, les produits, les éléments de ligne, les devis, les factures, les commandes, les abonnements et les listes ; créer et mettre à jour les contacts, les entreprises, les transactions, les tickets, les produits et les éléments de ligne.
  • Activités : consultez et enregistrez les appels, les e-mails, les réunions, les notes et les tâches liés à vos enregistrements CRM.
  • Marketing et contenu : consulter les campagnes, les landing pages, les pages du site, les articles de blog et les événements marketing.

Il sera demandé aux utilisateurs de sélectionner les autorisations lorsqu’ils autoriseront l’intégration. L’AI Teammate ne peut utiliser que l’accès qui lui est accordé, et uniquement dans le cadre des autorisations HubSpot de cet utilisateur.

Canva

Les AI Teammates d’Asana Dash peuvent créer, rechercher et exporter des designs via le serveur MCP de Canva, notamment :

  • Créer et modifier : générer de nouveaux designs à partir d’une requête (documents, présentations, publications sur les réseaux sociaux, vidéos, etc.), modifier des designs existants et remplir automatiquement des modèles de marque.
  • Rechercher et organiser : recherchez des designs par titre, contenu ou métadonnées, parcourez les dossiers et consultez les détails des designs.
  • Exporter et commenter : exportez des designs au format PDF, image ou vidéo, et ajoutez des commentaires à un design.

Certaines fonctionnalités (telles que le remplissage automatique des modèles) dépendent de la formule Canva de l’utilisateur et de l’activation du connecteur d’IA par l’administrateur.

Microsoft Office 365 (bêta)

  • Lisez, modifiez et créez de nouveaux documents pour les fichiers docx, pptx et xlsx de SharePoint/OneDrive.

Pour utiliser SharePoint/OneDrive avec un AI Teammate, celui-ci utilise les identifiants des utilisateurs collaborant à la tâche. L’utilisateur collaborateur doit avoir accès aux fichiers concernés.

Accès Web

L’AI Teammate Asana Dash peut lire des pages Web publiques lorsqu’une URL lui est fournie. Cette fonctionnalité est utile pour :

  • Rechercher des sujets ou des concurrents
  • Lire de la documentation publique
  • Extraire des informations à partir de sources de données publiques

Approbations des AI Teammates

Nécessite toujours une approbation

  • Retirer des collaborateurs d’une tâche : tout retrait est toujours soumis à validation
  • Retirer des membres du projet - tout retrait est toujours soumis à validation

Nécessite une approbation en fonction de conditions

ActionApprobation contournée lorsque...Approbation requise lorsque...
Attribuer la tâcheLe responsable n’est pas renseigné ou dispose déjà d’un accès à la tâcheLe responsable obtiendrait un nouvel accès en lecture à la tâche
Créer des tâches avec des responsablesTous les responsables ont déjà accès à la tâcheTout responsable bénéficierait d’un nouvel accès
Supprimer la tâcheLe collègue a lui-même créé la tâcheSuppression d’une tâche créée par quelqu’un d’autre
Ajouter une tâche au projetActuellement entièrement contourné (indicateur temporaire ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)Serait nécessaire si la tâche n’est pas publique pour le domaine
Ajouter des collaborateurs à la tâcheToutes les personnes ajoutées ont déjà accès à la tâcheToute personne ajoutée bénéficierait d’une nouvelle visibilité sur la tâche
Ajouter des membres au projetLe projet est public au sein du domaineCe projet est privé

 

Note iconNote

Cet article a été traduit par l’IA.

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