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Comprendre le contrôle des accès, les mémoires et les approbations pour les AI Teammates

Dans cet article

Assurer la sécurité et la confidentialité est tout aussi important que le travail lui-même, et les AI Teammates sont conçus pour respecter exactement les mêmes règles que vos collègues. Ils opèrent dans les limites de vos autorisations actuelles, ce qui garantit qu’ils ne voient, ne recherchent ou ne résument que les tâches et les projets auxquels ils ont été explicitement invités. En reprenant les niveaux d’accès standard d’Asana et en utilisant des mémoires qui respectent la confidentialité de votre équipe, ces AI Teammates vous aident à augmenter votre productivité sans jamais outrepasser les limites de protection des données de votre organisation.

Articles connexes

Contrôle d'accès pour les collègues IA

Lorsqu'ils sont créés, les AI collègues ont accès, comme les nouveaux utilisateurs, aux tâches et projets publics du domaine. Pour consulter ou faire des recherches parmi les éléments privés du Work Graph (tâches, projets, équipes), les AI Teammates doivent être ajoutés explicitement comme membres ou collaborateurs. 

Les AI Teammates respectent les niveaux d'accès standard d'Asana :

Niveau d'accès

Ce que le collègue peut faire

Éditeur

Créer, modifier et terminer des tâches ; publier des commentaires ; mettre à jour des champs personnalisés ; gérer des sous-tâches

Commentateur

Publier des commentaires sur les tâches ; ne peut ni créer ni modifier de tâches

Lecteur

Peut uniquement consulter les informations sur les tâches ; ne peut ni commenter ni modifier.

 

Note iconNote

Si un AI Teammate est ajouté à une équipe, il héritera des niveaux d’accès de l’équipe.

Un AI Teammate ne peut pas augmenter ses propres autorisations.

Lorsque vous attribuez une tâche à un AI Teammate ou que vous lui posez une question, l'AI Teammate ne répondra qu'en utilisant des informations provenant de tâches, de projets et d'autres objets auxquels vous et l'AI Teammate pouvez accéder. Les AI Teammates ne peuvent pas divulguer d’informations que vous, en tant qu’utilisateur « à l’origine de la demande », n’êtes pas déjà autorisé(e) à consulter.

Par exemple, si vous demandez à votre AI Teammate de répondre à des questions sur un projet Asana en particulier, il ne peut accéder à ce projet et vous répondre à son sujet que si vous avez tous les deux accès à ce projet et/ou à ses tâches. En d'autres termes, vous et votre AI Teammate devez tous deux être des membres du projet ou des collaborateurs de la tâche autorisés. 

Note iconNote

N'oubliez pas que les commentaires des AI Teammates sont visibles par toutes les personnes ayant accès à la tâche concernée. Avant d'effectuer une demande, demandez-vous si, dans ce contexte, le public est approprié pour le contenu que vous demandez.

Informations sur le contrôle d'accès

  • Par défaut, les AI Teammates voient les données Asana publiques, comme tout nouvel utilisateur de votre domaine (ex. : les tâches des projets publics ; les projets des équipes publiques).
  • Les demandes impliquant des informations provenant d’outils tiers, tels que Google Drive, ou y accédant, utilisent les jetons d’accès de l’utilisateur à l’origine de la demande.
  • Lors de la création ou de la modification d'un AI Teammate, les membres autorisés peuvent importer des ressources clés (par exemple, des playbooks, des politiques, des instructions) afin que l'AI Teammate puisse s'y référer et y accéder en permanence.

Dans la pratique, cela signifie qu'un AI Teammate ne peut pas être utilisé pour rechercher des informations auxquelles vous n'avez pas déjà accès. Il ne peut travailler qu'avec les mêmes tâches, projets, équipes et fichiers tiers que vous et l'AI Teammate pouvez tous deux voir.

Si vous souhaitez qu'un AI Teammate vous aide sur un projet ou au sein d'une équipe privés, assurez-vous qu'il a été ajouté en tant que membre ou collaborateur, comme vous le feriez pour un nouveau collègue.

Mémoires

Afin de rester utiles au fil du temps, les AI Teammates peuvent mémoriser des informations importantes concernant le travail qu'ils ont effectué. Cette section explique comment fonctionnent ces mémoires et comment elles respectent les mêmes contrôles d'accès que vos tâches et vos projets.

Après une interaction, un AI Teammate peut enregistrer un souvenir pour pouvoir s'y référer ultérieurement. Les souvenirs sont le plus souvent créés lors de l'exécution de tâches, mais ils peuvent également être créés lorsqu'un AI Teammate consulte des ressources clés, telles que des documents. Vous pouvez considérer les mémoires comme des notes privées qui ne peuvent être consultées que par les utilisateurs qui ont à la fois accès à l'objet associé et la possibilité d'activer l'AI Teammate.

Détails sur les mémoires

  • Les mémoires sont stockées dans les tâches sous la forme de souvenirs ponctuels ou de résumés d'interactions liées à la tâche.
  • Un utilisateur qui perd l'accès à une tâche perdra également l'accès à ses mémoires.
  • Lorsqu'un AI Teammate est retiré d'un projet ou d'une tâche, il oublie les souvenirs associés.
  • Les membres autorisés de l’AI Teammate peuvent consulter les souvenirs sur la page de profil de l’AI Teammate.
  • Un souvenir n'est visible que par les utilisateurs qui ont déjà l'autorisation de consulter la tâche source. À titre d'exemple, si un collègue crée un souvenir à partir d'une tâche privée, un collègue qui ne peut pas voir cette tâche ne pourra pas voir le souvenir, même s'il dispose d'un accès complet au collègue en question.

En termes simples, les mémoires aident un AI Teammate à rester cohérent avec vos préférences et vos décisions passées, mais elles n'élargissent jamais l'accès. Seules les personnes qui peuvent déjà voir la tâche sous-jacente et travailler avec l'AI Teammate peuvent voir ses mémoires.

Au fil du temps, cela permet aux équipes d'établir un contexte partagé avec un AI Teammate, afin qu'il puisse reprendre le travail là où il s'est arrêté et éviter de répéter les mêmes questions, tout en respectant vos autorisations actuelles.

Intégrations

En plus d'analyser votre espace de travail Asana, les AI Teammates peuvent se connecter à des outils externes afin d'étendre leurs capacités.

Note iconNote

Lorsque vous autorisez une intégration pour un collègue, tous vos collègues ont accès à cette intégration.

Google Drive

Les AI Teammates peuvent lire, rechercher, modifier et créer du contenu sur Google Drive, notamment :

  • Google Docs : lire des documents existants ; créer de nouveaux documents ; modifier des documents en apportant des changements au contenu
  • Google Sheets : lire les données des feuilles de calcul ; créer de nouvelles feuilles de calcul ; modifier les valeurs des cellules
  • Google Slides : lire le contenu des diapositives

Les actions de l'AI Teammate sont effectuées selon les autorisations de l'utilisateur qui a activé le déclencheur, et ces actions s'affichent comme si l'utilisateur les avait effectuées. Par conséquent, l'accès d'AI Teammates est limité par les autorisations de l'utilisateur ; par exemple, il ne peut pas accéder à un document Google Docs dans une tâche si l'utilisateur n'y a pas accès. Il ne partagera pas les identifiants des autres collaborateurs de la tâche.

Microsoft Office 365 (bêta)

  • Lire, modifier et créer de nouveaux documents pour les fichiers docx, pptx et xlsx de SharePoint/OneDrive.

Pour utiliser SharePoint/OneDrive avec un AI Teammate, ce dernier utilise les identifiants des utilisateurs collaborant à la tâche. L'utilisateur collaborateur doit avoir accès aux fichiers concernés.

Accès au Web

Les AI Teammates peuvent lire des pages Web publiques lorsqu'une URL leur est fournie. Cette option est utile pour :

  • Effectuer des recherches sur des sujets ou des concurrents
  • Consulter de la documentation publique
  • Extraire des informations à partir de sources de données publiques

Approbations des AI Teammates

Toujours soumettre à approbation

  • Retirer des collaborateurs d'une tâche : tout retrait est toujours soumis à une autorisation
  • Retirer des membres du projet : tout retrait est toujours soumis à une autorisation

Nécessite une approbation en fonction de conditions

L'actionApprobation contournée lorsque…Approbation requise lorsque…
Attribuer une tâcheLe responsable est nul ou dispose déjà d'un accès aux tâchesLe Responsable obtiendrait un nouvel accès en lecture à la tâche
Créer des tâches avec des ResponsablesTous les Responsables ont déjà accès aux tâchesTout Responsable obtiendrait un nouvel accès
Supprimer la tâcheLe collègue lui-même a créé la tâcheSuppression d'une tâche créée par quelqu'un d'autre
Ajouter une tâche au projetActuellement entièrement contourné (indicateur temporaire ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)Serait requis si la tâche n'est pas publique pour le domaine
Ajouter des collaborateurs à la tâcheToutes les personnes ajoutées disposent déjà de la visibilité des tâchesToute personne ajoutée obtiendrait la visibilité de la nouvelle tâche
Ajouter des membres au projetLe projet est public au sein du domaineCe projet est privé

 

Note iconNote

Cet article a été traduit par l’IA.

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Contrôle de l'accès d'AI Teammates : autorisations, confidentialité et mémoires | Centre d'aide Asana